4 estrategias probadas para simplificar procesos de negocio y minimizar riesgos

Cada día interactuamos con nuevas tecnologías que son mucho más avanzadas y complejas de lo que podríamos haber imaginado hace unos pocos años. Con la mayoría de estos cambios, nuestras experiencias se han vuelto más eficientes, rápidas y seguras.

Lo mismo no se puede decir de los pagos empresariales. A medida que las cadenas de suministro y la tecnología de pagos han evolucionado, no todas las empresas han podido simplificar sus procesos y obtener las máximas eficiencias. Las empresas a menudo tienen cientos o incluso miles de proveedores como parte de su cadena de suministro, todos los cuales probablemente tienen diferentes métodos de pago preferidos y plazos de pago. Dejados sin control con el tiempo, eso conduce a un desperdicio considerable e ineficiencia en los procesos de pago, y puede estar poniendo a su negocio en la posición arriesgada de mantener una gran cantidad de información de cuentas bancarias de esos proveedores.

Ya no es posible simplemente vivir con esa complejidad. La necesidad de hacer una variedad de pagos business-to-business y business-to-consumer ha hecho que la cadena de suministro promedio sea más como una red de suministro. Pagar a esos proveedores y consumidores de forma rápida y segura, particularmente en medio de los desafíos continuos de continuidad del negocio que plantea el COVID-19, hace que los cheques y procesos manuales sean una pesadilla.

Hay varias formas en que el momento actual ha dejado claro que la forma en que abordamos los pagos de la cadena de suministro debe cambiar. Echemos un vistazo a esas, así como a los cambios directos (si no siempre fáciles) que su negocio puede hacer para traer de vuelta días más simples y eficientes.

El fraude aumenta, la eficiencia no

Tenemos que empezar con los pagos por cheque, porque la Asociación de Profesionales de Finanzas reportó el año pasado que cerca del 50% de los pagos aún se hacen por cheque. Estos pagos siempre han sido susceptibles a fraude y relativamente lentos, y hacer malabares con el relleno de cheques significa usar muchas horas para su equipo de finanzas que podrían gastarse mejor en proyectos que importan. Si bien los cheques se han vuelto más seguros con el tiempo con tecnología más nueva, siguen siendo lentos y propensos al fraude.

Para empresas con necesidades de pago globales, depender de cheques está completamente fuera de cuestión. Los métodos tradicionales de hacer pagos internacionales son lentos, costosos y carecen de la puntualidad que se necesita al enviar dinero por el mundo, especialmente en el clima actual.

Si ese fuera el único problema con los pagos por cheque, podría ser capaz de apretar los dientes y aguantar un tiempo más. Desafortunadamente, la pandemia ha hecho que incluso departamentos de AP sofisticados lidien con desafíos de continuidad del negocio empeorados por procesos manuales y papel. Por ejemplo, organizaciones de educación superior ya han lidiado con un verano donde los empleados han sido remotos y pueden necesitar serlo de nuevo en otoño o invierno debido a brotes de COVID, haciendo evidente la necesidad de automatización y acceso remoto.

El cambio generalizado a procesos remotos también ha llevado a un aumento agudo en el fraude, con la Comisión Federal de Comercio reportando 13,4 millones de dólares en pérdidas de empresas estadounidenses debido al COVID-19 este año. Solo en el primer trimestre de 2020, antes de que la pandemia cerrara oficinas a nivel nacional, PYMNTS.com reportó que las empresas hicieron un 33% más de pagos de ransomware, un número que seguramente ha aumentado aún más.

Agregando a los problemas, el correo de EE. UU. ha estado marcado por retrasos, e incluso pequeños retrasos en la llegada esperada de un cheque pueden tener un impacto significativo en sus socios proveedores. Con el tiempo y con múltiples pagos, eso puede crear fricción entre su organización y la de ellos, y resultar agravante tanto para su función AP como para su departamento AR.

Según Ardent Partners, el 60% de los departamentos de AP dicen que la duración del tiempo que toma asegurar aprobaciones para facturas y pagos es el principal desafío que enfrentan en 2020 y más allá, lo que añade otra capa de complejidad y frustración al proceso de pagar proveedores. Eso es especialmente relevante para empresas más pequeñas con cadenas de suministro grandes y complejas, como fabricantes familiares o firmas inmobiliarias, que podrían no tener el personal o la infraestructura hoy para liberarse de procesos lentos y manuales.

Cuando suma seguridad, procesos manuales y el cambio a trabajo remoto a la ineficiencia existente, los desafíos para pagar su cadena de suministro eficazmente y mantener a los proveedores contentos se vuelven obvios. Proveedores

Cómo reducir complejidad y riesgo de fraude

Ese es el alcance del problema. Ahora la pregunta es simplemente cómo lo resuelve.

Afortunadamente, eso es menos desalentador de lo que parece. Para la mayoría de las empresas, agilizar los pagos de la cadena de suministro mientras los hace más eficientes y seguros puede lograrse de cuatro maneras, todas las cuales se construyen unas sobre otras. Esbozémoslas ahora.

• Agilizar funciones clave con procesos digitales. Este es el momento perfecto para ser implacable cuando se trata de encontrar eficiencias en sus procesos de pago. Si está cambiando a pagos digitales y trabajando en la seguridad de sus pagos, va a liberar tiempo para que su personal se concentre en elementos de panorama general. Uno de esos elementos de panorama general puede ser agilizar aún más sus pagos, ya que simplemente sacar los cheques de su combinación de pagos es un cambio de juego, particularmente para fabricantes, proveedores de salud y otros verticales con cadenas de suministro masivas.

Una de las mejores formas de hacer esto es auditando su universo de proveedores y asegurando que sabe a quién paga con más frecuencia, qué tan grandes son esos pagos típicamente, y cómo se están pagando. Eso puede ayudarle a priorizar a quién debería incorporar para tarjeta virtual y ACH, dónde su personal debería intervenir para preservar relaciones con proveedores, e incluso dónde podría considerar hacer cambios a qué proveedores está utilizando. Toma tiempo convertir una gran cadena de suministro a pagos digitales, pero vale la pena el esfuerzo tanto para su negocio como para sus proveedores.

• Priorizar relaciones con proveedores. Pónganse en el lugar de un proveedor que le envía una factura por correo electrónico, no tiene visibilidad de cuándo esa factura se va a aprobar, y luego se encuentra esperando mucho tiempo para recibir un cheque. En ese escenario, su departamento de AP es más una molestia con la que tienen que lidiar que un socio estratégico, y su relación con ese proveedor puede sufrir.

Proporcionar una forma de rastrear el estado de su factura, idealmente a través de un portal digital seguro, puede hacer maravillas. Proporcionar pagos digitales seguros con información de remesa mejorada y detalles de historial de pagos hace que la aplicación de efectivo sea más fácil y mejora su posición con su socio aún más. Mejores experiencias de pago equivalen a mejores relaciones con proveedores, especialmente para empresas más pequeñas que probablemente dependen extremadamente de ser pagadas a tiempo.

• Mejorar procesos y tecnología de seguridad. Si está manteniendo detalles de cuentas bancarias de proveedores, su exposición potencial al fraude es significativa. Si se aferra a procesos que le han servido bien por décadas pero no son aptos para el momento, está abrazando el riesgo de una manera que ningún negocio debería. Si su personal no está debidamente entrenado en qué hacer si reciben una solicitud de pago sospechosa mientras están remotos, ese es un problema potencialmente masivo.

Encontrar una red de pagos con seguridad robusta es un excelente primer paso, ya que puede eliminar tanto el riesgo de mantener esos detalles de cuentas bancarias como algunos de los riesgos asociados con errores del personal. El cambio a pagos digitales que esperemos venga con eso eliminará algunos de los riesgos de fraude tradicionales asociados con pagos por cheque, pero aún querrá instituir medidas de protección como Autenticación Multifactor en sus cuentas y entrenar al personal en mejores prácticas, incluyendo buscar en Google para asegurar que el número de teléfono que solicita un cambio de cuenta bancaria es el número de teléfono de su proveedor.

• Encontrar la solución correcta. En última instancia, a menos que tenga los recursos para construir su propia solución AP desde cero, necesitará encontrar un socio que pueda permitir estos tipos de cambios para usted. Busque uno que se centre en automatización a través de pagos digitales, presuma protocolos de seguridad de pagos robustos y tecnología, y pueda explicarle clara y concisamente cómo asociarse con ellos le permitirá agilizar y simplificar sus pagos de cadena de suministro. Querrá asegurar que la solución se integre perfectamente con su ERP y relaciones bancarias existentes para evitar trabajo adicional y dolores de cabeza.

Nunca volveremos a pasar pagos de un lado a otro a proveedores, pero la complejidad que ha definido los pagos de la cadena de suministro por décadas aún puede eliminarse. Mejor automatización, mejor seguridad y mejor visibilidad pueden llevarlo allí, y no hay momento como el presente para hacer un cambio.

Bill Wardwell es vicepresidente senior de estrategia, producto y operaciones de negocio en Bottomline Technologies.