Cuatro formas de pasar una inspección en la carretera

Esto es lo que los conductores, propietarios-operadores y administradores de flotas deben saber para aprobar inspecciones intensivas en la carretera por parte de los reguladores federales.

Como conductor de camión, propietario-operador o gerente de seguridad de una flota, es posible que esté familiarizado con la palabra "auditoría". Hay tres casos en los que se puede realizar una auditoría o inspección de seguridad en la carretera de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas (FMCSA) o del Departamento de Transporte de los EE. UU. (DOT):Auditoría de nuevos participantes, Auditoría de cumplimiento y Auditoría dirigida.

Según la FMCSA, “Las inspecciones en la carretera son exámenes de vehículos motorizados comerciales y / o conductores por parte de inspectores del Programa de asistencia para la seguridad de autotransportistas (MCSAP). Los inspectores de MCSAP llevan a cabo inspecciones en la carretera en vehículos motorizados comerciales y conductores para verificar que cumplan con las Regulaciones Federales de Seguridad de Autotransportistas (FMCSR) y / o las Regulaciones de Materiales Peligrosos (HMR) ".

No cumplir con las reglas y regulaciones de FMCSA o DOT durante una auditoría puede resultar en violaciones graves, como que un conductor sea puesto fuera de servicio o multado. En 2018, hubo 4.534 casos de ejecución cerrados con $ 34.3 millones en multas, una multa máxima de $ 129.400 y una multa promedio de $ 7.556. En el año fiscal 2018, hubo un total de 3,532,555 inspecciones en la carretera, con una tasa de conductores fuera de servicio (OOS) del 4.78 por ciento y una tasa de camiones fuera de servicio del 20.82 por ciento. A menudo, el conductor se enfrenta al desafío de una inspección debido a que no está preparado o no comprende cómo usar las herramientas y la tecnología para el cumplimiento.

La siguiente guía está destinada a ayudarlo a aprobar y a que sus conductores tengan éxito.

Aprenda a utilizar su ELD

El oficial de auditoría probablemente solicitará ocho días de registros de estado de servicio (RODS). Poder proporcionar esta información de manera rápida y eficiente es clave para pasar una inspección en la carretera. Saber cómo usar su dispositivo de registro electrónico (ELD) viene con tiempo y práctica. La mayoría de los proveedores de ELD tendrán tutoriales en línea y proporcionarán un manual de ELD con fines de capacitación. Se requiere que el manual esté a bordo de su camión en todo momento. Una vez que haya completado las sesiones de capacitación y haya revisado el manual, comience a usar el ELD para familiarizarse con su funcionamiento, qué información está disponible y las "campanas y silbidos" del sistema.

Además de conocer los conceptos básicos de cómo funciona el ELD, asegúrese de que usted y sus conductores sepan cómo cargar la actividad de RODS. Según las pautas de la FMCSA, los RODS de un conductor deben transferirse electrónicamente a través de una transferencia "telemática" o "local". Una transferencia telemática se realiza a través de servicios web o de correo electrónico cifrados. Una transferencia local se completa a través de USB 2.0 o Bluetooth. Para garantizar que las fuerzas del orden público siempre puedan recibir datos sobre las horas de servicio (HOS) durante una inspección en la carretera, el conductor debe poder proporcionar la pantalla o una copia impresa cuando un oficial de seguridad autorizado solicite una visualización física de la información.

Invierta en las herramientas adecuadas

A menudo, una de las primeras solicitudes que hace un oficial durante una auditoría en el camino es ver los últimos ocho días de sus RODS. Invertir en las herramientas adecuadas es el primer paso para prepararlo a usted y a sus conductores para una auditoría de carretera exitosa. Con el mandato ELD reciente, los transportistas deberían poder proporcionar los RODS más recientes electrónicamente con solo presionar un botón. Una de las ventajas de usar un ELD es tener la capacidad de acceder, organizar y almacenar registros diarios fácilmente. Los ELD compatibles registran y almacenan datos del camión en el dispositivo mismo, que luego se cargan en un servidor en la nube. Al invertir en un proveedor de ELD, es imperativo saber cómo y dónde se almacenan sus datos, así como cómo recuperarlos fácilmente cuando sea necesario.

Invertir en un proveedor de ELD respaldado por un equipo de apoyo accesible y con conocimientos es esencial cuando se pasa por un proceso de auditoría. Si usted o su conductor se encuentran en una situación de auditoría, su proveedor de ELD debería poder seguir los pasos necesarios para proporcionar al oficial de auditoría la información solicitada. La mejor práctica al invertir en herramientas para su flota es proporcionar materiales educativos adecuados y sesiones de capacitación para equipar a sus conductores con el conocimiento de cómo usar el sistema ELD.

Organice sus registros y trámites

Las habilidades organizativas generales pueden funcionar a su favor de muchas formas. Mantener una cabina de camión limpia y organizada puede mostrar a los auditores y a los "forasteros" que se toma en serio su negocio. Como conductor, la cabina de su camión es su oficina. No querrá llevar a cabo una reunión con papeles sueltos y basura en su escritorio. Estar bien organizado puede dar una impresión positiva de que habla en serio.

La organización en el back-end es igualmente importante. Implemente una verificación de registro diaria para asegurarse de que sus RODS sean precisos. Si hay errores en sus RODS, asegúrese de anotar cualquier discrepancia y certificar sus registros antes de finalizar su jornada laboral. La implementación de buenos hábitos organizacionales aumentará sus posibilidades de aprobar una auditoría en el camino.

Durante una auditoría en la carretera, se le puede pedir que proporcione varios documentos de verificación, como ocho días de RODS, papeleo de mantenimiento de rutina, papeleo de mantenimiento programado con fecha de vencimiento, identificación de su vehículo junto con la documentación de arrendamiento del vehículo (si su camión está arrendado), verificación de la empresa y documentación que demuestre que los servicios públicos de emergencia (como extintores de incendios, un botiquín de primeros auxilios bien surtido, triángulos reflectantes DOT y bengalas de emergencia en las carreteras) están actualizados y a bordo.

Una buena forma de mantener estos documentos organizados es manteniendo una carpeta de acordeón o una carpeta de tres anillos. Para garantizar registros de mantenimiento organizados y bien mantenidos, establezca una rutina de mantenimiento diaria:inspeccione su vehículo, anote cualquier cambio o problema y certifique los registros del día para asegurarse de que los siete días anteriores estén listos para inspección en cualquier momento. Los mejores sistemas ELD permiten a los conductores utilizar su aplicación ELD para documentar el Informe de inspección diaria del vehículo (DVIR). Es importante asegurarse de que los siete días anteriores sean precisos antes de comenzar un nuevo día de conducción. Si hay algún problema con los últimos siete días de RODS, esté preparado para explicar las circunstancias de los problemas, si se le solicita. Un ejemplo de una anotación sería si el conductor quisiera explicar la razón por la que utiliza un medio de transporte personal (PC) para encontrar un lugar de estacionamiento seguro para pasar la noche.

Trate bien con los demás

Este último paso es lo que consideramos la "regla de oro" para aprobar una auditoría en la carretera. Por un momento, póngase en el lugar del auditor / inspector. Las auditorías en las carreteras son parte del negocio del transporte para garantizar que solo aquellos conductores que cumplen con el mandato, son profesionales y seguros, tengan el privilegio de operar un vehículo motorizado comercial en las carreteras de nuestra nación. El oficial tiene el "placer" de auditar a los conductores durante todo el día.

¿Qué conductores cree que obtendrán mejores resultados en sus inspecciones? ¿Aquellos que son impacientes, descorteses y bruscos con un inspector por simplemente hacer su trabajo? No es probable. Una actitud confiada, positiva y profesional a menudo allana el camino para un resultado mucho más favorable al tratar con el inspector que uno negativo. A menudo hemos visto que un conductor cortés, paciente y respetuoso tiene más probabilidades de tener éxito cuando se enfrenta a una auditoría en la carretera. Este enfoque elimina la emoción y centra el intercambio en la tarea en cuestión, lo que permite que el conductor conozca y confíe en las herramientas y sistemas utilizados para mantener operaciones diarias seguras y efectivas.

Tenga confianza en sus registros, en usted mismo como conductor y en su negocio; sea ​​paciente con el proceso y sea respetuoso con el funcionario que realiza la auditoría. Su actitud es algo que puede controlar e indudablemente influirá en el resultado de la parada en la carretera.

Ken Evans es director ejecutivo y fundador de Konexial , un proveedor de tecnología de dispositivos de registro electrónico (ELD).