Cuatro estrategias probadas para pasar una inspección federal en carretera

Aquí está lo que conductores, propietarios-operadores y gerentes de flota necesitan saber sobre pasar inspecciones intensivas en carretera por reguladores federales.

Como conductor de camión, propietario-operador, o gerente de seguridad de una flota, puede estar familiarizado con la palabra «auditoría». Hay tres instancias cuando una auditoría o inspección de seguridad en carretera de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) o del Departamento de Transporte de EE. UU. (DOT) puede realizarse: Auditoría de Nuevo Participante, Auditoría de Cumplimiento, y Auditoría Dirigida.

Según FMCSA, «Las inspecciones en carretera son exámenes de vehículos de motor comerciales y/o conductores por Inspectores del Programa de Asistencia a la Seguridad de Autotransportes (MCSAP). Los inspectores MCSAP realizan inspecciones en carretera en vehículos de motor comerciales y conductores para verificar que cumplen con las Regulaciones Federales de Seguridad de Autotransportes (FMCSRs) y/o Regulaciones de Materiales Peligrosos (HMRs)».

No cumplir con las reglas y regulaciones de FMCSA o DOT durante una auditoría puede resultar en violaciones serias, como un conductor puesto fuera de servicio o multado. En 2018, hubo 4534 casos de cumplimiento cerrados con 34,3 millones de dólares en multas, multa máxima de 129 400 dólares y multa promedio de 7556 dólares. En FY 2018, hubo un total de 3 532 555 inspecciones en carretera, con una tasa de Conductor Fuera de Servicio (OOS) del 4,78 % y una tasa de Camión OOS del 20,82 %. A menudo el conductor es desafiado con una inspección debido a no estar preparado o no entender cómo usar las herramientas y tecnología para el cumplimiento.

La siguiente guía tiene la intención de ayudarle a pasar, y para que sus conductores tengan éxito.

Aprenda a usar su ELD

El oficial auditor probablemente pedirá ocho días de registros de estado de deber (RODS). Ser capaz de proporcionar esta información rápida y eficientemente es clave para pasar una inspección en carretera. Saber cómo usar su dispositivo de registro electrónico (ELD) viene con tiempo y práctica. La mayoría de proveedores de ELD tendrán tutoriales en línea y proporcionarán un manual de ELD para propósitos de entrenamiento. El manual es requerido para mantenerse a bordo en su camión en todo momento. Una vez que haya completado las sesiones de entrenamiento y revisado el manual, comience a usar el ELD para familiarizarse con cómo funciona, qué información está disponible, y los «detalles y extras» del sistema.

Junto con saber lo básico de cómo funciona el ELD, asegúrese de que usted y sus conductores sepan cómo subir la actividad RODS. Según directrices FMCSA, los RODS de un conductor deben transferirse electrónicamente ya sea a través de «telemática» o transferencia «local». Una transferencia telemática ocurre vía correo electrónico encriptado o servicios web. Una transferencia local se completa vía USB 2.0 o Bluetooth. Para asegurar que la aplicación de la ley siempre pueda recibir datos de horas de servicio (HOS) durante una inspección en carretera, un conductor debe ser capaz de proporcionar ya sea la pantalla o una impresión cuando un oficial de seguridad autorizado solicite una visualización física de la información.

Invierta en las herramientas adecuadas

A menudo, una de las primeras peticiones que un oficial hará durante una auditoría en carretera es ver los últimos ocho días de sus RODS. Invertir en las herramientas adecuadas es el primer paso para prepararle a usted y a sus conductores para una auditoría en carretera exitosa. Con el reciente mandato de ELD, los transportistas deberían poder proporcionar los RODS más recientes electrónicamente con solo pulsar un botón. Una de las ventajas de usar un ELD es tener la capacidad de acceder, organizar y almacenar fácilmente los registros diarios. Los ELDs conformes registran y almacenan datos del camión en el dispositivo mismo, que luego se suben a un servidor en la nube. Al invertir en un proveedor de ELD, es imperativo saber cómo y dónde se almacenan sus datos, así como cómo recuperarlos fácilmente cuando sea necesario.

Invertir en un proveedor de ELD respaldado por un equipo de soporte accesible y conocedor es esencial al pasar por un proceso de auditoría. Si usted o su conductor está en una situación de auditoría, su proveedor de ELD debería poder guiarle a través de los pasos necesarios para proporcionar al oficial auditor la información solicitada. La mejor práctica al invertir en herramientas para su flota es proporcionar materiales educativos adecuados y sesiones de entrenamiento para equipar a sus conductores con el conocimiento de cómo usar el sistema ELD.

Organice sus registros y papeleo

Las habilidades organizativas generales pueden trabajar a su favor de múltiples maneras. Mantener una cabina de camión limpia y organizada puede mostrar a oficiales auditores y «extraños» que se toma su negocio en serio. Como conductor, su cabina es su oficina. No querría conducir una reunión con papeles sueltos y basura por todo su escritorio. Estar bien organizado puede dar una impresión positiva de que va en serio.

La organización en el back-end es igualmente importante. Implemente una verificación diaria de registros para asegurar que sus RODS sean precisos. Si hay errores en sus RODS, asegúrese de anotar cualquier discrepancia y certificar sus registros antes de terminar su jornada laboral. Implementar buenos hábitos organizativos aumentará sus posibilidades de pasar una auditoría en carretera.

Durante una auditoría en carretera, se le podría pedir que proporcione varios documentos de verificación, como ocho días de RODS, papeleo de mantenimiento rutinario, papeleo de mantenimiento programado con fecha de vencimiento, ID de su vehículo junto con papeleo de arrendamiento del vehículo (si su camión es arrendado), verificación de empresa, y papeleo que muestre que utilidades de emergencia (como extintores, botiquín de primeros auxilios bien surtido, triángulos reflectantes DOT, y bengalas de emergencia en carretera) están actualizadas y a bordo.

Una buena forma de mantener estos documentos organizados es usando una carpeta de acordeón o archivador de tres anillos. Para asegurar registros de mantenimiento organizados y bien mantenidos, establezca una rutina diaria de mantenimiento: inspeccione su vehículo, anote cualquier cambio o problema, y certifique los registros del día para asegurar que los siete días previos estén listos para inspección en cualquier momento. Los mejores sistemas ELD permiten a los conductores usar su aplicación ELD para documentar el Informe Diario de Inspección de Vehículo (DVIR). Es importante asegurar que sus últimos siete días sean precisos antes de comenzar un nuevo día de conducción. Si hay algún problema con sus últimos siete días de RODS, esté preparado para explicar las circunstancias de los problemas, si se le pregunta. Un ejemplo de anotación sería si el conductor quisiera explicar la razón para usar conducción personal (PC) para encontrar un lugar seguro de estacionamiento para pasar la noche.

Trate bien a los demás

Este paso final es lo que consideramos la «Regla de Oro» para pasar una auditoría en carretera. Por un momento, póngase en el lugar del auditor/inspector. Las auditorías en carretera son parte del negocio del transporte para asegurar que solo aquellos conductores que son cumplidores del mandato, profesionales y seguros reciben el privilegio de operar un vehículo de motor comercial en nuestras autopistas nacionales. El oficial tiene el «placer» de auditar conductores todo el día.

¿Qué conductores cree que tendrán mejores resultados en sus inspecciones? Aquellos que son impacientes, descorteses y bruscos con un inspector por simplemente hacer su trabajo? No es probable. Una actitud confiada, positiva y profesional a menudo allana el camino para un resultado mucho más favorable al tratar con el inspector que una negativa. A menudo hemos visto que un conductor cortés, paciente y respetuoso tiene más probabilidades de tener éxito cuando se enfrenta a una auditoría en carretera. Este enfoque elimina la emoción y centra el intercambio en la tarea en cuestión, permitiendo al conductor ser conocedor y confiado sobre las herramientas y sistemas usados para mantener operaciones diarias seguras y efectivas.

Confíe en sus registros, en usted mismo como conductor, y en su negocio; sea paciente con el proceso y sea respetuoso con el oficial que realiza la auditoría. Su actitud es una cosa que puede controlar, y sin duda influirá en el resultado de la parada en carretera.

Ken Evans es CEO y fundador de Konexial, proveedor de tecnología de dispositivo de registro electrónico (ELD).