Cuatro formas en que los conocimientos de embarque electrónicos benefician a la cadena de suministro

El conocimiento de embarque es uno de los documentos más importantes de la industria logística. Protege las necesidades de las tres partes principales de una transacción (transportistas, transportistas y minoristas) en todas las etapas del proceso. Sin embargo, los BOL físicos aumentan el tiempo de conducción y permanencia, y pueden dar lugar a imprecisiones en la entrega.

Si bien el papeleo físico ha sido durante mucho tiempo la forma de comunicación de referencia dentro de la industria de la cadena de suministro, se espera que los BOL electrónicos se conviertan en el estándar en el futuro. Crean visibilidad y eficiencia entre transportistas, transportistas y minoristas, además de disminuir los riesgos de salud y seguridad de los conductores, liberar espacio y reducir el impacto ambiental.

Visibilidad

Perder de vista un paquete en el proceso de envío puede resultar frustrante para los consumidores. Los proveedores y minoristas sienten lo mismo cuando no pueden localizar un camión que transporta una carga anticipada. Mientras la cadena de suministro continúe dependiendo de los BOL físicos para transmitir información crítica, como la ubicación del conductor y el tiempo de permanencia, la latencia de esa información seguirá existiendo. Los BOL electrónicos garantizan información clara y precisa desde la recogida hasta la entrega. Al proporcionar información en tiempo real, los remitentes, transportistas y minoristas pueden tomar decisiones en tiempo real sobre el envío de materiales a las plantas de fabricación, participar en la planificación de reabastecimiento, manejar las quejas de los clientes y garantizar el pago oportuno. Pero para mantener la visibilidad, todos los socios de la cadena de suministro deben adoptar la integración de BOL electrónicos. Sin la estandarización de la industria, la complejidad del sistema, la gestión de datos y la interoperabilidad se volverán más desafiantes.

Eficiencia

Al igual que un semáforo o un atasco durante un viaje por carretera, los BOL físicos afectan la cantidad de tiempo de conducción de un transportista. Si es necesario entrar y salir de la cabina para entregar BOL físicos, los conductores pueden sentir que pasan más tiempo persiguiendo papeles que en el camino hacia su próxima parada. El uso de BOL electrónicos, por el contrario, permite que un conductor permanezca en la cabina mientras entrega y recibe la información necesaria, lo que reduce la cantidad de tiempo dedicado a esperar que se aprueben y firmen los BOL físicos.Estas ventajas resultan beneficiosas no solo para el conductor, sino también al transportista, al remitente y al destinatario.

Además, los BOL electrónicos generan datos importantes a través de indicadores clave de rendimiento (KPI), incluidas las horas en carretera, el tiempo medio de carga y los niveles de inventario. Si bien muchas empresas realizan un seguimiento de los KPI para monitorear la experiencia general del cliente, los datos también son importantes para mantener las operaciones sin problemas. A menudo, los gerentes de envío lo utilizan para reducir las posibilidades de que una instalación se cierre debido a violaciones de cumplimiento, o para evitar que los equipos se queden sin suministros en el almacén.

Sostenibilidad

La frase "ahogarse en papeleo" seguramente proviene de la industria de la cadena de suministro. Si bien los BOL son el papeleo más importante, a menudo terminan arrojados en una caja, en un estante o en el almacén al final del día. Como resultado, las empresas se ven obligadas a adquirir espacio extra para almacenar las miles de cajas acumuladas a lo largo del año. Por el contrario, los BOL electrónicos se pueden almacenar en una computadora, disco duro externo o incluso en la nube, ahorrando espacio que puede servir para un propósito mayor para la empresa o la comunidad. Además, la eliminación del papel tiene como resultado un impacto medioambiental muy reducido.

Salud y seguridad

En la pandemia actual, las interacciones cara a cara no son aconsejables. Sin embargo, el uso de BOL físicos empuja a los conductores a situaciones precarias, poniéndose a ellos mismos y a los demás en riesgo. Cada parada requiere que el conductor se encuentre con varias personas, incluidas las que se encuentran en la caseta de guardia, la oficina principal y el muelle de carga. Con el tiempo, estas interacciones de montaje aumentan significativamente el factor de riesgo para el conductor. Al utilizar BOL electrónicos, los conductores pueden permanecer en la cabina mientras continúan intercambiando la información necesaria, sin la necesidad de una interacción cara a cara.

En los últimos años, el BOL electrónico se ha vuelto más popular, y con razón. Con el impacto de COVID-19 en la industria, los transportistas, transportistas y minoristas están buscando formas de mantener seguros a sus empleados y de que las entregas estén bien encaminadas. Los BOL electrónicos brindan mayor visibilidad, eficiencia, salud y seguridad. Pero solo el tiempo dirá cuánto tiempo pasará antes de que se conviertan en el estándar de la industria.

Will Chu es cofundador y director ejecutivo de Vector, una plataforma de recogida y entrega sin contacto.