Cómo los conocimientos de embarque electrónicos transforman las cadenas de suministro: 4 ventajas clave

El conocimiento de embarque (BOL) es uno de los documentos más importantes en la industria logística. Protege las necesidades de tres partes principales en una transacción —cargadores, transportistas y minoristas— a lo largo de todas las etapas del proceso. Los BOLs físicos, sin embargo, aumentan el tiempo de conducción y permanencia, y pueden llevar a inexactitudes en la entrega.

Si bien el papeleo físico ha sido durante mucho tiempo la forma de comunicación preferida dentro de la industria de la cadena de suministro, se espera que los BOLs electrónicos se conviertan en el estándar de aquí en adelante. Crean visibilidad y eficiencia entre cargadores, transportistas y minoristas, así como reducen riesgos de salud y seguridad de conductores, liberan espacio y reducen impacto ambiental.

Visibilidad

Perder de vista un paquete en el proceso de envío puede ser frustrante para consumidores. Proveedores y minoristas sienten lo mismo cuando no pueden localizar un camión que lleva una carga anticipada. Mientras la cadena de suministro siga dependiendo de BOLs físicos para transmitir información crítica, como ubicación del conductor y tiempo de permanencia, la latencia de esa información continuará existiendo. Los BOLs electrónicos aseguran información clara y precisa desde la recogida hasta la entrega. Al proporcionar información en tiempo real, cargadores, transportistas y minoristas pueden tomar decisiones en tiempo real sobre routing de materiales a plantas de manufactura, planificación de reaprovisionamiento, manejo de quejas de clientes y asegurar pagos oportunos. Pero para mantener la visibilidad, la integración de BOLs electrónicos debe ser adoptada por cada socio en la cadena de suministro. Sin estandarización de la industria, la complejidad del sistema, gestión de datos e interoperabilidad se volverán más desafiantes.

Eficiencia

Muy parecido a un semáforo o atasco durante un viaje por carretera, los BOLs físicos afectan la cantidad de tiempo de conducción de un transportista. Si se requiere entrar y salir de la cabina para entregar BOLs físicos, los conductores pueden sentir que pasan más tiempo persiguiendo papel que en la carretera hacia su próxima parada. El uso de BOLs electrónicos, por el contrario, permite a un conductor permanecer en la cabina mientras entrega y recibe información necesaria, reduciendo el tiempo de espera para que los BOLs físicos sean aprobados y firmados. Estas ventajas resultan beneficiosas no solo para el conductor, sino para el transportista, cargador y receptor también.

Además, los BOLs electrónicos generan datos importantes a través de indicadores clave de rendimiento (KPIs), incluyendo horas en carretera, tiempo promedio de carga y niveles de inventario. Si bien muchas empresas rastrean KPIs para monitorear la experiencia general del cliente, los datos también son importantes para mantener operaciones fluidas. A menudo los gerentes de envío los utilizan para reducir las probabilidades de que una instalación cierre por violaciones de cumplimiento, o para prevenir que los equipos se queden sin suministros en el almacén.

Sostenibilidad

La frase «ahogarse en papeleo» seguramente viene de la industria de la cadena de suministro. Si bien los BOLs son la pieza más importante de papeleo, a menudo terminan tirados en una caja, en un estante, o en el almacén al final del día. Como resultado, las empresas se ven obligadas a comprar espacio extra para almacenar las miles de cajas acumuladas a lo largo del año. Por el contrario, los BOLs electrónicos pueden almacenarse en una computadora, disco duro externo o incluso en la nube, ahorrando espacio que puede servir a un propósito mayor para la empresa o comunidad. Además, la eliminación de papel resulta en un impacto mucho reducido en el medio ambiente.

Salud y seguridad

En la pandemia actual, las interacciones cara a cara son desaconsejables. Sin embargo, el uso de BOLs físicos fuerza a los conductores a situaciones precarias, poniéndose a sí mismos y a otros en riesgo. Cada parada requiere que el conductor se encuentre con múltiples personas, incluyendo las de la garita de guardia, oficina principal y muelle de carga. Con el tiempo, estas interacciones acumuladas elevan significativamente el factor de riesgo para el conductor. Al utilizar BOLs electrónicos, los conductores pueden permanecer en la cabina mientras continúan intercambiando información necesaria, sin necesidad de interacción cara a cara.

En años recientes, el BOL electrónico se ha vuelto más popular, y con buena razón. Con el impacto del COVID-19 en la industria, cargadores, transportistas y minoristas buscan formas de mantener a sus empleados seguros y las entregas en ruta. Los BOLs electrónicos proporcionan mayor visibilidad, eficiencia, salud y seguridad. Pero solo el tiempo dirá cuánto tardarán en convertirse en el estándar de la industria.

Will Chu es cofundador y CEO de Vector, una plataforma de recogida y entrega sin contacto.