Cómo implementar la gestión de procesos empresariales

Business Process Management (BPM) es un conjunto de software y servicios que brindan una visibilidad completa de los procesos comerciales de una empresa. Es un sistema de gestión y automatización, que se puede utilizar para guiar estos procesos y maximizar el valor del negocio.

¿Por qué es útil BPM?

BPM puede ayudar a una empresa a controlar sus recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos. Además, sienta las bases para las funciones de negocio tanto a nivel interno como externo.
Los procesos gestionados por un BPM se vuelven más eficientes debido a la capacidad de detectar fallas y las razones por las cuales se están produciendo.
Además, BMP ayuda a las diferentes partes de una organización a trabajar juntas de manera eficiente y efectiva para lograr cualquier objetivo común.

¿Cómo se puede implementar una gestión de procesos de negocio?

El concepto BPM incorpora análisis de procesos industriales y/o comerciales, automatización, optimización, diseño de flujos de trabajo y estrategia de negocio. Es necesario diseñar un plan de implementación y adaptarlo a las características únicas de cada negocio.

Hay 6 pasos necesarios al implementar un BPM:

1. Identificar numerosos procesos que tienen lugar en los distintos departamentos . Una vez identificados, se deben establecer métricas para examinar cada proceso actual y los objetivos de cada uno. Esto definirá la dirección del proyecto y las áreas que lo compondrán.

2. Calificar objetivos y características/estado de cada proceso . Es necesario estructurar los procesos definidos como procesos TO-BE. No olvides tener en cuenta todos los requisitos adicionales y las métricas de mejora programadas.

3. Clasificar procesos por costo y magnitud para conocer prioridades . Antes de la implementación por partes y una vez calificados los procesos, se deben considerar los costos y la magnitud de cada uno de ellos para clasificarlos en orden de prioridad.

4. Elija el proceso para probar . Si bien uno puede sentirse tentado a tratar de automatizar el proceso que causa el mayor caos, el primer proceso que se automatiza al implementar una solución de BPM debe ser relativamente simple de administrar y de riesgo moderado.

5. Seleccione el software BPM con tranquilidad y cuidado . El software debe permitir una fácil colaboración y comunicación, y debe permitir definir flujos de trabajo sin tener que contratar a un programador o sacar a alguien del equipo de TI.

6. Diagrama el flujo de trabajo . De esta manera, el propietario del proceso identificará las tareas redundantes o comenzará a ver qué es posible con la automatización. Es importante mantener el proceso al mínimo para que los procesos manuales no se filtren en el sistema.

7. Supervisar y medir después de la implementación, para que se puedan realizar ajustes y cambios . BPM se basa en un compromiso con la mejora continua. Solo si se monitorea, mide y ajusta de manera táctica y manejable, el proceso de BPM se mejorará de forma interactiva y la empresa estará preparada para expandir BPM a otros procesos.

¿Qué se debe considerar?

• Identifique a los responsables del proceso y acuerde con el equipo que todas las partes interesadas estén integradas e involucradas desde el principio.
• Establecer puntos de referencia. Al elegir la(s) prioridad(es) más importante(s), la atención no se desviará a tratar de lograr múltiples objetivos en vano.
• Prueba piloto, probando el flujo de trabajo de BPM. De esta manera, puede capacitar a las personas o jugar con las funciones de la solución de software BPM sin arriesgar nada, mientras detecta posibles problemas.
• Esté preparado para cambiar y sea flexible al tratar con BPM. Con la rápida adopción de la computación en la nube y el software como servicio (SaaS), las empresas de hoy en día necesitan un software BPM que se adapte bien a su sistema existente y se pueda ajustar para lograr una mejor integración.

Más que un Proyecto

BPM es un paso definible involucrado, sin embargo, es más un viaje hacia la optimización de procesos y un enfoque para lograrlo que un proyecto en sí mismo.
Implementar BPM requiere planificación, comunicación y trabajo duro, pero es un primer paso hacia automatizando y optimizando procesos.

De los procesos de negocio a los procesos de producción

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