Dominando la Gestión de Procesos de Negocio: Guía de implementación paso a paso

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es un conjunto de software y servicios que proporcionan visibilidad completa sobre los procesos de negocio de una empresa. Es un sistema de gestión y automatización, que puede usarse para guiar estos procesos y maximizar el valor del negocio.

¿Por qué es útil el BPM?

El BPM puede ayudar a una empresa a controlar sus recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos. Además, establece las bases para funciones empresariales tanto internas como externas.
Los procesos gestionados por un BPM se vuelven más eficientes debido a la capacidad de detectar fallos y las razones por las que estos ocurren.
Además, el BPM ayuda a las diferentes partes de una organización a trabajar juntas de forma eficiente y efectiva para lograr el objetivo común que sea.

¿Cómo se puede implementar una gestión de procesos de negocio?

El concepto BPM incorpora análisis de procesos industriales y/o comerciales, automatización, optimización, diseño de flujos de trabajo y estrategia empresarial. Es necesario diseñar un plan de implementación y adaptarlo a las características únicas de cada negocio.

Hay 6 pasos necesarios al implementar un BPM:

1. Identificar numerosos procesos que tienen lugar en los diversos departamentos. Una vez identificados, se deben establecer métricas para examinar cada proceso actual y los objetivos de cada uno. Esto definirá la dirección del proyecto y las áreas que lo compondrán.

2. Cualificar objetivos y características/estado de cada proceso. Es necesario estructurar los procesos definidos como procesos TO-BE. No olvides tener en cuenta todos los requisitos adicionales y las métricas programadas para mejora.

3. Clasificar procesos por coste y magnitud para conocer prioridades. Antes de la implementación por partes y una vez cualificados los procesos, se deben considerar los costes y magnitud de cada uno para clasificarlos por orden de prioridad.

4. Elegir proceso para probar. Aunque uno pueda tener la tentación de intentar automatizar el proceso que causa más caos, el primer proceso a automatizar al implementar una solución BPM debería ser relativamente simple de gestionar y de riesgo moderado.

5. Seleccionar software BPM con tranquilidad y cuidado. El software debería permitir fácil colaboración y comunicación, y debería permitir definir flujos de trabajo sin tener que contratar a un programador o sacar a alguien del equipo de TI.

6. Diagramar el flujo de trabajo. Así, el propietario del proceso identificará tareas redundantes o empezará a ver qué es posible con la automatización. Es importante mantener el proceso al mínimo para que procesos manuales no se filtren al sistema.

7. Monitorizar y medir tras la implementación, para que se puedan hacer ajustes y cambios. El BPM se basa en un compromiso de mejora continua. Solo si se monitoriza, mide y ajusta de forma táctica y gestionable, el proceso BPM se mejorará interactivamente y la empresa estará preparada para expandir el BPM a otros procesos.

¿Qué se debe considerar?

• Identificar a los responsables del proceso y acordar con el equipo que todos los interesados están integrados e involucrados desde el principio.
• Establecer referencias (benchmarks). Al elegir la(s) prioridad(es) más importante(s), la atención no se desviará intentando lograr múltiples objetivos en vano.
• Prueba piloto, testando el flujo de trabajo BPM. Así, puedes formar a personas o probar las funciones de la solución de software BPM sin arriesgar nada, mientras detectas posibles problemas.
• Estar listo para cambiar y ser flexible al tratar con BPM. Con la rápida adopción de cloud computing y software como servicio (SaaS), las empresas hoy necesitan software BPM que encaje bien con su sistema existente y pueda ajustarse con él para mejor integración.

Más que un simple Proyecto

El BPM es un paso definible involucrado, sin embargo, es más un viaje hacia la optimización de procesos y un enfoque para lograrlo que un proyecto en sí mismo.
Implementar BPM requiere planificación, comunicación y trabajo duro, pero es un primer paso hacia la automatización y optimización de procesos.

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