Mejora de la gestión de proveedores optimizando las aprobaciones

Las empresas trabajan con proveedores externos por muchas razones. Ya sea que utilicen contratistas para complementar la fuerza laboral, ampliar las capacidades o brindar un mejor servicio a los clientes, los proveedores son una parte esencial de las operaciones diarias.

Los mejores proveedores hacen todo lo posible para mantener contentos a sus clientes. Sin embargo, existen ciertos desafíos dentro de la participación de cada proveedor, como la gestión de contratos, la entrega de pagos a tiempo y la supervisión de la relación. Muchos llegan a un cuello de botella en el mismo punto:aprobaciones.

Para evitar relaciones dañadas, tiempo perdido y dinero desperdiciado, las empresas deben descubrir cómo agilizar el proceso de aprobaciones, que es un punto de control esencial para una gestión eficaz de los proveedores.

Las empresas de nivel empresarial generalmente administran sus operaciones a través de docenas de soluciones de software como servicio (SaaS) y locales. El empleado promedio fuera de I.T. a menudo, nunca necesita utilizar más de una pequeña fracción de estas plataformas y puede desarrollar rápidamente la competencia en las pocas soluciones que son realmente relevantes para su trabajo.

Sin embargo, los gerentes y otros líderes empresariales necesitan inicios de sesión para acceder a docenas de estas plataformas, de modo que puedan administrar las aprobaciones en cada una. Su trabajo diario no requiere necesariamente experiencia en la plataforma, por lo que cuando llega el momento de administrar las aprobaciones, no saben cómo usar la plataforma o dependen de una serie de alertas por correo electrónico para administrar las aprobaciones. Como resultado, a menudo no cumplen con los plazos o dejan que algunos se escapen. Sin una plataforma de aprobaciones, los proyectos y contratos pueden paralizarse o desmoronarse por completo, todo porque un correo electrónico fue a la carpeta o bandeja de entrada equivocada.

Las cadenas de revisión complejas o poco claras con frecuencia causan retrasos en las aprobaciones, lo que resulta en plazos de pago incumplidos y cargos por mora. Con mejores procesos y sistemas de aprobación fáciles de entender, las empresas pueden incluso adelantarse a los pagos y recibir un descuento por pagar anticipadamente. Al optimizar la cadena de revisión y poner en práctica mejores soluciones para los gerentes y otros líderes comerciales, las empresas pueden dejar de perder dinero en forma de cargos por pagos atrasados ​​y oportunidades de descuento perdidas.

Las aprobaciones perdidas pueden deshacer semanas o incluso meses de investigación y negociación con los contratistas. Cuando los pagos fracasan, los proveedores externos rescindirán su contrato con una empresa y, sin un contrato firmado, un nuevo proveedor seguirá adelante y buscará otro cliente para llenar su capacidad. En ambos casos, el departamento que solicita al proveedor vuelve al punto de partida y es posible que tenga que detener las operaciones comerciales esenciales mientras se identifica un nuevo proveedor. Es probable que el proceso empeore por el simple hecho de que el nuevo contrato tiene que pasar por el mismo proceso de aprobación que causó la falla en primer lugar. Mientras se identifica y examina al nuevo contratista o proveedor, las demoras en las operaciones provocan una pérdida de ingresos y un mayor riesgo organizacional.

Para evitar costos adicionales asociados con aprobaciones lentas o perdidas, existen algunos pasos proactivos que las empresas pueden tomar para evitar la rescisión del contrato. Al definir claramente las relaciones con los contratistas y tomar medidas para mejorar los procesos internos, las aprobaciones se pueden acelerar hasta el punto en que la pérdida de ingresos relacionada con la aprobación ya no sea una preocupación.

Las solicitudes de propuestas (RFP) deben ser claras, articulando las necesidades de la empresa desde el inicio de la relación. También deben describir las expectativas del contratista, proporcionando definiciones fácilmente comprensibles de cómo será el éxito durante la duración de la relación. Al establecer pautas sólidas en la RFP antes de que se firme un contrato, una empresa se prepara para seleccionar un proveedor de alta calidad cuyas capacidades y expectativas se alinearán mejor con la empresa.

Nada durante las fases iniciales de la relación con el proveedor es más importante que el contrato. La empresa debe establecer hitos clave, incluidas las fechas de inicio y finalización; definir requisitos operativos y de procedimiento, y delinear claramente las especificaciones de trabajo. Al reiterar las expectativas establecidas en la etapa de RFP, la empresa puede demostrar consistencia al contratista y continuar sentando las bases para que sus propios empleados administren la relación de manera eficiente.

Un alcance de trabajo (SOW) es un complemento fundamental del contrato. Cuando un contrato puede no contener todos los detalles de un proyecto o tarea en curso, un SOW puede crear un canal abierto de comunicación entre la empresa y su proveedor, estableciendo calendarios de pago y definiendo claramente las responsabilidades de ambas partes. Esta también puede ser una oportunidad para proteger a ambos mediante la imposición de limitaciones cuantificables a la responsabilidad.

Una vez que se ha firmado un contrato y se ha comenzado el trabajo, la empresa debe cumplir con los términos descritos en la RFP, el contrato y la SOW. Si se hace correctamente, la empresa habrá considerado cómo implementar herramientas y procesos capaces de facilitar un sistema de aprobaciones eficiente, y luego podrá posicionarse para ejecutar ese plan. Al realizar un seguimiento de los plazos de pago periódicos, el trabajo completado y cualquier externalidad impredecible que pueda haber surgido durante la ejecución, todo lo que queda es garantizar que los líderes empresariales puedan acceder fácilmente y firmar todas las aprobaciones necesarias, ahorrando tiempo y dinero y preservando al proveedor frágil. relaciones.

Si bien las relaciones con los proveedores pueden romperse debido a aprobaciones demoradas o perdidas, las empresas pueden mantener contentos a los proveedores y eliminar el estrés de las aprobaciones con la planificación y los procesos adecuados. Como resultado, los empleados de todos los niveles tienen la libertad de concentrarse en otras tareas.

Las aprobaciones deben eliminarse del correo electrónico y consolidarse en una plataforma de aprobaciones empresariales fácil de entender, de modo que los gerentes y líderes comerciales puedan tomar decisiones de manera rápida y eficiente, ya sea que prefieran administrar las aprobaciones utilizando su dispositivo móvil, navegador de escritorio o incluso un herramienta de colaboración como Slack o Microsoft Teams. Cuando las aprobaciones se realicen sin problemas, tendrán un efecto profundo para garantizar que una empresa evite posibles pérdidas y escollos en sus relaciones con terceros.

Dave Charlesworth es vicepresidente de ventas de Capriza, una plataforma de aprobación empresarial.