Mejore la gestión de proveedores: Agilice los procesos de aprobación para alianzas más rápidas e inteligentes

Las empresas trabajan con proveedores externos por muchas razones. Ya sea que utilicen contratistas para complementar la fuerza laboral, expandir capacidades o servir mejor a los clientes, los proveedores son una parte esencial de las operaciones diarias.

Los mejores proveedores hacen todo lo posible para mantener contentos a sus clientes. Sin embargo, existen ciertos desafíos en cada compromiso con proveedores, como gestionar contratos, entregar pagos a tiempo y supervisar la relación. Muchos llegan a un cuello de botella en el mismo punto: las aprobaciones.

Para prevenir relaciones dañadas, tiempo perdido y dinero desperdiciado, las empresas deben descubrir cómo agilizar el proceso de aprobaciones, que es un punto de control esencial para una gestión eficaz de proveedores.

Las empresas de nivel empresarial suelen gestionar sus operaciones a través de docenas de soluciones basadas en software como servicio (SaaS) y on-premise. El empleado promedio fuera de TI a menudo nunca necesita usar más que una pequeña fracción de estas plataformas, y puede desarrollar rápidamente competencia en las pocas soluciones realmente relevantes para su trabajo.

Sin embargo, los gerentes y otros líderes empresariales necesitan inicios de sesión para acceder a docenas de estas plataformas, para poder gestionar aprobaciones en cada una. Su trabajo diario no necesariamente requiere experiencia en la plataforma, así que cuando llega el momento de gestionar aprobaciones, o no saben cómo usar la plataforma o dependen de una serie de alertas por correo electrónico para gestionar aprobaciones. Como resultado, a menudo pierden plazos o dejan pasar algunos. Sin una plataforma de aprobaciones, los proyectos y contratos pueden detenerse o desmoronarse por completo, todo porque un correo fue a la carpeta o bandeja de entrada equivocada.

Cadenas de revisión complejas o poco claras causan frecuentemente retrasos en aprobaciones, resultando en plazos de pago incumplidos y multas por mora. Con mejores procesos y sistemas de aprobación fáciles de entender, las empresas incluso pueden adelantarse a los pagos y recibir un descuento por pagar temprano. Al agilizar la cadena de revisión y poner mejores soluciones para gerentes y líderes empresariales, las empresas pueden dejar de perder dinero en forma de multas por mora y oportunidades de descuento perdidas.

Las aprobaciones perdidas pueden deshacer semanas o incluso meses de evaluación y negociación con contratistas. Cuando los pagos fallan, los proveedores externos rescindirán su contrato con una empresa, y sin un contrato firmado, un nuevo proveedor seguirá adelante y encontrará otro cliente para llenar su capacidad. En ambos casos, el departamento que requiere el proveedor vuelve al punto de partida y podría tener que detener operaciones esenciales mientras se identifica un nuevo proveedor. El proceso probablemente empeorará por el simple hecho de que el nuevo contrato tiene que pasar por el mismo proceso de aprobación que causó el fallo en primer lugar. Mientras se identifica y evalúa al nuevo contratista o proveedor, los retrasos en operaciones resultan en pérdida de ingresos y mayor riesgo organizacional.

Para evitar costos adicionales asociados con aprobaciones lentas o perdidas, hay algunos pasos proactivos que las empresas pueden tomar para prevenir la terminación del contrato. Al definir claramente las relaciones con contratistas y tomar medidas para mejorar los procesos internos, las aprobaciones pueden acelerarse hasta el punto donde la pérdida de ingresos relacionada con aprobaciones ya no sea una preocupación.

Las solicitudes de propuesta (RFP) deben ser claras, articulando las necesidades de la empresa desde el inicio de la relación. También deben delinear expectativas para el contratista, proporcionando definiciones fácilmente comprensibles de cómo se verá el éxito durante la duración de la relación. Al establecer pautas sólidas en la RFP antes de que se firme un contrato, una empresa se equipa para seleccionar un proveedor de alta calidad cuyas capacidades y expectativas se alineen mejor con el negocio.

Nada durante las fases iniciales de la relación con el proveedor es más importante que el contrato. La empresa debe establecer hitos clave, incluyendo fechas de inicio y fin; definir requisitos operativos y procedimentales, y delinear claramente las especificaciones de trabajo. Al reiterar las expectativas establecidas en la etapa de RFP, la empresa puede demostrar consistencia al contratista y continuar sentando las bases para que sus propios empleados gestionen la relación eficientemente.

Un alcance de trabajo (SOW) es un complemento crítico del contrato. Donde un contrato podría no contener todos los detalles de un proyecto o tarea continua, un SOW puede crear un canal de comunicación abierto entre la empresa y su proveedor, estableciendo cronogramas de pago y definiendo claramente las responsabilidades de ambas partes. Esto también puede ser una oportunidad para proteger a ambas partes estableciendo limitaciones medibles de responsabilidad.

Una vez firmado el contrato y comenzado el trabajo, la empresa debe cumplir con los términos delineados en la RFP, el contrato y el SOW. Si se hace correctamente, la empresa habrá considerado cómo implementar herramientas y procesos capaces de facilitar un sistema de aprobaciones eficiente, y podrá posicionarse para ejecutar ese plan. Al hacer un seguimiento de plazos de pago periódicos, trabajo completado y cualquier eventualidad externa impredecible que pueda haber surgido durante la ejecución, todo lo que queda es asegurar que los líderes empresariales puedan acceder y firmar fácilmente todas sus aprobaciones necesarias, ahorrando tiempo y dinero y preservando frágiles relaciones con proveedores.

Si bien las relaciones con proveedores pueden romperse debido a aprobaciones retrasadas o perdidas, las empresas pueden mantener contentos a los proveedores y eliminar el estrés de las aprobaciones con la planificación y procesos adecuados. Como resultado, los empleados en todos los niveles quedan libres para enfocarse en otras tareas.

Las aprobaciones deben sacarse del correo electrónico y consolidarse en una plataforma empresarial de aprobaciones fácil de entender, para que gerentes y líderes empresariales puedan tomar decisiones rápida y eficientemente, ya sea que prefieran gestionar aprobaciones usando su dispositivo móvil, navegador de escritorio o incluso una herramienta de colaboración como Slack o Microsoft Teams. Cuando las aprobaciones fluyen sin problemas, tendrán un efecto profundo en asegurar que una empresa prevenga pérdidas y trampas potenciales en sus relaciones con terceros.

Dave Charlesworth es vicepresidente de ventas en Capriza, una plataforma empresarial de aprobaciones.