Gestión de activos explicada: Optimizando el valor y el cumplimiento de los activos

Definición de gestión de activos

La gestión de activos es un proceso para rastrear y monitorizar los activos fijos y/o móviles de una empresa con fines de contabilidad financiera, mantenimiento preventivo y disuasión del robo. Es importante para el cumplimiento y la gestión del resultado final, pero se vuelve especialmente compleja para organizaciones con múltiples ubicaciones, flotas, trabajadores de servicio en campo u otras situaciones complejas de activos. Las soluciones de seguimiento de activos eficaces son críticas para el monitoreo eficiente de ubicaciones, conteos de inventario y supervisión de mantenimiento, condición de activos y depreciación de activos de alto valor y críticos para el negocio.

Las organizaciones pueden adoptar prácticas de gestión de activos como soluciones de software, métodos de seguimiento automatizado con escáneres fijos y códigos de barras, o etiquetas de activos con lectores portátiles que generan informes para ayudarles a gestionar sus activos. Implementar soluciones eficaces mientras la empresa es pequeña fomenta un crecimiento sin problemas, especialmente con las soluciones integrales y escalables disponibles hoy.

Desafíos de la gestión de activos

Las pequeñas empresas y nuevas organizaciones pueden pasar por alto la necesidad de soluciones integrales y retrasar la implementación. En muchos casos, estas mismas organizaciones descubren que se ven abrumadas por la documentación manual y los procesos de seguimiento a medida que la empresa crece y acumula mayor volumen y variedad de activos.

En algunos sectores como salud y gobierno, las regulaciones exigen que ciertos activos sean monitoreados y gestionados cuidadosamente. Entender las regulaciones del sector es esencial para desarrollar programas de gestión de activos que garanticen el cumplimiento normativo continuo y seleccionar soluciones de seguimiento específicas que cumplan especificaciones regulatorias.

En otros sectores como servicios públicos, las regulaciones no siempre dictan cómo rastrear o gestionar activos. Sin embargo, en estos sectores es común que las mejores prácticas recomienden el uso de programas integrales para optimizar rendimiento, mantener niveles de servicio consistentes y gestionar costes generales.

Más allá del cumplimiento normativo, muchas organizaciones necesitan depreciar activos de alto valor, monitorizar el rendimiento de equipos y maquinaria, localizar rápidamente piezas y determinar la última fecha de mantenimiento, entre multitud de otros escenarios que hacen de la gestión de activos eficaz una necesidad para empresas modernas. Mantener el seguimiento de diversos estados y documentación operativa a través de varios sistemas, documentos o aplicaciones dificulta la consolidación de datos para informes.

Además, la falta de integración de sistemas de datos deja pasar oportunidades para descubrir formas de optimizar rendimiento, mejorar productividad e impulsar el resultado final. Un programa de gestión de activos centralizado e integral resuelve estos desafíos y ofrece una ventaja competitiva mediante mayor visibilidad y capacidad para identificar oportunidades de mejora de rendimiento y reducción de costes.

Beneficios de la gestión de activos

Cuando la gestión de activos se maneja correctamente, las organizaciones cosechan los beneficios. Por ejemplo, las que la gestionan bien obtienen ahorros y aumentan eficiencia y productividad. Específicamente, una gestión precisa a menudo genera ahorros fiscales sustanciales en deducciones por depreciación. Las organizaciones que utilizan mejores prácticas también cumplen más fácilmente con los estándares GASB 34 y GASB 35.

No solo ayuda a controlar finanzas y productividad, permitiendo mayor eficiencia y rentabilidad, sino que también mejora los procedimientos de seguimiento de activos e inventario. Por ejemplo, los sistemas integrales de software recopilan información sobre el rendimiento de activos fijos e integran con bases de datos de la empresa para que gestores de inventario y activos puedan rastrear ambos por separado pero comparar procedimientos en almacenes. Cuando los códigos de barras de activos e inventario trabajan juntos, las operaciones se vuelven más fluidas y mejora la responsabilidad.

Mejores prácticas de gestión de activos

Hay varias cosas que las organizaciones pueden hacer para gestionar mejor sus activos. Algunas de las más importantes incluyen…

• Usar las mejores herramientas para el trabajo – Una gestión de primer nivel incluye utilizar software para asegurar la precisión y un proceso optimizado. Asegúrese de que su sistema sea escalable para crecer con su empresa.
• Confiar en etiquetas de códigos de barras que duren la vida del activo – Para gestionar datos de activos con precisión, es importante usar etiquetas de códigos de barras y marcas de identificación diseñadas a medida, junto con soluciones de software y hardware a medida, para crear un programa de gestión de activos. En ese programa deben incluirse etiquetas de activos y labels de códigos de barras duraderos, como las Etiquetas de Activos de Aluminio Metalphoto® Rígido de Camcode, de alto rendimiento y legibles hasta 20 años incluso en condiciones adversas. Las etiquetas de Camcode son compatibles para fácil integración con los principales sistemas de gestión de activos.
• Automatizar procesos de gestión de activos – Adoptar un programa completo, con etiquetas y labels duraderos, y herramientas como escáneres y software, facilita un proceso fluido y automatizado. Las etiquetas incluyen información precisa, y los lectores y software prácticamente eliminan errores por entrada manual de datos.
• Eliminar activos fantasma – Los activos fantasma son aquellos perdidos, robados o dados de baja, pero que siguen listados como activos fijos activos en el sistema. Empresas con alto porcentaje de activos fantasma a menudo pagan impuestos y seguros de más en hasta un 30%. No solo dañan el resultado final, sino que causan fallos en la precisión de los estados financieros y suponen una amenaza para ejecutivos responsables de cumplimiento. Además, resultan en productividad perdida porque activos faltantes o inutilizables no están disponibles cuando se necesitan.

La gestión de activos permite mayor visibilidad, precisión e informes. Capturar datos precisos con sistemas de gestión de activos como parte de programas ayuda a las organizaciones a agilizar operaciones, mejorar finanzas, ahorrar en impuestos y mejorar su resultado final y productividad general.

Imagen vía Flickr por Gwan Kho

Lecturas recomendadas sobre gestión de activos

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