¿Qué es la gestión de activos?

Una definición de gestión de activos
La gestión de activos es un proceso para rastrear y monitorear los activos fijos y/o móviles de una empresa con fines de contabilidad financiera, mantenimiento preventivo y disuasión de robos. La gestión de activos es importante para el cumplimiento y la gestión de los resultados finales, pero se vuelve especialmente compleja para organizaciones con múltiples ubicaciones, flotas, trabajadores de servicio de campo u otras situaciones complejas de activos. Las soluciones efectivas de seguimiento de activos son fundamentales para el monitoreo eficiente de la ubicación, los recuentos de inventario y la supervisión del mantenimiento, la condición de los activos y la depreciación de los activos críticos para el negocio y de alto valor.
Las organizaciones pueden adoptar prácticas de gestión de activos, como soluciones de software de gestión de activos. , métodos de seguimiento automatizados con lectores fijos y códigos de barras, o etiquetas de activos con lectores portátiles de códigos de barras que generan informes para ayudarlos a administrar sus activos. La implementación de soluciones efectivas de gestión de activos mientras una empresa es pequeña fomenta un crecimiento continuo, particularmente con las soluciones integrales y escalables disponibles en la actualidad.
Desafíos de la gestión de activos
Las pequeñas empresas y las nuevas organizaciones pueden pasar por alto la necesidad de soluciones integrales de gestión de activos y retrasar la implementación. En muchos de estos casos, estas mismas organizaciones pueden encontrar que se ven abrumadas con la documentación manual y los procesos de seguimiento de activos a medida que la empresa crece y acumula un mayor volumen y variedad de activos.
En algunas industrias, como la atención médica y el gobierno, las regulaciones exigen que ciertos activos sean cuidadosamente monitoreados y administrados. Comprender las regulaciones de la industria es esencial para desarrollar programas efectivos de gestión de activos que garanticen el cumplimiento normativo continuo y seleccionar soluciones de seguimiento de activos específicas de la industria que cumplan con las especificaciones regulatorias.
En otras industrias, como las de servicios públicos, las regulaciones no siempre dictan cómo se deben rastrear los activos. o gestionado. En estas industrias, sin embargo, es común que las mejores prácticas recomienden el uso de programas integrales de administración de activos para optimizar el rendimiento, mantener niveles de servicio constantes y administrar los costos generales.
Más allá del cumplimiento normativo, muchas organizaciones necesitan depreciar activos de alto valor, monitorear el rendimiento de equipos y maquinarias, ser capaz de localizar piezas rápidamente y determinar la última fecha de mantenimiento, entre una multitud de otros escenarios que hacen que la gestión eficaz de activos sea una necesidad para las empresas modernas. Hacer un seguimiento de varios estados y documentación operativa en varios sistemas, documentos o aplicaciones diferentes dificulta la consolidación de datos para la generación de informes.
Además, no integrar los sistemas de datos deja oportunidades perdidas para descubrir formas de optimizar el rendimiento y mejorar la productividad y aumentar los resultados de la empresa. Un programa integral y centralizado de administración de activos resuelve estos desafíos y ofrece una ventaja competitiva para las organizaciones actuales a través de una mayor visibilidad y la capacidad de identificar oportunidades de mejora del rendimiento y reducción de costos.
Beneficios de la administración de activos
Cuando la gestión de activos se maneja correctamente, las organizaciones cosechan los beneficios. Por ejemplo, las organizaciones que manejan correctamente la gestión de activos obtienen ahorros y ven un aumento en la eficiencia y la productividad. Específicamente, la gestión precisa de activos a menudo produce ahorros fiscales sustanciales en las deducciones por depreciación. Las organizaciones que utilizan las mejores prácticas de gestión de activos también tienen más facilidad para cumplir con los estándares GASB 34 y GASB 35.
La gestión adecuada de activos no solo ayuda a las empresas a controlar mejor sus finanzas y productividad y permite una mayor eficiencia y rentabilidad, sino que también mejora el seguimiento de activos y los procedimientos de inventario. Por ejemplo, los sistemas integrales de software de gestión de activos recopilan información sobre el rendimiento de los activos fijos y se integran con las bases de datos de la empresa para que los administradores de inventario y los administradores de activos puedan rastrear los activos y el inventario por separado y comparar los procedimientos en los almacenes. Cuando los códigos de barras de activos e inventario funcionan juntos, las operaciones se vuelven más fluidas y la responsabilidad mejora.
Mejores prácticas de gestión de activos
Hay bastantes cosas que las organizaciones pueden hacer para administrar mejor sus activos. Algunas de las mejores prácticas de gestión de activos más importantes incluyen...

• Utilizar las mejores herramientas para el trabajo – La gestión de activos de primer nivel incluye el uso de software para garantizar la precisión de su gestión de activos y un proceso optimizado. Asegúrese de que su sistema de gestión de activos sea escalable para que pueda crecer con su empresa.

• Confiar en etiquetas de código de barras que duran toda la vida útil del activo – Para gestionar los datos de los activos con precisión, es importante utilizar etiquetas de código de barras y marcas de identificación diseñadas a medida, junto con soluciones de software y hardware adaptadas, para crear un programa de gestión de activos. Incluido en ese programa debe haber etiquetas de activos duraderos y etiquetas de código de barras como Rigid Metalphoto ^® de Camcode. Etiquetas de activos de aluminio, que son de alto rendimiento y permanecen legibles hasta 20 años, incluso en condiciones adversas. Las etiquetas de activos de aluminio Rigid Metalphoto® de Camcode y otras etiquetas de activos y etiquetas de código de barras específicas de la aplicación garantizan la eficiencia, ya que permiten a las organizaciones realizar la adquisición de datos de manera más rápida y sencilla y dan como resultado una mayor productividad y costos de mano de obra reducidos. Las etiquetas de código de barras y las etiquetas de activos de Camcode son compatibles para una fácil integración con los principales sistemas de gestión de activos.

• Automatización de los procesos de gestión de activos – La adopción de un programa de gestión de activos, completo con etiquetas de códigos de barras duraderas y etiquetas de activos y herramientas de gestión de activos, incluidos lectores de códigos de barras y software, facilita un proceso de gestión de activos automatizado y sin problemas. Las etiquetas y los rótulos incluyen información precisa, y los lectores y el software prácticamente eliminan los errores causados ​​por la captura y entrada manual de datos.

• Eliminación de activos fantasma – Los activos fantasma son aquellos que se han perdido, robado o catalogado como inutilizables, pero aún figuran como un activo fijo activo en el sistema. Las empresas con un alto porcentaje de activos fantasma a menudo pagan en exceso impuestos y seguros sobre esos activos hasta en un 30%. Sin embargo, los activos fantasma no solo dañan los resultados de una organización. También corren el riesgo de causar fallas en la precisión de las finanzas corporativas y representan una amenaza para los ejecutivos que son responsables de garantizar el cumplimiento de las regulaciones. Finalmente, los activos fantasma dan como resultado una pérdida de productividad porque los activos perdidos e inutilizables no están disponibles cuando se necesitan.

La gestión de activos permite una mayor visibilidad, precisión e informes. La captura de datos precisos con los sistemas de gestión de activos como parte de los programas de gestión de activos ayuda a las organizaciones a agilizar las operaciones, mejorar las finanzas, ahorrar en impuestos y mejorar su rentabilidad y productividad generales.
Imagen vía Flickr por Gwan Kho
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