Cuatro formas en que los datos de campo en vivo pueden agilizar la gestión de proyectos

El papel de director de proyectos de construcción no es para los débiles de corazón. Son los ojos y los oídos de todo lo que sucede en un lugar de trabajo y son responsables de mantener informados al personal de la oficina y a otras partes interesadas clave. Además de eso, dedican su tiempo a planificar, comparar y administrar el tiempo y el riesgo, así como a distribuir recursos y administrar el presupuesto de los proyectos.

Hasta hace poco, ser gerente de proyectos requería una gran cantidad de procesos de documentación manual que incluyen papel, hojas de cálculo y múltiples tipos de soluciones tecnológicas, lo que ha limitado en gran medida su efectividad. Afortunadamente, la capacidad de tener y compartir datos de campo en vivo cambia todo eso. Los datos de campo en vivo brindan a los gerentes de proyectos la capacidad de aligerar su carga de trabajo de administración de datos y enfocarse más en los elementos humanos de sus proyectos, expandiendo su huella geográfica y brindándoles la capacidad de aumentar la productividad general de sus proyectos.

Aquí hay cuatro áreas clave donde los datos de campo en vivo pueden exponer riesgos, compartir información y mejorar la eficiencia del proyecto.

Conocimiento en tiempo real

Los gerentes de proyecto que dependen de compartir información en papel o en persona están luchando. Antes de COVID-19, los gerentes de proyectos a menudo se demoraban en transferir datos de campo a la oficina. Ahora, con tantos empleados de oficina trabajando de forma remota, el tiempo de espera ha aumentado ya que las empresas no tienen una ubicación de oficina central a la que entregar los datos. Este retraso es una de las razones por las que es tan imperativo que las empresas tomen medidas para garantizar que los datos se puedan recopilar y distribuir con solo hacer clic en un botón.

Las soluciones de datos de campo en vivo ofrecen soporte como seguimiento del tiempo basado en la nube, seguimiento de equipos, formularios móviles con archivos adjuntos de fotos o videos, seguimiento del progreso e integración con sistemas empresariales y de nómina. Armados con estas herramientas, los gerentes de proyecto pueden estar al tanto de lo que está sucediendo en el campo y tomar medidas correctivas si es necesario sin estar físicamente en el lugar de trabajo. Al eliminar las demoras en las horas de trabajo y los informes de progreso, los gerentes de proyecto pueden hacer ajustes rápidamente a los empleados y las ubicaciones de los equipos para llenar los vacíos, ya sea que estén en el lugar de trabajo o no. Todos los empleados pueden acceder cómodamente a soluciones basadas en la nube a través de teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos. Incluso cuando los empleados de campo trabajan en ubicaciones remotas sin servicio, los datos de campo en vivo se siguen recopilando sin conexión a medida que se realiza el trabajo, por lo que los datos se pueden compartir y sincronizar posteriormente con la solución de plataforma en la nube una vez que el dispositivo vuelve a estar en servicio.

Las plataformas de datos de campo en vivo aumentan drásticamente la precisión de los datos de campo recopilados porque se recopilan en tiempo real y luego se integran de nuevo en los otros sistemas de software de la empresa. Esto elimina la entrada manual de datos, los errores de tecleo y la reasignación de los costos del trabajo, y conecta al gerente del proyecto con el progreso de los empleados. Con la recopilación de datos optimizada y completamente digitalizada, el informe del resultado final en el ERP es preciso. Con los datos de campo en vivo, los gerentes de proyectos pueden tener confianza en los informes de estado de sus proyectos y dedicar más tiempo a analizar cómo administrar el proyecto para que sea rentable en lugar de dedicar todo su tiempo a la recopilación y entrada de datos de forma manual.

Gestión laboral

Los costos laborales suelen ser la categoría de gastos variables más grande para un proyecto de construcción, lo que a menudo lo convierte en uno de los riesgos más importantes de sobrecostos. Dado que la falta de mano de obra calificada sigue siendo uno de los principales problemas en 2020 para la industria de la construcción, estos recursos son valiosos y deben utilizarse plenamente.

Cuando no está físicamente en el lugar de trabajo, un gerente de proyecto no tiene una forma confiable de asegurarse de que los empleados estén realmente en el lugar de trabajo realizando el trabajo o que estén desayunando en la calle. Tampoco sabrían con certeza si los empleados están enviando el trabajo de un día completo en sus tarjetas de tiempo o evren para sus amigos en el equipo en ocasiones en que abandonan el lugar de trabajo temprano por la mañana. Esto puede ser un factor de riesgo sustancial cuando se informan horas de trabajo sin ningún resultado real como en los ejemplos anteriores. Esto también puede dar lugar a horas extraordinarias artificiales en un proyecto y aumentar drásticamente los costos laborales generales.

Los gerentes de proyectos a menudo tienen dificultades para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y las tareas, especialmente a medida que aumenta el número de sitios de trabajo. La pérdida de productividad, si no se controla y mitiga, puede fácilmente salirse de control en cualquier proyecto, destruyendo las ganancias y erosionando la satisfacción del cliente.

Poner la tecnología en manos de cada trabajador, capataz y supervisor no es complicado. De hecho, es tan simple como hacer que usen una aplicación en su teléfono inteligente. El reconocimiento facial y el rastreo por GPS con geofencing permiten a los gerentes de proyecto saber dónde está el empleado y si el empleado correcto está registrando su entrada y salida. Los gerentes de proyecto y los supervisores en el campo pueden recibir alertas cuando los empleados ingresan o salen cuando las fotos de perforaciones no coinciden con su foto de perfil o cuando están fuera de la geovalla del lugar de trabajo mientras está sucediendo. Con datos de campo en vivo, un gerente de proyecto puede recibir informes de horas de trabajo regulares sobre cada código de costo, lo que le permite rastrear fácilmente el tiempo y la productividad de los empleados, lo que les permite evitar demoras que se derivan de datos inexactos o retenidos.

Los datos de campo en vivo también automatizan la integración de los datos recopilados en y desde el ERP, lo que garantiza que cualquier nuevo código de costo, proyecto o nuevo empleado se sincronice automáticamente con la aplicación de recopilación de datos. Esto permite a los empleados de campo ingresar con precisión su tiempo y asignarlo al código de costo o proyecto correcto en tiempo real para el gerente de proyecto sin trabajo adicional para el gerente de proyecto.

Asignación de equipos

Los proyectos de construcción se basan en la optimización de los equipos de la empresa. Sin datos de campo en vivo para saber quién tiene qué equipo y a qué proyecto está asignado, puede ser difícil conseguir que los empleados tengan el equipo adecuado para realizar su trabajo de manera segura y eficiente. Los empleados en el campo y los supervisores pierden tiempo haciendo llamadas telefónicas innecesarias, enviando mensajes de texto y correos electrónicos adicionales para ubicar el equipo correcto, o algunas veces los gerentes de proyecto alquilan artículos innecesarios cuando no pueden ubicar el equipo apropiado.

Estas ineficiencias pueden parecer pequeñas, pero los problemas de recursos sistemáticos se suman a grandes costos durante la vida de un proyecto. Los datos de campo en vivo brindan a los gerentes de proyectos una visibilidad precisa en tiempo real del inventario, la asignación y el uso de los equipos. Los gerentes de proyecto pueden planificar de manera proactiva la compra o el alquiler de nuevos equipos en función del uso real de los activos, o programar reparaciones en función de las solicitudes de mantenimiento a través de la aplicación móvil. También verán qué equipo está infrautilizado o sobreutilizado.

El progreso de la producción realizado por los trabajadores se puede ver en tiempo real, lo que brinda flexibilidad para reasignar al personal a las ubicaciones que pueden aprovechar mejor sus fortalezas. Este tipo de información les permite tomar medidas, como equilibrar el uso del equipo para extender el ciclo de vida útil del activo y reducir los costos de reemplazo de activos. O administrar adecuadamente la fuerza laboral para evitar horas extraordinarias innecesarias. La distribución adecuada asegura que la herramienta correcta esté en el lugar correcto en el momento correcto para que los trabajadores puedan continuar progresando sin retrasos.

Comunicación con las partes interesadas

La comunicación desde el campo a la oficina puede ser tan difícil, si no más, que en todo el lugar de trabajo. A un alto nivel, las partes interesadas internas y externas desean saber si el proyecto está dentro del cronograma, dentro del presupuesto y si existen riesgos potenciales en el futuro. Para que un gerente de proyecto tenga este tipo de visibilidad, necesita acceso a datos de campo en vivo que muestren informes de registro diarios, horas de trabajo, cantidades completadas por código de costo e informes de seguridad completos. Es un desafío para los gerentes de proyectos con recopilación y procesamiento manual de datos tener este nivel de visibilidad.

Desde una perspectiva de gestión de proyectos, los datos de campo en vivo han cambiado por completo el juego. Los supervisores de campo comunican claramente el estado diario del proyecto mediante formularios móviles con fotos adjuntas con marcas y las envían automáticamente a los gerentes de proyecto. Los gerentes de proyecto ya no tienen que compilar los informes de registro diarios de múltiples formularios en papel y también tienen que buscar en varios correos electrónicos con archivos adjuntos de fotos para asegurarse de que están usando las fotos correctas para comunicar con precisión el estado actual del proyecto en las reuniones de estado del proyecto. Las partes interesadas internas y externas, a su vez, recibirán informes de registro diarios en tiempo real sin aumentar la carga de trabajo del director del proyecto. Luego, el gerente del proyecto puede discutir el informe de registro diario en las reuniones de estado del proyecto con los propietarios y desarrolladores o las partes interesadas internas clave del proyecto en función de datos de campo en vivo precisos.

En proyectos más pequeños, los formularios móviles con datos de campo en vivo y fotos incrustadas con marcas y anotaciones pueden eliminar la necesidad de gerentes de proyecto adicionales porque los informes de registro diarios automatizados comunican el estado del proyecto de manera más completa y precisa. Para un ejemplo del mundo real, un contratista eléctrico de Carolina del Norte que utilizó formularios digitales en vivo con integraciones de fotos y video descubrió que los formularios móviles ricos en medios en tiempo real transfieren la información del estado del proyecto de manera más precisa, efectiva y eficiente que contratar gerentes de proyecto adicionales. Los datos de campo en vivo ampliaron la eficacia de cada director de proyecto y mantuvieron los resultados de la empresa.

Los proyectos de construcción requieren una planificación y una gestión exhaustivas para que se ejecuten correctamente desde la licitación hasta su finalización. Decir que los gerentes de proyectos están muy ocupados sería quedarse corto. Los datos de campo en vivo han cambiado el enfoque de los gerentes de proyectos de recopilar y registrar datos a revisarlos y analizarlos. Los días de volar a ciegas o con datos que tienen semanas o meses son cosa del pasado. Tener los datos disponibles de inmediato a medida que se completan las tareas puede hacer que un proyecto pase de ser completamente difícil de manejar a administrarse de manera efectiva. Las soluciones de datos de campo en vivo brindan a los gerentes de proyectos las herramientas que necesitan para aumentar el seguimiento de datos críticos, la generación de informes y la productividad.

Mike Merrill es cofundador y director de operaciones de WorkMax.