Cómo los datos de campo en vivo agilizan la gestión de proyectos de construcción: 4 formas clave

El papel de gerente de proyecto de construcción no es para los débiles de corazón. Son los ojos y oídos de todo lo que sucede en un sitio de trabajo y son responsables de mantener al personal de oficina y otras partes interesadas clave informados. Además de eso, pasan su tiempo planificando, haciendo benchmarking y gestionando tiempo y riesgo, así como distribuyendo recursos y gestionando el presupuesto del proyecto.

De procesos manuales a datos en vivo

Hasta recientemente, ser un gerente de proyecto requería un número extenso de procesos de documentación manuales que incluyen papel, hojas de cálculo y múltiples tipos de soluciones tecnológicas, lo que ha limitado enormemente su efectividad. Afortunadamente, la capacidad de tener y compartir datos de campo en vivo cambia todo eso. Los datos de campo en vivo dan a los gerentes de proyecto la capacidad de aligerar su carga de trabajo de gestión de datos y enfocarse más en los elementos humanos de sus proyectos, expandiendo su huella geográfica y dándoles la capacidad de aumentar su productividad general del proyecto.

Cuatro áreas clave donde los datos de campo en vivo marcan la diferencia

Conocimiento en tiempo real

Los gerentes de proyecto que dependen de compartir información en papel o en persona están luchando. Antes del COVID-19, los gerentes de proyecto a menudo se retrasaban transfiriendo datos de campo a la oficina. Ahora, con tantos empleados de oficina trabajando remotamente, el tiempo de retraso ha aumentado ya que las empresas no tienen una ubicación de oficina central para entregar los datos. Este retraso es una razón por la que es imperativo que las empresas tomen medidas para asegurar que los datos puedan ser recopilados y distribuidos con el clic de un botón.

Las soluciones de datos de campo en vivo ofrecen soporte como seguimiento de tiempo basado en la nube, seguimiento de equipos, formularios móviles con adjuntos de foto o video, seguimiento de progreso e integración con sistemas empresariales y de nómina. Armados con estas herramientas, los gerentes de proyecto pueden tener el pulso de lo que sucede en el campo y tomar acción correctiva si es necesario sin estar físicamente en el sitio de trabajo. Al eliminar retrasos de horas de trabajo y reporte de progreso, los gerentes de proyecto pueden hacer ajustes rápidos a empleados y ubicaciones de equipos para llenar brechas, ya sea que estén en el sitio de trabajo o no. Todos los empleados pueden acceder convenientemente a soluciones basadas en la nube a través de smartphones, tabletas y otros dispositivos. Incluso cuando los empleados de campo trabajan en ubicaciones remotas sin servicio, los datos de campo en vivo continúan siendo recopilados offline mientras el trabajo sucede para que los datos puedan ser luego compartidos y sincronizados con la plataforma de solución en la nube una vez que el dispositivo vuelve a estar en servicio.

Las plataformas de datos de campo en vivo aumentan dramáticamente la precisión de los datos de campo recopilados porque se recopilan en tiempo real y luego se integran de nuevo en los otros sistemas de software de la empresa. Esto elimina la entrada manual de datos, errores de teclado y reasignación de costos de trabajo, y conecta al gerente de proyecto con el progreso del empleado. Con la recopilación de datos optimizada y completamente digitalizada, el resultado final del reporte en el ERP es preciso. Con datos de campo en vivo, los gerentes de proyecto pueden tener confianza en sus reportes de estado del proyecto y pasar más tiempo analizando cómo gestionar el proyecto hacia la rentabilidad en lugar de gastar todo su tiempo en recopilación y entrada manual de datos después del hecho.

Gestión laboral

Los costos laborales son típicamente la categoría de gasto variable más grande para un proyecto de construcción, lo que a menudo lo convierte en uno de los riesgos más significativos para sobrecostos. Dado que la falta de mano de obra calificada continúa siendo uno de los principales problemas en 2020 para la industria de la construcción, estos recursos son preciosos y necesitan ser utilizados plenamente.

Cuando no está físicamente en el sitio de trabajo, un gerente de proyecto no tiene una forma confiable de asegurar que los empleados estaban realmente en el sitio de trabajo realizando trabajo o estaban en la calle desayunando. Tampoco sabrían con certeza si los empleados están presentando un día completo de trabajo en sus tarjetas de tiempo o incluso para sus compañeros en la tripulación en ocasiones que dejan el sitio de trabajo temprano para el día. Esto puede ser un factor de riesgo sustancial cuando hay horas de trabajo reportadas sin ninguna salida real como los ejemplos anteriores. Esto también puede llevar a horas extra artificiales en un proyecto y escalar drásticamente los costos laborales totales.

Los gerentes de proyecto a menudo luchan para rastrear horas de trabajo y tareas, especialmente a medida que aumenta el número de sitios de trabajo. La pérdida de productividad, si no se rastrea y mitiga, puede fácilmente salirse de control en cualquier proyecto, destruyendo ganancias y erosionando la satisfacción del cliente.

Poner tecnología en manos de cada trabajador, capataz y supervisor no es complicado. De hecho, es tan simple como hacer que usen una app en su smartphone. Reconocimiento facial y seguimiento GPS con geofencing permite a los gerentes de proyecto saber dónde está el empleado y que el empleado correcto está fichando entrada y salida. Los gerentes de proyecto y supervisores en el campo pueden ser alertados cuando los empleados fichan entrada o salida cuando las fotos de fichaje no coinciden con su foto de perfil o cuando están fuera del geofence del sitio de trabajo mientras sucede. Con datos de campo en vivo, un gerente de proyecto puede recibir reportes regulares de horas-hombre en cada código de costo permitiéndoles rastrear fácilmente el tiempo y productividad del empleado, permitiéndoles evitar retrasos que provienen de datos inexactos o retenidos.

Los datos de campo en vivo también automatizan la integración de datos recopilados dentro y desde el ERP, lo que asegura que cualquier nuevo código de costo, proyecto o nuevos empleados se sincronicen automáticamente con la app de recopilación de datos. Esto permite a los empleados de campo ingresar su tiempo con precisión y asignarlo al código de costo o proyecto correcto en tiempo real para el gerente de proyecto sin trabajo extra para el gerente de proyecto.

Asignación de equipos

Los proyectos de construcción dependen de optimizar el equipo de la empresa. Sin datos de campo en vivo para saber quién tiene qué pieza de equipo y a qué proyecto está asignado, puede ser difícil conseguir que los empleados tengan el equipo correcto para realizar su trabajo de forma segura y eficiente. Los empleados en el campo y supervisores pierden tiempo haciendo llamadas telefónicas innecesarias, enviando mensajes de texto y correos electrónicos extra para localizar el equipo correcto, o a veces los gerentes de proyecto alquilan artículos innecesarios cuando no pueden localizar el equipo propio apropiado.

Estas ineficiencias pueden parecer pequeñas, pero los problemas sistemáticos de recursos se suman a grandes costos a lo largo de la vida de un proyecto. Los datos de campo en vivo dan a los gerentes de proyecto visibilidad precisa en tiempo real sobre inventario de equipos, asignación y uso. Los gerentes de proyecto pueden planificar proactivamente nuevas compras o alquileres de equipos basados en uso real de activos, o programar reparaciones basadas en solicitudes de mantenimiento a través de la app móvil. También verán qué equipo está subutilizado o sobreutilizado.

El progreso de producción hecho por trabajadores puede ser visto en tiempo real, dando flexibilidad para reasignar personal a las ubicaciones que pueden aprovechar mejor sus fortalezas. Estos tipos de insights les permiten tomar acción, como equilibrar el uso del equipo para extender el ciclo de vida útil del activo y reducir costos de reemplazo de activos. O gestionar adecuadamente la fuerza de trabajo para evitar horas extra innecesarias. La distribución adecuada asegura que la herramienta correcta esté en el lugar correcto en el momento correcto para que los trabajadores puedan continuar progresando sin retrasos.

Comunicación con stakeholders

La comunicación del campo a la oficina puede ser tan difícil si no más difícil que a través del sitio de trabajo. A un nivel alto, stakeholders internos y externos quieren saber si el proyecto está en horario, dentro del presupuesto, y si hay riesgos futuros potenciales. Para que un gerente de proyecto tenga este tipo de visibilidad, necesitan acceso a datos de campo en vivo mostrando reportes de registro diario, horas de trabajo, cantidades completadas por código de costo y reportes de seguridad completados. Es un desafío para los gerentes de proyecto con recopilación y procesamiento manual de datos tener este nivel de visibilidad.

Desde una perspectiva de gestión de proyectos, los datos de campo en vivo han cambiado completamente el juego. Los supervisores de campo comunican claramente el estado diario del proyecto usando formularios móviles con fotos adjuntas con marcas y los envían automáticamente a los gerentes de proyecto. Los gerentes de proyecto ya no tienen que compilar los reportes de registro diario desde múltiples formularios en papel mientras también tienen que hurgar a través de varios emails con adjuntos de fotos para asegurar que están usando las fotos correctas para comunicar con precisión el estado actual del proyecto en reuniones de estado del proyecto. Stakeholders internos y externos recibirán a su vez reportes de registro diario en tiempo real sin agregar a la carga de trabajo del gerente de proyecto. El gerente de proyecto entonces puede discutir el reporte de registro diario en reuniones de estado del proyecto con propietarios y desarrolladores o stakeholders internos clave del proyecto basados en datos de campo en vivo precisos.

En proyectos más pequeños, formularios móviles con datos de campo en vivo y fotos incrustadas con marcas y anotaciones pueden eliminar la necesidad de gerentes de proyecto adicionales porque los reportes de registro diario automatizados comunican el estado del proyecto de manera más completa y precisa. Para un ejemplo del mundo real, un contratista eléctrico de Carolina del Norte usando formularios digitales en vivo con integraciones de fotos y video encontró que formularios móviles ricos en medios en tiempo real transfirieron información de estado del proyecto más precisamente, efectiva y eficientemente que contratar gerentes de proyecto adicionales. Los datos de campo en vivo extendieron la efectividad de cada gerente de proyecto y mantuvieron la línea de fondo de la empresa.

Conclusión: De recolectar datos a analizarlos

Los proyectos de construcción requieren planificación y gestión extensas para ser ejecutados correctamente desde la licitación hasta la finalización. Decir que los gerentes de proyecto tienen las manos llenas sería un eufemismo. Los datos de campo en vivo han cambiado el enfoque de los gerentes de proyecto de recopilar y registrar datos a revisarlos y analizarlos. Los días de volar a ciegas o con datos que tienen semanas o meses de antigüedad son cosa del pasado. Tener los datos inmediatamente disponibles a medida que se completan las tareas puede llevar un proyecto de ser completamente inmanejable a gestionado efectivamente. Las soluciones de datos de campo en vivo dan a los gerentes de proyecto las herramientas que necesitan para aumentar el seguimiento, reporte y productividad de datos críticos.

Mike Merrill es cofundador y director de operaciones de WorkMax.