Cómo la gestión del ciclo de vida de contratos mejora la eficiencia de la cadena de suministro

Más que nunca, las empresas deben monitorear la dinámica de la cadena de suministro en evolución y responder rápidamente. Para obtener visibilidad en tiempo real, colaborar con proveedores y agilizar procesos de negocio, muchas empresas están aprovechando la automatización. Una reciente encuesta de Oxford Economics a 1.000 ejecutivos de cadena de suministro encontró que los encuestados clasificaron "usar automatización para realizar tareas rutinarias" como una meta estratégica principal para la organización en general.

Diseñada para mejorar la productividad diaria, la automatización permite a los usuarios configurar políticas y reglas de negocio dentro de un sistema de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) que se aplican al flujo de tareas, documentos e información a través de actividades comerciales, permitiéndoles avanzar sin necesidad de intervención humana. La automatización permite completar tareas repetitivas simples sin riesgo de error humano. Este artículo explorará los muchos beneficios de usar CLM automatizado para gestionar cadenas de suministro corporativas y cómo las empresas pueden aprovechar mejor la automatización para gestionar el riesgo de proveedores en medio de la pandemia.

1. Proporcionar visibilidad

La automatización permite el acceso a información en tiempo real, lo que permite a las empresas reaccionar instantáneamente a condiciones cambiantes y tomar decisiones informadas en consecuencia. Los sistemas CLM automatizados con portales de proveedores y vendedores pueden servir como única fuente de verdad para conversaciones en tiempo real entre proveedores y vendedores sobre déficits, demanda y retrasos. Tener esta visibilidad en la cadena de suministro permite a las empresas gestionar eficazmente problemas potenciales y desarrollar soluciones de apoyo, así como tener los datos necesarios para pronosticar posibles retrasos y escaseces en el futuro.

2. Alertar sobre riesgo de proveedores

La misma encuesta mencionada encontró que el 39 % de los encuestados ha experimentado un evento de riesgo negativo en algún punto de sus cadenas de suministro en los últimos tres años, y el 40 % encontró que su exposición a riesgos de cadena de suministro ha aumentado en el mismo período. Con la adición de automatización, la cadena de suministro puede monitorearse continuamente para detectar valores atípicos y riesgos potenciales. Los sistemas automatizados de gestión de contratos ayudan a mitigar el riesgo de proveedores al señalar qué suministros faltan, en qué cantidad y si ha ocurrido un incumplimiento de contrato. Además, el CLM avanzado puede utilizar inteligencia artificial para señalar cláusulas riesgosas y acuerdos de proveedores antes de que sean firmados por la organización.

3. Acelerar procesos de negocio

Con la automatización, las empresas pueden eliminar los lentos procesos manuales usados para gestionar cadenas de suministro, lo que libera a los empleados para enfocar esfuerzos en generar valor adicional para la organización. La automatización CLM elimina obstáculos en procesos de cadena de suministro como coordinación, monitoreo, controles de inventario y envío —y permite que todo el proceso se ejecute desde un único sistema seguro.

Las soluciones CLM automatizadas también permiten a empresas y proveedores enviar contratos y otras solicitudes directamente al sistema, acelerando procesos de negocio incluyendo ventas, compras y operaciones legales.

En promedio, los beneficios anteriores reducen el tiempo requerido para completar un contrato en casi un 60 por supuesto, esta ganancia requiere cierta planificación previa: las empresas primero deben definir qué proceso repetitivo puede automatizarse y aportará más valor a la organización. Una vez seleccionada una solución de automatización de flujos de trabajo, los empleados pueden configurar reglas para la tarea dentro de la plataforma y monitorearla mientras completa la tarea especificada, ajustando según corresponda. Ejemplos de tareas ideales para CLM incluyen distribuir contratos, crear facturas y enviar respuestas preescritas a clientes que hacen una pregunta común.

4. Mantener el cumplimiento

Si bien la automatización puede mantener las cosas funcionando sin necesidad de un ojo humano crítico, el cumplimiento y la regulación deben seguir siendo prioridad. Los flujos de trabajo automatizados de CLM pueden programarse para cumplir con regulaciones y políticas corporativas, lo que significa que los empleados ya no necesitan verificar manualmente que cada tarea sea conforme. El CLM también rastrea flujos de trabajo digitales, para que los auditores puedan saber rápida y fácilmente qué tarea se realizó —por quién y a qué hora— eliminando la necesidad de buscar papeleo o rastros de correo electrónico/papel de empleados, dando a todas las partes la tranquilidad de que todos los procesos se siguieron dentro de los límites legales.

La automatización CLM recopila datos para reguladores, asegurando que proveedores y clientes puedan compartir pruebas de que están en cumplimiento. También puede permitir la creación de registros del proceso completo de cadena de suministro de principio a fin, permitiendo a personas autorizadas confirmar que cada paso está dentro de las reglas y regulaciones corporativas establecidas y hacer cambios en consecuencia.

5. Apoyar el trabajo remoto

Para mantener la cadena de suministro moviéndose eficientemente, los sistemas de TI deben poder soportar el nuevo panorama de trabajo remoto, permitiendo a proveedores, socios y clientes acceder a archivos, proteger datos corporativos y gestionar el proceso de principio a fin. Mientras los equipos de TI están bajo presión extrema para mantener a los empleados trabajando remotamente, los sistemas automatizados sin código, incluido CLM, aseguran que los trabajadores remotos puedan personalizar soluciones para satisfacer necesidades de cadena de suministro, sin necesidad de participación continua del departamento de TI. Al no requerir conocimientos de programación, las plataformas sin código permiten a los usuarios crear y ejecutar sus aplicaciones o procesos rápidamente por su cuenta. Con un mercado proyectado a crecer de 13.200 millones de dólares en 2020 a 45.500 millones para 2025, las plataformas low-code y no-code permiten a expertos en cadena de suministro ejecutar las estrategias digitales que funcionen mejor sin necesidad de codificación manual.

A medida que la pandemia de COVID-19 obliga a empresas de todas las industrias a gestionar la imprevisibilidad de la oferta y la demanda, el CLM automatizado es una herramienta crítica para ayudar a las empresas a ganar visibilidad, comunicarse con proveedores y gestionar riesgos, todo mientras permanecen conformes y accesibles para empleados remotos. Las empresas que adopten con éxito el CLM automatizado estarán preparadas para el éxito, no solo frente a un desastre, sino para la satisfacción general del cliente y el crecimiento del negocio.

Colin Earl es CEO de Agiloft.