Cinco formas en que la gestión del ciclo de vida de los contratos puede dar forma a las cadenas de suministro

Ahora más que nunca, las empresas deben monitorear la dinámica de la cadena de suministro en evolución y responder rápidamente. Para obtener visibilidad en tiempo real, colaborar con proveedores y optimizar los procesos comerciales, muchas empresas están aprovechando la automatización. Una encuesta reciente de Oxford Economics realizada a 1000 ejecutivos de la cadena de suministro encontró que los encuestados clasificaron "el uso de la automatización para realizar tareas rutinarias" como un objetivo estratégico principal para la organización en general.

Diseñada para mejorar la productividad diaria, la automatización permite a los usuarios configurar políticas y reglas comerciales dentro de un sistema de gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) que se aplican al flujo de tareas, documentos e información en todas las actividades comerciales, lo que les permite avanzar sin la necesidad de recursos humanos. intervención. La automatización permite completar tareas simples y repetitivas sin riesgo de error humano. Este artículo explorará los muchos beneficios de usar CLM automatizado para administrar las cadenas de suministro corporativas y cómo las empresas pueden aprovechar mejor la automatización para administrar el riesgo de los proveedores en medio de la pandemia.

1. Proporcionar visibilidad

La automatización permite el acceso a información en tiempo real, lo que permite a las empresas reaccionar instantáneamente a las condiciones cambiantes y tomar decisiones informadas en consecuencia. Los sistemas CLM automatizados con proveedores y portales de vendedores pueden servir como una única fuente de información para conversaciones en tiempo real entre proveedores y vendedores sobre deficiencias, demanda y retrasos. Tener esta visibilidad en la cadena de suministro permite a las empresas gestionar de forma eficaz los problemas potenciales y desarrollar soluciones de apoyo, así como disponer de los datos necesarios para pronosticar posibles retrasos y escaseces en el futuro.

2. Alerta de riesgo del proveedor

La misma encuesta mencionada anteriormente encontró que el 39% de los encuestados ha experimentado un evento de riesgo negativo en algún momento de sus cadenas de suministro durante los últimos tres años, y el 40% encontró que su exposición a los riesgos de la cadena de suministro ha aumentado durante el mismo período. Con la incorporación de la automatización, la cadena de suministro se puede monitorear continuamente para detectar valores atípicos y riesgos potenciales. Los sistemas de gestión de contratos automatizados ayudan a mitigar el riesgo del proveedor al señalar qué suministros se están quedando cortos, en qué cantidad y si se ha producido un incumplimiento del contrato. Además, CLM avanzado puede utilizar inteligencia artificial para señalar cláusulas de riesgo y acuerdos con proveedores antes de que la organización los firme.

3. Acelerar los procesos comerciales

Con la automatización, las empresas pueden eliminar los procesos manuales lentos que se utilizan para administrar las cadenas de suministro, lo que libera a los empleados para que concentren sus esfuerzos en generar valor adicional para la organización. La automatización CLM elimina los obstáculos en los procesos de la cadena de suministro, como la coordinación, el monitoreo, las verificaciones de inventario y el envío, y permite que todo el proceso se ejecute desde un único sistema seguro.

Las soluciones CLM automatizadas también permiten que las empresas y los proveedores envíen contratos y otras solicitudes directamente al sistema, lo que agiliza los procesos comerciales, incluidas las operaciones de ventas, adquisiciones y legales.

En promedio, los beneficios anteriores reducen el tiempo necesario para completar un contrato en casi un 60 por ciento. Por supuesto, esta ganancia requiere una planificación inicial:las empresas primero deben definir qué proceso repetitivo se puede automatizar y traerá el mayor valor a la organización. Una vez que se selecciona una solución de automatización del flujo de trabajo, los empleados pueden configurar reglas para la tarea dentro de la plataforma y monitorearla a medida que completa la tarea especificada, ajustándose en consecuencia. Las tareas de ejemplo ideales para CLM incluyen la distribución de contratos, la creación de facturas y el envío de respuestas escritas previamente a los clientes que hacen una pregunta común.

4. Mantener el cumplimiento

Si bien la automatización puede hacer que todo funcione sin la necesidad de un ojo humano crítico, el cumplimiento y la regulación deben ser una prioridad. Los flujos de trabajo CLM automatizados se pueden programar para cumplir con las regulaciones y las políticas corporativas, lo que significa que los empleados ya no necesitan verificar manualmente que cada tarea sea compatible. CLM también rastrea los flujos de trabajo digitales, por lo que los auditores pueden saber rápida y fácilmente qué tarea se realizó, por quién y en qué momento, eliminando la necesidad de desenterrar el papeleo o el correo electrónico de los empleados / rastros de papel, dando a todas las partes la tranquilidad de que se siguieron todos los procesos. dentro de las limitaciones legales.

La automatización CLM recopila datos para los reguladores, lo que garantiza que los proveedores y clientes puedan compartir pruebas de que cumplen. También puede permitir la creación de registros del proceso completo de la cadena de suministro de principio a fin, lo que permite a las personas autorizadas confirmar que cada paso se encuentra dentro de las reglas y regulaciones corporativas establecidas y realizar los cambios correspondientes.

5. Apoyo al trabajo remoto

Para mantener la cadena de suministro en movimiento de manera eficiente, los sistemas de TI deben poder respaldar el nuevo panorama de trabajo remoto, permitiendo que los proveedores, socios y clientes accedan a archivos, protejan los datos corporativos y administren el proceso de un extremo a otro. Si bien los equipos de TI se encuentran actualmente bajo una presión extrema para mantener a los empleados funcionando de forma remota, los sistemas automatizados sin código, incluido CLM, garantizan que los trabajadores remotos puedan personalizar las soluciones para satisfacer las necesidades de la cadena de suministro, sin la necesidad de la participación continua del departamento de TI. Al no requerir conocimientos de programación, las plataformas sin código permiten a los usuarios crear y ejecutar sus aplicaciones o procesos rápidamente por su cuenta. Con un mercado proyectado para crecer de $ 13,2 mil millones en 2020 a $ 45,5 mil millones para 2025, las plataformas de código bajo y sin código permiten a los expertos en cadena de suministro ejecutar qué estrategias digitales funcionan mejor sin la necesidad de codificación manual.

A medida que la pandemia de COVID-19 obliga a las empresas de todas las industrias a gestionar la imprevisibilidad de la oferta y la demanda, el CLM automatizado es una herramienta fundamental para ayudar a las empresas a ganar visibilidad, comunicarse con los proveedores y gestionar los riesgos, todo ello sin dejar de cumplir y ser accesible para los empleados remotos. Las empresas que adopten con éxito CLM automatizado estarán preparadas para el éxito, no solo frente a un desastre, sino para la satisfacción general del cliente y el crecimiento comercial.

Colin Earl es director ejecutivo de Agiloft.