Superando cinco obstáculos en el envío desde oficinas en casa para equipos remotos

Para muchas empresas, el éxodo masivo de este año de espacios de oficina compartidos ha llevado a una carrera para equipar a los empleados con las mejores herramientas tecnológicas y sistemas empresariales basados en la nube para apoyar el trabajo remoto. Particularmente desafiantes son las soluciones para aquellos procesos que tradicionalmente han dependido de una estructura corporativa centralizada —como salas de correo y departamentos de envío.

¿Cómo implementar eficazmente una solución a nivel de empresa que permita a los empleados enviar y despachar material de negocio de forma segura, eficiente y rentable desde ubicaciones dispersas?

Las organizaciones que antes gestionaban, digamos, cuatro oficinas corporativas deben averiguar cómo gestionar eficazmente 4.000 oficinas en casa. No se puede simplemente tirar documentos en un carrito de correo o dejar un paquete en un centro de correo. En última instancia, se ha perdido un conocimiento tribal significativo que normalmente gestionaría esos procesos.

Independientemente de cuántas ubicaciones de oficina en casa tenga en el entorno actual, deberá averiguar cómo automatizar y controlar la incorporación, configuración y puesta en marcha a lo largo de cinco fases clave de implementación que normalmente confiaría a un equipo central para gestionar en una ubicación física.

1. Configuración del sistema

Primero y ante todo, asegúrese de que el nuevo sistema basado en la nube que elija le permita crear rápidamente cuentas de transportistas y permisos de usuario final. Confirme que tiene capacidades de importación masiva que le permitan cargar información rápidamente, ya sea mediante una simple carga de lista de Excel o integración con su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Esto es fundamental para garantizar que la implementación no se vea obstaculizada por tediosas tareas de entrada manual de datos.

También es crucial una comprensión clara de las operaciones centralizadas de correo y envío de su empresa, para que puedan traducirse en flujos de trabajo específicos por rol. Asegúrese de que el sistema tenga herramientas para adaptar las interfaces de usuario a la forma en que desea trabajar. Identifique a las personas que deben estar involucradas e involúcrelas desde el principio del proceso para que puedan ayudar a capturar todos los procesos y requisitos que el sistema debe hacer cumplir. Elija un campeón del proyecto y asígnele la tarea de unir a administradores y especialistas en un equipo multifuncional que lleve la configuración del sistema hasta su finalización con éxito.

2. Incorporación y capacitación virtual

Una vez configurado el sistema, está listo para implementar la solución de oficina en casa a todo su equipo. Asegúrese de que su equipo sepa quién es el campeón del proyecto —un punto de contacto central que puede atender preguntas y otros problemas que surjan a medida que los usuarios se incorporan al sistema.

Proporcione a los usuarios recursos combinados de incorporación y capacitación que se adapten a múltiples estilos de aprendizaje en el lugar de trabajo, en lugar de adoptar un enfoque único para todos. Los aprendices visuales se beneficiarán de demostraciones de productos y videos de capacitación, al igual que los auditivos si estas herramientas también proporcionan un componente auditivo. Los aprendices verbales, sin embargo, pueden preferir guías de usuario estructuradas, mientras que los cinestésicos (prácticos) querrán sumergirse de inmediato, quizás con un proyecto de muestra en el que puedan practicar.

3. Garantizar la seguridad de los datos

Si bien proporcionar un sistema remoto de correo y envío de oficina en casa permite a su equipo trabajar desde cualquier ubicación con conexión a internet, para muchas empresas esto plantea importantes preocupaciones de seguridad y cumplimiento. Pierde la capacidad de gestionar los dispositivos y conexiones a través de los cuales sus empleados acceden al sistema.

Es importante reevaluar los protocolos de seguridad de su empresa y establecer políticas que protejan tanto a su negocio como a sus trabajadores remotos. Asegúrese de utilizar el acceso de inicio de sesión único (SSO) y aproveche las funciones de seguridad del sistema para reforzar sus esfuerzos —como derechos de visibilidad variables, configuraciones de permisos basados en reglas y procesos de aprobación automatizados. Esto le permitirá mantener el control central sobre quién puede acceder al sistema y qué pueden ver y hacer dentro de él.

4. Garantizar la adopción por parte de los empleados

Como dice el refrán, puedes llevar al caballo al agua, pero no puedes obligarlo a beber. De manera similar, puede equipar a su personal con un sistema remoto seguro y capacitarlos en su uso, pero lograr que lo utilicen es otro desafío. De hecho, la mayoría de las veces que un nuevo software falla, se debe a la falta de adopción por parte de los usuarios, no a la funcionalidad de la herramienta en sí.

Dejar a los empleados solos para elegir sus propios transportistas o métodos de correo y envío puede llevar a la pérdida de control sobre los gastos —o peor, crear un riesgo de seguridad si hacen cola en oficinas de correos o centros de envío de transportistas.

La comunicación de arriba hacia abajo desde un liderazgo ejecutivo comprometido es crucial para demostrar la importancia de la nueva solución de envío para oficina en casa. ¿Por qué está implementando este sistema? ¿Cómo ayudará a la empresa a alcanzar sus objetivos de negocio? ¿Cómo beneficiará a cada empleado en su rol? Adaptar aplicaciones a flujos de trabajo específicos puede ayudar aquí.

Individualizar el "por qué" detrás de la inversión es de particular importancia. Enfatice el sistema como una inversión hecha para beneficiar a los empleados, no solo para facilitar las operaciones habituales durante la operación remota —ya sea para facilitar su trabajo, agilizar o eliminar tareas tediosas, y/o darles información adicional o funcionalidad que no tenían antes.

5. Rastrear la responsabilidad del usuario

No basta con fomentar la adopción por parte de los empleados. También necesita controlarla y rastrearla; idealmente a través de funcionalidades de informes basadas en una única base de datos de transacciones que capture transacciones de correo y envío generadas por todos los usuarios. Las soluciones de envío puntuales o de un solo transportista crean silos de datos que le impiden ejecutar informes consolidados de conciliación de centros de costos, que de otro modo le ayudarían a encontrar excesos de presupuesto o discrepancias entre costos esperados y reales para todos los transportistas.

Además de monitorear la actividad del usuario, muchas soluciones le permiten ejecutar informes para destacar usuarios inactivos. También puede identificar "remitentes rebeldes" que no siguen la política de la empresa, como usar un servicio de transportista express cuando uno terrestre sería más económico, o usar el sistema para procesar envíos personales no autorizados.

A menudo, la falta de uso del sistema o su uso inadecuado se reduce a capacitación y concienciación. Anime a sus empleados a proporcionar retroalimentación sobre puntos de dolor que pueda abordar con herramientas de configuración de administración del sistema.

Aunque aún no está claro cuándo disminuirá la crisis del COVID-19, lo que es cierto es que empleados y empleadores reconocen los beneficios de trabajar desde casa. Muchas organizaciones adoptarán la opción como una "nueva normalidad" mucho más allá de la pandemia.

En consecuencia, las empresas pueden seguir controlando costos y eficiencias, manteniendo a los empleados seguros, con una solución de correo y envío gestionada centralmente para todos los transportistas y todos los usuarios.

Bob Malley es director gerente en Pierbridge.