Cinco obstáculos para el envío desde la oficina central y cómo superarlos

Para muchas empresas, el éxodo masivo de este año del espacio de oficinas compartido ha llevado a una lucha para equipar a los empleados con las herramientas tecnológicas más adecuadas y los sistemas empresariales basados ​​en la nube para respaldar el trabajo remoto. Particularmente desafiantes son las soluciones para aquellos procesos que tradicionalmente se han basado en una estructura corporativa centralizada, como las salas de correo y los departamentos de envío.

¿Cómo se implementa de manera eficaz una solución para toda la empresa que permite a sus empleados enviar por correo y enviar material comercial de manera segura, eficiente y rentable desde ubicaciones dispares?

Las organizaciones que pueden haber administrado anteriormente, digamos, cuatro oficinas corporativas deben descubrir cómo administrar de manera efectiva 4.000 oficinas en el hogar. No puede simplemente tirar documentos en un carrito de correo o dejar un paquete en un centro de correo. En última instancia, ha perdido un conocimiento tribal significativo que normalmente administraría esos procesos.

Independientemente de la cantidad de ubicaciones de oficinas en el hogar que tenga en el entorno actual, deberá averiguar cómo automatizar y controlar la incorporación, la configuración y la puesta en marcha a lo largo de cinco fases clave de implementación que normalmente confiaría en un equipo central para administrar. en una ubicación física.

1. Configuración del sistema

En primer lugar, asegúrese de que el nuevo sistema basado en la nube que elija lo equipe para crear rápida y fácilmente cuentas de operador y permisos de usuario final. Confirme que tiene capacidades de importación masiva que le permitirán luego cargar información rápidamente, ya sea a través de una simple carga de lista de Excel o la integración con su sistema de gestión de recursos humanos (HRMS). Esto es fundamental para garantizar que la implementación no se vea obstaculizada por tediosas tareas manuales de entrada de datos.

También es fundamental tener una comprensión clara de las operaciones de envío y correo centralizadas de su empresa, de modo que puedan traducirse en flujos de trabajo específicos para cada función. Asegúrese de que el sistema tenga herramientas para adaptar las interfaces de usuario a la forma en que desea trabajar. Identifique a las personas que deben participar e involúcrelas desde el principio del proceso para que puedan ayudar a capturar todos los procesos y requisitos que el sistema necesita hacer cumplir. Elija un líder del proyecto y dele la tarea de unir a los administradores y especialistas en un equipo multifuncional que verá la configuración del sistema con éxito hasta su finalización.

2. Incorporación y formación virtuales

Una vez que el sistema esté configurado, estará listo para implementar la solución de oficina en casa para todo su equipo. Asegúrese de que su equipo sepa quién es el campeón del proyecto:un punto de contacto central que puede abordar preguntas y otros problemas que puedan surgir a medida que los usuarios se incorporan al sistema.

Proporcione a los usuarios recursos combinados de incorporación y capacitación que se adapten a múltiples estilos de aprendizaje en el lugar de trabajo, en lugar de adoptar un enfoque único para todos. Los estudiantes visuales se beneficiarán de las demostraciones de productos y los videos de capacitación, al igual que los estudiantes auditivos si estas herramientas también proporcionan un componente auditivo. Los estudiantes verbales, sin embargo, pueden preferir guías de usuario estructuradas, mientras que los estudiantes kinestésicos (prácticos) querrán sumergirse de inmediato, tal vez con un proyecto de muestra en el que puedan practicar.

3. Aplicación de la seguridad de los datos

Si bien proporcionar un sistema de envío de correo y envío remoto para la oficina en el hogar permite que su equipo trabaje desde cualquier lugar con una conexión a Internet, para muchas empresas, esto plantea importantes problemas de seguridad y cumplimiento. Pierde la capacidad de administrar los dispositivos y las conexiones a través de las cuales acceden sus empleados.

Es importante reevaluar los protocolos de seguridad de su empresa y establecer políticas que protegerán tanto a su empresa como a sus trabajadores remotos. Asegúrese de utilizar el acceso de inicio de sesión único (SSO) y aproveche las funciones de seguridad del sistema para reforzar sus esfuerzos, como los derechos de visibilidad variable, la configuración de permisos basada en reglas y los procesos de aprobación automatizados. Esto le permitirá mantener un control central sobre quiénes pueden acceder al sistema y qué pueden ver y hacer dentro de él.

4. Garantizar la participación de los empleados

Como dice el refrán, puedes llevar a un caballo al agua, pero no puedes obligarlo a beber. De manera similar, puede equipar a su personal con un sistema remoto seguro y capacitarlos en cómo usarlo, sin embargo, lograr que lo hagan es otro desafío. De hecho, la mayoría de las veces que falla un nuevo software, se debe a la falta de adopción por parte del usuario y no a la funcionalidad de la herramienta en sí.

Dejar a los empleados solos para elegir sus propios transportistas o métodos de envío por correo y envío puede provocar la pérdida de control sobre los gastos o, lo que es peor, crear un riesgo de seguridad si esperan en las filas de las oficinas de correos o los centros de envío del transportista.

La comunicación de arriba hacia abajo del liderazgo ejecutivo comprometido es crucial para demostrar la importancia de la nueva solución de envío de oficina en casa. ¿Por qué está implementando este sistema? ¿Cómo ayudará a la empresa a alcanzar sus objetivos comerciales? ¿Cómo beneficiará a cada empleado en su función? Adaptar aplicaciones a flujos de trabajo específicos puede ayudar aquí.

Individualizar el "por qué" detrás de la inversión es de particular importancia. Enfatice el sistema como una inversión realizada para beneficiar a los empleados, no solo para facilitar el negocio como de costumbre durante la operación remota, ya sea para facilitar su trabajo, optimizar o eliminar tareas tediosas y / o brindarles información adicional o funcionalidad que antes no tenían. .

5. Seguimiento de la responsabilidad del usuario

Sin embargo, no es suficiente fomentar la aceptación de los empleados. También necesita controlarlo y rastrearlo; idealmente a través de la funcionalidad de informes basada en una única base de datos de transacciones que captura las transacciones de envío y envío generadas por todos los usuarios. Las soluciones de envío puntual o las soluciones de un solo transportista crean silos de datos que le impiden ejecutar informes de conciliación de centros de costos consolidados, que de otro modo lo ayudarían a encontrar sobrecostos presupuestarios o discrepancias entre los costos esperados y reales para todos los transportistas.

Además de monitorear la actividad de los usuarios, muchas soluciones le permiten ejecutar informes para resaltar a los usuarios inactivos. También puede identificar a los remitentes "deshonestos" que no siguen la política de la empresa, como utilizar un servicio de transporte urgente cuando un servicio terrestre sería menos costoso o utilizar el sistema para procesar envíos personales no autorizados.

A menudo, la falta de uso del sistema o el uso inadecuado se reduce a la formación y la conciencia. Anime a sus empleados a proporcionar comentarios sobre los puntos débiles que puede abordar con las herramientas de configuración de administración del sistema.

Si bien aún no está claro cuándo disminuirá la crisis de COVID-19, lo que es seguro es que tanto los empleados como los empleadores reconocen los beneficios de trabajar desde casa. Muchas organizaciones adoptarán la opción como una "nueva normalidad" mucho más allá de la pandemia.

En consecuencia, las empresas pueden continuar controlando los costos y la eficiencia, mientras mantienen seguros a los empleados, con una solución de envío y envío administrada de manera centralizada para todos los transportistas y todos los usuarios.

Bob Malley es director gerente de Pierbridge.