5 estrategias probadas para optimizar cadenas de suministro en salud

Las cadenas de suministro en salud tienden a ser negocios de alto margen, regulados, con requisitos de calidad estrictos, como la necesidad de almacenamiento y transporte en cadena de frío. Sin embargo, a menudo están maduras para mejoras en general.

Las ineficiencias a menudo surgen debido a la externalización de capacidades a proveedores de servicios logísticos (LSP) sin control apropiado, la naturaleza transfronteriza de muchos productos, y regulaciones complejas que a menudo no se comprenden adecuadamente.

Las empresas en el sector pueden realizar mejoras significativas en varias áreas clave, incluyendo costo, inventario y capital de trabajo, calidad de servicio y ventas. Los beneficios potenciales son muchos.

Aquí hay cinco consejos para optimizar cadenas de suministro en salud:

Enfoque en sus proveedores

Uno de los lugares más fáciles para comenzar es consolidando o mejorando la gestión de su base de proveedores. Una gran parte del gasto total de la cadena de suministro radica en la compra de materiales, productos y servicios. Esto podría incluir LSP, proveedores de almacenes, proveedores de materias primas y reempaquetadores. Sin embargo, una vez que externaliza tales capacidades, debe gestionarlas eficazmente —o ellas lo gestionarán a usted.

Las empresas que buscan consolidar proveedores y contratos deben hacer lo siguiente:

• Maximice sus volúmenes. Consolide sus socios de almacén y LSP a través de unos pocos parámetros clave.
• Construya contratos ganar-ganar. Estandarice contratos, incluyendo términos, que construyan verdaderas asociaciones. Hágalo una colaboración de ganancia compartida/dolor compartido.
• Re-licite. Esto es para ayudarle a entender el mercado y mantener a los proveedores competitivos. Mejor aún, construya un contrato totalmente abierto.

Cuando se trata de asegurar el rendimiento del proveedor y la mejora continua:

• Mida en una cadencia regular. Implemente una tarjeta de desempeño equilibrada y realice revisiones de rendimiento mensuales, trimestrales y anuales.
• Mida la mejora delta. ¿Está cambiando con el tiempo, como debería? Si no, ¿por qué no?
• Evalúe el programa de mejora continua contra la madurez de su cadena de suministro.

Al enfocarse en estas dos áreas, verá grandes mejoras en costo y servicio del proveedor.

Enfoque en el rendimiento

Defina e impulse una jerarquía de medidas de cadena de suministro basadas en resultados que sean significativas para sus clientes. Deben ser amplias y profundas, y permitir el análisis de trade-offs entre indicadores clave de rendimiento (KPI). De todos los consejos, este es probablemente el más importante para impulsar mejoras reales y continuas.

Las empresas deberían construir un modelo KPI escalonado basado en la industria enfocado en costo, efectivo, servicio y calidad. Los KPIs deben ser completos y medir toda su cadena de suministro, incluyendo manufactura, distribución, planificación, pronóstico y finanzas. Use puntos de referencia de la industria incluyendo APICS, POBOS y directrices de Gartner para evaluar y ayudar a establecer metas. Podría tener múltiples cadenas de suministro dentro de una sola empresa, cada una con diferentes metas y enfoques.

Establezca metas en cada nivel de la organización. Obtenga el más alto nivel de apoyo empresarial para hacer cumplir el establecimiento de metas en varias partes de la cadena de suministro. Apunte a visibilidad en tiempo real de datos de rendimiento para todo el personal y proveedores.

Mantenga un enfoque en el rendimiento diario, semanal, mensual y anual a través del establecimiento de metas en todos los niveles, para lograr una mejora del 20 % año tras año en indicadores clave.

Habilite la visibilidad

Saber dónde están sus productos terminados en la cadena de suministro en cualquier momento impulsa una gran cantidad de oportunidades de optimización. Pero no es tan fácil como suena.

Reúna sus datos clave. Invierta en lo básico, manteniendo sus datos en un solo lugar para análisis. Esto incluye información sobre productos y SKUs, sitios de manufactura, centros de distribución, carriles de envío, modos, proveedores y clientes.

Desarrolle su capacidad analítica de extremo a extremo. Además, piense en implementar plataformas de software diseñadas para esta compra. Aproveche nuevas capacidades en el campo, incluyendo inteligencia artificial. Si elige comprar un servicio analítico, busque un proveedor logístico de cuarta parte (4PL) o un fuerte proveedor logístico de tercera parte (3PL).

Entienda sus costos

Suena básico, pero muchas empresas no entienden cuánto y dónde están sus costos. Esto también puede ser complicado de evaluar, debido a la falta de una única fuente de verdad sobre el gasto de la cadena de suministro, así como datos inexactos o faltantes.

Recopile sus datos de costo de mercancías y costo de servicio tan a menudo como sea posible. Agrúpelos en categorías estándar para evaluación comparativa y posterior evaluación. Busque cuándo los patrones de costo caen fuera de la norma, y compare internamente y externamente.

Vaya al nivel más bajo de datos —la factura— para entender dónde están las oportunidades de ahorro. En el proceso, descubrirá cualquier patrón de costo no estándar. E inicie proyectos que estandaricen y eliminen desperdicios.

Estandarice, estandarice, estandarice

Muchas organizaciones a gran escala han crecido a través de adquisiciones, lo que inevitablemente conduce a una multitud de procesos y sistemas desarrollados a lo largo de los años. Además, las empresas más descentralizadas permiten que partes locales o regionales del negocio actúen independientemente en algunos aspectos. Esto conduce a muchas oportunidades para mejorar en general.

Estandarice procesos físicos y financieros, usando marcos estándar de la industria como el modelo de Referencia de Operaciones de Cadena de Suministro (SCOR). (¡Y no olvide los datos maestros!) Haga cumplir los estándares a través de patrocinio descendente, y asegúrese de incluir proveedores y clientes.

Mida el rendimiento de sus pasos en proceso y palancas clave de salida para ver qué tan bien se están "pegando". Vincule el rendimiento local, regional y global, y compare regularmente (mientras toma los resultados con pinzas).

No es fácil derribar paredes en toda la organización y hacer que todos piensen y ejecuten el proceso consistentemente, pero vale la pena. Tener un proceso global estándar no significa que no pueda tener variaciones locales; solo tienen que ser gestionadas.

Hay una gran cantidad de oportunidades para mejorar la cadena de suministro típica en salud. La clave es comenzar con una estructura coherente. Cada día que espera es otra venta perdida, costos más altos y un negocio menos rentable. El cambio requiere adoptar un enfoque firme y proporcionar apoyo inquebrantable desde la cima. Y no olvide recurrir a expertos externos en el campo y marcos de la industria para ayudarle en su viaje. No tiene que empezar desde cero y hacerlo todo usted solo.

James Hickland es socio gerente de Northstar Aligned Consulting LLC.