Onboarding eficiente de proveedores: 5 consejos probados para un proceso fluido

El proceso de recopilar datos sobre proveedores prospectivos, completar evaluaciones de cumplimiento y riesgo, e integrarlos en una plataforma o cadena de suministro se conoce colectivamente como onboarding de proveedores. En términos simples, se trata de crear procesos suaves y manejables para desarrollar fuertes relaciones comprador-vendedor —el tipo que resulta en mejores resultados para todas las partes involucradas.

Establecer nuevas relaciones con proveedores puede ser complicado. Si no tiene una metodología clara y establecida para hacer onboarding de proveedores, está arriesgando una relación dañada desde el principio. Asegurar que estos procesos sean eficientes y simplificados antes de intentar un nuevo onboarding ayuda a que la relación comience con el mejor pie posible.

El buen negocio viene de buenas relaciones. Así como nutre a sus clientes, debería hacer lo mismo con proveedores mayoristas o cualquier otro tipo de vendedor.

Un proceso de onboarding funcional formará la base de un sistema robusto de gestión de proveedores y mejorará estas asociaciones cruciales. Lo siguiente también ayudará:

• Mejor seguimiento de datos de flujo de trabajo,
• Automatización de tareas básicas,
• Fuerza laboral conectada,
• Reducción de riesgo,
• Garantía de cumplimiento regulatorio,
• Aumento del retorno de inversión,
• Práctica de optimización de fuerza laboral, y
• Reducción de error humano.

Sin un onboarding robusto de proveedores, en el mejor de los casos enfrenta una caída en la productividad. En el peor, arriesga dañar sus relaciones debido a mala gestión, formación o nutrición.

A continuación, cinco formas de crear un proceso de onboarding de proveedores bien planificado.

Desarrolle una metodología de evaluación y aprobación

Al establecer sus procesos de onboarding, primero tendrá que desarrollar programas precisos de evaluación y aprobación de proveedores. Evaluar cuidadosamente a un nuevo proveedor es crucial para mitigar riesgo y evitar fraude. Hágalo introduciendo y estandarizando flujos de trabajo. Asegúrese de que sus valores y estándares coincidan con aquellos a quienes está incorporando.

Necesita desarrollar conjuntos de preguntas que respondan a sus preocupaciones, divididos en categorías como producción ambiental, requisitos legales, necesidades de seguro, con quién trabajan, y cómo trabajan con ellos. Una vez que esté cómodo con las respuestas, hace que todo el proceso a partir de entonces sea mucho más fácil.

Asegure consistencia en todas las ubicaciones

Muchas empresas, particularmente aquellas con operaciones internacionales, usan diferentes sistemas aislados, a menudo con datos de proveedores inconsistentes. Necesita asegurar que el proceso de onboarding, de arriba a abajo, sea uniforme en todas las ubicaciones.

Utilice tecnología que le ofrezca una visión completa de los datos de sus proveedores y los servicios que proporcionan. Estos datos pueden traducirse a todas las sucursales y departamentos. Asegúrese de que esto se mantenga como la metodología uniforme para asegurar un despliegue suave.

Las campañas de onboarding más exitosas se construyen sobre una cultura de comunicación, pero la buena comunicación no ocurrirá en el vacío. Sus procesos deberían hacer simple para diferentes departamentos, stakeholders y ubicaciones acceder a datos de vendedores, para que todos actúen sobre la información correcta. Este paso impulsará la eficiencia, mientras mitiga el riesgo de retrasos y promueve una relación positiva con el nuevo proveedor en general.

Cree un portal de proveedores

Si no existe uno ya, cree uno para que proveedores prospectivos registren su interés en trabajar con usted. Un correo electrónico de propuesta suele perderse en una bandeja de entrada abarrotada.

Puede tomar varias semanas a unos pocos meses recopilar toda la información relevante requerida para un proceso de onboarding. Crear este portal, combinado con una aplicación de gestión, acelera el proceso para ambas partes.

El portal debe contener todos los formularios relevantes para rellenar, así como información de contacto y referencias. Esto mejora la precisión de los datos, reduce el backlog, y aumenta la visibilidad del proceso.

Asigne importancia estratégica

Los proveedores deben ser evaluados durante el proceso de onboarding basándose en su nivel de importancia para sus operaciones de negocio. Este factor debe ponderarse basándose en la urgencia, coste y dificultad de incorporar.

Si un proveedor ofrece una ganancia inmediata, impúlselos más arriba en una lista. Si otro ofrece algo que quiere, pero no necesariamente necesita en este momento presente, entonces baje su posición en su lista.

Sería mejor segmentar sus proveedores basándose en su prioridad durante el proceso de onboarding, para mejor gobernanza, gestión y desarrollo de relaciones. De esa manera, puede asignar mejor líneas de tiempo y recursos mientras aún se enfoca en operaciones diarias. Todo esto puede integrarse dentro del portal de proveedores mencionado, para que todos los involucrados sepan dónde están.

Invierta en la tecnología adecuada

Incluso los procesos mejor pensados nunca serán totalmente optimizados si aún se hacen en papel por humanos. La automatización e inteligencia artificial potencian sus procesos, eliminan errores, y liberan a su fuerza laboral para enfocarse en tareas de alto valor como reclutar nuevos proveedores o mejorar relaciones existentes. Nunca ha habido un mejor momento para repensar su tecnología de oficina, con la pandemia obligando a todos a pensar diferente en el futuro.

La solución de adquisiciones adecuada puede evitar muchos de los problemas de dentición que surgen con el onboarding de nuevos proveedores. Manteniendo todos sus datos en la nube, puede hacerlos accesibles y controlar quién los usa, asegurando comunicación consistente con las partes relevantes.

Emplee las herramientas de comunicación adecuadas, como servicios VoIP a través de todos los equipos y oficinas, para mejorar la comunicación remota. De esa manera, todos están en la pista y saben qué tan lejos está el proceso de onboarding.

Ya sea contratando freelancers en situaciones de onboarding minorista, la adición de un nuevo vendedor, proceso de solicitud de un socio potencial, o simplemente queriendo saber más sobre las personas que quieren trabajar con usted, debe simplificar y estandarizar su proceso de onboarding.

Recuerde asignar a las personas correctas para gestionar el proceso. Automatice donde pueda. No tenga miedo de ajustar y crear un plan que le ayude a través del 90% de cada proceso de onboarding. (Cada proveedor será un poco diferente.) Establezca expectativas claras e invierta en la tecnología adecuada para ayudarle en el camino.

Acierte estos cinco consejos, y el onboarding de nuevos proveedores se convertirá en una metodología que es fácil de implementar, e incluso más fácil de seguir.

John Allen es director de SEO global en RingCentral, un proveedor global de UCaaS, VoIP y software de centro de contacto.