Cinco consejos para crear un proceso de incorporación de proveedores eficiente

El proceso de recopilar datos sobre posibles proveedores, completar evaluaciones de cumplimiento y riesgos e integrarlos en una plataforma o cadena de suministro se conoce colectivamente como incorporación de proveedores. En pocas palabras, se trata de crear procesos fluidos y manejables para desarrollar relaciones sólidas entre comprador y proveedor, del tipo que se traduce en mejores resultados para todas las partes involucradas.

Establecer nuevas relaciones con los proveedores puede resultar complicado. Si no cuenta con una metodología clara y establecida para incorporar a los proveedores, se arriesga a una relación dañada desde el principio. Asegurarse de que estos procesos sean eficientes y optimizados antes de intentar un nuevo a bordo ayuda a que la relación tenga el mejor comienzo posible.

Los buenos negocios surgen de las buenas relaciones. Así como nutre a sus clientes, también debe hacer lo mismo con los proveedores mayoristas o con cualquier otro tipo de proveedor.

Un proceso de incorporación funcional formará la base de un sólido sistema de gestión de proveedores y mejorará estas asociaciones cruciales. Lo siguiente también ayudará:

• Mejor seguimiento de los datos del flujo de trabajo,
• Automatizar tareas básicas,
• Una fuerza laboral conectada,
• Reducir el riesgo,
• Asegurar el cumplimiento normativo,
• Incrementar el retorno de la inversión,
• Practicar la optimización de la fuerza laboral y
• Reducir el error humano.

Sin una sólida incorporación de proveedores, en el mejor de los casos, se enfrentará a una caída en la productividad. En el peor de los casos, corre el riesgo de dañar sus relaciones debido a una mala gestión, capacitación o crianza.

A continuación se muestran cinco formas de crear un proceso de incorporación de proveedores bien planificado.

Desarrolle una metodología de evaluación y aprobación. Al establecer sus procesos de incorporación, primero deberá desarrollar programas precisos de evaluación y aprobación de proveedores. Evaluar cuidadosamente a un nuevo proveedor es crucial para mitigar el riesgo y evitar el fraude. Haga esto introduciendo y estandarizando los flujos de trabajo. Asegúrese de que sus valores y estándares coincidan con aquellos a quienes está incorporando.

Debe desarrollar conjuntos de preguntas que respondan a sus inquietudes, divididas en categorías como resultados ambientales, requisitos legales, necesidades de seguros, con quién trabajan y cómo trabajan con ellos. Una vez que se sienta cómodo con las respuestas, todo el proceso será mucho más fácil a partir de ese momento.

Garantice la coherencia en todas las ubicaciones. Muchas empresas, especialmente aquellas con operaciones internacionales, utilizan diferentes sistemas en silos, a menudo con datos de proveedores inconsistentes. Debe asegurarse de que el proceso de incorporación, de arriba a abajo, sea uniforme en todas las ubicaciones.

Utilice tecnología que le ofrezca una descripción completa de los datos de sus proveedores y los servicios que brindan. Estos datos se pueden traducir a todas las sucursales y departamentos. Haga que esto se mantenga como la metodología uniforme para garantizar una implementación sin problemas.

Las campañas de incorporación más exitosas se basan en una cultura de comunicación, pero la buena comunicación no se logrará en el vacío. Sus procesos deben simplificar el acceso de los diferentes departamentos, partes interesadas y ubicaciones a los datos de los proveedores, de modo que todos actúen sobre la base de la información correcta. Este paso impulsará la eficiencia, al tiempo que mitiga el riesgo de retrasos y promueve una relación positiva con el nuevo proveedor en todos los ámbitos.

Cree un portal de proveedores. Si aún no existe uno, cree uno para que los posibles proveedores registren su interés en trabajar con usted. Un correo electrónico de propuesta generalmente se pierde en una bandeja de entrada abarrotada.

Puede llevar de varias semanas a algunos meses recopilar toda la información relevante necesaria para un proceso de incorporación. La creación de este portal, combinado con una aplicación de gestión, acelera el proceso para ambas partes.

El portal debe contener todos los formularios relevantes para completar, así como información de contacto y referencias. Esto mejora la precisión de los datos, reduce el retraso y aumenta la visibilidad del proceso.

Asignar importancia estratégica. Los proveedores deben ser evaluados durante el proceso de incorporación en función de su nivel de importancia para sus operaciones comerciales. Este factor debe ponderarse en función de la urgencia, el costo y la dificultad para incorporarse.

Si un proveedor ofrece una ganancia inmediata, colóquelo más en la lista. Si otro ofrece algo que usted desea, pero que no necesariamente necesita en este momento, entonces baje su posición en su lista.

Lo mejor sería segmentar a sus proveedores en función de su prioridad durante el proceso de incorporación, para una mejor gobernanza, gestión y desarrollo de relaciones. De esa manera, puede asignar mejor cronogramas y recursos sin dejar de concentrarse en las operaciones diarias. Todo esto se puede integrar dentro del portal de proveedores mencionado anteriormente, para que todos los involucrados sepan cuál es su posición.

Invierta en la tecnología adecuada. Incluso los procesos mejor pensados ​​nunca se optimizarán por completo si los humanos los siguen realizando en papel. La automatización y la inteligencia artificial potencian sus procesos, eliminan errores y liberan a su fuerza laboral para que se concentre en tareas de alto valor, como la contratación de nuevos proveedores o la mejora de las relaciones existentes. Nunca ha habido un mejor momento para repensar la tecnología de su oficina, ya que la pandemia obliga a todos a pensar de manera diferente en el futuro.

La solución de adquisición adecuada puede evitar muchos de los problemas iniciales que surgen con la incorporación de nuevos proveedores. Al mantener todos sus datos en la nube, puede hacerlos accesibles y controlar quién los usa, lo que garantiza una comunicación constante con las partes relevantes.

Emplee las herramientas de comunicación adecuadas, como los servicios de VoIP en todos los equipos y oficinas, para mejorar la comunicación remota. De esa manera, todo el mundo va por buen camino y sabrá qué tan avanzado está el proceso de incorporación.

Ya sea que se trate de contratar personas independientes en situaciones de incorporación minorista, la adición de un nuevo proveedor, el proceso de solicitud de un socio potencial o simplemente querer saber más sobre las personas que quieren trabajar con usted, debe optimizar y estandarizar su proceso de incorporación.

Recuerde asignar a las personas adecuadas para gestionar el proceso. Automatice donde pueda. No tenga miedo de ajustar y crear un plan que lo ayude en el 90% de cada proceso de incorporación. (Cada proveedor será un poco diferente). Establezca expectativas claras e invierta en la tecnología adecuada para ayudarlo.

Si sigue estos cinco consejos correctamente, la incorporación de nuevos proveedores se convertirá en una metodología fácil de implementar e incluso más fácil de seguir.

John Allen es director de SEO global en RingCentral, un UCaaS global, VoIP y proveedor de software del centro de contacto.