Dominar la gestión de activos digitales: una estrategia integral para la excelencia de activos basada en datos

Imagine que debe construir un caso de negocio para reemplazar un activo antiguo. Necesita su edad, coste original y cualquier auditoría de seguridad reciente que confirme que cumple con los códigos actuales.

Al consultar el CMMS encuentra el campo de coste del activo en blanco y una fecha de 1991. No hay informes de auditoría en el sistema. Recurre a finanzas, que le dicen que el activo se registró en 1984 a un coste de 1,5 millones de dólares.

Los datos siguen pareciendo incorrectos. Pide entonces a ingeniería los documentos originales del proyecto. Un ingeniero senior, el único que recuerda el proyecto, busca en su archivo personal y encuentra el expediente. Muestra un coste de 1,2 millones de dólares y una fecha de instalación de 1983.

Ahora tiene edades y costes contradictorios. ¿Por qué? Investiga más y descubre que la fecha de 1991 del CMMS reflejaba el año en que se implementó el sistema, no la instalación del activo. Finanzas, en una reestructuración de 1984, añadió sistemas auxiliares al registro del activo, inflando el coste. La verdadera fecha de instalación fue 1983 y el coste exacto es 1,2 millones.

Pero, ¿dónde está el informe de auditoría? El ingeniero que lo produjo dejó la empresa y todos los archivos relacionados fueron borrados de la unidad compartida. Tardó tres días en recuperar la información de un socio consultor. ¿Cómo puede una organización tomar decisiones basadas en datos cuando estos no están disponibles?

Aquí entra una estrategia de Gestión de Activos Digitales (DAM) —la piedra angular de cualquier sistema de gestión de activos centrado en datos. DAM garantiza que documentos, imágenes y otra información se almacenen, gobiernen y accedan de forma consistente, creando una única fuente de verdad que soporta el cumplimiento de ISO 55001.

¿Qué implica una estrategia DAM? Es un marco sistemático que define:

• Alcance de los datos (p. ej., imágenes, manuales, planos, certificados, informes, archivos de proyecto, datos de activos y operativos, insights de demanda del mercado)
• Propiedad de los datos y derechos de acceso
• Períodos de retención
• Vías de integración entre sistemas para eliminar la doble entrada y reducir errores
• Preparación para Industria 4.0 e IIoT, asegurando flujo de datos sin fisuras hacia analíticas futuras

Sin una estrategia clara, los datos de activos están dispersos, las decisiones se retrasan y los informes de cumplimiento se vuelven engorrosos. Una estrategia DAM bien diseñada alinea el panorama digital con el mundo físico: cada documento físico tiene un registro digital correspondiente vinculado a su activo.

Creación de una estrategia de gestión de activos digitales

Desarrollar una estrategia DAM va más allá de elegir un paquete de software. Requiere:

• Colaboración interfuncional con un comité directivo que incluya mantenimiento, ingeniería, finanzas, TI y operaciones.
• Definir la visión y el alcance, asegurando que futuros datos IIoT puedan alojarse sin costosas reestructuraciones.
• Decidir qué datos se gobernarán, equilibrando valor frente al coste de gestionarlo todo.
• Establecer permisos de seguridad para creación, edición y visualización, a menudo divididos entre equipos globales de gobernanza de datos y propietarios funcionales locales.
• Vincular la estrategia a documentos de soporte: estándar de activo digital, convenciones de nomenclatura de documentos de ingeniería, estándares de entrega de proyectos, y más.
• Seleccionar un sistema de gestión documental que integre con CMMS, CAD, ERP y otras plataformas clave, y que soporte acceso móvil, control de versiones y gestión de cambios.
• Habilitar soluciones móviles asegurando que toda la información esté organizada y sea fácilmente recuperable en campo.

Estándar de activo digital

Este estándar define los datos requeridos, su formato y dónde se almacenan. A menudo incluye un diccionario de datos y referencias a estándares más amplios como:

• Estándar de Datos Maestros de Activos — jerarquía, nomenclatura, clasificación, atributos y datos operativos.
• Estándar de Datos Maestros de Materiales — nomenclatura de piezas, atributos, plazos de entrega, precios.
• Estándar de Datos de Mantenimiento y Fallos — averías, tareas correctivas, proactivas, horas-hombre, tiempo de inactividad, códigos de fallo.
• Estándar de Datos de Proceso y Operación — flujos, presiones, velocidades, monitorización de condición, y puntos de integración.

Cada punto de datos lista el nombre del campo, estado obligatorio y reglas de formato (p. ej., formato de fecha DD-MM-AAAA).

Estándar de documentos de ingeniería

Mientras el estándar de activo digital se centra en puntos de datos, el estándar de documentos de ingeniería gobierna cómo se identifican, nombran y almacenan los documentos:

• Tipo de documento (p. ej., MTC, PTG) seguido de descripción, número de activo e identificador único.
• Ejemplo: MTC – Manual de Mantenimiento de Centrífuga – 865732 – 01
• Documentos electrónicos vinculados dentro del CMMS o un sistema dedicado de gestión documental.
• Copias físicas gestionadas en una biblioteca in situ con procedimientos de entrada/salida y registro.

Sistema de gestión documental

El corazón de DAM es un sistema robusto de gestión documental que almacena, rastrea y asegura todos los activos. Capacidades clave incluyen:

• Integración con CMMS, CAD, ERP y otras herramientas.
• Control de versiones y pistas de auditoría.
• Acceso móvil y funciones de control de cambios.
• Soporte de retención y gestión de registros.

Soluciones populares incluyen OpenText, EQMS y eFileCabinet.

Estándar de entrega de proyectos

Garantizar la integridad de los datos en la entrega es crítico. El estándar exige:

• Recopilación, limpieza y carga de toda la información requerida durante el proyecto.
• Verificación y aprobación por operaciones, mantenimiento, finanzas y equipos de seguridad.
• Responsabilidad del proveedor o contratista por la completitud de los datos antes del pago final.

Implementación de la estrategia de gestión de activos digitales

Una vez lista la estrategia y los documentos de soporte, la implementación procede en etapas:

• Realizar una auditoría de contenido para identificar brechas y problemas de calidad de datos.
• Priorizar la recopilación de datos basada en valor frente a coste y riesgo de datos faltantes.
• Lanzar un piloto en un área selecta para refinar procesos y demostrar valor.
• Escalar gradualmente, aprovechando lecciones aprendidas para acelerar la adopción en toda la organización.

Futuro de la gestión de activos digitales

Las organizaciones sin estrategia DAM rezagan en la adopción de Industria 4.0, IA e IIoT. Una estrategia robusta desbloquea:

• Costeo de ciclo de vida, planificación de capital e inspecciones basadas en riesgo.
• Decisiones de capital basadas en datos que generan confianza en stakeholders y reguladores.
• Agilidad para integrar nuevas tecnologías y analíticas a medida que surgen.

Exploración adicional

Para profundizar, consulte el documento «Asset Management Landscape» del Foro Global de Mantenimiento y Gestión de Activos (GFMAM), que se alinea con los requisitos de ISO 55001.

Referencias:

• SAP. (2016). Transformación Digital de la Gestión de Activos. SAP.
• ISO. (2020). ISO 55001: Gestión de Activos.

Este artículo se publicó previamente en las Actas de la Conferencia Reliable Plant 2019.