Software de mantenimiento móvil y su función en la creación de flujos de trabajo eficientes

Si tuvieras que adivinar tres cosas que la gente lleva consigo en todo momento, ¿cuáles serían? Apuesto a que diría una billetera, llaves y un teléfono inteligente.

El hecho de que los dispositivos móviles se hayan vuelto, bueno, tan portátiles, es la razón por la que incluso el sector industrial está buscando aprovechar esta poderosa pieza de maquinaria que todos tienen en el bolsillo.

En el sector del mantenimiento, esto se refleja mejor en la mayor disponibilidad de software de mantenimiento móvil . Existen muchos beneficios prácticos de tener acceso a sus datos de mantenimiento a través de un CMMS móvil .

Sin embargo, para aprovechar al máximo esos beneficios, debe incorporar con éxito el software de mantenimiento móvil en su flujo de trabajo diario. Explicar cómo hacer esto será el tema central de este artículo.

Empecemos.

¿Qué se considera una aplicación de mantenimiento móvil?

Antes de comenzar a analizar los beneficios, primero debemos acordar la definición de una aplicación de mantenimiento móvil.

En el contexto de este artículo, tener un software CMMS móvil significa que está utilizando una solución de mantenimiento que puede instalar en su dispositivo móvil como una aplicación.

NO contamos soluciones con una interfaz en línea en la que puede iniciar sesión y afirmar que responde.

La razón de esto es simple. Incluso si pudiera crear una solución en línea totalmente receptiva, y eso es un gran si, aún tendría un problema con la navegación. Las personas navegan de manera diferente usando el mouse y el teclado en comparación con la pantalla táctil, lo que significa que es imposible crear una versión receptiva que sea fácil de usar en todos los dispositivos.

Es por eso que a menudo verá que la interfaz y el flujo de trabajo son un poco diferentes cuando abre su aplicación de mantenimiento móvil a través de un teléfono inteligente, en comparación con cuando inicia sesión en una computadora de escritorio, como se ilustra en las capturas de pantalla a continuación.

Pantalla principal para usuarios de la aplicación móvil Limble CMMS

Pantalla principal para usuarios de escritorio de Limble CMMS

Además de los problemas de navegación, muchas imágenes, gráficos y listas no siempre se pueden reducir para tamaños de pantalla más pequeños; perderá legibilidad o se encontrará con problemas estructurales (como se ve en la imagen a continuación).

Los mayores beneficios de usar software de mantenimiento móvil

Si ha venido aquí con la mentalidad de que tener un CMMS es lo suficientemente bueno, permítame mostrarle lo que se está perdiendo si no tiene acceso al software de mantenimiento móvil.

Mayor productividad

Un mayor nivel de automatización, una comunicación más rápida y una mejor organización significan que sus técnicos y planificadores de mantenimiento deben dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y pueden concentrarse en hacer el trabajo que aporta valor a su organización. Además, los datos disponibles a los que pueden acceder en cualquier momento (como el historial de activos) pueden acelerar notablemente diferentes partes de su flujo de trabajo diario.

En realidad, el personal de mantenimiento solo tardó una semana en familiarizarse con el software. Desde entonces, he visto un aumento en la productividad de aproximadamente un 20-30%.
- Joe Romero, Director de Instalaciones, Myriad Genetics

Comunicación mejorada

Puede enviar rápidamente notificaciones instantáneas a todo su equipo de mantenimiento o técnicos elegidos. Además, los técnicos pueden usar sus aplicaciones móviles para colaborar en grandes proyectos e intercambiar fácilmente información valiosa relacionada con tareas específicas en las que están trabajando.

Hemos estado utilizando Limble durante más de cuatro meses, lo que ha dado como resultado un programa de mantenimiento ejecutado de manera mucho más eficiente, así como una comunicación mucho más sólida entre los usuarios del equipo, los técnicos y la administración.
- Ted Rawlings, Gerente de Operaciones Terrestres, Helicópteros PJ

Más responsabilidad

Con un CMMS móvil, los técnicos no tienen excusa para no realizar un seguimiento de cosas como el trabajo que han estado haciendo y las piezas de repuesto que han utilizado. Esto le brinda al gerente de mantenimiento una descripción general más precisa de la carga de trabajo que se asignó a cada individuo y qué tan bien se ha desempeñado en general.

Podemos vigilar nuestro mantenimiento a nivel mundial con la capacidad de capturar el rendimiento y proporcionar informes.
- Roger Beck, Global Facility Manager, IHG (Holiday Inn)

Mejor organización

Tener un plan de mantenimiento preventivo es genial, si todo el mundo se apega a él. Lo mejor de una aplicación de mantenimiento móvil es que le permite rastrear y administrar (trabajo (re) programación y reasignaciones) el progreso del trabajo en curso desde cualquier lugar con acceso a Internet.

En promedio, ahorro de una a dos horas al día, dependiendo de la carga de trabajo. Lo más importante para mí es poder hacer cosas en mi teléfono sobre la marcha.
- Rob Siler, técnico de mantenimiento, Myriad Genetics

Mayor precisión de los datos

Poder registrar el trabajo, las piezas de repuesto y las notas durante o inmediatamente después del trabajo completado es una excelente manera de garantizar que los datos que ingresan al sistema sean lo más precisos posible. Esto es extremadamente importante para generar informes precisos que se supone que impulsan decisiones informadas.

También intentaré adjuntar algunas declaraciones de nuestros usuarios para mostrarles que estos son los beneficios que las personas experimentan en realidad, y no es algo que suene agradable en teoría.

Con Limble, puedo realizar un seguimiento de todos nuestros suministros que llegan, cómo se están utilizando, ver las tasas de uso y luego también poder pronosticar los presupuestos para el próximo año. Ha reducido enormemente mi presupuesto; De hecho, pude contratar a otro hombre debido a lo que pudimos ahorrar.
- Benjamin Scott, supervisor de instalaciones, Intercontinental Hotels Group

Obtenga más información sobre la aplicación de mantenimiento móvil de Limble aquí .

Ahora, veamos cómo aprovechar estos beneficios en la práctica.

Cómo utilizar el software de mantenimiento móvil para crear flujos de trabajo eficientes

1. Informar problemas a través de un portal de solicitud de trabajo (también conocido como emisión de boletos)

Una cosa que es realmente importante para un departamento de mantenimiento eficiente es tener una línea abierta de comunicación con el resto de la organización. Ya sea un operador de máquina que tiene un problema en la línea de producción o un empleado de oficina que está lidiando con una fuga de HVAC, tener una manera rápida de informar un problema y comunicarse con el equipo de mantenimiento es lo mejor para todos.

No sabemos cómo otros proveedores lo han implementado, por lo que todo lo que describiremos a partir de ahora se basa en cómo lo implementamos en Limble.

Ejemplo de un portal de solicitud de trabajo
El portal de solicitud de trabajo en sí mismo a menudo se implementa como una función independiente, lo que significa que no es necesario tener una aplicación de mantenimiento instalada; puede visitar una URL específica y completar el formulario de informe.

Si está utilizando Limble CMMS, no hay ningún costo adicional adjunto al portal de solicitud de trabajo ya que no requiere una licencia de usuario para ser utilizado.

Lo que sucede después de eso es donde entran en juego los beneficios de tener una aplicación de mantenimiento móvil.

En primer lugar, una vez enviadas, las solicitudes de trabajo se sincronizan automáticamente en todos sus dispositivos (computadora, teléfono móvil, tableta). Según sus configuraciones previas, el sistema se puede configurar para que el trabajo se asigne automáticamente a un técnico de mantenimiento específico.

Esto significa que los solicitantes pueden enviar problemas desde cualquier lugar y los técnicos pueden verlos de inmediato, estén donde estén. Los solicitantes también pueden dejar su dirección de correo electrónico para estar al tanto del progreso de sus tickets.

Todo esto genera menos tickets duplicados, menos llamadas de seguimiento que distraen la atención y menos tiempo dedicado a programar el trabajo.

2. Aumento de la productividad a través de un flujo de trabajo más eficiente

Como gerente de mantenimiento, estar atado a su escritorio todo el día es un castigo que no se merece.

Sin embargo, si tiene un equipo de mantenimiento más grande y desea asegurarse de que el trabajo necesario se realice a tiempo, no tiene otra opción:debe usar su computadora de escritorio para realizar un seguimiento y administrar todo el trabajo de mantenimiento.

Una aplicación de mantenimiento móvil le permite hacer todo sobre la marcha. No importa si desea comprobar si todo va por buen camino con un tiempo de inactividad planificado o tener que asignar a alguien para que atienda una avería crítica rápidamente, ambos se pueden hacer con unos pocos toques en su dispositivo móvil.

El uso de software de mantenimiento móvil brinda aún más mejoras de productividad diaria a los técnicos de mantenimiento al:

• poder verificar rápidamente su horario (órdenes de trabajo asignadas y MP)
• registrar su trabajo mientras lo hacen (lo que también mejora significativamente la precisión de los datos)
• reciba notificaciones instantáneas a través de notificaciones push
• responder y registrar posibles problemas adicionales mientras se soluciona el problema en cuestión
• busque información de activos rápidamente mientras diagnostica el problema (más sobre eso en la siguiente sección)

3. Uso del historial de activos para mejorar el tiempo medio de reparación

Si realmente lo piensa, la razón principal por la que los teléfonos móviles son tan populares es porque nos brindan acceso instantáneo a la información.

El mismo beneficio puede resultar muy útil para los técnicos de mantenimiento. Por ejemplo, cuando están realizando cualquier tipo de reparación, simplemente pueden abrir su aplicación de mantenimiento y encontrar cualquier información que necesiten:

• información general sobre activos
• WO y MP completados
• registros de mantenimiento de equipos detallados
• Guías y manuales de OEM
• instrucciones sobre cómo completar una determinada reparación
• lista de patrones de falla identificados

Tener acceso a estos datos significa que necesitarán menos tiempo para diagnosticar el problema y realizar acciones correctivas . .

¿Haciendo un mejor trabajo en menos tiempo? Es una oferta difícil de rechazar.

4. Acelerar el flujo de trabajo con códigos QR

Hay algunas formas en las que puede combinar códigos QR y software de mantenimiento para obtener buenas ganancias de productividad:

• busque información de activos rápidamente escaneando su código de barras
• enviar una solicitud de trabajo escaneando el código de barras del activo y describiendo el problema
• realizar un seguimiento del inventario con la búsqueda de códigos de barras
• reduzca los errores con menos documentación manual

Para obtener información adicional, consulte esta guía rápida sobre uso de códigos de barras con su CMMS . .

5. Uso de CMMS móvil para la colaboración y la comunicación remotas

Para cualquier organización más grande, las visitas fuera del sitio y el trabajo de mantenimiento que abarca múltiples turnos es algo que ocurre con bastante frecuencia. En estas situaciones, un intercambio rápido de información entre técnicos puede marcar la diferencia entre un tiempo de inactividad de tres horas y un tiempo de inactividad de cinco horas.

Una forma en que un software de mantenimiento móvil puede facilitar la comunicación es a través de comentarios de órdenes de trabajo en tiempo real.

Imagine que tiene un técnico de mantenimiento nuevo en la empresa. Recibe una notificación para atender una solicitud de trabajo; digamos que hay un problema específico con una línea de producción. Realiza la inspección, pero tiene problemas para identificar la causa del mal funcionamiento. En esta situación, si el equipo de mantenimiento está utilizando una aplicación de mantenimiento móvil, el técnico podría iniciar un hilo de comentarios en esa orden de trabajo pidiendo consejo. Un técnico superior que conozca el activo por dentro y por fuera (y probablemente haya abordado este problema exacto antes) puede intervenir en la conversación y explicar la causa más probable de la falla.

A veces, el problema en cuestión puede ser tan específico que lleva mucho tiempo describirlo. Es por eso que, si está utilizando Limble CMMS, también tiene la opción de tomar fotografías y adjuntarlas a comentarios, registros de mantenimiento de equipos, instrucciones de mantenimiento preventivo y más.

Con todas estas opciones a su disposición, transferir información importante entre turnos o trabajadores remotos nunca ha sido más rápido ni más fácil.

¿Existe algún requisito especial para usar una aplicación de mantenimiento móvil?

Si está preocupado por los requisitos de hardware, puede estar tranquilo. Si su teléfono móvil puede ejecutar Facebook o Netflix, no debería tener problemas para ejecutar una aplicación de mantenimiento móvil correctamente optimizada.

Para darle una mejor idea de los números exactos, estos son los requisitos básicos para ejecutar Limble CMMS en su dispositivo móvil:

• Se recomiendan 2 GB de RAM (pero se puede ejecutar con 1 GB)
• Android 4.1. y más
• iOS 9.3 o posterior (compatible con iPhone, iPad y iPod touch)

Por supuesto, también necesita estar conectado a Internet para utilizar todas las capacidades de su software de mantenimiento móvil por completo. La buena noticia es que el software tiene pocos requisitos de ancho de banda, por lo que no es el fin del mundo si tiene que utilizar su tráfico de datos fuera del sitio.

Conclusiones clave

Si está buscando implementar software de mantenimiento en su organización o desea reemplazar su antigua solución CMMS , definitivamente debe concentrarse en los proveedores que pueden brindar soluciones móviles.

La razón por la que creamos un CMMS móvil es que le brinda un nivel completamente nuevo de flexibilidad. Por lo menos, el gran volumen de tiempo que puede ahorrar en muchas actividades diarias lo convierte en una inversión que vale la pena.

Si está interesado en obtener más información sobre nuestra solución móvil, no dude en comunicarse o deje un comentario debajo del artículo.

Para obtener una visión detallada de CMMS en general, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

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