Software de Mantenimiento Móvil: Impulsando Flujos de Trabajo Eficientes

Si tuviera que adivinar tres cosas que la gente lleva siempre encima, ¿qué diría? Apuesto a que diría cartera, llaves y smartphone.

El hecho de que los dispositivos móviles se hayan vuelto, bueno, tan portátiles, es la razón por la que incluso el sector industrial busca aprovechar esta poderosa pieza de maquinaria que todos llevan en el bolsillo.

En el sector del mantenimiento, esto se refleja mejor en la mayor disponibilidad de software de mantenimiento móvil. Hay muchos beneficios prácticos de tener acceso a sus datos de mantenimiento a través de un CMMS móvil.

Sin embargo, para aprovechar plenamente esos beneficios, necesita incorporar el software de mantenimiento móvil en su flujo de trabajo diario con éxito. Explicar cómo hacerlo será el foco de este artículo.

Comencemos.

¿Qué Califica como App de Mantenimiento Móvil?

Antes de diseccionar los beneficios, primero debemos acordar la definición de una app de mantenimiento móvil.

En el contexto de este artículo, tener software CMMS móvil significa que está usando una solución de mantenimiento que puede instalar en su dispositivo móvil como una app.

NO contamos soluciones con una interfaz en línea en la que puede iniciar sesión y afirmar que son responsivas.

La razón es simple. Incluso si pudiera crear una solución en línea totalmente responsiva, y eso es un gran "si", aún tendría un problema de navegación. La gente navega de manera diferente usando ratón y teclado versus utilizando pantalla táctil, lo que significa que es imposible hacer una versión responsiva que sea amigable en todos los dispositivos.

Por eso a menudo verá que la interfaz y el flujo de trabajo son un poco diferentes cuando abre su app de mantenimiento móvil vía smartphone, comparado con cuando inicia sesión en una computadora de escritorio —como se ilustra en las capturas a continuación.

Pantalla principal para usuarios de la app móvil Limble CMMS

Pantalla principal para usuarios de escritorio Limble CMMS

Además de problemas de navegación, muchas imágenes, gráficos y listas no siempre se pueden escalar para tamaños de pantalla más pequeños —perderá legibilidad o se encontrará con problemas estructurales.

Los Mayores Beneficios de Usar Software de Mantenimiento Móvil

Si ha venido aquí con la mentalidad de que tener cualquier CMMS es suficiente, déjeme mostrarle qué se pierde si no tiene acceso a software de mantenimiento móvil.

Mayor Productividad

Mayor nivel de automatización, comunicación más rápida y mejor organización significan que sus técnicos y planificadores de mantenimiento necesitan dedicar menos tiempo a tareas administrativas y pueden enfocarse en el trabajo que aporta valor a su organización. Además, los datos disponibles que pueden acceder en cualquier momento (como historial de activos) pueden acelerar notablemente diferentes partes de su flujo de trabajo diario.

Realmente tomó solo una semana más o menos para que el personal de mantenimiento entendiera el software. Desde entonces, he visto un aumento de productividad de aproximadamente 20-30%.
— Joe Romero, Director de Instalaciones, Myriad Genetics

Comunicación Mejorada

Puede enviar notificaciones instantáneas a todo su equipo de mantenimiento o técnicos elegidos. Además, los técnicos pueden usar sus apps móviles para colaborar en grandes proyectos e intercambiar fácilmente información valiosa relacionada con tareas específicas en las que están trabajando.

Hemos estado utilizando Limble por más de cuatro meses, resultando en un programa de mantenimiento mucho más eficiente y una comunicación mucho más fuerte entre usuarios de equipos, técnicos y gerencia.
— Ted Rawlings, Gerente de Operaciones en Tierra, PJ Helicopters

Más Responsabilidad

Con un CMMS móvil, los técnicos no tienen excusa para no rastrear cosas como el trabajo que han realizado y los repuestos que han usado. Esto da al gerente de mantenimiento una visión más precisa de la carga de trabajo asignada a cada individuo y cómo han rendido en general.

Podemos vigilar nuestro mantenimiento globalmente con la capacidad de capturar rendimiento y proporcionar reportes.
— Roger Beck, Gerente Global de Instalaciones, IHG (Holiday Inn)

Mejor Organización

Tener un plan de mantenimiento preventivo es genial —si todos se ciñen a él. Lo genial de una app de mantenimiento móvil es que le permite rastrear y gestionar (reprogramación y reasignación de trabajo) el progreso del trabajo en curso desde cualquier lugar con acceso a internet.

En promedio, ahorro una o dos horas al día, dependiendo de la carga de trabajo. Lo más importante para mí es poder hacer cosas en mi teléfono sobre la marcha.
— Rob Siler, Técnico de Mantenimiento, Myriad Genetics

Mayor Precisión de Datos

Poder registrar trabajo, repuestos y notas durante o inmediatamente después del trabajo completado es una excelente manera de asegurar que los datos que entran al sistema sean lo más precisos posible. Esto es extremadamente importante para generar reportes precisos que deben impulsar decisiones informadas.

Con Limble, puedo rastrear todos nuestros suministros que entran, cómo se usan, ver las tasas de uso y luego también poder pronosticar presupuestos para el próximo año. Ha reducido mi presupuesto tremendamente; ¡realmente pude contratar a otro chico gracias a lo que pudimos ahorrar!
— Benjamin Scott, Supervisor de Instalaciones, Intercontinental Hotels Group

Descubra más sobre la app de mantenimiento móvil de Limble aquí.

Ahora, veamos cómo materializar estos beneficios en la práctica.

Cómo Usar Software de Mantenimiento Móvil para Construir Flujos de Trabajo Eficientes

1. Reportar Problemas a Través de un Portal de Solicitudes de Trabajo (también conocido como Ticketing)

Una cosa realmente importante para un departamento de mantenimiento eficiente es tener una línea de comunicación abierta con el resto de la organización. Sea un operador de máquina que tiene un problema en la línea de producción o un trabajador de oficina lidiando con una fuga de HVAC, tener una forma rápida de reportar un problema y llegar al equipo de mantenimiento es del interés de todos.

No sabemos cómo otros proveedores tienen esto implementado, así que todo lo que vamos a describir a partir de ahora se basa en cómo lo implementamos en Limble.

Ejemplo de un Portal de Solicitudes de Trabajo
El portal de solicitudes de trabajo a menudo se implementa como una característica independiente, lo que significa que no tiene que tener una app de mantenimiento instalada; solo puede visitar una URL específica y completar el formulario de reporte.

Si está usando Limble CMMS, no hay costo adicional adjunto al portal de solicitudes de trabajo ya que no requiere una licencia de usuario para ser usado.

Lo que sucede después es donde entran los beneficios de tener una app de mantenimiento móvil.

Primero, una vez enviadas, las solicitudes de trabajo se sincronizan automáticamente en todos sus dispositivos (computadora, teléfono móvil, tablet). Basado en sus pre-configuraciones, el sistema puede configurarse para que el trabajo se asigne automáticamente a un técnico de mantenimiento específico.

Esto significa que los solicitantes pueden enviar problemas desde cualquier lugar, y los técnicos pueden verlos inmediatamente, dondequiera que estén. Los solicitantes también pueden dejar su email para mantenerse informados sobre el progreso de sus tickets.

Todo esto conduce a menos tickets duplicados, menos llamadas de seguimiento distractoras y menos tiempo gastado en programar trabajo.

2. Aumentar la Productividad a Través de un Flujo de Trabajo Más Eficiente

Como gerente de mantenimiento, estar atado a su escritorio todo el día es un castigo que no se merece.

Sin embargo, si tiene un equipo de mantenimiento más grande y quiere asegurar que el trabajo necesario se haga a tiempo, no tiene otra opción —tiene que usar su computadora de escritorio para rastrear y gestionar todo el trabajo de mantenimiento.

Una app de mantenimiento móvil le permite hacer todo sobre la marcha. No importa si quiere verificar si todo está en marcha con un tiempo muerto planificado o tiene que asignar a alguien para atender una avería crítica rápidamente, ambos pueden hacerse con unos toques en su dispositivo móvil.

Usar software de mantenimiento móvil brinda aún más mejoras diarias de productividad a los técnicos de mantenimiento mediante:

• poder verificar rápidamente su cronograma (Órdenes de Trabajo y MPs asignadas)
• registrar su trabajo mientras lo realizan (lo que también mejora significativamente la precisión de datos)
• recibir notificaciones instantáneas vía notificaciones push
• responder y registrar problemas adicionales potenciales mientras arreglan el problema en curso
• consultar rápidamente información de activos mientras diagnostican el problema (más sobre esto en la siguiente sección)

3. Usar Historial de Activos para Mejorar el Tiempo Medio de Reparación

Si realmente lo piensa, la razón principal por la que los teléfonos móviles son tan populares es porque nos dan acceso instantáneo a información.

La misma ventaja puede ser muy útil para los técnicos de mantenimiento. Por ejemplo, cuando realizan cualquier tipo de reparación, solo pueden abrir su app de mantenimiento y encontrar cualquier información que necesiten:

• información general del activo
• OTs y MPs completados
• registros detallados de mantenimiento de equipos
• guías y manuales OEM
• instrucciones sobre cómo completar cierta reparación
• lista de patrones de falla identificados

Tener acceso a estos datos significa que necesitarán menos tiempo para diagnosticar el problema y realizar acciones correctivas.

¿Hacer un mejor trabajo en menos tiempo? Es una oferta difícil de rechazar.

4. Acelerar el Flujo de Trabajo con Códigos QR

Hay algunas formas en que puede combinar códigos QR y software de mantenimiento para ganancias de productividad:

• consultar rápidamente información de activos escaneando su código de barras
• enviar una solicitud de trabajo escaneando el código de barras del activo y describiendo el problema
• rastrear inventario con búsqueda por código de barras
• reducir errores con menos documentación manual

Para información adicional, consulte esta guía rápida sobre uso de códigos de barras con su CMMS.

5. Usar CMMS Móvil para Colaboración y Comunicación Remota

Para cualquier organización grande, visitas fuera de sitio y trabajo de mantenimiento que abarca múltiples turnos es algo que sucede con bastante frecuencia. En estas situaciones, un intercambio rápido de información entre técnicos puede ser la diferencia entre un tiempo muerto de tres horas y uno de cinco horas.

Una forma en que un software de mantenimiento móvil puede facilitar la comunicación es mediante comentarios en tiempo real en Órdenes de Trabajo.

Imagine que tiene un técnico de mantenimiento nuevo en la firma. Recibe una notificación para atender una solicitud de trabajo —digamos que hay un problema específico con una línea de producción. Realiza la inspección pero tiene problemas para identificar qué está causando el mal funcionamiento. En esta situación, si el equipo de mantenimiento usa una app de mantenimiento móvil, el técnico podría iniciar un hilo de comentarios en esa Orden de Trabajo pidiendo consejo. Un técnico senior que conoce el activo a la perfección (y probablemente ha lidiado con este exacto problema antes) puede unirse a la conversación y explicar la causa más probable de falla.

A veces, el problema puede ser tan específico que lleva mucho tiempo describirlo. Por eso, si usa Limble CMMS, también tiene la opción de tomar fotos y adjuntarlas a comentarios, registros de mantenimiento de equipos, instrucciones de MP y más.

Con todas estas opciones a su disposición, transferir información importante entre turnos o trabajadores remotos nunca ha sido más rápido ni fácil.

¿Hay Requisitos Especiales para Usar una App de Mantenimiento Móvil?

Si le preocupan los requisitos de hardware, puede estar tranquilo. Si su teléfono móvil puede ejecutar Facebook o Netflix, no debería tener problema ejecutando una app de mantenimiento móvil debidamente optimizada.

Para darle una mejor idea de los números exactos, aquí están los requisitos básicos para ejecutar Limble CMMS en su dispositivo móvil:

• 2GB de RAM recomendados (pero puede funcionar con 1GB)
• Android 4.1 en adelante
• iOS 9.3 o posterior (compatible con iPhone, iPad y iPod touch)

Por supuesto, también necesita estar conectado a internet para utilizar todas las capacidades de su software de mantenimiento móvil plenamente. La buena noticia es que el software tiene bajos requisitos de ancho de banda, así que no es el fin del mundo si tiene que usar sus datos móviles fuera de sitio.

Conclusiones Clave

Si busca implementar software de mantenimiento en su organización o busca reemplazar su vieja solución CMMS, definitivamente debe concentrarse en proveedores que puedan proporcionar soluciones móviles.

La razón por la que creamos un CMMS móvil es que le da un nivel completamente nuevo de flexibilidad. Si nada más, el gran volumen de tiempo que puede ahorrar en muchas actividades diarias por sí solo lo hace una inversión que vale la pena.

Si está interesado en saber más sobre nuestra solución móvil, no dude en contactarnos o deje un comentario debajo del artículo.

Para una mirada en profundidad a CMMS en general, consulte nuestra guía Qué es un Sistema CMMS y Cómo Funciona.