4 razones por las que la implementación de su CMMS será un fracaso

Muchos departamentos de mantenimiento luchan con el mantenimiento continuo. ¡Hay tanto que hacer y tanto que nunca se hace! Un sistema de software de gestión de mantenimiento computarizado, también conocido como CMMS, a menudo se ve como una bala mágica.

Sin embargo, incluso con el software CMMS, es posible que el mantenimiento tarde más de lo planeado y cueste más de lo presupuestado.

¿Alguna vez te ha pasado esto?

¿Por qué sucede esto?

Los errores comunes cometidos al implementar un programa de software CMMS con frecuencia causarán más problemas en el futuro.

1. Mal uso del software CMMS

Cuando utilizamos correctamente el software de mantenimiento es una herramienta muy útil. La gestión de recursos, la elaboración de presupuestos, la gestión de materiales y los informes de costos de mantenimiento se vuelven más fáciles. Sin embargo, cuando el personal no sigue los procedimientos y las políticas, muchas cosas pueden salir mal.

Sobre todo, los operadores de equipos y los técnicos de mantenimiento deben saber qué se espera de ellos. Por lo tanto, deben comprender el uso del sistema CMMS. Necesitan saber cómo ingresar y recuperar los datos necesarios. A menudo, los empleados no son conscientes de que el sistema CMMS es solo una herramienta. Por lo tanto, no puede manejar todo. Los procedimientos de trabajo mal realizados desperdician tiempo y dinero. Debemos actualizar la información, ingresar datos y recuperar datos correctamente y a tiempo.

Pero eso es solo parte de la historia...

El sistema CMMS no puede realizar el mantenimiento real para su equipo. Debe definir las mejores prácticas y puntos de referencia de mantenimiento. El software CMMS puede facilitar la gestión del mantenimiento. Pero no evitará los malos hábitos de trabajo. Por ejemplo, los técnicos pueden fabricar datos. ¡El software no puede protegerse contra esto!

2. Fallo en la gestión de proyectos

Al igual que con cualquier proceso de mejora, alguien de la alta dirección debe ser el propietario del proyecto para identificar, comprar, configurar y utilizar el sistema CMMS de principio a fin. Lo más importante es que esto ayudará a asegurar el éxito.

Por ejemplo, un error común es no convencer a todas las partes interesadas del valor del programa. Deben querer los beneficios que puede proporcionar. Los gerentes de proyecto también pueden fallar en dejar en claro qué papel debe desempeñar cada persona. O no logran describir cómo se evaluarían las contribuciones de cada persona al proyecto.

En resumen, el fracaso es inminente desde el principio si todos los participantes no muestran suficiente apoyo. Por lo tanto, el gerente del proyecto debe comunicarse con el equipo y con cualquier persona cuyo trabajo se verá afectado. Deben proporcionar información sobre el proyecto y su importancia. Lo que es más importante, deben abordar adecuadamente los problemas y preocupaciones. Esto ayudará a que todos estén ansiosos y motivados para que el proyecto sea un éxito.

La buena comunicación es la clave del éxito. Es decir, los mensajes deben ser consistentes, regulares y de refuerzo. La comunicación regular ayuda al director del proyecto a pasar los esfuerzos de implementación a las personas adecuadas con mucho tiempo para que actúen o respondan. Los mensajes se mantienen consistentes cuando las palabras, el aspecto y la sensación siguen siendo los mismos.

3. Cortando esquinas en la implementación y capacitación de CMMS

Otro error es asignar a alguien sin conocimientos de mantenimiento para configurar el sistema. Por ejemplo, requiere una persona capacitada para definir una jerarquía de equipos y crear las tareas de mantenimiento adecuadas.

Algunas empresas confían en una formación mínima y preparación inicial. Subestiman el trabajo requerido para implementar el programa CMMS. Lo más probable es que esto falle. Debido a la falta de capacitación y habilidades, cada persona del personal de mantenimiento termina desarrollando sus propios enfoques para usar el software. Esto conduce a una base de datos más complicada y desordenada. Las funciones de ahorro de tiempo por las que pagó no se utilizarán. La gente no se dará cuenta de que tales características existen. O no sabrán cómo usarlos.

Los CMMS suelen ser fáciles de navegar y fáciles de usar. Sin embargo, todavía necesitan un entrenamiento básico. De esta manera, los miembros del personal pueden familiarizarse con sus características y funciones.

Se debe dar tiempo a todo el personal de mantenimiento para que realice alguna capacitación con el software. Deben repasar lo que han aprendido y entendido entre ellos. Incorpore tiempo para que este proceso ponga a todos al día. Las empresas que recortan el presupuesto al limitar el tiempo y los gastos para esta capacitación y familiarización pueden reducir los costos iniciales. ¡Pero los efectos a largo plazo de tal reducción de costos pueden resultar más costosos!

4. Tiempo y recursos inadecuados para la implementación de CMMS

Cuando no se asignan suficientes recursos, la implementación de CMMS se convierte en un trabajo para hacer cuando no está sucediendo nada más urgente. Por ejemplo, siempre habrá otro trabajo que hacer, especialmente en un entorno reactivo. Por lo tanto, el personal deberá dedicar más horas para completar la implementación. El resultado es mala calidad, baja moral y atajos. No se lograrán objetivos como aumentar la disponibilidad de los equipos y mejorar las operaciones de mantenimiento.

Puede tener sentido traer consultores externos para ayudar a configurar el sistema. O libere a parte del personal de mantenimiento de sus horarios de trabajo habituales. De esta manera pueden trabajar sin interrupción y configurar el sistema correctamente.

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