4 Razones Clave por las que tu Implementación CMMS Puede Fallar (y Cómo Evitarlas)

Muchos departamentos de mantenimiento luchan con el mantenimiento continuo. ¡Hay tanto que hacer y tanto que nunca se hace! Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento aka CMMS a menudo se ve como una bala de plata.

Sin embargo, incluso con software CMMS, puedes encontrar que el mantenimiento toma más de lo planificado y cuesta más de lo presupuestado.

¿Te ha pasado esto?

¿Por qué pasa esto?

Errores comunes al implementar un programa CMMS frecuentemente causarán más problemas después.

1. Mal Uso del Software CMMS

Cuando usamos el software correctamente es una herramienta muy útil. Gestión de recursos, presupuestos, materiales, reportes de costos se vuelven más fáciles. Sin embargo, cuando el personal no sigue procedimientos y políticas muchas cosas pueden salir mal.

Sobre todo, operadores y técnicos deben saber qué se espera. Deben entender el uso del sistema CMMS. Necesitan el saber hacer para ingresar y recuperar datos necesarios. A menudo los empleados no saben que el sistema CMMS es solo una herramienta. Por tanto, no puede manejarlo todo. Procedimientos mal hechos desperdician tiempo y dinero. Debemos actualizar información, ingresar y recuperar datos correctamente y a tiempo.

Pero esa es solo parte de la historia…

El sistema CMMS no puede realizar el mantenimiento real por tu equipo. Debes definir mejores prácticas y referencias. El software puede facilitar la gestión. Pero no evitará malos hábitos. Por ejemplo, técnicos pueden falsificar datos. ¡El software no puede proteger contra esto!

2. Fallo en Gestión de Proyectos

Como con cualquier proceso de mejora, alguien de la alta dirección debe ser dueño del proyecto para identificar, comprar, configurar y usar el sistema CMMS de principio a fin. Lo más importante, esto ayudará a asegurar el éxito.

Por ejemplo, un error común es no convencer a cada parte interesada del valor del programa. Deben querer los beneficios que puede proveer. Los gerentes de proyecto también pueden fallar en clarificar qué rol tiene cada persona. O fallan en describir cómo se evaluarían las contribuciones de cada persona.

En resumen, el fracaso es inminente desde el inicio si no se muestra suficiente apoyo por todos los participantes. Por tanto, el gerente debe comunicarse con el equipo y cualquiera cuyo trabajo se verá afectado. Deben proveer información sobre el proyecto y su importancia. Lo más importante, deben abordar adecuadamente problemas e inquietudes. Esto ayudará a que todos estén entusiasmados y listos para hacer el proyecto un éxito.

La buena comunicación es clave. Es decir, los mensajes deben ser consistentes, regulares y de refuerzo. La comunicación regular ayuda al gerente a pasar los esfuerzos de implementación a las personas correctas con tiempo para actuar. Los mensajes permanecen consistentes cuando la redacción, apariencia se mantienen iguales.

3. Recortar Esquinas en Implementación y Capacitación CMMS

Otro error es asignar a alguien sin conocimiento de mantenimiento para configurar el sistema. Por ejemplo, se requiere una persona calificada para definir una jerarquía de equipos y crear las tareas correctas.

Algunas empresas confían en capacitación mínima y preparación inicial. Subestiman el trabajo requerido para implementar el programa CMMS. Esto probablemente fallará. Por falta de capacitación y habilidades, cada persona termina desarrollando sus propios enfoques para usar el software. Esto lleva a una base de datos más complicada y desordenada. Las funciones de ahorro de tiempo por las que pagaste terminarán sin usarse. La gente no sabrá que existen. O no sabrá cómo usarlas.

Los CMMS suelen ser fáciles de navegar y amigables. Sin embargo, aún necesitan capacitación básica. Así el personal puede familiarizarse con funciones y características.

Todo el personal de mantenimiento debe recibir tiempo para capacitación. Deben revisar lo aprendido y entendido entre sí. Incluye tiempo para este proceso. Las empresas que recortan presupuesto limitando tiempo y gastos para capacitación pueden reducir costos iniciales. ¡Pero los efectos a largo plazo pueden resultar más caros!

4. Tiempo y Recursos Inadecuados para Implementación CMMS

Cuando no se asignan suficientes recursos, la implementación se vuelve un trabajo para cuando no hay nada más urgente. Por ejemplo, siempre habrá otro trabajo, especialmente en ambiente reactivo. Así el personal necesitará dedicar horas extra para completar la implementación. El resultado es mala calidad, baja moral y recortes. Objetivos como aumentar disponibilidad de equipos y mejorar operaciones no se lograrán.

Puede tener sentido traer consultores externos para ayudar a configurar el sistema. O liberar a parte del personal de sus horarios regulares. Así pueden trabajar sin interrupciones y configurar el sistema correctamente.

Obtén la Guía de Selección de Software CMMS

¿Tu organización está investigando o seleccionando software de gestión de mantenimiento? Encontrarás la Guía de Selección CMMS útil. Tiene 15 consejos que pueden ayudarte a identificar criterios para seleccionar el producto correcto. ¡Con tantos productos puede ser confuso!