Cómo reemplazar su antigua solución CMMS (guía ridículamente simple)

Últimas estadísticas de mantenimiento muestran que el 53% de los administradores de instalaciones que participaron en la encuesta, utilizan CMMS para realizar un seguimiento proactivo de su operación de mantenimiento.

Como parte de la misma investigación, el 37% de los profesionales de mantenimiento dijeron que planean aumentar su inversión en CMMS (software de gestión de mantenimiento computarizado) y EAM (software de gestión de activos empresariales) en 2018.

Obviamente, la industria está avanzando a medida que las organizaciones son cada vez más conscientes de la importancia del mantenimiento proactivo y los beneficios de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados . .

Pero, ¿qué sucede cuando se da cuenta de que eligió la solución CMMS incorrecta? ¿Qué tan fácil (o difícil) es cambiar a un nuevo proveedor de CMMS? ¿Puede hacer esa transición rápidamente sin incurrir en costos significativos?

Estamos aquí para responder a esas preguntas.

Le mostraremos cómo reconocer las señales que necesita una nueva solución CMMS y cómo planificar y ejecutar una transición suave eso no interrumpirá sus operaciones de mantenimiento en curso ni requerirá una gran inversión si necesita ayuda de CMMS.

Para ver en profundidad qué es un CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

Señales claras de que necesita un nuevo CMMS

Una de las peores cosas que puedes hacer es conformarte con una solución CMMS que te obligue a adaptarte a ella, en lugar de que sea capaz de adaptarse a ti. No tiene sentido seguir pagando por algo que no puede hacerlo más eficiente.

Repasemos las señales más comunes que muestran que es mejor encontrar un nuevo proveedor de CMMS.

1) No ha obtenido un ROI

Los gerentes de mantenimiento no están introduciendo CMMS en sus organizaciones solo porque quieran "mezclar las cosas".

Lo hacen para crear un departamento de mantenimiento de funcionamiento más fluido que pueda reducir los costos al evitar tiempos de inactividad no programados y aumentar la vida útil de sus activos.

Cuanto más puedan reducir esos costos, mayor será el retorno de la inversión que podrán ver.

Si las métricas de su solución CMMS actual se instalaron correctamente y no está obteniendo un retorno positivo de su inversión, entonces usted no es el problema, el problema es la solución que está utilizando .

2) El CMMS que está utilizando es demasiado complejo

Una de las razones más comunes por las que su CMMS no se da cuenta de un ROI es porque es demasiado difícil de usar para usted o su equipo.

Míralo lógicamente. Cuanto más tiempo pasen sus técnicos tratando de encontrar información de activos o registrando algo en la herramienta, menos tiempo tendrán para realizar su trabajo. Eso, a su vez, aumenta aún más sus costos laborales.

No crea que el uso de un software de mantenimiento potente debe ser innatamente complejo porque debe tener muchas funciones y análisis potentes.

Como alguien que ha trabajado durante años en un CMMS que es poderoso pero fácil de usar, puedo decir con seguridad que esto simplemente no es cierto. CMMS Limble es la prueba de ello.

3) No es compatible con dispositivos móviles

Nuestros datos internos muestran que los clientes que pasan de un sistema basado en escritorio (ya sea CMMS o Excel) a nuestro CMMS móvil ven un aumento de productividad del 15% , simplemente por el hecho de que pueden acceder al software en su teléfono.

Aquí hay algunas cosas que se está perdiendo si su CMMS no es compatible con dispositivos móviles:

• sus técnicos no pueden recibir notificaciones instantáneas cuando se crean las nuevas Órdenes de Trabajo o se agregan comentarios a las Órdenes de Trabajo existentes
• usted no puede iniciar nuevas órdenes de trabajo mientras está en el campo
• no puede realizar un seguimiento del progreso de sus operaciones de mantenimiento actuales si no está sentado detrás de un escritorio
• sus técnicos no pueden buscar información crítica sobre el estado de los activos en el lugar (que ralentiza el diagnóstico de un problema)
• sus técnicos tienen que ir a la computadora más cercana para registrar su trabajo , tiempo que podría emplearse mejor en otra parte

4) A su CMMS le faltan funciones críticas

Este es un punto que no necesita mucha explicación. Si la solución que utiliza no tiene las funciones necesarias, debe buscar la que sí las tenga.

Por ejemplo, algunos programas de CMMS más antiguos le permiten crear órdenes de trabajo, pero no le permiten programar tareas de manera que pueda crear un plan de mantenimiento preventivo eficaz . .

En un momento en el que cada vez más organizaciones están cambiando al mantenimiento preventivo y predictivo, no poder programar un plan proactivo significa que tendrá dificultades para mantenerse competitivo en el mercado.

Si a su solución actual le faltan algunas características que son importantes para usted, no debe pensar dos veces antes de encontrar un socio más adecuado, ya que este no es un problema que se resolverá por sí solo.

5) La solución no se escala bien

Si planea expandir su negocio, querrá un software de mantenimiento que pueda seguir ese crecimiento.

La forma más fácil de reconocer que su solución actual puede tener problemas para escalar es su complejidad de uso.

Pregúntese:

• ¿Le toma mucho tiempo agregar nuevos elementos?
• ¿Está abarrotada la interfaz?
• ¿Ofrece automatización y seguimiento del tiempo de actividad?
• ¿Es difícil supervisar el progreso de las órdenes de trabajo abiertas?
• ¿Necesita mucho tiempo para programar el trabajo preventivo?
• ¿Los nuevos empleados tardan mucho en descubrir cómo utilizar correctamente el software?

Si la respuesta a cualquiera de las preguntas anteriores es afirmativa, tener más activos y técnicos significa que estos problemas solo empeorarán.

6) El software es demasiado caro

Otro signo que no necesita mucha explicación.

Cada solución viene con su propio conjunto de características y precios. Sin embargo, no todos los proveedores de CMMS tienen precios SAAS flexibles. Algunas soluciones están más orientadas a las empresas, mientras que otras tienen como objetivo ayudar a las empresas más pequeñas.

Si tiene en cuenta que algunas soluciones CMMS cuestan tan solo $ 25 al mes, no es exagerado concluir que PUEDE encontrar un sistema asequible para su negocio.

Tómese su tiempo para revisar y seleccionar el mejor software de mantenimiento que es una buena opción para el mantenimiento y el flujo de trabajo de sus instalaciones.

7) Soporte técnico débil o inexistente

No importa cuán simple sea el software que esté utilizando, cada negocio es diferente y, tarde o temprano, tendrá un problema técnico o una pregunta que querrá que se resuelva de manera rápida y eficiente.

Si su proveedor de CMMS…

• tarda mucho en responder
• en realidad no intenta resolver su problema
• ni siquiera ofrece la asistencia técnica adecuada (teléfono, correo electrónico y chat en vivo)

... entonces este no es el socio a largo plazo que necesita para hacer crecer su negocio.

En una industria donde las pequeñas demoras pueden costarle miles de dólares, no querrá trabajar con alguien que tarde una semana en solucionar su problema.

Esta sección terminó siendo más larga de lo esperado, pero pensamos que es importante explicar nuestro razonamiento detrás de cada signo.

Ahora que lo hemos aclarado, veamos cómo cambiar de proveedor de CMMS sin perder la cordura.

Cómo cambiar a un nuevo CMMS

Paso n. ° 1:sume a su equipo

Hablamos de esto en varios artículos de nuestro blog, pero solo porque es muy importante.

Debe darse cuenta de que configurar un CMMS no es lo que le permitirá obtener un retorno de la inversión; en realidad, el uso del sistema es lo que genera el retorno de la inversión que esperas ver.

Si su personal de mantenimiento no está motivado para probar el nuevo sistema, entonces toda esta transición es solo una pérdida de tiempo y recursos.

La buena noticia es que no es tan difícil motivar a su equipo.

Imagine que es un técnico de mantenimiento y alguien le muestra un nuevo CMMS que es más simple de usar y le facilita la vida al automatizar las aburridas piezas de repuesto de su trabajo y acelerar su flujo de trabajo general. ¿No le interesaría darle una oportunidad justa a dicho software?

Otra forma de motivar a su equipo es permitirles que revisen las soluciones que ha preseleccionado y consideren sus comentarios antes de tomar la decisión final.

Después de todo, usarán el software casi a diario.

Paso 2:planifique la transición para evitar el tiempo de inactividad

Como con cualquier proyecto, un poco de planificación y coordinación es de gran ayuda para asegurar su éxito.

1) Establezca los hitos y el cronograma

Los proyectos que no tienen fechas límite claramente definidas a menudo toman un tiempo innecesariamente largo para completarse.

Sin embargo, no busque simplemente definir una fecha de vencimiento única para todo el proyecto. Para poder realizar un seguimiento del progreso de su implementación, debe dividirlo en varios hitos.

Por ejemplo, puede establecer fechas de vencimiento para las siguientes actividades (que trataremos más adelante en el artículo):

• Exportar o recopilar los datos de mantenimiento necesarios para la transferencia
• Importe o ingrese los datos de mantenimiento en el nuevo CMMS
• Ingrese los datos de los empleados en el nuevo CMMS
• Capacitación de empleados
• Defina y configure los informes y los KPI necesarios
• Configure integraciones de CMMS (si es necesario)
• Cree un plan de mantenimiento preventivo en el nuevo CMMS

2) Describe las responsabilidades (quién debe hacer qué)

Ahora que tiene la lista de pasos que debe seguir, debe decidir quién los llevará a cabo.

Cuando asigne las tareas, trate de ser lo más claro posible sobre por qué esas tareas deben realizarse y cómo afectan al resto del proceso.

Otra cosa que todos los miembros de su equipo deben saber es quién está a cargo del proyecto y a quién pueden acudir con sus preguntas.

Recuerde que el hecho de que algo sea claro para usted no significa que lo esté para todos los demás.

3) Asignar un "director de proyecto" y / o formar un equipo CMMS

Cada proyecto necesita a alguien que lo supervise. En la mayoría de los casos, será el administrador de mantenimiento.

Sin embargo, las organizaciones más grandes pueden querer dar un paso más y formar un equipo CMMS, especialmente si están implementando el nuevo CMMS en múltiples ubicaciones.

Por ejemplo, su equipo de CMMS puede constar de un gerente de mantenimiento, un gerente de nivel superior, representantes de técnicos de mantenimiento y una persona dedicada del sitio del proveedor de CMMS que lo ayudará con la implementación.

En algunos casos, las organizaciones buscan crear un equipo de CMMS incluso antes de comenzar a buscar su nueva solución de administración de mantenimiento para obtener la información de todos los lados antes de preseleccionar algunos sistemas que desean probar.

4) Coordine con su proveedor de CMMS

En los primeros días de Limble, ayudé a muchas pequeñas empresas a implementar Limble en su organización.

Una cosa que aprendí de él es que tener a alguien que pueda responder rápidamente sus preguntas y abordar incluso problemas menores, acelera enormemente sus actividades de mantenimiento.

Es por eso que cada cliente tiene una persona dedicada a la que pueden comunicarse con cualquier pregunta, inquietud y solicitud de trabajo.

Lo mejor de Limble hoy en día es que está basado en la Web y también se encuentra en Android e iOS.

No dude en pedirle ayuda a su proveedor de CMMS, ya que debería ser en su mejor interés para asegurarse de realizar una transición exitosa.

Paso 3:transfiera los datos de mantenimiento necesarios

Dependiendo del tamaño de sus operaciones de mantenimiento y de la cantidad de activos que utilice, la transferencia de todos los datos puede llevar de unas semanas a meses.

La buena noticia es que solo necesita hacer esto una vez.

En el mejor de los casos, podrá exportar los datos de su antiguo CMMS, realizar una limpieza si es necesario (como eliminar datos sobre activos antiguos que ya no está utilizando) y cargarlos en su nuevo CMMS.

Esto es lo que puede hacer para asegurarse de que este proceso se desarrolle de la mejor manera posible:

1) Decida qué datos necesita recopilar

Antes de comenzar a recopilar todos los datos de mantenimiento que desea transferir, primero debe definir qué información necesita.

Aquí hay una imagen que muestra la información de activos habitual que querrá transferir:

Si ejecutó un plan de mantenimiento predictivo o preventivo con su antiguo software CMMS, también querrá los datos sobre los procedimientos, tareas y frecuencias de mantenimiento preventivo / predictivo que luego puede usar para configurar rápidamente un plan de mantenimiento preventivo en su nuevo CMMS .

Si tiene una gran cantidad de activos, comience por transferir primero los datos de los activos más críticos.

2) Reúna los datos necesarios

A continuación, se muestran algunas formas de recopilar todos los datos que desea migrar a su nuevo CMMS:

• exportar datos de su antiguo software CMMS
• recopile las hojas de cálculo que pueda seguir utilizando para registrar la información de seguimiento de activos
• revise las recomendaciones de los fabricantes de equipos originales y las "garantías" o fuentes de "papel" similares en busca de cualquier información que aún pueda faltar (lo que significa que, si aún no lo hizo, finalmente puede tirar esos archivadores fuera de su oficina)

3) Limpiar los datos recopilados

Antes de comenzar a ingresar los datos en su nuevo CMMS, tómese un tiempo para limpiar los datos que recopiló y asegúrese de que solo está manejando información precisa y organizada.

Puede hacerlo de la siguiente manera:

• Eliminar datos innecesarios. Siempre existe la posibilidad de que algunos archivos y hojas de cálculo exportados contengan datos que no necesita. Ahora sería un buen momento para eliminarlo.
• Eliminar datos duplicados. Si ha recopilado datos de varias fuentes, es muy probable que tenga algunos datos superpuestos que pueda eliminar.
• Establezca convenciones de nomenclatura estándar. La mayoría de las soluciones CMMS le permiten utilizar convenciones de nomenclatura prefabricadas que se basan en códigos numéricos simples o simplemente crear los suyos propios.

Nuestra guía para nombrar los estándares en Limble es nombrar todo de manera clara y lógica; los nombres deben ser lo suficientemente claros para que incluso un operador de primera línea sepa cuáles son los datos de los activos. Entonces, en lugar de una abreviatura como CH-01 use algo como Chiller-01 .

Tener nombres claros de seguimiento de activos con identificadores numéricos claros es la mejor manera de garantizar que todos los datos se puedan leer, buscar, filtrar y ordenar fácilmente.

4) Ingrese los datos en su nuevo CMMS

Ahora que reunió datos limpios y decidió qué estándares de nomenclatura desea usar, el siguiente paso es ingresar esos datos en su nuevo CMMS.

Los dos métodos más comunes que utilizará son:

• importar archivos .CSV (que usted creó o exportó desde su antiguo software CMMS)
• ingresar datos manualmente

Esto puede llevar un tiempo, pero como dijimos, solo debe hacerlo una vez.

Paso 4:Configure su nueva solución CMMS

Aquí hay algunas cosas de las que debe ocuparse antes de comenzar a usar su CMMS recién instalado cargado con todos los datos que necesita.

1) Configure los informes que realmente utilizará

La mayoría de CMMS tienen una base de datos de cientos de informes diferentes porque sirven a una amplia gama de clientes en muchas industrias diferentes. Desde los fabricantes de alimentos y bebidas hasta los propietarios de complejos de oficinas o instituciones educativas, cada cliente tendrá necesidades específicas para un conjunto diferente de informes.

Idealmente, los clientes decidirán qué es fundamental para ellos (en gran medida en función de sus objetivos comerciales) y luego tendrán la configuración de CMMS para proporcionar informes que les ayuden a monitorear estos KPI. Por ejemplo, los clientes de una industria pueden centrarse en tiempo de inactividad planificado frente a tiempo de inactividad no planificado . , mientras que los de otro sector podrían estar más preocupados por cuánto tiempo lleva completar las tareas de mantenimiento , costos de mantener el rendimiento y el ciclo de vida de sus activos , o algo completamente diferente.

Pero a pesar de que su CMMS puede generar automáticamente docenas de informes, no tiene sentido perder el tiempo para configurar los que nunca usará.

Una forma en la que estamos tratando de ayudar a nuestros usuarios en este sentido es que en lugar de crear una gran base de datos de informes de los que los usuarios pueden obtener, creamos un generador de paneles personalizados muy poderoso (pero fácil de usar) que le permite crear sus informes. Esto permite que cada cliente tenga informes verdaderamente personalizados que les brinden datos de la más alta calidad para tomar decisiones comerciales informadas.

Otra característica de Limble CMMS es que permite la rotación de estos informes personalizados. Esto significa que puede configurar todos sus KPI en una pantalla grande y hacer que roten continuamente para que todos los miembros de su equipo siempre sepan exactamente lo que está sucediendo.

Además, nuestros paneles personalizados le permiten ver informes uno al lado del otro para que pueda comparar fácilmente el desempeño de un criterio con el otro, como desempeño del personal , costos , tiempo de inactividad y así sucesivamente.

Antes de pasar a la siguiente sección, aquí hay una lista de informes comunes que quizás desee crear:

• Trabajo planificado completado
• Trabajo no planificado completado
• Porcentajes planificados frente a no planificados
• Horas de inactividad
• Tiempo total invertido
• Costos (repuestos, mano de obra, facturas, órdenes de compra)
• Tiempo medio de recuperación (MTTR)
• Tiempo medio entre fallos (MTBF)

2) Configure integraciones de CMMS (si es necesario)

Como ya sabe, su CMMS no tiene por qué estar solo. El objetivo es asegurarse de que pueda comunicarse con otro software que pueda estar utilizando, como ERP.

Esto mejorará significativamente los tiempos de respuesta y la eficiencia al tiempo que evita la generación de datos duplicados.

Aunque la integración de CMMS con otros sistemas requiere algunas habilidades técnicas, no tiene por qué ser un ejercicio difícil.

Actualmente, muchas soluciones CMMS proporcionan una interfaz de usuario que simplifica el proceso de integración a través de:

• opciones que automatizan el proceso, lo que hace que la entrada manual sea innecesaria
• funciones para importar y exportar datos rápidamente desde otras aplicaciones
• intercambio de datos fluido

Si también utiliza el mantenimiento predictivo, mantenimiento basado en condiciones o alguna otra tecnología habilitada para IoT , también querrá conectar su CMMS a los sensores instalados para que pueda tener una visión en tiempo real del estado de sus activos.

3) Pruebe el sistema

Una vez que se hayan importado todos los datos necesarios al nuevo software de mantenimiento, el siguiente paso es realizar pruebas exhaustivas. Hay varias preguntas para hacer en esta etapa:

• ¿El historial de mantenimiento es correcto y accesible?
• ¿Los nombres de los campos tienen sentido y se pueden buscar fácilmente?
• ¿Están todos los elementos del registro de mantenimiento de activos (equipos y piezas) bien definidos y precisos?

Cualquier error encontrado debe informarse de inmediato al proveedor de CMMS para su corrección.

4) No omita la capacitación de los empleados

Una excelente manera de hacer su vida más fácil y hacer que la capacitación de los empleados sea muy sencilla es elegir un CMMS fácil de usar y simplemente realizar la capacitación que sugiere el proveedor de CMMS.

Si su proveedor de CMMS sugiere una capacitación extensa , esto podría ser una señal de alerta que indica el hecho de que su CMMS no es tan fácil de usar y es posible que desee reconsiderar su decisión.

Si bien las opciones de capacitación varían de un proveedor a otro, las más comunes son sesiones de capacitación en persona, seminarios web . y buenos tutoriales en vídeo .

Cualquiera que sea el método de capacitación que elija, si tiene un equipo de mantenimiento muy grande, probablemente no será conveniente capacitarlos a todos a la vez. En tales situaciones, el proveedor puede capacitar directamente a algunos miembros seleccionados del equipo. A partir de entonces, pueden enseñar a otros en lotes hasta que todos estén a bordo.

Paso n. ° 5:observe, reaccione, mejore y realice el seguimiento

Felicitaciones, acaba de implementar su nueva solución CMMS.

Sin embargo, no celebre demasiado tiempo, ya que todavía hay algunas cosas que debe tener en cuenta para garantizar el éxito a largo plazo.

Ahora que ha terminado el aspecto técnico de la implementación, debe actuar como inspector. Supervise cómo sus empleados utilizan el CMMS para que pueda corregir las acciones defectuosas antes de que se conviertan en un hábito.

Convierta el uso del CMMS en un hábito

Es posible que se sorprenda al ver que, a pesar de que su equipo ha sido completamente capacitado en el uso del nuevo software, no está siguiendo todas las pautas y mejores prácticas.

Los viejos hábitos son difíciles de morir y si su equipo de mantenimiento adquirió algún mal hábito trabajando en el antiguo software CMMS, ahora es el momento de hacer un esfuerzo adicional para corregirlo.

Uno de los problemas más comunes es que los técnicos no registran todo lo que están haciendo en el CMMS. Es por eso que siempre recomendamos a los gerentes que lo vigilen de cerca durante al menos un mes después de la implementación y trabajen para corregir y mejorar esos hábitos.

Esta es la única manera de asegurarse de que está manejando información real y que sus planes y decisiones se basan en información e informes precisos.

3 meses:informe a su jefe

Dentro de los tres meses posteriores a la adopción de un CMMS nuevo y mejorado, debería comenzar a ver reducciones en el tiempo de inactividad de los equipos, una mejor administración de inventario, un mejor almacenamiento y recuperación de documentos, menos horas extras y más.

Exporte estos resultados positivos y luego compártalos con la alta dirección. Es una excelente manera de tranquilizarlos en situaciones en las que hubo algunos desafíos iniciales o resistencia por parte de la administración sobre la idea de migrar a un nuevo software.

El objetivo final:utilizar plenamente su nueva solución CMMS

Hemos establecido que la migración a un CMMS mejor se puede lograr sin interrumpir seriamente todas sus operaciones de mantenimiento o incurrir en enormes costos de mantenimiento.

Su nuevo CMMS es un potente software que, si se utiliza correctamente, puede mejorar enormemente su software de gestión de mantenimiento en términos de eficiencia y reducción de costes. Pero aunque ya le está dando los resultados que espera, probablemente hay varias funciones que no usa con regularidad.

Muchos clientes cometen el error de utilizar su CMMS como una herramienta más sofisticada de mantenimiento de registros. Pero ese es solo un aspecto de las muchas cosas que puede lograr con él.

En lugar de simplemente utilizar las funciones básicas que inicialmente necesitaba, ¿por qué no explorar su funcionalidad completa? Quizás la herramienta ofrece algunas funciones que ni siquiera sabía que necesitaba.

Anime a su personal a explorar sus capacidades y verá mejoras continuas en sus operaciones de mantenimiento.

Si está pensando en cambiar a un nuevo software CMMS, no dude en ponerse en contacto y veamos si Limble sería una buena opción para su organización.

Alternativamente, siempre puede hacer clic aquí para iniciar una prueba de manejo en vivo y compruebe usted mismo cómo se ve y se siente Limble al trabajar.

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