Solicitudes de trabajo: El motor que impulsa la gestión de mantenimiento eficiente

Las Solicitudes de Mantenimiento —también conocidas como Solicitudes de Trabajo— son un actor clave en la gestión estratégica de activos y la gestión táctica de mantenimiento.

Al igual que reservar una cita para su coche que tose en el taller, su cuerpo adolorido en el médico o su pantalla móvil rota en la tienda de reparaciones, las solicitudes de mantenimiento mantienen en movimiento las ruedas de la gestión de mantenimiento.

Sin ellas, habrá mucha charla en la planta de producción y ¡muy poca acción!

¿Qué es una Solicitud de Mantenimiento?

Muy simple, la respuesta está en la pregunta.

Es una solicitud formal de mantenimiento. Una forma de reporte de fallas. Y puede provenir de cualquier parte de la organización: Operaciones, Finanzas, Seguridad, Ingeniería, Logística, Servicios de Edificios y muchas otras.

En el pasado distante, las solicitudes de mantenimiento se habrían escrito en papel o garabateado en una pizarra. Hoy en día, en la era del Internet Industrial de las Cosas (IIoT), usamos computadoras, dispositivos móviles conectados a la nube y soluciones en línea.

Las solicitudes de mantenimiento son simples, humildes y fáciles de hacer. Pero son un punto de activación clave para un proceso vital en todas las industrias, particularmente en industrias intensivas en activos.

La Gestión de Trabajo es ese proceso.

Si su organización puede gestionar el trabajo bien, puede esperar ver grandes mejoras en el tiempo de llave (el tiempo que sus técnicos realmente pasan en una tarea con herramientas en mano), eficiencias de mantenimiento y mejora de la disponibilidad de activos.

Fuente: www.assetivity.com.au

Las solicitudes de mantenimiento son la entrada principal para identificar trabajo. Cuando las solicitudes provienen de operaciones u otras personas en el negocio, suelen ser solicitudes de trabajo reactivas o correctivas. Si se aprueban, se planifican, programan, ejecutan y completan.

Pero no es solo la organización de mantenimiento la que impulsa este proceso.

Los equipos de Operaciones y Mantenimiento se benefician de trabajar juntos

Dijimos que muchas partes de la organización pueden generar solicitudes de mantenimiento, y es cierto. Pero el principal impulsor de las solicitudes de trabajo reactivas industriales es el equipo de Operaciones. Ellos son los más cercanos a los activos, que dependen de los activos para entregar un producto vendible.

Operaciones y Mantenimiento están entrelazados e interdependientes. Este último proporciona un servicio a Operaciones para mantener la capacidad del activo de entregar los productos correctos, a tiempo y en un nivel de calidad aceptable.

El equipo de Operaciones —y particularmente la gerencia— a menudo se encuentra bajo gran presión para «cumplir los números» y mantener los activos funcionando 24/7. Simplemente no pueden permitirse el tiempo de inactividad no planificado que erosione la disponibilidad del activo y luego su KPI clave: la puntuación de Efectividad General del Equipo (OEE).

El tiempo es dinero, y el dinero es rey, como dice el refrán.

Por esta razón, el equipo de Mantenimiento también sufre una presión significativa para mantener la capacidad de los activos y minimizar el tiempo de inactividad. Cuando las máquinas fallan, los técnicos están bajo gran presión para hacerlas funcionar de nuevo inmediatamente —no siempre el mejor escenario para reparaciones duraderas y fiabilidad.

Por lo tanto, Operaciones y Mantenimiento necesitan intentar trabajar juntos, no unos contra otros.

Una forma es que Operaciones se comprometa y use proactivamente las solicitudes de mantenimiento.

Esto sería particularmente efectivo en un negocio que use una filosofía de Cuidado de Activos por el Operador, donde el operador es la primera línea de defensa para detectar fallas inminentes. Él o ella podría llevar un dispositivo móvil y levantar rápidamente una solicitud de mantenimiento de la siguiente manera:

 

Código de Grupo: Máquina Llenadora

Tipo de Solicitud: Vibración

Prioridad: Alta

Descripción: Aumento significativo en la vibración de la torreta en Llenadora 2B. Está causando pérdidas de eficiencia en la línea y derrames. Necesita reajuste URGENTE.

Fecha de Solicitud: 21 de febrero de 2021, 9:35 a.m.

Esta solicitud de mantenimiento reactiva —en un dispositivo conectado a la nube— llegaría a la atención del equipo de Mantenimiento casi de inmediato. Se pueden configurar correos electrónicos automatizados para los respondedores clave. Los tiempos de reacción serán más rápidos y, por tanto, la disponibilidad será mayor.

Esa es una herramienta simple, elegante y poderosa.

Solicitar trabajo proactivo

En solicitudes de mantenimiento menos urgentes, Operaciones tiene la oportunidad de solicitar trabajo proactivo. Cuando ven la degradación de un componente, pueden solicitar una intervención de mantenimiento con antelación:

Código de Grupo: Transportadores

Tipo de Solicitud: Rodamiento Ruidoso

Prioridad: Media

Descripción: El rodamiento de accionamiento se ha vuelto más ruidoso. Necesitará reemplazo en el día de mantenimiento de la próxima semana.

Fecha de Solicitud: 21 de febrero de 2021, 10:15 a.m.

El planificador de mantenimiento revisará esta solicitud. Si se aprueba, se convertirá en una orden de trabajo, asignada a un técnico con el conjunto de habilidades adecuado y priorizada según sea necesario:

Activo: Transportador 7-C

Descripción: Rodamiento de extremo de accionamiento desgastado en la unidad de accionamiento del transportador

Fecha: 27 de febrero de 2021, 8 a.m.

Instrucciones: Aislar transportador (eléctricamente). Reemplazar rodamiento de extremo de accionamiento (SKF 6203 ZZ C). Usar SOP BR23.1 para técnicas de reemplazo de rodamientos y herramientas requeridas.

Código de Categoría: Reemplazo Mecánico

Código de Prioridad: Alta

Lo genial de la gestión de trabajo en la nube y en tiempo real es que el solicitante (o cualquiera con acceso) puede ver si el problema o defecto ya ha sido reportado.

Esto puede ahorrar mucho tiempo desperdiciado y trabajo duplicado.

Esto es lo que queremos decir con la comunicación es clave.

El solicitante puede tener una vista en vivo del estado del trabajo o solicitud: ¿está en planificación? ¿Aprobado? ¿En progreso? ¿Esperando repuestos? ¿Programado? ¿Completo?

Y los mejores sistemas permiten al solicitante recibir un correo electrónico cuando algo cambia en la solicitud de mantenimiento. Los gerentes de operaciones pueden navegar por una lista de todas las solicitudes enviadas por Operaciones y ver  si hay un patrón en las solicitudes que se levantan.

Solicitudes de Trabajo en la Industria de Alimentos y Bebidas

Una industria que hace uso de las solicitudes de mantenimiento es la de alimentos y bebidas.

En estas industrias, los márgenes de ganancia son bajos, los volúmenes son altos y, por tanto, las operaciones continuas son críticas: el tiempo de inactividad es un gran problema.

El equipo de mantenimiento necesita ser receptivo.

Estas industrias están altamente reguladas por la FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos) y la FSA (Agencia de Estándares Alimentarios). Luego están las auditorías de GMP (Buenas Prácticas de Manufactura) y FSMA (Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria). ¡Y sin mencionar las auditorías regulares de clientes revisando a su gente, procesos, documentación y activos!

Todas estas auditorías e intrusiones son suficientes para infundir terror y estrés en el corazón de un gerente de mantenimiento.

De cualquier gerente, de hecho.

Supongamos que los auditores a menudo piden registros de mantenimiento de los activos. ¿Por qué no estar preparados con un sistema conectado a la nube que almacene digitalmente su estrategia de mantenimiento y todas las solicitudes de mantenimiento pasadas y presentes?

Solución

El módulo Dynaway Requests es una solución en línea para el reporte rápido y fácil de posibles fallas y errores detectados en una instalación de producción o edificio. Los usuarios previstos son:

• Empleados que trabajan en oficinas.
• Trabajadores en la planta de producción.
• Operadores de máquinas.
• Otros equipos y activos atendidos por el equipo de mantenimiento.

Solicite mantenimiento desde su aplicación móvil

Los empleados pueden crear solicitudes desde la aplicación Microsoft Dynamics 365 Business Central desde un dispositivo móvil. Con Dynaway Requests, puede gestionar solicitudes de mantenimiento de manera oportuna para aumentar el tiempo de llave, mejorar la comunicación entre Operaciones y Mantenimiento, y reducir el tiempo de auditoría y cumplimiento.