Aprenda a calcular el costo del software CMMS y el ROI

Una de las preguntas más comunes que recibimos aquí en Fiix es:"¿Cuánto cuesta un CMMS?" El finalista es:"¿Cuál es el ROI del software CMMS?" Ambas son buenas preguntas. Pero también son difíciles.

Eso es porque no hay un número mágico. Hay una serie de factores que afectan el costo del software en la nube y, lo que es más importante, el valor que obtiene de su CMMS.

Este blog es una introducción a algunos de esos factores (no podemos entrar en absolutamente todos los detalles aquí, ya que muchos de ellos son específicos de su instalación). Se asume que ya tiene algunos conocimientos sobre el software CMMS y lo que busca en una solución. Si aún no tiene esa información, consulte nuestra guía para comprar software CMMS.

Tabla de contenido

1. Seis factores que influyen en el costo de un CMMS
2. Calcular el ROI del software CMMS:encontrar el valor del mantenimiento
3. Una talla no sirve para todos cuando se trata del precio y el ROI del software CMMS

Seis factores que influyen en el costo de un CMMS

Costos de software

El software CMMS basado en la nube a menudo se ejecuta en un modelo de suscripción. Las tarifas de suscripción son pagos continuos que se realizan a un proveedor de software para utilizar su producto. Por lo general, se pagan anualmente, aunque también son comunes los pagos mensuales y trimestrales.

Las tarifas de suscripción generalmente se pagan por usuario, y la mayoría de los proveedores de software ofrecen diferentes niveles de suscripción, y el precio de la suscripción aumenta con la cantidad de funciones, el nivel de servicio, la capacidad de personalización y más.

Al determinar una estimación de las tarifas de suscripción, tenga en cuenta lo siguiente:

• Cuántas personas utilizarán el sistema
• Qué funciones necesita
• Qué nivel de servicio necesita de un proveedor

Implementación

El precio de implementar un CMMS incluye los costos directos e indirectos de configurar el software y hacerlo completamente operativo.

Un costo potencial de implementación es pagar los servicios de un proveedor de CMMS para configurar el sistema, migrar datos, crear PM y más. La mayoría de los proveedores cobran por hora o cobran por un paquete de implementación que incluye estos servicios. Un alcance detallado del trabajo de un proveedor debe describir la cantidad de horas necesarias para la implementación en función de la cantidad de activos, PM, piezas de inventario, etc.

Capacitación, asistencia y administración

El costo de la capacitación y el soporte depende completamente del tamaño, los objetivos y las capacidades de su equipo.

Al igual que con la implementación, la mayoría de los proveedores de CMMS ofrecen una cantidad específica de horas para capacitación y soporte con la compra de una suscripción. El número de horas normalmente aumenta con niveles más caros. Las horas adicionales se cobran por hora. La cantidad de horas de capacitación y soporte, junto con su precio, debe estar disponible en un alcance de trabajo de los proveedores de CMMS.

Al determinar el costo de capacitación y soporte para su CMMS, debe observar qué tan cómodo se siente su equipo al usar el software, qué tan rápido desea alcanzar la velocidad máxima y cuántos usuarios tendrán acceso al sistema.

El último elemento a tener en cuenta es el tiempo y la mano de obra dedicados a la administración del sistema, que es la gestión continua del software. Esto incluye el costo de agregar e incorporar nuevos usuarios, crear informes, crear nuevos PM y más.

El enfoque de Fiix para el éxito de CMMS (haga clic para ampliar)

Costos de hardware

La compra de dispositivos móviles es uno de los pocos costos de hardware asociados con el software CMMS basado en la nube. Uno de los principales beneficios de un CMMS son sus capacidades móviles, que permiten a los técnicos trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es por eso que equipar a su equipo con tabletas o teléfonos inteligentes lo ayuda a encontrar el mayor valor en su software.

La mayoría de los sistemas CMMS basados ​​en la nube tienen una aplicación CMMS móvil, que facilita a los usuarios el acceso al software en sus propios teléfonos o tabletas para consumidores. Sin embargo, es mejor consultar directamente con los proveedores de CMMS y averiguar qué dispositivos brindan la mejor experiencia.

Tarifas de integración

Es esencial que su CMMS se integre con el otro software de su empresa, como un ERP. Esto hace posible que el mantenimiento colabore con otros departamentos, recopile mejores datos y encuentre eficiencias.

Si bien la integración de un CMMS con otros sistemas se ha vuelto mucho más barata con las innovaciones recientes, a menudo es facilitada por los proveedores de CMMS, lo que significa un costo adicional.

El primer paso para determinar el precio de la integración es averiguar a qué sistemas conectar su CMMS. Hay tres tipos de sistemas que pueden conectarse a su CMMS:sistemas de producción (como sensores, PLC y SCADA), software ERP y software de gestión de procesos comerciales. La integración con los sistemas de producción puede requerir un gasto adicional por hardware adicional.

El siguiente paso es hablar con los proveedores de CMMS para comprender qué integraciones son posibles, si cobran por las integraciones y cuánto podría costar cada integración.

Escalar su CMMS

A medida que su empresa crezca, también lo harán las demandas de su CMMS. Escalar su software para satisfacer estas necesidades puede generar costos adicionales. Es por eso que debe pensar varios años en el futuro al calcular el precio total de un CMMS.

Un aspecto a tener en cuenta es el aumento de usuarios. Si anticipa que el equipo de mantenimiento se duplicará en los próximos cinco años, lo más probable es que las tarifas de suscripción a CMMS se dupliquen.

La segunda consideración importante es la capacitación, el soporte y el hardware adicionales. Se requiere más gasto en estos servicios y equipos cuando varios sitios o usuarios adicionales adoptan el software.

Por último, su CMMS debe mantenerse al día a medida que su negocio se vuelve más sofisticado. Eso podría significar mover su suscripción a CMMS a un nivel superior que ofrezca más personalización, herramientas de informes, funciones de seguridad y más.

Cálculo del ROI del software CMMS

Ahora es el momento de averiguar cuánto valor puede ofrecer un CMMS. Esta sección incluye un descargo de responsabilidad:el ROI del software CMMS depende de muchos factores, muchos de los cuales son específicos para usted, sus objetivos y sus instalaciones. Por lo tanto, esto es menos un cálculo de ROI exacto y más una lista de áreas en las que CMMS aporta valor a la empresa.

Tiempo de inactividad

El tiempo de inactividad puede costar desde unos pocos miles hasta unos pocos millones de dólares cada año. Un CMMS puede ayudarlo a reducir el tiempo de inactividad y los costos relacionados al:

1. Ayudarlo a comprender el costo de cada hora de inactividad
2. Seguimiento de la cantidad de horas de inactividad antes y después de implementar un CMMS
3. Brindarle visibilidad de tipos individuales de fallas o tareas de mantenimiento preventivo para resaltar cómo un CMMS ha reducido el tiempo de inactividad en cada caso

Mano de obra

Eliminar procesos ineficientes con un CMMS puede ahorrarle mucho tiempo y dinero. Una vez que tenga una línea de base en términos del tiempo que se necesita para completar las tareas, así como las horas laborales y las tarifas de pago, puede comenzar a encontrar respuestas a las siguientes preguntas y encontrar el ROI del software CMMS en lo que respecta a los costos laborales:

• ¿Un menor número de averías no planificadas genera menos personal adicional o contratistas costosos?
• ¿Estamos ejecutando un mantenimiento más planificado? (Tenga en cuenta que se ha demostrado que el mantenimiento planificado cuesta entre tres y cuatro veces menos que el mantenimiento reactivo)
• ¿Estamos ahorrando tiempo en la entrada de datos gracias a la creación de informes digitales más sencilla?
• ¿El trabajo se identifica y se realiza más rápido gracias a las notificaciones móviles?
• ¿Están aumentando aspectos como el tiempo productivo, la calidad del trabajo y el valor total de las horas laborales?

Inventario

El perfeccionamiento de la organización y la compra de piezas de repuesto puede reducir los costes. Puede medir esto calculando la cantidad que ha gastado en inventario antes y después de un CMMS. A continuación, se muestran algunas formas en las que un CMMS puede llevar a decisiones de inventario más inteligentes:

• Gaste menos en la compra de repuestos de emergencia programando el mantenimiento y estableciendo un monitoreo basado en la condición
• Realice un seguimiento del inventario y establezca cantidades mínimas para no tener exceso de existencias
• Localice el inventario más fácilmente para reducir el tiempo de inactividad y los costos laborales

Vida útil y eficiencia de los activos

Parte del ROI del software CMMS proviene de garantizar que los activos obtengan el mantenimiento que necesitan para operar por más tiempo y funcionar a toda velocidad. Hay dos ventajas principales de esto que pueden ahorrarle a su empresa miles o millones de dólares a largo plazo:

1. Aumenta la disponibilidad, el rendimiento y la calidad de la máquina.
2. Se prolonga la vida útil de los activos.

El ROI del software CMMS depende de muchos factores, muchos de los cuales son específicos para usted, sus objetivos y sus instalaciones.

Sostenibilidad y éxito de la empresa

Hay muchas formas en que un CMMS puede generar un mayor retorno de la inversión al afectar el negocio fuera del taller. Estos son solo algunos ejemplos:

• Un mejor mantenimiento ayuda a mantener las máquinas en condiciones como nuevas, lo que reduce los costos de servicios públicos.
• El software puede facilitar las auditorías, asegurando que su empresa capitalice las asociaciones que requieren el cumplimiento de ciertas regulaciones.
• El uso de un CMMS para programar y realizar un seguimiento de los MP puede reducir el tiempo de inactividad, lo que reduce las demoras en la fabricación, por lo que los productos se envían a tiempo y sus clientes están contentos.

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Una talla no sirve para todos cuando se trata del precio y el ROI del software CMMS

El software CMMS viene en todas las formas, tamaños y sí, precios. Algunos pueden costar cientos de miles de dólares, mientras que otros son gratuitos. Cada uno viene con diferentes características, capacidades, casos de uso y ROI. Averiguar el costo de un CMMS y el valor que proporciona requiere un análisis cuidadoso de su empresa, sus objetivos y las opciones de CMMS disponibles. Es importante considerar todos estos factores y hablar con diferentes proveedores de CMMS para obtener una imagen completa. Cuando puede lograr una vista de 360 ​​grados de todos estos elementos, puede estar seguro de que conoce todas sus opciones y puede elegir la opción más adecuada para su organización.