Cuatro consejos para escalar un proyecto piloto de CMMS

Se supone que la tecnología hará avanzar su negocio. Debería ayudarte a alcanzar tus KPI. Debería modernizar las operaciones. Debería poner a todos en la misma página.

Pero a menudo no hace nada de eso.

En cambio, muchas empresas se quedan atascadas en la puesta a prueba de nuevas tecnologías y nunca se dan cuenta de todo su potencial. De hecho, el 84% de los proyectos de IoT nunca pasan la fase de prueba, según una encuesta de McKinsey de 2017.

Los pilotos de CMMS no son diferentes. Si bien es mejor comenzar lentamente al implementar el software de mantenimiento, muchas organizaciones tienen dificultades para escalar un CMMS y, como resultado, nunca obtienen el retorno de la inversión que buscan.

Como firmes creyentes en lo bueno que puede ser un CMMS (cuando se implementa y se usa correctamente), en Fiix queremos ayudarlo a evitar quedar atrapado en el purgatorio piloto. Por lo tanto, exploremos las mejores prácticas para escalar un proyecto piloto de CMMS, incluidas las razones comunes para atascarse y cómo evitarlas.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un proyecto piloto?
2. ¿Por qué los pilotos de CMMS se atascan?
3. Cuatro formas de escalar su piloto de CMMS
4. Ya sabes caminar, ahora es el momento de correr

¿Qué es un proyecto piloto?

Un proyecto piloto es cuando una empresa implementa nueva tecnología o procesos a pequeña escala antes de implementarlos en toda la organización. Se utilizan para probar si un producto, servicio o idea puede ofrecer los resultados deseados antes de realizar una inversión mayor. Los proyectos piloto permiten que las organizaciones aprendan de los errores, reduzcan su impacto y eviten los mismos riesgos durante las implementaciones a gran escala.

… La mayoría de las empresas se atascan en la puesta a prueba de nuevas tecnologías y nunca se dan cuenta de todo su potencial. De hecho, el 84% de los proyectos de IoT nunca pasan la fase de prueba.

Por ejemplo, una empresa de fabricación podría poner a prueba un CMMS haciendo que una instalación implemente y utilice el software durante seis meses. Esto le da a la empresa tiempo suficiente para probar el software, aprender a maximizar su uso y medir el retorno de la inversión. Al final del período piloto, la organización puede decidir implementar el CMMS en otros sitios, pasar a otro software o seguir probando la opción actual.

¿Por qué se atascan los pilotos de CMMS?

Nadando en arenas movedizas. Golpeando la pared. Llegar a ninguna parte rápido. Hay muchas formas de decir "estoy atascado", porque es algo con lo que todo el mundo puede identificarse. No es raro que una implementación de CMMS se atasque en la fase piloto y, por lo general, se debe a una de estas cuatro razones.

Apathy destruye la voluntad de expandir el proyecto

La emoción inicial de implementar un CMMS puede desvanecerse rápidamente y convertirse en indiferencia o, peor aún, en total negatividad. Esto arrastra la adopción por parte del usuario a tasas cada vez más bajas, lo que hace que el software sea menos eficaz. Como resultado, el CMMS se transforma de una bala de plata a una herramienta aburrida a los ojos de todos, desde el liderazgo superior hasta los técnicos. La motivación para hacer avanzar el proyecto está muerta. Este problema también puede surgir cuando no hay nadie disponible o capaz de liderar la transición fuera de la fase piloto, como un campeón CMMS calificado y ambicioso.

Nadie ve el valor

Las empresas a menudo tienen un período de atención corto y, si un CMMS no puede ofrecer ganancias rápidas, su enfoque cambia a la próxima gran cosa. Si bien los objetivos pequeños se pueden lograr con bastante rapidez con el software de mantenimiento, se necesita más tiempo para ver un ROI más sustancial. En otros escenarios, es posible que las personas ajenas al mantenimiento no se den cuenta de los beneficios que tiene un CMMS en la empresa. La falta de éxito a corto plazo o de valor percibido puede congelar los planes para una implementación completa del CMMS y mantener a una organización estancada en modo piloto.

Nadando en arenas movedizas. Golpeando la pared. Llegar a ninguna parte rápido. Hay muchas formas de decir "Estoy atascado", porque es algo con lo que todo el mundo puede identificarse.

Una larga lista de tareas pendientes y prioridades en competencia se interponen en el camino

Seamos realistas, todo el mundo tiene una larga lista de tareas pendientes que se hace cada vez más larga. Las tareas se reducen o se eliminan por completo de la lista. Es fácil convencerse de que una implementación completa puede esperar una vez que finaliza el arduo trabajo de implementar un CMMS. Pero si cambia el piloto de CMMS a un segundo plano, rara vez sale de ese lugar. También está la cuestión de las prioridades en competencia. Los nuevos proyectos, metas o mandatos pueden crear obstáculos que a menudo son insuperables, independientemente de su dedicación a graduarse del piloto.

La estandarización no existe

La creación de una prueba piloto de CMMS a menudo implica mucho tiempo y esfuerzo para recopilar, limpiar y cargar datos en el software. Si los datos y los procesos son confusos e imprecisos, se vuelve mucho más difícil. Imagine entonces cómo se multiplican estos desafíos al expandir un CMMS. El tiempo, el esfuerzo y los recursos financieros necesarios para coordinar una implementación completa sin datos y procesos estandarizados pueden resultar abrumadores. La cantidad de recursos necesarios a menudo obliga a las organizaciones a posponer la transición el mayor tiempo posible y, finalmente, el proyecto se desvanece.

Cuatro formas de escalar su piloto de CMMS

Es hora de asegurarse de que ninguno de los escenarios de pesadilla anteriores le sucedan a su organización. Si bien las estrategias a continuación no garantizarán el éxito ni resolverán todos los problemas que puedan surgir, ofrecen un plan para sortear los obstáculos más comunes y dañinos para escalar un piloto de CMMS.

Haga que la expansión sea parte de su plan de implementación

Evite el purgatorio de pilotos creando un plan detallado para una implementación completa. Es esencial diseñar esta estrategia como parte de su plan de implementación y antes de que comience la prueba piloto de CMMS. Establezca objetivos, cronogramas e hitos claros para una implementación completa, así como los recursos que necesitará para alcanzar los tres. De esta forma, no tendrá que empezar desde cero cuando desee escalar el proyecto. Cree un informe de proyecto piloto sobre lo que salió bien, lo que no funcionó y lo que podría mejorarse la próxima vez. Esto le permite reevaluar su plan de expansión original y realizar los cambios necesarios.

Mida y comunique cualquier éxito, grande o pequeño

Lleve un registro de las victorias que su equipo de mantenimiento ha logrado con el piloto de CMMS. Es importante tomar nota de cualquier hito que alcance, por pequeño que sea, y asegurarse de que los que están dentro y fuera del departamento lo conozcan. Esto garantiza que todos, desde ejecutivos hasta técnicos, vean los beneficios tangibles de un CMMS y cómo se relaciona con ellos. El proyecto no solo será una prioridad para usted y otros miembros del equipo de liderazgo, sino que también aumentará su incentivo para expandirlo.

Mantener a todos los usuarios, presentes y futuros, comprometidos

Dar el salto de un piloto de CMMS a una implementación completa de CMMS tiene más que ver con las personas que con la tecnología. Tener personal que acepte el cambio aumenta la probabilidad de una expansión exitosa de CMMS. Esto incluye a aquellos que están usando el software en el piloto y aquellos que lo estarían usando después de una implementación completa. Solicite a los usuarios sus comentarios sobre el CMMS de forma regular e incorpore cambios que les faciliten la vida. Edúquelos sobre el valor del software, cree un programa de capacitación excepcional y designe un campeón de CMMS para abordar problemas o preguntas.

No elija un proveedor de software, elija un socio de CMMS

Escalar un piloto de CMMS no es una tarea sencilla, por lo que es fundamental trabajar con un proveedor de CMMS que pueda guiarlo a través del proceso. Los proveedores de software han sido parte de cientos de implementaciones similares y podrán asesorarlo sobre las mejores prácticas y los obstáculos que debe evitar. También lo ayudarán a obtener claridad sobre cómo un CMMS puede integrarse con otros sistemas tecnológicos de su empresa. Esto no solo hace que una operación potencialmente complicada y potencialmente desordenada sea mucho más fácil, sino que destaca el valor de un CMMS para los tomadores de decisiones fuera del departamento de mantenimiento.

Ya sabes caminar, ahora es el momento de correr

Su instalación ha hecho sus deberes, ha implementado un programa piloto de CMMS y ha trabajado duro para perfeccionar el uso del software. No hay nada más que lograr que expandir el proyecto. Esto es más fácil dicho que hecho. Sin embargo, puede evitar muchos de los obstáculos si tiene un plan sólido, rastrea los logros de su proyecto piloto, involucra a los usuarios y trabaja en estrecha colaboración con su proveedor de software para que el proceso sea más fluido.