La falta de capacitación amenaza el proyecto CMMS

La formación de los usuarios de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es un proceso de varias fases. Hay tres áreas de necesidades de formación:formación básica, formación en aplicaciones (CMMS) y formación interna.

Formación básica

Asegúrese de que las personas que operarán el CMMS estén familiarizadas con los conceptos básicos de la computadora y el sistema operativo. De lo contrario, bríndeles capacitación básica para que estén listos para la capacitación en aplicaciones de CMMS.

Capacitación sobre aplicaciones (CMMS)

Esto se puede hacer en dos fases diferentes:capacitación inicial para poner el sistema en funcionamiento y capacitación avanzada después de pasar un período de tiempo con el CMMS. No se recomienda un entrenamiento prolongado (de cinco a 10 días), ya que la mayoría de las personas olvidan la mayoría de los elementos aprendidos. Se debe tener en cuenta el momento de la capacitación. No entrene demasiado temprano en el día. La capacitación debe coordinarse con la implementación. Los alumnos deben dejar la clase y utilizar lo que han aprendido de inmediato.

Capacitación interna

También necesita capacitar a los usuarios de CMMS con procesos internos. Esto a menudo se ignora en la mayoría de los proyectos de implementación de CMMS. Su proveedor de software solo lo capacitará sobre cómo funciona la aplicación CMMS. Tienes que hacer la formación interna tú mismo.

Por ejemplo, considere los esquemas de numeración de equipos. Los usuarios de CMMS deben recibir formación sobre los esquemas de numeración para evitar la entrada de datos erróneos.

Otro buen ejemplo es la descripción de piezas de inventario. Si la entrada de datos de descripción de la pieza no es consistente, encontrará una base de datos de inventario corrupta después de un tiempo.

La entrada de datos de la orden de trabajo es otro ejemplo. Las descripciones como "máquina averiada" o "no funciona", seguidas de una descripción de reparación de "hecho" o "reparado" no le darán un historial significativo. Por lo tanto, es importante una formación adecuada y coherente en la descripción del trabajo.

Directrices generales de formación

• Asegúrese de que cada alumno reciba suficiente ayuda para que se sienta cómodo y confiado en lo que está haciendo. Incluso una pequeña escasez de la formación necesaria puede hacer que un empleado retroceda, pierda la confianza y, finalmente, provoque el fracaso del proyecto. El nuevo sistema no se lo puede permitir. Todo el personal que utilizará el CMMS, lo mantendrá o supervisará su funcionamiento debe estar incluido en el proceso de capacitación.
• Acepte todos y cada uno de los servicios de capacitación de su proveedor. Es posible que desee contratar a su proveedor para obtener apoyo de capacitación adicional o programas o servicios de capacitación de seguimiento. Recuerde, si bien la capacitación inicialmente puede parecer una propuesta costosa, a la larga no solo resultará beneficiosa sino también muy rentable.
• La capacitación debe ser un proceso continuo. Los nuevos usuarios deben recibir el curso completo, mientras que los usuarios actuales deben realizar repaso según sea necesario o deseado. Esta continuidad acomodará los inevitables cambios de personal y las evoluciones del sistema que ocurrirán durante la vida del sistema. A medida que los usuarios se van, sus reemplazos deben ser entrenados tan a fondo como si hubieran sido los usuarios originales. Esta necesidad se pasa por alto con frecuencia.
• Durante el proceso de capacitación, el CMMS recién instalado se puede verificar minuciosamente para asegurarse de que funcione según lo planeado. Los comentarios de los alumnos deben registrarse y analizarse para ayudar a evaluar el rendimiento del sistema y las posibles modificaciones. La acción sobre las respuestas de los alumnos no solo dará como resultado mejoras en el sistema, sino que también mejorará la aceptación general del CMMS.