Consejos de formación sobre mantenimiento

Ahora que nuestra economía canadiense ha comenzado a tomar alas nuevamente, las restricciones presupuestarias se están suavizando para permitir algunos gastos en capacitación de CMMS y otras actividades de desarrollo de personas. Este mes, voy a presentar algunas herramientas de planificación importantes para garantizar que sus programas de capacitación se desarrollen con la menor cantidad de contratiempos posibles.

La mayoría de nosotros hemos estado en programas de capacitación que realmente disfrutamos. Si piensa en estos tiempos, probablemente los materiales del curso y los instructores estaban organizados y todo parecía fluir sin problemas. Veamos cómo se hace.

Seré honesto, nos encanta brindar capacitación y queremos que nuestros participantes disfruten, aprendan y se alejen de la capacitación sintiendo que recibieron todo lo que prometimos y más. Para lograr esto también, necesitará hacer una preparación inicial. No importa si su sesión es de dos horas o varios días, la misma atención a los detalles hará que su entrenamiento sea exitoso.

Si va a planificar la capacitación pronto, tome papel y lápiz y siga leyendo.

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Lo primero que debe determinar son las necesidades de sus participantes. Tendrá que evaluar los problemas o cuestiones que existen y cómo la capacitación los resolverá. El programa debe tener objetivos y resultados planificados. ¿Qué quiere que los alumnos puedan hacer al final de la formación? A esto lo llamamos "SKA"; qué habilidades, conocimientos o actitudes desea que tengan las personas cuando regresen al trabajo.

Para tener objetivos eficaces, deben redactarse de forma clara y concisa. Deben ser medibles para que pueda determinar si el alumno ha completado con éxito el programa. Según mi experiencia, la mayoría de los formadores consideran que la redacción de los objetivos del curso es la parte más difícil del diseño del curso. Sin embargo, con práctica, puede dominar los objetivos de escritura.

Podría crear un artículo completamente separado sobre la redacción de objetivos, pero en resumen, siga estas reglas.

1. Haga que los objetivos sean breves, no prolijos.

2. Hágalas claras y concisas.

3. Hágalas mensurables.

4. Enumere qué herramientas y recursos se necesitarán para completar la tarea.

Una vez que haya escrito los objetivos, puede desarrollar un plan de capacitación.

Incluirá:

a) La cantidad de tiempo necesaria para la formación.

b) Los materiales y equipos de capacitación necesarios.

c) El tamaño del espacio de formación.

d) El plan de la lección en sí; qué enseñará y en qué orden.

e) Ubicación de la formación. Preferimos impartir la formación fuera del sitio, si es posible. Hay menos distracciones y la gente puede relajarse un poco más y concentrarse en el entrenamiento.

Ahora debe redactar una agenda detallada que se pueda enviar a los candidatos a la capacitación. A la gente le gusta saber qué esperar. La agenda incluirá las "3 preguntas":qué, cuándo y dónde.

• ¿Cuáles son los temas que se tratarán durante la sesión? Si el programa dura más de medio día, divídalo en sesiones matutinas y vespertinas. Si el entrenamiento dura más de un día, debe hacer una pausa todos los días.

• ¿Qué quieres que traigan? Podría incluir papel y lápices, o ejemplos de su lugar de trabajo.

• ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo la capacitación? Indique las fechas y las horas de inicio y finalización. Hágales saber las instrucciones para llegar al lugar de la capacitación y mencione las instalaciones de estacionamiento si el lugar está fuera del sitio.

Tenga en cuenta que las personas tienen vidas fuera del trabajo. Es posible que necesiten hacer arreglos especiales para el transporte a la capacitación, la guardería para niños o para otras actividades. Por eso es importante enviar la agenda con al menos dos semanas de anticipación, para que las personas puedan planificar actividades personales y laborales en torno a la capacitación.

Al decidir dónde realizar la capacitación, deberá considerar varias cosas. Por supuesto, desea suficiente espacio para sentar cómodamente a sus participantes.

Voy a instalarme en el medio Joe. No puedes extrañarme.

Encontrará que el espacio de capacitación y el equipo necesario a menudo van de la mano. ¿Necesitas equipo audiovisual? ¿Qué hay de las computadoras u otros recursos de capacitación? Si se necesitan computadoras, lo más probable es que necesite que su departamento de TI configure las computadoras y cargue el software. ¿Se necesitará una conexión LAN o wi-fi para acceder al software y a las bases de datos del programa? Sin duda, responder a estas preguntas ayudará a determinar el lugar ideal para la formación.

Si necesita ayuda de otros departamentos como TI, asegúrese de avisarles con mucha antelación. Es posible que necesiten reservar el equipo y la habitación. Planifique mucho tiempo para configurar el equipo y cargar el software. He visto muchos programas de capacitación excelentes desarrollados, pero luego todo se vino abajo porque el equipo o el software no estaban listos. Tener a alguien dando vueltas por la sala tratando de configurar el equipo o resolver problemas técnicos es una gran distracción para usted y sus participantes cuando intenta entregar su plan de lección.

¿Qué otros recursos necesitará?

• ¿Qué pasa con los materiales de formación? Si se requieren manuales, ¿quién los va a desarrollar? Los manuales personalizados son los mejores; ayudan a los aprendices a comprender la capacitación y les brindan materiales de referencia para que los revisen cuando regresen al trabajo. He visto materiales de capacitación que se utilizan como referencia meses y, a veces, años después de finalizar un curso.

• ¿Necesitará ejemplos u otras ayudas de capacitación para ayudar a demostrar secciones especiales de su programa?

• Asegúrese de que haya disponibles ayudas para la formación. Si está utilizando equipo de su planta, es posible que lo necesite inesperadamente en el taller porque no hay un repuesto disponible. Planifique con anticipación.

• Cree una lista de verificación de todo lo que necesita para las fechas de su capacitación y confirme su disponibilidad.

Ahora nos estamos acercando a hacer el entrenamiento real. Revise su lista y compruébela dos veces. Si va a almorzar durante la sesión, ¿se lo proporcionará o las personas estarán solas? (Hágales saber esto también con anticipación). Le sugerimos que utilice la forma más eficiente posible. Lo mejor es traer un almuerzo para los asistentes. Disfrute de un almuerzo agradable y sencillo, deje tiempo suficiente para un descanso y luego vuelva a entrenar.

El día de la capacitación, llegue temprano a las instalaciones para asegurarse de que todo esté configurado como lo planeó y esperaba. Asegúrese de que el equipo funcione, las computadoras se enciendan y el software se inicie. Asegúrese de tener disponible soporte de TI para abordar cualquier problema técnico inesperado.

Bueno, sí, estaría feliz de poder ayudarte.

Finalmente, mantén tu entrenamiento enfocado. Los gerentes que pagan por la capacitación esperan que su dinero se gaste bien.

Las personas a menudo se ven envueltas en un papel de formación. No es tan fácil como parece. Entonces, si está entrenando en su CMMS o alguna otra inquietud técnica, recuerde planificar su capacitación y capacitar su plan. Liberar a las personas del trabajo por una capacitación ineficaz y mal planificada no funciona bien. Así que planifica bien, diviértete y buena suerte.

Peter Phillips de Trailwalk Holdings, una empresa de consultoría y capacitación de CMMS con sede en Nueva Escocia, puede ser contactado al 902-798-3691 o por correo electrónico a [email protected].

Este artículo se puede encontrar originalmente en el sitio web de MRO.