Construya el equipo ideal de implementación ERP: Estrategias probadas para el éxito

Si está leyendo un recurso de información de cadena de suministro en línea, probablemente no necesite que nadie le venda los beneficios de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Un buen ERP, que ofrece visibilidad en todas las áreas de la cadena, automatización de procesos repetitivos y una fuente central de verdad para datos empresariales cruciales, hace que todo funcione más suavemente.

Hoy, gracias a una oleada de transformación digital que está revitalizando procesos empresariales en cada industria, el rostro del ERP está cambiando. Desde computación en la nube y big data hasta inteligencia artificial y automatización, los ERPs modernos se están infundiendo con tecnología poderosa e innovadora que ayuda a sus usuarios a ser más productivos.

Se espera que el mercado valga casi 42 000 millones de dólares para 2021 y con desarrollos de software de vanguardia volviéndose más accesibles, tener el poder de nuevas tecnologías al alcance no es solo una ventaja, es una necesidad para que las empresas sigan siendo competitivas.

Incluso si ya tiene un ERP, es probable que al menos esté pensando en aprovechar la nueva ola de revolución que está transformando la tecnología —ya sea cambiando a una versión en la nube de su solución existente, o implementando una plataforma completamente nueva.

Hay innumerables estadísticas aterradoras flotando sobre tasas de fallo en implementación. Entonces, ¿cómo se suben las empresas a lo mejor que estos nuevos ERPs tienen para ofrecer sin caer en la ruina del despliegue? Gran parte de la respuesta no está en la tecnología, sino en las personas.

Una de las cosas más importantes que puede hacer para preparar su negocio para el éxito de la implementación es construir un gran equipo de proyecto ERP. El tamaño de su equipo dependerá, por supuesto, de qué tan grande sea su negocio y qué tan extenso sea el proyecto ERP que emprenda. Pero sin importar cuántas personas estén involucradas, hay algunos roles y responsabilidades clave que necesitará tener firmemente en su lugar para ayudar a que su nuevo o actualizado ERP esté vivo y funcionando.

Cualquiera que sea la opción de despliegue que decida, es probable que traiga un socio ERP dedicado para ayudarle a implementar y configurar su software elegido. Ese socio, o representantes del proveedor, formarán una parte importante de su equipo de proyecto, trayendo a sus mejores consultores, administradores y desarrolladores para ayudar a desplegar su ERP a tiempo y según especificación. Ellos suministrarán el conocimiento técnico y la experiencia necesarios para adaptar el sistema a sus necesidades individuales y ejecutar su implementación.

Pero hay más en el equipo ideal de implementación ERP que profesionales de terceros. Lo que busca es el equilibrio perfecto entre conocimiento externo y recurso interno.

Incluso con los mejores esfuerzos e intenciones, su socio de implementación no podrá igualar a sus miembros internos de equipo en conocimiento propietario y comprensión exacta de cómo funciona su negocio.

Tener empleados motivados y bien organizados trabajando junto a su socio de implementación no solo ayudará a comunicar las necesidades de su negocio; también construirá un banco de conocimiento interno que será esencial, una vez que su socio de implementación haya hecho las maletas y se haya ido.

La clave para mantener la armonía dentro de este escuadrón mixto es definir claramente roles y responsabilidades para todos a lo largo del proyecto.

Para ayudar a mantener las cosas en marcha en cada etapa —pre-, medio y post-implementación— necesita representantes internos fuertes, no solo para comunicarse con profesionales externos, sino también para mantener al resto del negocio al día con el proyecto. Eso significa coordinar tanto con la gente de arriba que financia la implementación, como con aquellos que eventualmente se convertirán en los usuarios finales del sistema.

Aquí están los roles centrales a tener en cuenta al construir su equipo de implementación ERP:

Gerente de Proyecto.

Si su negocio tiene la suerte de emplear un gerente de proyecto a tiempo completo para liderar todas sus empresas ad-hoc, sabrá lo crucial que es tener un PM práctico y metódico al timón. Si no lo tiene, ahora es el momento de identificar a la mejor persona en su equipo interno para el rol.

Importa menos cuál sea el rol actual de su PM nominado en el negocio, y más lo que pueden aportar al proyecto mientras llevan el sombrero de PM. Serán responsables de coordinar con su socio de implementación, hacer seguimiento de plazos, presupuestos y alcance, aprobar entregables, compartir actualizaciones, e informar y escalar cualquier problema.

Una comprensión de lo que intenta lograr con su implementación y cómo planea hacerlo es esencial para cualquier candidato a PM, así que un poco de conocimiento técnico no vendrá mal.

Patrocinador Ejecutivo.

Su PM supervisará la ejecución diaria del proyecto ERP, pero para aquellas ocasiones donde se necesita influencia a nivel de empresa, o hay una decisión a nivel corporativo que tomar, necesita un patrocinador ejecutivo.

Los patrocinadores ejecutivos son el nivel superior en la jerarquía del equipo de proyecto ERP, y representan el nivel de junta durante la implementación. Recibirán actualizaciones periódicas del PM, y ayudarán a obtener y mantener la adhesión de los superiores. También tendrán el poder de aprobar cualquier asunto relacionado con revisiones financieras o de presupuesto, revisar esfuerzos de gestión del cambio, y tomar decisiones sobre procesos empresariales clave.

Otra parte clave del rol del patrocinador ejecutivo es ser un animador a nivel empresarial para el proyecto, ofreciendo apoyo de alto nivel y fomentando la participación y compromiso de usuarios a lo largo del proyecto. Ese es un factor enormemente importante para asegurar la adopción de usuarios una vez que el sistema entre en vivo.

Super Usuarios.

Así como el patrocinador ejecutivo actúa como puente entre el equipo de proyecto y los ejecutivos, los super usuarios proporcionan apoyo vital y aliento a sus compañeros usuarios finales.

Los super usuarios participarán a lo largo de la implementación, ofreciendo una perspectiva de usuario, recopilando consejos y mejores prácticas del personal del socio, y defendiendo el sistema ERP. Si están debidamente comprometidos durante el proyecto, los super usuarios se convertirán en sus usuarios más conocedores, actuando como puntos de contacto para ayudar a resolver problemas y diseminar información a sus colegas.

Dada la importancia de la adopción de usuarios para las tasas de éxito de ERP, los super usuarios son herramientas esenciales e importantes miembros de su equipo de implementación. Tener al menos un super usuario nominado de cada departamento que usará el sistema creará una corriente bidireccional de conocimiento durante el proyecto. Traerán una comprensión granular de cómo opera su rama del negocio, y a cambio llevarán consejos sobre cómo la funcionalidad ERP puede ayudarles a trabajar de forma más inteligente.

Busque empleados que estén entusiasmados por aprender más sobre su ERP, que tengan pasión por mejorar procesos, y que sean capaces de comunicar en una multitud de niveles.

Si está pensando en desplegar una nueva plataforma ERP, comience a considerar cómo será su equipo de proyecto, y elija a sus héroes de implementación internos. Tener a las personas correctas en su esquina puede marcar la diferencia para el éxito continuo de su nueva aplicación.

Claire Jeacock es gerente de negocio en Washington Frank, proveedor de servicios de reclutamiento ERP.