¿Por qué fallan los proyectos ERP? Cómo garantizar el éxito

Se cree que la falla en la implementación de ERP puede considerarse uno de los errores más costosos, que una empresa puede cometer. Según Gartner, múltiples fallos de ERP pueden superar el 73,4%. Mientras tanto, McKinsey, una firma consultora internacional, estima que más del 75% de todas las conversiones digitales fallan. Sin embargo, las personas que piensan en un nuevo sistema ERP se enfrentan a estadísticas preocupantes:las investigaciones muestran que aproximadamente la mitad de los proyectos ERP fracasan, en su mayoría superando los costos, los plazos de entrega y las mejoras que no cumplen con las expectativas.

Aunque las habilidades del sistema ERP evolucionan constantemente a través del proyecto de implementación de ERP, algunas actividades estratégicas importantes se llevan a cabo temprano, antes de que las empresas desarrollen conocimientos sobre ERP. El resultado:los errores cometidos al principio llevaron a un proyecto completo equivocado. Fallan debido al proceso de implementación de ERP. Para reducir este riesgo, prepare su trabajo y el equipo de implementación de ERP.

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Causas reales de fallas en los sistemas ERP

La implementación y el mantenimiento de un gran software de planificación de recursos empresariales (ERP) puede llevar millones o incluso miles de millones de dólares. Las actividades críticas, como la evaluación de riesgos, el análisis de ganancias, los objetivos de desempeño y el flujo de efectivo, generalmente se descuidan. En cambio, se gasta en suposiciones irresponsables de que la computadora convertirá el negocio mágico en un modelo rentable. Este método arriesgado crea una serie de eventos que a menudo conducen a fallas en el nodo.

El resultado es que el software ERP es una mala decisión de inversión. Los directores de la empresa concluyen que el software no funciona o es demasiado complejo para funcionar en un entorno único. De hecho, es probable que elegir el paquete "exacto" correcto conduzca a otra falla; es incluso más costoso que el primero.

Mejores prácticas comerciales

Los paquetes de software ERP, incluso los relacionados con la industria, están diseñados para una gran cantidad de empresas que desean tener éxito siguiendo las mejores prácticas comerciales. Sin embargo, el software a menudo no cumple sus promesas porque no quiere cambiar el interés en los procesos actuales.

Eso da como resultado cambios costosos en el programa para replicar estos procesos. Si puede aceptar desarrollar las mejores prácticas para su negocio basadas en estos procesos, elija la solución adecuada. Al elegir un sistema ERP, no es raro que los gerentes asignen un proyecto a un gerente de administración de aplicaciones.

Presupuesto de implementación

Muchas empresas asocian sus manos con un gerente de proyecto elegido, financiando sus esfuerzos o limitando la cantidad a planes de proyectos difíciles. Sin embargo, la regla general es que el plan de trabajo debe ser de una a tres veces el precio del paquete de software. Pueden surgir diferencias debido al número de solicitudes de consultoría externa y la distribución geográfica de la empresa.

Sin embargo, el 5-10 por ciento del plan de negocios debe reservarse para al menos un consultor de gestión de proyectos. Sin embargo, se recomienda al proveedor que instale y desarrolle el paquete, no para mejorar los procesos comerciales. Además, no tienen los recursos o la experiencia para evaluar y recomendar mejoras en los procesos comerciales y no consideran que este sea su trabajo.

Programación del proyecto

Los planes de proyecto son tan cruciales para los proyectos ERP como los planes de acción. Algunas empresas intentan retrasar los proyectos de ERP estableciendo una fecha de inicio y luego tratando de establecer hitos medios (y a menudo poco realistas). Un plan de proyecto exitoso comienza con una reunión introductoria y lógicamente continúa con la decisión de comenzar. Los proyectos deben estar debidamente financiados y organizados durante la jornada laboral extendida, sin proyectos que duren más de 15 días. El plan del proyecto es la base para la implementación exitosa del ERP; necesita ser desarrollado y monitoreado de cerca.

Capacitación relevante

La capacitación tradicional, originalmente proporcionada por el proveedor de software, es crucial para el éxito de las operaciones de ERP. Por razones obvias, los usuarios deben conocer el paquete de software elegido para poder confiar en ellos para realizar sus tareas. De todos modos, existen dos formas básicas de solucionar esto, la primera se supone que debe considerar al proveedor para afrontar toda la formación. Es posible utilizar un enfoque de autocar, donde el proveedor capacita a varias personas, que luego capacitan al resto del personal.

Este último enfoque reduce la carga de su plan de negocios al desarrollar usuarios dedicados que tienden a ser dueños del proceso. Sin embargo, no existen reglas básicas sobre el porcentaje de tiempo o plan operativo que determinarían cuánta capacitación se necesita. De todos modos, la formación de los empleados, como la formación DevOps es necesario para que la aplicación ERP tenga éxito. Proporcionan ejercicios regulares a lo largo del proyecto, prestando especial atención a las semanas previas a la implementación.

Educación adecuada

La educación es diferente a la formación y proporciona a los empleados conocimientos sobre la metodología de sus actividades. Los miembros de la junta, los planes de producción o incluso los auditores de costos solo son efectivos si comprenden lo que necesitan para hacer el trabajo en un entorno ERP. No se puede esperar que un editor de software capacite a sus empleados. De hecho, la fase de formación debería comenzar antes de seleccionar un paquete. Esto permite que los empleados clave evalúen adecuadamente sus procesos comerciales en función de los requisitos de software y las ofertas de cada proveedor.

Las empresas que aprovechan esta oportunidad temprana deben recibir capacitación antes de instalar un nuevo software. Comprométase a capacitarse a usted mismo y a sus empleados sobre cómo debe operar la empresa y considere la ayuda externa si es necesario. Por ejemplo, se han desarrollado exitosos programas de formación en ERP en colaboración con asociaciones profesionales y consultores independientes especializados en formación en gestión empresarial.

La carga conduce al éxito

La gran mayoría de los errores en el sistema ERP se deben a la falta de atención a los importantes problemas de gestión mencionados anteriormente. Incluso el software real falla en situaciones similares. Culpar o modificar un sistema ERP es simplemente una forma de llamar la atención sobre el trabajo de las personas, no sobre errores técnicos. Para salvar un proyecto ERP fallido, comience de nuevo. Antes de deshacerse de su sistema actual, evalúe los pasos que se han tomado (o no) para llegar a donde se encuentra hoy. Por otro lado, se cree que, según algunos aspectos, es posible que el software respectivo no sea adecuado para el dominio específico.

Sin embargo, el software no es la causa del error. En cambio, la empresa carece de la debida atención. Aunque el software es incompatible, estos problemas no son tan comunes como creen los líderes empresariales. Las empresas utilizan regularmente los sistemas ERP para aumentar su ventaja competitiva; el creciente nivel de servicio al cliente; aumente la productividad y la utilización de las instalaciones, y reduzca las listas.

Objetivos mal definidos

Muchas empresas ven la aplicación del software ERP como la columna vertebral de todos los problemas, pero no se toman el tiempo suficiente para definir los detalles de lo que están tratando de lograr o cómo miden cómo debería ser el éxito. Cada departamento a menudo espera diferentes mejoras, ¿cómo pueden las organizaciones saber qué requisitos son prioritarios? Si no tiene un mapa detallado de adónde quiere ir y lo guíe en cada paso del camino, corre el riesgo de perderse debido a perturbaciones políticas peligrosas, pensamientos efímeros y pequeños obstáculos, lo que se convierte en un proyecto descarrilado. .

Falta de comunicación abierta

Muchas operaciones de ERP sufren de una comunicación inadecuada entre la gerencia, el equipo del proyecto, los empleados y las ventas de software. Por ejemplo, no establecer un horario de reunión semanal regular entre el gerente del proyecto de ERP y el equipo de administración da lugar a malentendidos. Organice reuniones de información periódicas para los empleados.

Asegúrese de que los documentos, proyectos y el progreso actual del proyecto estén disponibles para todos los involucrados. Es mucho mejor perderse en una comunicación excesiva que en una comunicación insuficiente. Si sus empleados no comprenden el negocio diario de la implementación de ERP y hacia dónde se dirige, deberá resolver los problemas de comunicación.

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Valiosas lecciones aprendidas de las principales fallas de ERP:para garantizar el éxito

No hay duda de que los sistemas de planificación de recursos empresariales (E-R-P) pueden aportar beneficios inconmensurables a las empresas de fabricación. Aunque todos conocemos al ERP como la columna vertebral de la organización, actúa como un papel crítico y crucial en términos de éxito. Sobre todo, los analistas se han dado cuenta de que alrededor del 70,5% de los proyectos basados ​​en ERP fallan una y otra vez; las empresas se han desviado de los conceptos erróneos habituales sobre ERP. ¿Entonces cuales son los resultados? Errores costosos y daños permanentes. Utilice las lecciones aprendidas de fallas pasadas de ERP para garantizar un futuro mejor para su trabajo.

Suponga plazos prolongados y planifique en consecuencia

La implementación exitosa de ERP no ocurre de la noche a la mañana. Casi el 59,6% de los proyectos de ERP tardan más de lo previsto originalmente. Uno de los mayores errores que cometen los gerentes de TI en el espacio de producción de ERP es confiar en un nuevo sistema que realizará operaciones hasta una fecha determinada. Los plazos nunca deben formar parte de un plan de acción, por lo tanto, sea flexible con el cronograma de su proyecto.

Para que un sistema ERP nuevo o actualizado funcione correctamente, no solo es necesario planificar tiempo adicional, sino que también es importante no subestimar el tiempo necesario para su correcto mantenimiento en el futuro. Los ERP no son inversiones únicas; a medida que las empresas crecen, también lo hace la complejidad de estos ERP.

Definir perspectivas presupuestarias realistas

Los ERP consumen mucho tiempo, son intensivos en la industria y tienen costos adicionales en forma de tarifas, mantenimiento, desarrollo y hardware. Dado que el 76,4% de los proyectos de ERP excedieron los costos en el pasado, se requiere una planificación y evaluación detalladas. Para que la aplicación sea fluida y rentable, compare la configuración de ERP de organizaciones similares y asegúrese de que la cobertura sea lo más perfecta posible. También es importante no olvidar los costos más bajos que pueden surgir, como la capacitación del personal, la corrección de errores y el análisis de datos.

Sea paciente y esté preparado para resolver problemas

La depuración es una parte importante de cualquier operación exitosa, y no es un paso sobre el que pueda darse el lujo de especular. Para evitar interrupciones importantes en su organización, utilice un enfoque paso a paso para utilizar un ERP nuevo o actualizado. Un estudio encontró que alrededor del 85,8% de las empresas finalmente ajustan su ERP, lo que requiere más tiempo para implementarlo y probarlo. También es importante tener en cuenta que, si bien la adaptación puede funcionar bien a corto plazo, es posible que tenga problemas para respaldar la personalización a largo plazo.

Sepa lo que quiere

Los ERP juegan un papel importante en la gestión final de las empresas, pero no son la respuesta al desafío de todas las empresas. Estos sistemas juegan un papel muy especial y no cuentan con las herramientas para realizar todas las tareas, como cobrar pagos o enviar facturas. Para este tipo de negocio, puede resultar más rentable elegir una solución de terceros que pueda integrarse con el ERP existente.

Factores a considerar al elegir el software E-R-P

Actualizar o reemplazar

Puede insertar fácilmente un elemento, como una nómina, en una aplicación existente. Reduce el desorden y los costos. Puede utilizar las soluciones ERP existentes para movilidad, integración, flexibilidad y distribución. Al mismo tiempo, el aprendizaje automático, el análisis de predicciones y los informes ERP avanzados se llevarán al siguiente nivel.

Preparación y configuración

Las soluciones de ERP en el sitio deben ser configuradas por alguien con conocimientos técnicos. Para S-a-a-S ERP, la configuración es tan simple como activar una cuenta de acceso al servidor. Ya sea que esté integrado o sea único en el programa, su formación debería ser suficiente para que los usuarios habituales utilicen el sistema.

Informes y panel de control

Las soluciones ERP actuales ofrecen informes sofisticados que le permiten producir informes financieros consistentes basados ​​en su región. De manera similar, busque informes ágiles y específicos que se adapten a las distracciones y necesidades comerciales que cambian rápidamente. Por otro lado, los paneles de control deben permitir una combinación de datos cuantitativos y cualitativos a nivel de usuarios, roles y departamentos.

Reflexiones finales

Se concluye que los desafíos de ERP al configurar un proyecto pueden ser inmensos. Aunque los sistemas ERP pueden tener sus complicaciones y desafíos, un enfoque reflexivo y estratégico es cada vez más importante. Asegúrese de estar listo para administrar el tiempo y los recursos necesarios para brindar soporte continuo de TI y ERP. Antes de hacer cualquier cosa, asegúrese de que su sistema ERP pueda manejar ciertas tareas. Dadas las limitaciones de ERP, se asegurará mejor de administrar sus sistemas y datos en la oficina de la mejor manera.

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