¿Qué es ERP? Características clave de los principales sistemas de planificación de recursos empresariales

Los sistemas E-R-P (Enterprise - Resource - Planning) combinan metodologías de software y componentes de hardware para integrar muchas funciones administrativas importantes de la empresa. Por lo general, constan de módulos o aplicaciones que están conectados de forma transparente por una base de datos común. Por otro lado, se determina que se supone que la función del software ERP integra todos los departamentos y las funciones de la empresa en un solo sistema informático.

Sin embargo, el sistema puede satisfacer todas las necesidades especiales de los diferentes departamentos. Sin embargo, la popularidad de las soluciones de software ERP está creciendo entre las empresas grandes y pequeñas debido a su enfoque principal del proceso empresarial. Sin embargo, muchas empresas aún invierten en el negocio principalmente porque no saben lo que pueden o pueden esperar cuando lo implementen.

E-R-P:¡Exploremos!

Es un sistema de procesos comerciales administrativos y operativos integrados. Es un tipo de software que combina varias unidades de negocio y servicios en un solo lugar. De todos modos, ERP facilita la colaboración entre el sistema de gestión y el departamento. Por lo tanto, tienen acceso a los datos necesarios, siempre que sea necesario. De todos modos, ERP incluye varios módulos que automatizan la recopilación, el almacenamiento y el uso de información con fines comerciales.

El valor básico de E-R-P

ERP se utiliza para ayudar a empresas de todos los tamaños a resolver desafíos, brindar una mejor eficiencia de servicio y satisfacer las necesidades del mercado actual. ERP es una herramienta de software multipropósito que mejora los negocios de muchas maneras. En el otro lado de la moneda, varias empresas utilizarán una variedad de herramientas simples e independientes con la intención de lograr diferentes procesos. Sin embargo, hay señales de que ha pasado y necesita un sistema ERP moderno para dedicar más tiempo a sus actividades diarias. Tiene muchas preguntas comerciales sin respuesta.

Puede que le resulte más difícil administrar el inventario, hacer felices a los clientes o controlar los costos. En ese caso, es posible que deba reorganizar su proceso comercial para adaptarse al crecimiento o la priorización de los teléfonos móviles; esto es común para el software ERP. Los más importantes son:

• Ahorro de costos y mejor eficiencia:mayor productividad y eficiencia mediante la automatización de procesos.
• Amplía el trabajo en equipo:los diferentes departamentos están interrelacionados a través del sistema ERP y también tienen una base de datos común.
• Reduce la supervisión de los consumidores:las tiendas analizan los datos recopilados y mejoran la gestión de los consumidores.

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Importancia de la empresa, los recursos, la planificación

Se cree que las empresas constan de numerosos sectores y unidades de negocio, que se supone que deben comunicarse, unirse y compartir datos constantemente. Sin embargo, considerando que todos los departamentos de la organización trabajan en unidades separadas y los datos almacenados no tienen acceso a ellos. Es una organización de flujo de trabajo descentralizada que agrega barreras a la gestión de procesos. Por ejemplo, un empleado de un equipo financiero necesita datos.

Primero debe comunicarse con el personal y solicitar esta información. Los empleados pueden ponerse en contacto con el director financiero (C-F-O) para su aprobación. Una vez aprobado, el equipo debe copiar los datos almacenados en su base de datos y compartirlos con el equipo de finanzas. Proceso bastante largo, ¿no? Ahora imagine cómo una empresa utiliza ERP.

ERP para pequeñas empresas

De todos modos, las pequeñas empresas suelen concentrarse en un área en particular. Entonces, la cantidad de transacciones diarias es ligeramente menor en comparación con otras. Sin embargo, no es necesario que compre una combinación E-R-P completa. Por lo tanto, la mejor opción es elegir un sistema dedicado, que tenga los elementos básicos para cumplir con los requisitos de la empresa en consecuencia. De manera similar, deben deliberar sobre un ERP basado en la nube, con activos centrales, ya que es económico de mantener y no requiere un equipo de expertos.

ERP para empresas medianas

Las grandes empresas necesitan automatizar el negocio para mejorar la eficiencia del servicio. Aunque la necesidad de personalización es mínima, vale la pena considerar el software basado en la nube. Las empresas eligen las funciones que necesitan y el servidor les ayuda a usarlas y mantenerlas.

ERP para empresas

Para las empresas más grandes, los sistemas ERP predeterminados o híbridos pueden ser la mejor opción. Además, se considera que E-R-P debe ser general y, igualmente, contar con una amplia gama de módulos. La combinación de estas dos capacidades permite no solo conectar los departamentos de la empresa, sino también intercambiar información con afiliados remotos. Por ejemplo, una gran empresa de TI podría trabajar en el extranjero y enviar a sus expertos a los sitios web de los clientes.

Proceso ERP de implementación exitosa

Para implementar con éxito ERP, debe tener en cuenta los siguientes consejos:

• Describa las consecuencias adecuadas:es fundamental comprender el nicho de la empresa, cuáles son las trayectorias profesionales y qué lograr en el futuro.
• No utilice automáticamente flujos de trabajo antiguos:no cambie sistemas similares.
• Trace todos los cursos de negocios:cree un diagrama claro para todas las complicaciones comerciales.
• Elija la solución adecuada y el socio adecuado:asegúrese de que la solución satisfaga las necesidades de la empresa y de que su socio pueda aplicarla de principio a fin.
• Asegúrese de tener un plan a largo plazo:considere las mejores formas posibles de mejorar el negocio.
• Asegúrese de contar con soporte de nivel gerencial:todos los departamentos deben participar y crear la arquitectura ideal para su negocio.
• Reúna el equipo adecuado:seleccione personas clave del equipo que administrará la aplicación.
• Estandarización de procesos y minimización del desarrollo:en primer lugar, es importante crear y ejecutar la funcionalidad básica de la composición. Y después de su implementación exitosa, piense en el futuro.
• Concentración en ingresar los datos correctos:elija el mejor entre todos para administrar los datos y la migración.

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El proceso de implementación de ERP

El proceso de implementación de ERP implica la instalación de un nuevo software de gestión empresarial o su integración en uno existente. El proceso de implementación también incluye transferir todos los datos a un nuevo software, configurar el proceso y capacitar al software del usuario. Por otro lado, los aspectos cruciales son considerar encontrar la asociación adecuada, elegir la mejor solución para las necesidades y demandas del negocio y automatizarla también. En el pasado, las empresas tenían algún tipo de proceso contable, financiero o de recursos humanos, pero los sistemas de software a menudo funcionaban por separado y no hablaban ni colaboraban.

En general, ERP es un tipo de software empresarial que ayuda a las empresas a crear una base de datos central. Contiene una serie de módulos que están vinculados a diferentes departamentos de una organización y pueden tener subcomponentes diseñados para realizar una o más tareas. De todos modos, los datos respectivos se almacenan en un solo lugar. Por lo tanto, todos los departamentos tienen acceso gratuito. Sin embargo, depende completamente del tipo. Sin embargo, permite el acceso a los datos con o sin el enlace de subcontratación.

Todas las unidades del sistema están diseñadas para un área comercial específica. Los componentes juntos cubren todas las actividades que tienen lugar en la organización o están relacionadas con clientes o proveedores. En general, cuando se crea un proyecto en ERP, se puede agregar personal de diferentes departamentos al proyecto para la gestión del tiempo y el procesamiento de solicitudes. Por ejemplo, un cliente se comunica con usted para comprar un producto. Durante este tiempo, todas las actualizaciones agregadas a la aplicación se guardan, por lo que los empleados tienen información actualizada. ERP generalmente incluye módulos como personal, ventas, finanzas, transporte e inventario.

Beneficios principales de ERP

Por encima de todo, se cree que ERP ha demostrado ser una herramienta excelente, aquí hay algunos hechos comunes:

• Reduce costos:ahorra dinero al reducir los costos administrativos y operativos, gestiona automáticamente las acciones preventivas.
• Flexibilidad:hoy en día, existen sistemas G-S-M que son adecuados para los procesos de transformación digital y lo ayudan a adaptarse a desarrollos futuros.
• Proporciona un análisis de datos detallado:los informes analíticos ayudan a su empresa a responder más rápidamente a los desarrollos del mercado y la situación.
• Incrementar la competitividad:ERP es una poderosa herramienta de seguimiento; agilidad y potencial de crecimiento que lo ayuda a convertirse en líder en este campo. Simplifique el negocio y los procesos de la empresa.
• Baja productividad:simplifique y automatice el negocio principal con la intención de ayudar a todos:haga más con menos.
• Descripción general completa:abandone el silo de información, descubra una verdad y encuentre rápidamente respuestas a preguntas comerciales importantes.
• Informes rápidos:acelere los informes comerciales y financieros y comparta los resultados fácilmente. Responda al conocimiento y mejore el rendimiento en tiempo real.
• Mitigación de riesgos:aumentar la visibilidad y la gestión de la empresa, garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, anticipar y anticipar los riesgos.

Desventaja de ERP

Existen varias limitaciones en el uso y la gestión de un sistema ERP durante la operación de una empresa, que incluyen:

• Costo:los consultores de ERP, los proveedores de servidores, los profesionales de TI y las implementaciones de software son costosos y debe estar preparado para eso. Las empresas deben tener un presupuesto especial para ejecutar y administrar ERP.
• Mantenimiento:a medida que la tecnología evoluciona, el sistema debe actualizarse y mejorarse constantemente para mantener el nivel de compatibilidad de la empresa.
• Capacitación:es fundamental capacitar a la fuerza laboral y ofrecer credenciales, como la certificación DevOps . y también demuéstreles cómo usarlo en consecuencia.

Categorías de ERP

• Cloud E-R-P:ERP en la nube se ejecuta en una plataforma de proveedor de software. El mantenimiento del sistema corre a cargo del proveedor. También es posible utilizar una nube pública o privada, cada vez más reconocida debido a los bajos costos iniciales.
• E-R-P en las instalaciones:este es un modelo tradicional de uso de software en el que usted se controla a sí mismo. Sus empleados son responsables de instalar y mantener el hardware y el software.
• Hybrid E-R-P:para las empresas que buscan combinar ambos para satisfacer sus necesidades comerciales, existe un modelo híbrido. A veces se le llama ERP de dos pasos.

¿Por qué es necesario un ERP para su negocio?

Si bien no existe una solución única para todos los procesos comerciales, la tecnología ERP se está mejorando y refinando para conectar todos sus procesos comerciales para mejorar la colaboración, ayudar a su empresa a tomar decisiones informadas y mejorar la productividad. ERP puede cubrir muchas actividades comerciales, pero algunos de los procesos comerciales clave son:

Finanzas

También debería ayudarlo a reducir manualmente el contenido de sus datos al automatizar las tareas diarias e incorporar funciones de seguimiento para facilitar el seguimiento de su negocio.

Recursos humanos

Las soluciones avanzadas ofrecen capacidades de gestión de datos comerciales y simplifican la gestión de los empleados, como la nómina, la contratación y otras tareas. También puede monitorear el desempeño de los empleados y señalar los problemas de los empleados antes de que surjan.

Producción

Esta función mejora la comunicación empresarial, automatiza el enrutamiento diario y permite a los proveedores satisfacer las necesidades de los clientes y administrar los recursos a través del acceso a datos en tiempo real.

Cadena de suministro

Si su empresa aún ingresa datos manualmente e intenta realizar un seguimiento de su inventario, entonces automatice estos procesos con ERP. Sin embargo, será beneficioso asegurar tanto tiempo como dinero. Las últimas soluciones también proporcionan paneles y datos comerciales para ayudarlo a administrar el inventario.

Incorporación

Debe considerar algunos puntos de ajuste de arriba hacia abajo. Incluye las capacidades de diferentes sistemas, ERP con CRM existente, la naturaleza del sistema y capacidades de transferencia de archivos. La integración de ERP flexible puede funcionar en conjunto, aumentar la funcionalidad o reemplazar la infraestructura existente para garantizar transferencias de archivos continuas.

Personalización

Además de alinear el proceso ERP con el flujo de trabajo central de su negocio, considere sus servicios cuidadosamente. Pueden tener diferentes prioridades y culturas, que incluso pueden ser opuestas. Por ejemplo, se gasta en marketing, mientras que la contabilidad salva o crea vida después de la producción diaria, mientras que las ventas se rigen por cuotas mensuales. Todo esto da como resultado numerosos flujos de trabajo que no forman parte de la misma solución. Busque una solución ERP con herramientas personalizadas, paneles de control en el sitio y flujos de trabajo personalizables, entre otras cosas que permitan a los departamentos establecer metas y definir ERP en función de estas variables.

Resumen

Cuanto más eficiente y rápido opere una empresa, mejores serán los resultados y los ingresos. Una forma de aumentar la eficiencia de una empresa es utilizar sistemas de software ERP. Los datos son más fáciles de recopilar y acceder en toda la organización, y los flujos de trabajo entre departamentos se simplifican. De manera similar, ERP automatiza las tareas diarias, como la entrada de datos o la generación de informes. Se eliminan los procesos duplicados, lo que permite a los equipos centrarse en sus logros clave. Por ejemplo, el marketing puede crear un informe diario sobre el tráfico web sin comprometer la tecnología; o las facturas acceden a los datos de ventas semanales sin rastrear al gerente de ventas.

ERP también ofrece una investigación rápida para la administración y las partes interesadas clave. Muchas soluciones ERP incluyen procesos regulatorios y estándares de informes que ayudan a las empresas a cumplir con varios requisitos comerciales. Las predicciones formulan métodos; por lo tanto, las organizaciones necesitan una idea real. Al utilizar una base de datos centralizada, ERP permite un proceso estandarizado para varias soluciones comerciales y, en última instancia, mejora la integridad de los datos.

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