¿Qué es el software ERP en la nube? Beneficios y opciones del sistema

A medida que la tecnología avanza rápidamente, existen numerosas opciones disponibles para las empresas para ejecutar aplicaciones y software en la nube. Se deben considerar varios factores al decidir si la infraestructura en la nube es la opción correcta. Repasaremos las principales ventajas y desventajas del ERP basado en la nube (sistema de software de planificación de recursos empresariales) para ayudarlo a navegar a través de las opciones.

Sabemos que no es fácil migrar al entorno de la nube, y muchas empresas continúan confiando en el software heredado confiable y las aplicaciones locales para hacer negocios. Sin embargo, los ERP basados ​​en la nube ofrecen muchas ventajas, como costos iniciales más bajos, mantenimiento sin intervención y actualizaciones automáticas, lo que lo hace digno de una consideración seria.

ERP basado en la nube

La computación en la nube continúa creciendo en popularidad ya que ofrece a las empresas escalabilidad, agilidad y la capacidad de ahorrar recursos y dinero. La amplia gama de opciones obliga a los tomadores de decisiones a responder preguntas críticas sobre sus objetivos. Es especialmente cierto para una empresa que atraviesa una transformación digital significativa, como la implementación de una nueva solución de software de planificación de recursos empresariales.

En un panorama tecnológico tan competitivo, el uso de un sistema ERP es la mejor manera de hacer frente a la competencia. Permite que una empresa integre varias funciones en un solo sistema y optimiza la información y los procesos en toda la organización. La decisión es si mantener estos procesos en las instalaciones o cambiarlos a la nube usando SaaS (Software as a Service).

Para ayudarlo a comprender mejor el software ERP basado en la nube, primero veremos los sistemas ERP en las instalaciones y examinaremos los dos conceptos, incluidos sus pros y sus contras .

Cómo funciona el ERP en la nube

Las soluciones ERP basadas en la nube implican que las organizaciones paguen una tarifa de suscripción a los proveedores para usar el software. Por lo general, se accede al software en línea a través de un servidor propiedad del proveedor del software. En las soluciones en la nube, el proveedor de software es responsable de la integridad de los datos de la infraestructura del servidor, las actualizaciones, las copias de seguridad y las medidas de seguridad.

Las aplicaciones de una empresa se alojan fuera del sitio cuando se utiliza un servidor basado en la nube, lo que no implica gastos de capital. Las empresas pueden realizar copias de seguridad de sus datos con regularidad y solo están obligadas a pagar por los recursos que consumen. Las soluciones de ERP en la nube son ideales para aquellas organizaciones que buscan una expansión global, aprovechando la accesibilidad de la tecnología en la nube para conectarse rápidamente con clientes y socios en casi todas partes.

Beneficios de ERP en la nube

• Funcionalidad del software :trabajar en entornos basados ​​en la nube facilita la creación y la construcción para establecer un alto grado de funcionalidad integrada o para agregar más usuarios al sistema rápidamente. Esta configuración permite a las empresas escalar más rápido, especialmente si una organización planea expandirse al extranjero.
• Despliegue técnico :La implementación es mucho más simple, rápida y menos costosa, ya que no se requiere infraestructura en el sitio.
• Costos involucrados :Las organizaciones que utilizan el modelo de software como servicio de la tecnología en la nube son una opción más rentable tanto para los proveedores como para las organizaciones. Muchas empresas también prefieren pagos mensuales por el uso de su software por razones de presupuesto, lo que también ahorra significativamente en los gastos generales de administración y soporte de TI.

¿Nube pública o privada?

Las dos opciones aquí van con entornos de nube pública o privada. Con la nube privada, una empresa es responsable del mantenimiento, la gestión y la actualización de los centros de datos alojados, ya que todos los datos residen en la intranet de la empresa. Con el tiempo, los servidores deben actualizarse o reemplazarse, lo que puede volverse muy costoso. La nube privada ofrece un alto nivel de seguridad ya que solo se accede a los datos a través de enlaces de red privados y seguros. Es más probable que las empresas más grandes con datos confidenciales elijan esta opción de nube.

Las mayores ventajas vienen con el alojamiento en la nube pública. El beneficio principal es que usted no es responsable de la administración de la solución de hospedaje. Solo el proveedor es responsable del mantenimiento de sus centros de datos. Las empresas más pequeñas prefieren esta opción, ya que reduce los plazos de entrega de las pruebas, lo que permite una rápida implementación de nuevos productos. Los problemas de seguridad y la recuperación ante desastres serían la única preocupación con el uso de una nube pública que se puede remediar con redundancias integradas. El proveedor adecuado tendrá un plan para proteger sus activos en caso de un ataque o desastre natural.

ERP local:definido

El software local o las aplicaciones locales se refieren a la forma tradicional en que las organizaciones adquieren y usan programas de software. Por lo general, requiere que la organización pague una cantidad significativa, generalmente el costo total, por adelantado. A cambio, reciben un producto con licencia completa, capaz de ser utilizado en el servidor de la empresa. Por lo tanto, las organizaciones deben administrar y mantener internamente sus servidores informáticos físicos, principalmente cuando se realizan copias de seguridad y actualizaciones.

Las empresas que generalmente operan en industrias altamente reguladas, o aquellas que trabajan con datos críticos y confidenciales, dan alta prioridad a la seguridad de los datos. Es la razón por la que muchas organizaciones han optado por soluciones ERP locales; quieren mantener sus datos confidenciales seguros dentro de los servidores internos.

Características

• Funcionalidad del software :Los propios proveedores de ERP en las instalaciones, por lo general, aplican todos los parches y actualizaciones relevantes, cuando es necesario. Esta configuración hace que esta solución de software sea menos escalable, ya que las empresas deben invertir en más recursos si desean expandir áreas críticas, como el ancho de banda.
• Despliegue técnico :Las licencias de software normalmente se instalan en el servidor de la organización. Tales instalaciones, por lo tanto, no están limitadas por conexiones de red lentas o poco confiables. Sin embargo, el mantenimiento del servidor requiere algunos conocimientos técnicos, que es mejor dejar en manos de profesionales y requieren contratación o inversión adicional.
• Costos involucrados :Las soluciones ERP locales son más costosas de adquirir e implementar. La gerencia también es responsable de cubrir los gastos continuos relacionados con la gestión de la seguridad de la información, el mantenimiento del hardware y el software y el reemplazo de servidores. Sin embargo, no hay tarifas de suscripción continuas.

¿Cómo elegir la opción correcta del sistema de planificación de recursos empresariales?

Cuando las organizaciones eligen entre las dos opciones, primero examinan el resultado final y lo consideran el factor decisivo para determinar qué tecnología se adaptará mejor a ellos. El costo no debe ser el único factor decisivo. Otros deben tenerse en cuenta.

Los aspectos que recomendamos que una organización debe evaluar incluyen:

• Ancho de banda: Las capacidades de la conectividad e infraestructura de Internet de la organización.
• Crecimiento futuro: Los requisitos de escalabilidad de la organización, incluidos los modelos comerciales en evolución, los planes comerciales estratégicos o los planes de expansión.
• Personal: Los costos relacionados con las habilidades internas de TI y los recursos de recursos humanos.
• Presupuesto: El presupuesto asignado de la organización y otras consideraciones financieras, como la mejor opción de pago o consideraciones fiscales.
• Utilización de recursos :Las soluciones ERP basadas en la nube son más atractivas para las organizaciones porque utilizan menos recursos y brindan más flexibilidad cuando se trata de acceder a funciones y datos.
• Implementación compleja :El software basado en la nube puede tener varios inquilinos o un solo inquilino, según el modelo de nube elegido. Esta configuración permite la implementación compleja de sistemas que tienen necesidades de seguridad estrictas y datos confidenciales.
• Control sobre los datos :Para las organizaciones que valoran más el control de los datos que la rentabilidad, las soluciones locales son ideales para ellos. Las soluciones locales también son más efectivas para las organizaciones que trabajan con conexiones a Internet poco confiables o inestables.

Soluciones de ERP en la nube comparadas

Para que las empresas tomen decisiones bien informadas sobre qué sistema implementar, las siguientes comparaciones brindan una idea más clara de las dos opciones disponibles.

Comparación de características	ERP en las instalaciones	ERP basado en la nube
Nivel de Control	Las empresas conservan los derechos sobre todos sus datos y tienen el control total de lo que hacen con ellos. Por lo tanto, las organizaciones en industrias altamente reguladas prefieren soluciones locales a alternativas basadas en la nube	Los datos y las claves de cifrado son administrados y almacenados por el proveedor de software de terceros y no por la empresa. Esta configuración puede plantear un problema para acceder a los datos durante períodos de tiempo de inactividad inesperado.
Cumplimiento	Las empresas que utilizan soluciones locales suelen estar sujetas a un estricto control normativo. La naturaleza de los datos con los que trabajan contiene información delicada o crítica que requiere el pleno cumplimiento de las leyes vigentes. Por lo tanto, las soluciones locales son una opción más segura.	Las empresas que trabajan con soluciones informáticas en la nube deben llevar a cabo la diligencia debida. Deben asegurarse de que el proveedor de software cumpla con los mandatos regulatorios requeridos en la industria y el país en el que operan.
Seguridad de datos	Para organizaciones como entidades gubernamentales o bancos nacionales, es preferible mantener sus datos en las instalaciones por razones de responsabilidad y, por lo tanto, elegir soluciones en las instalaciones.	La seguridad en el entorno de la nube es un aspecto que ha sido un obstáculo en los últimos años. El riesgo de sufrir violaciones de datos y pérdida de datos, como la propiedad intelectual, puede disuadir a cualquier organización de elegir soluciones basadas en la nube.
Implementación	Los recursos se implementan en el sitio y en la empresa, lo que se encuentra dentro de la propia infraestructura de TI de una organización.	Los recursos se alojan en las instalaciones del proveedor de servicios cuando se utiliza cualquier tipo de modelo de computación en la nube.
Personalización	Generalmente, es más personalizable pero también requiere mucho tiempo. Además, no hay garantía de que las personalizaciones funcionen según lo previsto cuando el proveedor actualice el software.	Las soluciones ERP basadas en la nube ofrecen una mayor estabilidad, ya que el propio proveedor maneja todas las personalizaciones.
Implementación	La organización tiene un mayor grado de control al implementar el sistema. Por otro lado, es un proceso que requiere mucho tiempo.	Las organizaciones tienen mucho menos control sobre el proceso de implementación. Consume menos tiempo.

Seguridad ERP en la nube

A pesar de la idea errónea general de que las soluciones ERP en la nube carecen de seguridad, los proveedores modernos se han centrado cada vez más en ofrecer un producto con seguridad de primer nivel que cumple con los estándares internacionales. Sin embargo, la implementación adecuada de estos estándares de seguridad requiere una gestión de TI de alta calidad, que las empresas deben tener en cuenta.

Cada año, más empresas han comenzado a migrar sus datos, sistemas y servicios a la nube debido a las diversas limitaciones del ERP local. La migración a un servidor alojado puede brindar inmensos beneficios, como la adición rápida de sistemas de almacenamiento, la mejora general del equipo y los sistemas de seguridad integrados. Las posibilidades de tiempo de inactividad se reducen significativamente, lo que permite a las organizaciones maximizar los recursos disponibles.

Muchas empresas también están utilizando soluciones híbridas, como nubes locales, para evitar el control de terceros. Esto le permite ejecutar aplicaciones y servicios, mientras que las cargas de trabajo se ubican en la nube o en los centros de datos locales, según corresponda.

La optimización de costos que ofrece la nube sigue siendo una de las características más atractivas para las organizaciones que han comenzado a expandirse. Las soluciones en las instalaciones, alternativamente, parecen dar más control a las organizaciones y, para algunas industrias, vale la pena el costo más alto. Sin embargo, un mayor control no mitiga los riesgos de sufrir ataques cibernéticos y, en cambio, aumenta la responsabilidad de la organización.

El resultado final de los sistemas ERP

La decisión final recae en la dirección de la organización y en cómo ven su futuro. ¿Quieren permanecer contenidos y en control, o quieren aprovechar el poder de la computación en la nube y las soluciones basadas en la nube?

Para las empresas más grandes, pueden invertir un capital significativo en soluciones ERP locales, pero no es para todos. Para las medianas y pequeñas empresas que tienen limitaciones en su presupuesto, las alternativas de software ERP en la nube son la única respuesta. Simplemente ahorran tiempo y dinero.

Cualquiera que sea el caso, cada negocio exitoso requiere un ecosistema de datos saludable y dinámico. Tener una infraestructura confiable y escalable que pueda respaldar la visibilidad integral de los flujos de datos, las transferencias de archivos rápidas y seguras, la transformación de datos y el almacenamiento es fundamental para el éxito.

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