Entendiendo el ERP en la nube: beneficios clave y opciones de sistemas para empresas modernas

A medida que la tecnología avanza rápidamente, existen numerosas opciones para que las empresas ejecuten aplicaciones y software en la nube. Varios factores deben considerarse al decidir si la infraestructura en la nube es la opción correcta. Repasaremos los principales pros y contras del ERP basado en la nube (software de planificación de recursos empresariales) para ayudarte a navegar por las opciones.

Sabemos que no es fácil migrar al entorno en la nube, y muchas empresas continúan confiando en software heredado confiable y aplicaciones locales para hacer negocios. Sin embargo, los ERPs basados en la nube ofrecen muchas ventajas como menores costos iniciales, mantenimiento sin intervención y actualizaciones automáticas, lo que los hace dignos de consideración seria.

ERP basado en la nube

La computación en la nube sigue creciendo en popularidad ya que ofrece a las empresas escalabilidad, agilidad y la capacidad de ahorrar recursos y dinero. La amplia gama de opciones obliga a los tomadores de decisiones a responder preguntas críticas sobre sus objetivos. Es especialmente cierto para una empresa que atraviesa una transformación digital significativa, como la implementación de una nueva solución de software de Planificación de Recursos Empresariales.

En un panorama tecnológico tan competitivo, usar un sistema ERP es la mejor forma de enfrentar la competencia. Permite a una empresa integrar diversas funciones en un solo sistema y agiliza la información y los procesos en toda la organización. La decisión es si mantener estos procesos en las instalaciones o moverlos a la nube usando SaaS (Software como Servicio).

Para ayudarte a entender mejor el software ERP basado en la nube, primero veremos los sistemas ERP locales y examinaremos los dos conceptos, incluyendo sus pros y contras.

Cómo funciona el ERP en la nube

Las soluciones de ERP basadas en la nube implican que las organizaciones paguen una tarifa de suscripción a los proveedores para usar el software. El software generalmente se accede en línea a través de un servidor propiedad del proveedor. Bajo soluciones en la nube, el proveedor es responsable de la infraestructura del servidor, integridad de datos, actualizaciones, respaldos y medidas de seguridad.

Las aplicaciones de una empresa se alojan externamente al usar un servidor basado en la nube, sin gastos de capital. Las empresas pueden respaldar sus datos regularmente y solo pagan por los recursos que consumen. Las soluciones de ERP en la nube son ideales para organizaciones que buscan expansión global, aprovechando el alcance de la tecnología en la nube para conectar con clientes y socios casi en cualquier lugar, rápidamente.

Beneficios del ERP en la nube

• Funcionalidad del software: Trabajar en entornos basados en la nube facilita la creación y construcción hacia un alto grado de funcionalidad integrada, o agregar más usuarios al sistema rápidamente. Esta configuración permite a las empresas escalar más rápido, especialmente si una organización planea expandirse al extranjero.
• Implementación técnica: La implementación es mucho más simple, rápida y económica, ya que no se requiere infraestructura local.
• Costos involucrados: Las organizaciones que usan el modelo Software-como-Servicio de la tecnología en la nube es una opción más rentable para proveedores y organizaciones por igual. Muchas empresas también prefieren pagos mensuales por el uso de su software por razones de presupuesto, lo que también ahorra significativamente en gastos generales de gestión y soporte de TI.

¿Nube privada o pública?

Las dos opciones son entornos de nube pública o privada. Con la nube privada, la empresa es responsable del mantenimiento, gestión y actualización de centros de datos alojados, ya que todos los datos residen en la intranet de la empresa. Con el tiempo, los servidores necesitan actualizarse o reemplazarse, lo que puede volverse muy costoso. La nube privada ofrece un alto nivel de seguridad ya que los datos solo se acceden a través de enlaces de red seguros y privados. Las grandes empresas con datos sensibles son más propensas a elegir esta opción.

Las mayores ventajas vienen con el alojamiento en nube pública. El beneficio principal es que no eres responsable de la gestión de la solución de alojamiento. Solo el proveedor es responsable del mantenimiento de sus centros de datos. Las empresas pequeñas prefieren esta opción ya que reduce los tiempos de espera para pruebas, permitiendo una implementación rápida de nuevos productos. La seguridad y la recuperación ante desastres serían la única preocupación al usar una nube pública, lo que puede remediarse con redundancias integradas. El proveedor adecuado tendrá un plan para proteger tus activos en caso de ataque o desastre natural.

ERP local: Definición

El software local o aplicaciones en las instalaciones se refiere a la forma tradicional en que las organizaciones adquieren y usan programas de software. Generalmente requiere que la organización pague una cantidad significativa, típicamente el costo total, por adelantado. A cambio, reciben un producto con licencia completa, capaz de usarse en el servidor de la empresa. Las organizaciones deben gestionar y mantener sus servidores físicos internamente, principalmente cuando se realizan respaldos y actualizaciones.

Las empresas que generalmente operan en industrias altamente reguladas, o que trabajan con datos críticos y confidenciales, dan alta prioridad a la seguridad de los datos. Es la razón por la que muchas organizaciones han optado por soluciones ERP locales; quieren mantener sus datos sensibles seguros dentro de servidores internos.

Características

• Funcionalidad del software: Los proveedores de ERP locales suelen aplicar todos los parches y actualizaciones relevantes cuando se requieren. Esta configuración hace que esta solución sea menos escalable, ya que las empresas deben invertir en más recursos si quieren expandir áreas críticas, como el ancho de banda.
• Implementación técnica: Las licencias de software se instalan típicamente dentro del servidor de la organización. Estas instalaciones no están limitadas por conexiones de red lentas o poco fiables. Sin embargo, el mantenimiento del servidor requiere conocimientos técnicos, lo que es mejor dejar a profesionales y requiere contratación o inversión adicional.
• Costos involucrados: Las soluciones ERP locales son más costosas de adquirir e implementar. La gestión también es responsable de cubrir gastos continuos relacionados con la gestión de seguridad de la información, mantenimiento de hardware y software, y reemplazo de servidores. Sin embargo, no hay tarifas de suscripción continuas.

¿Cómo elegir la opción correcta de sistema de Planificación de Recursos Empresariales?

Cuando las organizaciones eligen entre las dos opciones, miran primero el resultado final y lo consideran el factor decisivo para determinar qué tecnología les conviene mejor. El costo no debería ser el único factor decisivo. Otros deben tenerse en cuenta.

Aspectos que recomendamos que una organización evalúe incluyen:

• Ancho de banda: Las capacidades de conectividad a Internet e infraestructura de la organización.
• Crecimiento futuro: Los requisitos de escalabilidad de la organización, incluyendo modelos de negocio en evolución, planes estratégicos o planes de expansión.
• Personal: Los costos relacionados con habilidades de TI internas y recursos de RR.HH.
• Presupuesto: El presupuesto asignado de la organización y otras consideraciones financieras, como la mejor opción de pago o consideraciones fiscales.
• Utilización de recursos: Las soluciones de ERP basadas en la nube son más atractivas para las organizaciones porque usan menos recursos y proporcionan más flexibilidad al acceder a funcionalidad y datos.
• Implementación compleja: El software basado en la nube puede tener múltiples inquilinos o un solo inquilino, dependiendo del modelo de nube elegido. Esto permite la implementación compleja de sistemas que tienen necesidades de seguridad estrictas y datos sensibles.
• Control sobre los datos: Para las organizaciones que valoran el control sobre los datos más que la rentabilidad, las soluciones locales son ideales. Las soluciones locales también son más efectivas para organizaciones que trabajan con conexiones a Internet poco fiables o inestables.

Comparación de soluciones ERP en la nube

Para que las empresas tomen decisiones bien informadas sobre qué sistema implementar, las siguientes comparaciones dan una idea más clara de las dos opciones disponibles.

Comparación de características	ERP Local	ERP basado en la nube
Nivel de control	Las empresas retienen los derechos sobre todos sus datos y tienen control total sobre qué hacer con ellos. Las organizaciones en industrias altamente reguladas prefieren soluciones locales a alternativas basadas en la nube.	Los datos y las claves de cifrado son gestionados y almacenados por el proveedor de software de terceros, no por la empresa. Esto puede suponer un problema para acceder a los datos durante períodos de inactividad inesperada.
Cumplimiento	Las empresas que usan soluciones locales a menudo están bajo estricto control regulatorio. La naturaleza de los datos con los que trabajan contiene información delicada o crítica que requiere cumplimiento total con las leyes vigentes. Por tanto, las soluciones locales son una opción más segura.	Las empresas que trabajan con soluciones de computación en la nube deben realizar la debida diligencia. Deben asegurar que el proveedor de software cumple con los mandatos regulatorios requeridos en la industria y país donde operan.
Seguridad de datos	Para organizaciones como entidades gubernamentales o bancos nacionales, mantener sus datos en local es preferido por razones de responsabilidad y eligen soluciones locales.	La seguridad en el entorno en la nube ha sido un obstáculo en años recientes. El riesgo de sufrir brechas de datos y pérdida de información como propiedad intelectual puede disuadir a cualquier organización de elegir soluciones basadas en la nube.
Implementación	Los recursos se implementan en el sitio y en la empresa, dentro de la propia infraestructura de TI de la organización.	Los recursos se alojan en las instalaciones del proveedor de servicios al usar cualquier modelo de computación en la nube.
Personalización	Generalmente más personalizable pero también más lento. Además, no hay garantía de que las personalizaciones funcionen como se pretende cuando el proveedor actualiza el software.	Las soluciones de ERP basadas en la nube ofrecen mayor estabilidad ya que el propio proveedor gestiona todas las personalizaciones.
Implementación	La organización tiene un mayor grado de control al implementar el sistema. Por otro lado, es un proceso que consume tiempo.	Las organizaciones tienen significativamente menos control sobre el proceso de implementación. Es menos lento.

Seguridad del ERP en la nube

A pesar de la idea errónea general sobre las soluciones de ERP en la nube careciendo de seguridad, los proveedores modernos se han centrado cada vez más en ofrecer un producto con seguridad de primer nivel adherida a estándares internacionales. Sin embargo, la implementación adecuada de estos estándares de seguridad requiere una gestión de TI de alta calidad, que las empresas deben tener en cuenta.

Cada año, más empresas han comenzado a migrar sus datos, sistemas y servicios a la nube debido a las diversas limitaciones del ERP local. La migración a un servidor alojado puede proporcionar beneficios inmensos como adición rápida de sistemas de almacenamiento, mejora general del equipo y sistemas de seguridad integrados. Las posibilidades de inactividad se reducen significativamente, permitiendo a las organizaciones maximizar los recursos disponibles.

Muchas empresas también usan soluciones híbridas como nubes locales para evitar cualquier control de terceros. Esto te permite ejecutar aplicaciones y servicios, mientras tienes cargas de trabajo en la nube o en centros de datos locales, según sea apropiado.

La optimización de costos que ofrece la nube sigue siendo una de las características más atractivas para organizaciones que han comenzado a expandirse. Las soluciones locales, alternativamente, parecen dar más control a las organizaciones, y para algunas industrias, esto vale el costo más alto. Sin embargo, más control no mitiga los riesgos de sufrir ciberataques y en su lugar aumenta la responsabilidad de la organización.

Conclusión sobre los sistemas ERP

La decisión final recae en la gerencia de la organización y cómo ven su futuro. ¿Quieren permanecer contenidos y en control, o quieren aprovechar el poder de la computación en la nube y las soluciones basadas en la nube?

Para grandes empresas, pueden invertir capital significativo en soluciones ERP locales pero no es para todos. Para empresas medianas y pequeñas que tienen limitaciones en su presupuesto, las alternativas de software ERP en la nube son la única respuesta. Simplemente ahorran tiempo y dinero.

Sea cual sea el caso, todo negocio exitoso requiere un ecosistema de datos saludable y dinámico. Tener una infraestructura confiable y escalable que pueda soportar visibilidad de extremo a extremo de flujos de datos, transferencias de archivos rápidas y seguras, transformación y almacenamiento de datos es integral para el éxito.

Para dar un paso hacia la nube y aprender más sobre cómo los sistemas de software en la nube pueden gestionar tu negocio, contáctanos hoy.