Elegir el sistema ERP correcto: Guía para finalizar su decisión

Por Harry Landsburg, Director, Consultoría de Tecnología de Procesos de Negocio

Una vez que su equipo de selección de software ERP ha terminado de revisar dos sistemas ERP finalistas, es hora de tomar la decisión final. Su equipo ha creado una RFQ exhaustiva para las necesidades de la empresa y los proveedores restantes han "sobrevivido" múltiples rondas de demostraciones para dar al equipo la mejor visión posible de cómo funcionará el software propuesto. Ahora es el momento de las actividades finales de debida diligencia para ayudarle a decidir qué solución ganará.

Aquí está lo que necesita suceder:

• Obtenga una propuesta final de cada proveedor
  Asegúrese de que los módulos de software sean lo que necesitará hoy y en el futuro. Asegúrese de que el número de usuarios sea correcto (usuarios concurrentes on-premise o usuarios nombrados SaaS). Compare las dos propuestas para estructura y funcionalidad "manzanas con manzanas". Cuestione cualquier diferencia para asegurarse de que está mirando dos soluciones bien estructuradas.
• Verifique referencias de empresas que actualmente usan el sistema
  Algunos cuestionan por qué esto es necesario, ya que su equipo será provisto solo con "buenas referencias"; La razón es hablar con usuarios efectivos de la solución propuesta (que trabajan en una industria y cuyo alcance de operaciones es similar al suyo) y descubrir cómo llegaron allí, cómo el proveedor trabajó con ellos para lograr el éxito, y cómo tanto la referencia como el proveedor superaron desafíos durante el proceso de implementación.
• Visite un sitio de usuario (opcional)
  Esta visita solo tiene valor incremental si hay una fuerte interacción entre su equipo y el anfitrión. Un recorrido rápido por la planta y una sesión de preguntas y respuestas en sala de conferencias es la interacción mínima aceptable. Sesiones uno a uno con múltiples miembros del personal es más efectivo para aprender qué tan bien la solución propuesta está apoyando el negocio anfitrión.
• Hable con el gerente de proyecto propuesto y el personal técnico
  Piense en cómo le impresionaron. En este punto, la decisión no se trata de representaciones de ventas sino de cómo el sistema preferido se implementará.
• Haga la comparación final
  Relea la RFQ original. ¿El software cubre todo lo que quería desde el principio? ¿Cómo ha reaccionado el personal interno durante las demostraciones? ¿Hay una solución preferida entre los dos proveedores incluso antes de las negociaciones de precio?
• Entre en negociaciones financieras contractuales con cada proveedor
  Un proveedor típicamente no se alejará de una oportunidad por el precio, pero hay un punto de precio donde la oportunidad será pasada por alto por un proveedor.

En última instancia, la decisión financiera se trata más de valor que de precio, pero para llegar a ese punto necesita estar confiado de que el mejor precio posible ha sido propuesto. Una vez que haya firmado el contrato, la parte fácil ya está hecha y los desafíos de implementación están a punto de comenzar.

Harry Landsburg, Director de Consultoría de Tecnología de Procesos de Negocio de DVIRC, ha trabajado con más de 400 empresas para documentar cómo sus procesos de negocio pueden ser mejor respaldados por software actualizado o nuevo. Su enfoque para relacionar la forma en que operan sus clientes con el mercado tecnológico resulta en un mejor resultado de selección e implementación.

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