Serie Software ERP: Elaboración de Requerimientos de Usuario Completos

Una vez que una empresa ha determinado las propuestas de valor importantes para avanzar con la selección e implementación de software nuevo o actualizado, es momento de definir los requerimientos detallados que el nuevo sistema debe soportar. Estos requerimientos son esenciales para determinar el mejor ajuste y el valor final de la nueva solución.

Dos Categorías de Requerimientos

Los requerimientos deben clasificarse como «estado actual» y «estado futuro». Los de estado actual se presentan para explicar a proveedores potenciales cómo hace negocios la empresa hoy. El proceso de negocio actual se ve afectado no solo por las condiciones actuales sino también por las limitaciones del software actual en cómo se procesan las transacciones y cómo la empresa interactúa con clientes y proveedores.

Los requerimientos de estado futuro presentan cómo la empresa planea operar en el futuro y usar software para respaldar su funcionamiento. El futuro debe definirse en términos de 5 a 7 años. Aunque ninguna empresa puede predecir exactamente cómo operará dentro de siete años, puede visualizar cómo planea hacer negocios y qué tipos de tecnología de software y hardware necesitará para lograr su estrategia a largo plazo.

Mapas de Procesos de Negocio

Las empresas también deben considerar cómo quieren recopilar información sobre sus operaciones actuales y futuras. Obviamente, la recopilación se basa en la interacción entre usuarios actuales y quienes en la organización serán responsables de presentar la información a los proveedores.

Algunas empresas pueden preparar mapas de procesos de negocio que presenten la estructura completa de cada aspecto de sus procesos de estado actual y futuro. Estos mapas utilizan la entrada de quienes en el negocio trabajan con transacciones en una actividad empresarial particular. Una lista de posibles mapas de procesos tanto de estado actual como futuro puede incluir los siguientes flujos de trabajo:

• CRM
• Cotización y Entrada de Órdenes de Venta
• Servicio al Cliente
• Ingeniería – para apoyar cotizaciones y fabricación
• Cadena de Suministro/Compras
• Gestión de Almacén/Inventario/Recepción
• Planificación y Programación
• Órdenes de Trabajo y Reporte de Planta
• Envíos
• Calidad
• Contabilidad – Cuentas por Pagar y Desembolsos
• Contabilidad – Facturación/Cuentas por Cobrar/Aplicación de Efectivo
• Contabilidad – Libro Mayor

Los mapas de procesos deben incluir todas las entradas y salidas relacionadas con los procesos de negocio de estado actual y futuro. Estas actividades deben «superponerse» con indicadores de qué software se usa para respaldar la acción actual. Ejemplos: actividades que usan el ERP actual, actividades que usan MS Excel o bases de datos Access, o actividades realizadas manualmente.

Al codificar por colores la actividad, los lectores de los mapas pueden visualizar cuánto de cada tecnología se usa para respaldar los procesos de negocio actuales y planificados. Uno de los beneficios visibles del mapa de estado futuro debería ser el color uniforme del nuevo software planeado y la eliminación de otros colores, especialmente los de hojas de cálculo Excel y bases de datos Access.

Listas de Verificación (Checklists)

Las listas de verificación se han usado para seleccionar software por décadas. Suelen basarse en el conocimiento de un tercero que enumera literalmente cientos o miles de requerimientos funcionales agrupados similar a la lista anterior. Muchas de estas listas están asociadas a bases de datos de capacidad sí/no de varios proveedores de software. Al completar la lista, el usuario obtiene una lista de proveedores ERP más capaces de satisfacer sus necesidades.

El desafío de las listas es cómo se desarrolló la base de datos subyacente. Los proveedores no siempre son completamente francos sobre si proporcionan funcionalidad específica, sino cómo el software realmente proporciona la información.

Si la solución es para una empresa con ventas de 5 a 25 millones o de 250 a 500 millones requiere clarificación. Un ejemplo extremo: SAP y Oracle ofrecen funcionalidad para las áreas de proceso anteriores, al igual que JobBOSS y E2 (soluciones populares para talleres). Debe haber coincidencia entre alcance de la solución, requerimientos y presupuesto (propuesta de valor), así como industria y estructura básica de manufactura entre discreta y por proceso.

Si una organización va a usar una lista de verificación (servicio), asegúrese de que sea completada inicialmente por el personal responsable de cada área y luego revisada por un equipo de toda la empresa que pueda relacionar respuestas individuales con operaciones y necesidades globales.

Narrativas

La preferencia del autor es un documento narrativo que explique los procesos de estado actual y discuta las necesidades de estado futuro. Entrevistando a las personas en el proceso de negocio, se pueden crear narrativas que cuenten cómo funciona el negocio hoy y cómo quiere operar en el futuro. Pueden presentarse con un nivel sólido de detalle que permita al proveedor entender el negocio completamente. Las narrativas también pueden complementarse con lo que hace el negocio, por qué busca nuevo software (la propuesta de valor) y qué tecnología tiene actualmente.

Qué Quiere Revisar el Proveedor

Por la retroalimentación que el autor ha recibido, la mayoría de proveedores lucha para seguir completamente los mapas de procesos y se aburre con listas de 2.000 características. Las narrativas son más fáciles de revisar. Los proveedores aún dedican mucho tiempo a hacer preguntas que ya están reveladas en los tres documentos, así que las empresas deben estar preparadas para revisar todos los procesos en detalle incluso cuando se ha puesto mucho esfuerzo en desarrollar los requerimientos de usuario y software.

Un esfuerzo y cuidado significativos deben ponerse en desarrollar los requerimientos de usuario, ya que lo documentado es la base de cómo se evaluarán las soluciones de software alternativas por ajuste, función y valor. Requerimientos bien desarrollados permitirán al proveedor hacer la presentación más completa de cómo su capacidad respaldará su visión de éxito operativo futuro.

Realmente es su culpa si el proveedor no está posicionado para demostrar su capacidad en la mejor ventaja de su empresa. Una solución de proveedor que sea fácilmente observable como no satisfaciendo sus necesidades básicas nunca debería aparecer en su sala de conferencias para una presentación.

Harry Landsburg, Director de Consultoría en Tecnología de Procesos de Negocio de DVIRC, ha trabajado con más de 300 empresas para documentar cómo sus procesos de negocio pueden ser mejor respaldados por software nuevo o actualizado. Su enfoque de relacionar la forma en que operan sus clientes con el mercado tecnológico resulta en una mejor selección e implementación. Para más información, infórmese más o contáctenos.