El software ERP ofrece estructura a los fabricantes

Las nuevas soluciones ERP refutan la reputación de "complejo y difícil de manejar" del software

Al principio, todo lo que se necesita es una idea novedosa y algunos conocimientos de fabricación. Sin embargo, con el éxito viene el crecimiento, y con el crecimiento el negocio necesita más estructura.

“[Los fabricantes] comienzan con hojas de cálculo de Excel y tal vez son uno o dos tipos”, dijo Fred Tillman, vicepresidente de desarrollo de productos en la división de fabricación de ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. “De repente, están contratando gente adicional y necesitan estandarizar las instrucciones de ensamblaje, necesitan estandarizar una base de conocimiento. Es muy difícil prescindir de un sistema ERP”, dijo refiriéndose al software de planificación de recursos empresariales.

“Y luego, si vas más allá de un turno, no puedes estar allí todo el tiempo”, continuó Tillman. “Está bien siempre que las operaciones diarias vayan bien, pero lo importante es cuando hay excepciones:los materiales llegan tarde o un cliente cambia un pedido. Si está haciendo todo esto en papel, lleva mucho tiempo manejar esas excepciones”.

Después de un tiempo, la startup se convierte en una pequeña o mediana empresa. Podría ser ofertar por trabajos o hacer trabajo de producción.

“Para competir y reducir costos, es mejor tener un buen sistema”, dijo Mike Melzer, vicepresidente de operaciones de Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. "Si tiene un buen sistema, puede dormir mucho más tranquilo sabiendo lo que está pasando en lugar de decir:'Si acepto este contrato con John Deere o con GM, ¿qué me va a pasar'?"

Los "uno o dos muchachos" están listos para comprar un sistema ERP, pero tienen preguntas:¿Qué tan relevante es el software ERP para las operaciones de fabricación pequeñas y medianas? El software ERP tiene la reputación de ser complejo y difícil de manejar. ¿Cómo se simplifica y facilita su uso para las operaciones de fabricación? ¿Cómo se puede modificar y personalizar una solución de software de base amplia específicamente para las operaciones de fabricación?

Parte de esa personalización para la fabricación ya está hecha. “Los principales puntos de diferencia (en el software ERP de Epicor) están relacionados con el hecho de que tenemos procesos de producción para la fabricación”, dijo Christine Hansen, directora de fabricación de marketing de productos de Epicor Software Corp., Austin, Texas, que recientemente renombró su ERP de fabricación. software cinético. “Descubrirá que tenemos estimaciones basadas en costos, ingeniería con integración CAD, producción y órdenes de trabajo o capacidades de gestión de trabajos, calidad y un MES (sistema de ejecución de fabricación). Esas son las cosas centrales en las que nos enfocamos en el producto de fabricación”.

Pero si el usuario quiere aún más personalización, la compañía de Hansen y otros han desarrollado soluciones que refutan la reputación de "complejo y difícil de manejar". ECI incluso tiene un software ERP configurado para talleres, llamado JobBOSS2.

Personalización mediante configuración, no codificación

La función de configuración de Epicor, Application Studio, utiliza un proceso de arrastrar y soltar para diseñar su aplicación Kinetic ERP en una capa que se ubica sobre las funciones internas de la aplicación y es fácil de cambiar, dijo Hansen. Application Studio permite a los clientes personalizar lo que ven los grupos de trabajadores cuando abren sus computadoras. Los trabajadores individuales pueden refinar lo que se muestra en sus pantallas aún más desde allí.

Por ejemplo, si los trabajadores necesitan ver los datos recopilados de la planta, pueden ordenar los campos más relevantes. Pueden profundizar para ver imágenes de un producto terminado, agregar información capturada durante la producción y dejar información para el siguiente turno. "Aquí hay muchas oportunidades para que los usuarios alineen su flujo de trabajo dentro del sistema de recopilación de datos para alinearse con la forma en que funciona su negocio de manera única", dijo Hansen.

También se pueden configurar para diferentes categorías de trabajo los tableros, una herramienta de visibilidad que se usa para filtrar la información de manera de ver las excepciones que necesitan atención, como los trabajos que están retrasados ​​o los trabajos que esperan material.

"Los tableros ayudan a asegurarse de que esté al tanto de los problemas antes de que se conviertan en problemas mayores", dijo.

Una posible alternativa a los tableros es Epicor Collaborate, una herramienta de mensajería personalizable. Dentro de la función de gestión de relaciones con los clientes (CRM), un empleado que está trayendo un nuevo cliente puede solicitar automáticamente al departamento de finanzas que realice una verificación de crédito. También puede configurar notificaciones automáticas para hacer un seguimiento de una cotización o notificar a los clientes cuando se envían sus pedidos.

“En lugar de aprovechar los tableros para todos estos indicadores, puede recibir notificaciones de los eventos que elija”, dijo Hansen.

“Los conocimientos que desea obtener de sus operaciones son exclusivos de su negocio y ahí es donde entra en juego un buen paquete de informes”, dijo Tillman. Instó a preguntar si el producto tiene una estructura de informes donde el cliente puede generar informes o contratar un equipo de servicios profesionales para configurarlos.

“Los informes y los KPI (indicadores clave de rendimiento) que desea medir y los conocimientos que desea obtener pueden ser específicos de sus operaciones de fabricación”, dijo Tillman. "Entonces, desea tener un buen paquete de informes".

Innegablemente esencial es la capacidad de integración de terceros. “Un proveedor que tiene múltiples integraciones prediseñadas es una forma de ampliar o modificar el ERP”, dijo Tillman.

Por ejemplo, si es un fabricante que vende al público, es posible que necesite un paquete de comercio electrónico porque lo hará más eficiente, dijo Tillman. O una tienda puede querer usar un software de monitoreo de actividad comercial (BAM) como KnowledgeSync, que es de una empresa propiedad de ECI.

“KnowledgeSync le permite alertar o verificar continuamente las condiciones que pueden ocurrir y luego tomar la acción correspondiente”, dijo Tillman. "Realmente extiende el ERP más allá de su propósito".

Por ejemplo, el BAM puede detectar una factura vencida en el ERP y automatizar el flujo de trabajo al departamento de finanzas para retener el crédito de ese cliente.

El equipo de ventas que usa la aplicación Salesforce CRM puede necesitar obtener un pedido información fuera del ERP. El equipo puede llamar a las interfaces de programación de aplicaciones (API) desde el ERP para extraer los datos e importarlos a Salesforce.

“La capa API es una forma de ingresar y sacar datos del sistema de manera segura y usarlos para integrar o ampliar el sistema”, dijo Tillman. "Intentamos proporcionar todas las integraciones de terceros, pero siempre hay algún otro sistema que alguien quiere integrar y las API lo permiten".

Otra manera fácil de hacer que la personalización sea efectiva puede requerir escribir algunas líneas de código para marcar días festivos flotantes como el Día de los Caídos y el Día del Trabajo.

“Pueden ser seis líneas de código, cotejándolas con el calendario de días festivos; lo golpeas y dice:'Día del Trabajo, no lo enviaremos ese día'", dijo Melzer. "Se escribe en [el lenguaje de codificación interno de Global Shop Solutions] GAB, que es muy similar a Visual BASIC", en referencia al nombre abreviado Global Application Builder para el software.

Los documentos de calidad se almacenan en el sistema de control de documentos de Global. “No están poniendo una parte en un avión sin saber de dónde vino el material, por lo que cuando compre su material de un proveedor, tendrá un lote o un número de calor asociado”, dijo Melzer. “Puede escanear el número de su material y cuando lo usa en una orden de trabajo o un trabajo y envía su parte a Boeing, SpaceX o GM, puede producir un paquete de certificación para que sepan exactamente de dónde vino toda la línea. .”

El sistema de control de documentos es útil en industrias conocidas por el seguimiento de la calidad:aeroespacial, automotriz y médica. Pero un jugador más nuevo que depende del seguimiento de materiales y procesos es la industria del petróleo y el gas, que comenzó a centrarse más en la calidad después del derrame de petróleo de Deepwater Horizon en el Golfo de México en 2010.

“Quiero decir que cambió de la noche a la mañana”, dijo Melzer.

Situaciones inesperadas

¿Recuerdas a los “uno o dos tipos” que iniciaron una empresa de fabricación? ¿Qué pasaría si se contentaran con quedarse pequeños y cuestionaran la relevancia de un ERP para su tienda? ¿No podrían hacerlo usando una hoja de cálculo? "Gran parte de nuestra competencia es una hoja de cálculo", dijo Tillman de ECI.

Pero ser pequeño no significa que su negocio sea simple. “Podemos tener un fabricante pequeño en términos de ingresos, pero sus procesos de fabricación son muy complejos”, dijo Hansen de Epicor.

Un ERP puede incluso ayudar sin saberlo con problemas de recursos humanos de formas inesperadas. Esto puede implicar dar un paso tan simple como resaltar campos en amarillo para mostrar a los usuarios qué información deben completar en una pantalla, dijo Melzer. “Si estás en un negocio en el que cambias de opinión a las personas o las personas cumplen diferentes roles todo el tiempo, sería útil decir:'Estos son los campos que definitivamente debemos completar'”, dijo.

En otro ejemplo de Melzer, un ERP puede ayudar a identificar qué empleados podrían necesitar capacitación, incluso cuando los números generales de producción parecen buenos. Eso sucedió en la tienda de un cliente de Global Shop Solutions en la industria automotriz en Tennessee que obtuvo un aumento de producción del 20 por ciento de la noche a la mañana, dijo Melzer. La empresa instaló un monitor en el taller con una pantalla que rastrea la producción de cada trabajador. Si bien la mayoría de los trabajadores tenían buenos números, uno tuvo problemas.

"¿Qué pasó es que van a la sala de descanso y otros dicen:'¿Qué está pasando'?" Melzer dijo. “Si pueden enseñarle algo, lo harán. La oficina principal no tuvo que hacer nada y, realmente, de la noche a la mañana ganaron un 20 por ciento”.

No estar a la altura de su reputación

El software ERP puede tener la reputación de ser complejo y difícil de manejar, pero también ofrece procesos y acceso automatizados. Por ejemplo, Epicor tiene una herramienta de gestión de mantenimiento integrada que puede permitir que un fabricante realice un seguimiento del equipo desde una perspectiva de mantenimiento. Puede contar cuántas piezas se han producido en una máquina y enviar una alerta cuando necesita mantenimiento.

También hay automatización en el flujo de trabajo. “Hay una enorme cantidad de automatización en todo el negocio de usuario a usuario”, dijo Hansen. “Por ejemplo, un usuario puede estar ingresando una cotización o un pedido. Eso luego pasa a producción, que luego pasa a adquisiciones para decir:'Esto es lo que necesitamos comprar', que luego pasa a los procesos de facturación, así como a las cuentas por pagar".

El software de Global Shop Solutions hace algo similar.

“Odiamos la entrada dual de datos”, dijo Melzer. “Tener un sistema ERP fluido te permite poner la información en una sola vez y todo fluye. Te hace la vida mucho más fácil”.

Un ERP también facilita hacer negocios con usted, dijo Tillman. “Si soy un cliente, un ERP puede ayudarme a determinar mejor los plazos de entrega”, dijo. “Puede proporcionar información en línea donde un cliente puede iniciar sesión y ver el estado de su pedido y si todo se está ejecutando a tiempo. Puede notificar de manera proactiva a un cliente cuando termine su trabajo.

“La capacidad de CRM realmente le permite ver qué ha comprado esta persona en el pasado, cuál es su historial, de modo que cuando le devuelvan la llamada, tenga toda esa información al alcance de su mano”, continuó. "Eso es muy difícil de hacer con un sistema basado en papel".

Casi antes de que se den cuenta, los "uno o dos muchachos" con la idea y el conocimiento se han convertido en un taller de pleno derecho con un negocio que funciona.