Cómo los sistemas ERP modernos agilizan las operaciones de manufactura

Nuevas soluciones ERP refutan la reputación del software de 'complejo e inmanejable'

Al principio, todo lo que se necesita es una idea novedosa y algo de conocimiento de manufactura. Con el éxito viene el crecimiento, aunque, y con el crecimiento el negocio necesita más estructura.

«[Los fabricantes] empiezan con hojas de cálculo de Excel y tal vez son uno o dos tipos», dijo Fred Tillman, vicepresidente de desarrollo de producto en la división de manufactura de ECI Software Solutions, Fort Worth, Texas. «De repente están contratando personal adicional y necesitan estandarizar instrucciones de ensamblaje, necesitan estandarizar una base de conocimiento. Es muy difícil hacerlo sin un sistema ERP», dijo refiriéndose a software de planificación de recursos empresariales.

«Y luego si vas más allá de un turno no puedes estar allí todo el tiempo», continuó Tillman. «Está bien mientras las cosas vayan bien con tus operaciones diarias, pero lo grande es cuando hay excepciones – los materiales llegan tarde o un cliente cambia un pedido. Si haces todo esto vía papel, es muy consumidor de tiempo manejar esas excepciones».

Después de un tiempo, la startup se convierte en una empresa pequeña o mediana. Puede estar licitando trabajos o haciendo trabajo de producción.

«Para competir y recortar costos, mejor tienes un buen sistema», dijo Mike Melzer, vicepresidente de operaciones en Global Shop Solutions, The Woodlands, Texas. «Si tienes un buen sistema, puedes dormir mucho más tranquilo sabiendo qué está pasando en lugar de decir, 'Si tomo este contrato con John Deere o con GM, qué me va a hacer?'».

Los «uno o dos tipos» están listos para buscar un sistema ERP, pero tienen preguntas: ¿Qué tan relevante es el software ERP para operaciones de manufactura pequeñas y medianas? El software ERP tiene la reputación de ser complejo e inmanejable. ¿Cómo se está haciendo más simple y fácil de usar para operaciones de manufactura? ¿Cómo puede una solución de software de base amplia ser modificada y personalizada específicamente para operaciones de manufactura?

Personalización mediante configuración, no código

Algo de esa personalización para manufactura ya está hecha. «Los principales puntos de diferencia (en software ERP Epicor) están alrededor del hecho de que tenemos procesos de producción para manufactura», dijo Christine Hansen, directora de marketing de producto manufactura para Epicor Software Corp., Austin, Texas, que recientemente rebautizó su software ERP de manufactura Kinetic. «Encontrarás que tenemos estimación basada en costos, ingeniería con integración CAD, capacidades de gestión de producción y órdenes de trabajo o trabajos, calidad y un MES (sistema de ejecución de manufactura). Esas son las cosas centrales en las que nos enfocamos en el producto de manufactura».

Pero si el usuario quiere aún más personalización, la empresa de Hansen y otras han desarrollado soluciones que refutan la reputación de «complejo e inmanejable». ECI incluso tiene software ERP configurado para talleres de trabajo, llamado JobBOSS2.

La función de configuración de Epicor, Application Studio, usa un proceso drag-and-drop para diseñar su aplicación ERP Kinetic en una capa que se sienta sobre las funciones internas de la app y es fácil de cambiar, dijo Hansen. Application Studio permite a clientes personalizar lo que grupos de trabajadores ven cuando abren sus computadoras. Trabajadores individuales pueden refinar lo que se muestra en sus pantallas aún más desde allí.

Por ejemplo, si los trabajadores necesitan ver datos recolectados de la planta, pueden ordenar los campos más relevantes. Pueden profundizar para ver imágenes de un producto terminado, añadir información capturada durante producción y dejar información para el siguiente turno. «Hay mucha oportunidad aquí para que los usuarios alineen su flujo de trabajo dentro del sistema de recolección de datos para alinearse con cómo su negocio funciona de manera única», dijo Hansen.

También configurables para diferentes categorías de trabajo son los dashboards, una herramienta de visibilidad usada para filtrar información de manera que se vean excepciones que necesitan atención, como trabajos que llegan tarde o trabajos esperando material.

«Los dashboards ayudan a asegurar que estés al tanto de problemas antes de que se conviertan en problemas mayores», dijo ella.

Una posible alternativa a dashboards es Epicor Collaborate, una herramienta de mensajería personalizable. Dentro de la función de gestión de relación con clientes (CRM), un empleado que trae un nuevo cliente puede pedir automáticamente al departamento financiero que haga una verificación de crédito. También puede configurar notificaciones automáticas para seguir una cotización o notificar clientes cuando sus pedidos se envían.

«En lugar de aprovechar dashboards para todos estos indicadores, puedes ser notificado de los eventos que eliges», dijo Hansen.

«Único para tu negocio son los insights que quieres obtener de tus operaciones, y ahí es donde viene un buen paquete de reportes», dijo Tillman. Instó a preguntar si el producto tiene una estructura de reportes donde el cliente puede generar reportes o contratar un equipo de servicios profesionales para configurarlos.

«Los reportes y los KPIs (indicadores clave de rendimiento) que quieres medir y los insights que quieres ganar pueden ser específicos a tus operaciones de manufactura», dijo Tillman. «Así que, quieres tener un buen paquete de reportes».

Indudablemente esencial es la capacidad para integración de terceros. «Un vendedor que tiene múltiples integraciones pre-construidas es una forma de extender o modificar el ERP», dijo Tillman.

Por ejemplo, si eres un fabricante que vende al público, puedes necesitar un paquete de e-commerce porque te hará más eficiente, dijo Tillman. O un taller puede querer usar software de monitoreo de actividad empresarial (BAM) como KnowledgeSync, que es de una empresa propiedad de ECI.

«KnowledgeSync te permite alertar continuamente o verificar condiciones que pueden pasar y luego tomar una acción correspondiente», dijo Tillman. «Realmente extiende el ERP fuera de su propósito».

Por ejemplo, el BAM puede detectar una factura vencida en el ERP y automatizar flujo de trabajo al departamento financiero para poner una retención en el crédito de ese cliente.

El equipo de ventas usando la aplicación CRM Salesforce puede necesitar obtener información de pedidos del ERP. El equipo puede llamar interfaces de programación de aplicaciones (APIs) desde el ERP para extraer los datos e importarlos a Salesforce.

«La capa API es una forma de obtener datos de forma segura dentro y fuera del sistema y usarlos para integrar o extender el sistema», dijo Tillman. «Intentamos proveer todas las integraciones de terceros, pero siempre hay algún otro sistema que alguien quiere integrar, y las APIs lo permiten».

Otra forma fácil de hacer personalización efectiva puede requerir escribir unas pocas líneas de código para marcar días festivos flotantes como Día de los Caídos y Día del Trabajo.

«Podrían ser seis líneas de código, verificando contra el calendario festivo; le das y dice, 'Día del Trabajo, no vamos a enviar ese día'», dijo Melzer. «Lo escribes en [lenguaje de codificación interno de Global Shop Solutions] GAB que es muy similar a Visual BASIC», refiriéndose al nombre acortado Global Application Builder para el software.

Los documentos de calidad se almacenan en el sistema de control de documentos de Global. «No están poniendo una pieza en un avión sin saber de dónde vino el material, así que cuando compras tu material de un vendedor tendrá un lote o número de colada asociado», dijo Melzer. «Puedes escanear el número de tu material y cuando lo usas en una orden de trabajo o trabajo y envías tu pieza a Boeing, SpaceX, o GM, puedes producir un paquete de certificación para que sepan exactamente toda la línea de dónde vino».

El sistema de control de documentos es útil en industrias bien conocidas por rastrear calidad – aeroespacial, automotriz y médica. Pero un jugador más nuevo dependiente de rastrear materiales y procesos es la industria de petróleo y gas, que empezó a enfocarse en calidad más después del derrame de petróleo Deepwater Horizon en el Golfo de México en 2010.

«Quiero decir, dio la vuelta de la noche a la mañana», dijo Melzer.

Situaciones inesperadas

Recuerde los «uno o dos tipos» que empezaron una empresa de manufactura. ¿Qué pasa si estaban contentos de quedarse pequeños y cuestionaban la relevancia de un ERP para su taller? ¿No podrían arreglárselas con una hoja de cálculo? «Mucha de nuestra competencia es una hoja de cálculo», dijo Tillman de ECI.

Pero ser pequeño no significa que tu negocio sea simple. «Podemos tener un fabricante que es pequeño en términos de ingresos, pero son muy complejos en sus procesos de manufactura», dijo Hansen de Epicor.

Un ERP puede incluso ayudar inadvertidamente con problemas de recursos humanos de formas inesperadas. Esto puede involucrar dar un paso tan simple como resaltar campos en amarillo para mostrar a usuarios qué información deben llenar en una pantalla, dijo Melzer. «Si estás en un negocio donde estás rotando gente o la gente está llenando diferentes roles todo el tiempo, solo ayudaría a decir, 'Aquí están los campos que definitivamente necesitamos llenar'».

En otro ejemplo de Melzer, un ERP puede ayudar a identificar qué empleados podrían necesitar capacitación incluso cuando los números de producción general se ven bien. Eso pasó en el taller de un cliente de Global Shop Solutions en la industria automotriz en Tennessee que obtuvo un impulso de producción del 20 por ciento de la noche a la mañana, dijo Melzer. La empresa instaló un monitor en la planta con una pantalla que rastrea producción de trabajadores individuales. Mientras la mayoría de trabajadores tenían buenos números, uno luchaba.

«Lo que pasó es que van a la sala de descanso y otros dicen, 'Qué pasa?'», dijo Melzer. «Si le pueden enseñar algo, lo harán. La oficina central no tuvo que hacer nada y, realmente, de la noche a la mañana ganaron 20 por ciento».

No cumpliendo su reputación

El software ERP puede tener reputación de ser complejo e inmanejable, pero también ofrece procesos automatizados y acceso. Por ejemplo, Epicor tiene una herramienta de gestión de mantenimiento integrada que puede permitir a un fabricante rastrear equipo desde una perspectiva de mantenimiento. Puede contar cuántas piezas se han producido en una máquina y enviar una alerta cuando necesita mantenimiento.

También hay automatización en el flujo de trabajo. «Hay una tremenda cantidad de automatización a través del negocio de usuario a usuario», dijo Hansen. «Por ejemplo, un usuario puede estar ingresando una cotización o un pedido. Eso luego fluye a producción, que luego fluye a compras para decir, 'Aquí está lo que necesitamos comprar', que luego fluye a los procesos de facturación así como cuentas por pagar».

El software de Global Shop Solutions hace algo similar.

«Odiamos la entrada dual de datos», dijo Melzer. «Tener un sistema ERP sin fisuras te permite poner información una vez y todo fluye. Solo hace tu vida mucho más fácil».

Un ERP también hace más fácil hacer negocios contigo, dijo Tillman. «Si soy un cliente, un ERP puede ayudarme a determinar mejor tiempos de entrega», dijo. «Puede proporcionar información en línea donde un cliente puede entrar y ver el estado de su pedido y si las cosas van a tiempo. Puede notificar proactivamente a un cliente cuando su trabajo está listo».

«La capacidad CRM realmente te permite ver qué ha comprado esta persona en el pasado, cuál es su historial, para que cuando llamen de vuelta tengas toda esa información al alcance de tu mano», continuó. «Eso es muy difícil de hacer con un sistema basado en papel».

Casi antes de que se den cuenta, los «uno o dos tipos» con la idea y el know-how se han convertido en un taller pleno con un negocio que zumba.