Explorando pros y contras del software de rastreo de equipos para gestión de activos

Las organizaciones tienen una gran cantidad de activos y máquinas. Gestionarlos y mantenerlos seguros contra robo o pérdida es un desafío en sí mismo.

Muchos empleados usan activos e intercambian entre sí. Algunos se envían a mantenimiento. No se informa; como resultado, se pierden y extravían.

Por tanto, necesita documentación adecuada. Aquí es donde comienza a trabajar el software de rastreo.

¿Qué es el software de rastreo de equipos?

Es una forma automatizada de rastrear equipos. Es esencial hacer seguimiento. Muchas organizaciones sufren pérdidas por robo y extravío.

Según JW Surety Bonds, "El robo de empleados es responsable del 42,7% de pérdida total de inventario en tiendas de EE. UU. El 33% de quiebras en EE. UU. son resultado de robo de empleados. Esto equivale a 50 mil millones anuales".

Así, este software elimina métodos manuales. Asegura seguridad de activos y equipos. Después, también ayuda en gestión de activos, especialmente mantenimiento.

Rastrean activos para que el mantenimiento se dé a cada uno sin omitir ninguno. Cuando omite mantenimiento, el impacto se ve claramente en el rendimiento.

¿Qué industrias pueden usar software de rastreo?

A continuación, se analizan algunas industrias para quienes puede ser beneficioso:

1. Industria de la salud

Los hospitales deben saber la ubicación exacta de cada equipo, ya que puede ser cuestión de vida o muerte. No quiere que durante cirugía, su equipo busque algún equipo específico que no se encuentra.

2. Industria automotriz

Los equipos son esenciales para el negocio ya que puede impactar mal si los productos no se entregan a tiempo.

3. Industria de la construcción

El trabajo cambia de sede y los equipos se mueven de ubicación. Aquí aumentan posibilidades de pérdida.

Otras: audio-video, educación, TI (Tecnología de la Información). Pueden usar el software; rastrea en tiempo real, así no tiene que preocuparse por ubicación.

¿Cuáles son los beneficios del software de rastreo?

Los beneficios se analizan a continuación:

1. Eliminar proceso manual

El proceso manual es una de las principales razones por las que ocurren errores en operaciones. También responsable de circular información incorrecta. La gestión manual lleva a inexactitud y decisiones inexactas.

Pero el software elimina lo manual y automatiza. Es preciso y minimiza posibilidades de error.

2. Entrada y salida de equipos

Cuando hay muchos activos, gestionarlos es complejo. Aquí el software entra en uso. Rastrea asignando activos a empleados y cuándo serán devueltos.

Mientras tanto, toda la información se almacena en el sistema para que alerte a ambas partes para devolver activos y nadie olvide. Hace empleados responsables.

3. Gestionar ciclo de vida de equipos

Uno de los mayores beneficios es mejor gestión del ciclo de vida. El software permite rastrear utilización y establecer fechas para mantenimiento o sustitución.

No es como el seguimiento manual donde los sentimientos deciden si un equipo recibe mantenimiento o no. El que lo requiere se arregla instantáneamente antes de dejar de funcionar.

Un software ideal rastreará desde adquisición hasta disposición. Además, llevará registro de gastos de mantenimiento, depreciación, tiempo de inactividad y valor de rescate.

4. Mantenimiento fácil

La gestión ineficiente puede resultar en equipos dañados. Cuando están dañados, resultan en mayor mantenimiento.

Nadie quiere pagar gastos innecesarios. Con ayuda del software de rastreo y mantenimiento, puede monitorear y gestionar el mantenimiento de cada activo.

También le permite saber qué activo necesita mantenimiento, cuáles están en garantía. Además, alerta y recuerda sobre el mantenimiento.

¿Cuáles son los inconvenientes del software de rastreo?

Los inconvenientes se analizan a continuación:

1. Fallo del sistema

El problema con este tipo de software automatizado es que son propensos a fallar. Cuando el equipo busca datos, a veces el sistema no puede procesarlos y cuando se dan varios comandos simultáneamente, puede fallar. Por eso los gerentes deben mantener respaldo de datos regularmente para evitar pérdida.

2. Auditorías físicas disminuidas

Cuando todo es computarizado, es fácil prescindir de tediosas revisiones físicas de inventario. Pueden no parecer necesarias cuando el sistema automatizado hace su trabajo.

Sin embargo, es crítico seguir haciendo revisiones regulares para reconocer pérdidas como deterioro o rotura de inventario. Las auditorías físicas también ayudan a reconocer robo interno y manipulación del software.

3. Robo de datos y hacking

Ahora, a medida que la tecnología avanza, tiene su lado bueno y malo. El hacking es una maldición. Los hackers buscan formas de obtener datos de organización o clientes.

Un sistema automatizado conectado a puntos de venta y contabilidad es recurso importante para hackear buscando datos financieros o personales. Actualizar firewalls y antivirus puede mitigar este problema.

Conclusión

El software funciona eficientemente pero para hacerlo más preciso, puede elegir entre varias tecnologías de rastreo.

Estas tecnologías como código de barras, QR, RFID, etc. Vienen en etiquetas y tienen sus ventajas e inconvenientes.

El software de rastreo es un tipo de software de gestión que ayuda de varias formas: desde monitorear activos hasta programar mantenimiento.

Además, proporciona beneficios con información valiosa que ayuda a minimizar gastos. Indudablemente, puede asistir a su negocio si tiene muchos activos.

Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿El software ayuda a aumentar productividad de empleados?

Sí, puede ayudar. Por ejemplo, los empleados no perderán tiempo buscando activos ya que los encuentran en poco tiempo. Para el equipo de mantenimiento, les avisa con antelación qué actividades deben hacer, ahorra tiempo y aumenta productividad.

2. ¿Cómo el software proporciona información en tiempo real?

Con ayuda de métodos de rastreo de activos, el software proporciona información en tiempo real.

3. ¿Cómo la información en tiempo real ayuda en decisiones productivas?

Es muy útil. Ejemplo: le permite saber inventario exacto en stock. Cuando baja del nivel definido, alerta al responsable y este inicia reabastecimiento. Proporciona tranquilidad y reduce estrés, ya que los empleados saben ubicación exacta de cada equipo.