Desbloquear el potencial de la gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado (EVM), que implica la comparación de los presupuestos planificados con el costo real y el trabajo realizado, ha sido una técnica fundamental de gestión de proyectos durante más de medio siglo. Combinando medidas de alcance, tiempo y costo del proyecto, saltó a la fama tras el programa nuclear Polaris de la Marina de los EE. UU., Que provocó una mejora importante en la contabilidad de costos del proyecto utilizada en los contratos del Departamento de Defensa de EE. UU.

Las ramas de servicios y los contratistas militares ahora usan uno o más métodos altamente sofisticados para desarrollar un plan de proyecto, asignar métricas de valor al trabajo programado y establecer reglas para cuantificar el trabajo completado y adjuntarlo a eventos de liquidez o pagos. Debido a que EVM es una herramienta eficaz para administrar proyectos en toda la empresa, algunas organizaciones han implementado un programa de EVM para impulsar la eficiencia y la responsabilidad internas. Otros que participan en una cadena de suministro del Departamento de Defensa podrían estar obligados por contrato a realizar informes de EVM.

Debido a que los requisitos de informes pueden ser específicos para cada agencia, rama de servicio o contrato, el software empresarial se vuelve esencial para ayudar a las empresas a implementar prácticas de EVM adecuadas a sus circunstancias, incluso si trabajan para varias entidades gubernamentales.

Garantizar la continuidad de la gestión de proyectos

Los programas de EVM varían desde procesos internos sencillos para la entrega del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, hasta arreglos complejos de varios años para la ingeniería de sistemas o el sostenimiento del ciclo de vida. Una empresa debe considerar cuán críticos para el negocio son los elementos más granulares de la gestión de proyectos y la contabilidad de costos. No todas las empresas requieren el mismo nivel de presupuesto y previsión rigurosos, o recopilación de costos y avances.

La gestión de proyectos es una herramienta para ayudar a las organizaciones a gestionar sus operaciones. Si no se requiere un cronograma detallado de gastos, funcionará la gestión básica del proyecto sin presupuestos ni previsiones. Si bien hay áreas grises, hay algunos puntos de parada distintos a lo largo de este continuo:

Soluciones centradas en la defensa. Algunas soluciones de software empresarial están diseñadas específicamente teniendo en cuenta los requisitos de EVM del contratista de defensa, donde los usuarios pueden crear presupuestos controlados y pronósticos continuos o Estimaciones para completar (ETC). Las cantidades proyectadas pueden basarse en los materiales necesarios para entregar los artículos finales a un cliente, las horas de recursos planificadas y las entradas manuales.

Los valores pronosticados se pueden planificar linealmente a lo largo de la duración del proyecto, distribuir utilizando cualquier número de curvas geométricas o ingresar manualmente en períodos específicos. El software puede recopilar los costos precisos de los esfuerzos de apoyo, como la ingeniería o la gestión de proyectos, y los costos de producción de las compras y la fabricación contra sus elementos específicos de estructura de desglose del trabajo (WBS). Además, cada elemento WBS puede recuperar el progreso a medida que se completa el trabajo.

Si se configura correctamente, el ERP del proyecto puede automatizar las métricas de EVM con una mínima intervención humana, lo que brinda a las organizaciones una idea de cómo se están desempeñando en función de su presupuesto, sin ningún esfuerzo aparte de realizar funciones normales en el software, como compras y cobro de tiempo.

Software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos independiente tiene sus pros y sus contras para EVM. Permite a las empresas medir tanto el costo como el desempeño del cronograma, y ​​proporciona herramientas para analizar y presentar datos de desempeño en función del presupuesto y el cronograma. Sin embargo, la desventaja es que estos datos residen en un silo separado del software de planificación de recursos empresariales (ERP), que es el sistema corporativo de registro donde ocurren las transacciones comerciales y se acumulan en informes centrales para los tomadores de decisiones de alto nivel.

Proyecto ERP. Es posible que el software ERP se haya desarrollado en la esfera de la fabricación repetitiva, pero algunos productos ERP se han desplazado hacia modelos de negocio más centrados en proyectos. Project ERP satisface las necesidades de entornos tales como fabricación, investigación y desarrollo bajo pedido, proyectos de infraestructura de planta y construcción o desarrollo de nuevos productos. Es compatible con otras funciones de ERP, como la planificación, la recopilación de costos y la programación. Esta solución integrada tiene un mayor nivel de sofisticación y ofrece más beneficios que el software de gestión de proyectos independiente.

Los productos Project ERP le permiten administrar de manera efectiva un proyecto durante su ciclo de vida, desarrollar paquetes de trabajo flexibles o WBS, crear presupuestos (incluidas las horas / costos / ingresos planificados), recopilar diversos valores de costos / horas / ingresos, programar y controlar actividades y brindar soporte servicios como ingeniería y administración, entre muchas otras características.

Pero el proyecto ERP tiene limitaciones. Muchas de estas soluciones programarán los costos de manera uniforme a lo largo de la duración del proyecto, a menos que estén configuradas específicamente para funcionar de manera diferente. Una empresa no debe asumir que solo porque su proveedor de ERP ofrece capacidades de EVM tiene licencia para esa parte del software, o que satisface todas sus necesidades. Si requiere un calendario de gastos y herramientas para calcular y planificar las piezas que se construirán en los momentos correctos, debe hacer preguntas difíciles para asegurarse de que está recibiendo estos beneficios.

Tenga en cuenta los requisitos específicos

Incluso entre los contratistas del gobierno federal, es posible que muchas empresas no necesiten este nivel de sofisticación, lo que implica una planificación rigurosa donde los gastos y los ingresos están tan estrechamente vinculados a meses específicos. Actualmente, es común que las empresas utilicen software independiente como Microsoft Project para administrar la información del proyecto. Algunos no utilizan un software de proyecto específico y, en su lugar, realizan un seguimiento de los resultados en hojas de cálculo. Este método carece de sofisticación, pero estas empresas pueden simplemente gestionar proyectos de clientes o actividades de gestión de programas utilizando una solución ERP de proyectos menos compleja.

Las empresas con mayores requisitos pueden necesitar las capacidades de pronóstico de una solución EVM ERP, lo que les permite programar, presupuestar y volver a pronosticar. Esto proporcionaría control de revisión además de una vista clara del presupuesto calendario.

Evite errores habituales en la selección

Los pasos en falso a menudo ocurren cuando los equipos ejecutivos definen sus requisitos de software de EVM y cuando evalúan y finalmente implementan soluciones. La primera es que se hacen suposiciones erróneas. Las empresas suelen hacer suposiciones basadas en cómo creen que debería funcionar el software. Por ejemplo, asumen que están obteniendo un calendario de costos cuando es posible que no. Incluso si el software tiene la capacidad de calcular el costo y el cronograma para que las piezas se fabriquen en los momentos correctos, no garantiza que los costos proyectados estarán en los períodos correctos o los valores correctos para esos períodos. Las empresas deben tener en cuenta este requisito en su alcance. Solo porque un módulo de gestión de proyectos planifica una actividad, no asuma que presupuestará el costo en el período deseado.

Las empresas también deben asegurarse de comprender los fundamentos de EVM y cómo el software los aborda. Muchos tienen opiniones específicas y únicas sobre los requisitos de EVM, y es útil volver a visitar el material de origen que rige esos requisitos. Es posible que el software pueda cumplir con los requisitos de manera efectiva de una manera diferente a las prácticas actuales. Tenga esto en cuenta al evaluar las ofertas.

En tercer lugar, es importante considerar los ingresos de la inversión como resultado de la automatización de los procesos de EVM. Un sistema EVM puede eliminar el trabajo sin valor agregado durante la duración de un proyecto de ERP. Una vez que se configura una WBS en el software, es sencillo copiar esa plantilla e ingresar demandas para nuevos proyectos. Esto le permite dar un paso atrás y dejar que el resto del ERP y la funcionalidad de planificación sigan su camino, recopilando información en proyectos a través de otras funciones de la aplicación. Este enfoque sencillo para el uso de proyectos de ERP tiene el potencial de proporcionar un beneficio significativo sin invertir en una configuración más compleja.

Conozca sus objetivos y expectativas

Es esencial que las empresas comprendan cuántos detalles se necesitan detrás de EVM y que sopesen sus requisitos actuales y lo que necesitan. No existe una sola pieza de software que cumpla con todos los objetivos de la empresa, pero una solución sofisticada puede acercarlo. Sin embargo, lo que las empresas deben considerar es cuánto tiempo, energía e inversión se necesitarán para cumplir con sus expectativas.

Christopher Cummings es analista de aplicaciones para Norteamérica con IFS.