Domina la Gestión del Valor Ganado: Impulsa proyectos con precisión y confianza

La gestión del valor ganado (GVG), que implica la comparación de presupuestos planificados con costos reales y trabajo realizado, ha sido una técnica central de gestión de proyectos por más de medio siglo. Combinando medidas de alcance, tiempo y costo del proyecto, cobró prominencia tras el programa nuclear Polaris de la Marina de EE. UU., que desencadenó una gran mejora en la contabilidad de costos de proyectos usada en contratos del Departamento de Defensa de EE. UU.

Ramas de servicio y contratistas militares ahora usan uno o más métodos altamente sofisticados para desarrollar un plan de proyecto, asignar métricas de valor a trabajo programado, y establecer reglas para cuantificar trabajo completado y vincularlo a eventos de liquidez o pagos. Porque GVG es una herramienta efectiva para gestionar proyectos a nivel empresarial, algunas organizaciones han implementado un programa GVG para impulsar eficiencias internas y rendición de cuentas. Otras participando en una cadena de suministro del DoD podrían estar contractualmente obligadas a realizar reportes GVG.

Debido a que los requisitos de reporte pueden ser específicos para cada agencia, rama de servicio, o contrato, el software empresarial se vuelve esencial para ayudar a las empresas a implementar prácticas GVG apropiadas a sus circunstancias, incluso si están trabajando para múltiples entidades gubernamentales.

Asegurar continuidad en gestión de proyectos

Los programas GVG varían desde procesos internos sencillos para entrega de proyectos a tiempo y dentro de presupuesto, hasta acuerdos complejos multi-año para ingeniería de sistemas o sostenimiento de ciclo de vida. Una empresa debe considerar qué tan críticos para el negocio son los elementos más granulares de gestión de proyectos y contabilidad de costos. No todas las empresas requieren el mismo nivel de presupuestación y pronóstico rigurosos, o recolección de costos y progreso.

La gestión de proyectos es una herramienta para ayudar a las organizaciones a gestionar sus operaciones. Si no se requiere un calendario detallado de gastos, la gestión básica de proyectos sin presupuestación y pronóstico funcionará. Aunque hay áreas grises, hay algunos puntos de parada distintos a lo largo de este continuo:

Soluciones enfocadas en defensa.

Algunas soluciones de software empresarial están específicamente diseñadas con requisitos GVG de contratistas de defensa en mente, donde los usuarios pueden crear presupuestos controlados y pronósticos continuos o Estimaciones para Completar (ETC). Los montos proyectados pueden basarse en materiales requeridos para entregar artículos finales a un cliente, horas de recursos planificadas, y entradas manuales.

Los valores pronosticados pueden planificarse linealmente a lo largo de la duración del proyecto, distribuirse usando cualquier número de curvas geométricas, o ingresarse manualmente en períodos específicos. El software puede recopilar costos precisos de esfuerzos de apoyo como ingeniería o gestión de proyectos, y costos de producción de compras y manufactura contra sus elementos específicos de estructura de desglose de trabajo (WBS). Además, cada elemento WBS puede recuperar progreso a medida que se completa el trabajo.

Configurado adecuadamente, el ERP de proyecto puede automatizar métricas GVG con mínima intervención humana, proporcionando a las organizaciones una idea de cómo están performando contra su presupuesto, sin esfuerzo aparte de realizar funciones normales en el software, como compras y carga de tiempo.

Software de gestión de proyectos.

El software de gestión de proyectos independiente tiene sus pros y contras para GVG. Permite a las empresas medir tanto el desempeño de costos como de cronograma, y proporciona herramientas para analizar y presentar datos de desempeño contra presupuesto y cronograma. La desventaja, sin embargo, es que estos datos residen en un silo separado del software de planificación de recursos empresariales (ERP), que es el sistema corporativo de registro donde ocurren las transacciones de negocio y se agrupan para reportes centrales para tomadores de decisiones senior.

ERP de proyecto.

El software ERP puede haber desarrollado en la esfera de manufactura repetitiva, pero algunos productos ERP han cambiado a modelos de negocio más centrados en proyectos. El ERP de proyecto satisface las necesidades de entornos como manufactura engineer-to-order, investigación y desarrollo, proyectos de infraestructura de planta, y construcción o desarrollo de nuevos productos. Está respaldado por otra funcionalidad ERP, como planificación, recolección de costos y programación. Esta solución integrada tiene un mayor nivel de sofisticación, y ofrece más beneficios que software de gestión de proyectos independiente.

Los productos ERP de proyecto te permiten gestionar efectivamente un proyecto durante su ciclo de vida, desarrollar paquetes de trabajo flexibles o WBS, crear presupuestos (incluyendo horas/costos/ingresos planificados), recopilar diversos valores de costo/hora/ingreso, programar y controlar actividades, y entregar servicios de apoyo como ingeniería y administración, entre muchas otras características.

Pero el ERP de proyecto tiene limitaciones. Muchas de estas soluciones calendarizarán costos uniformemente a lo largo de la duración del proyecto, a menos que estén específicamente configuradas para actuar de manera diferente. Una empresa no debe asumir que solo porque su proveedor ERP ofrezca capacidades GVG que haya licenciado esa porción del software, o que cumpla con todas sus necesidades. Si requiere un calendario de gastos calendarizado, y herramientas para calcular y planificar partes a construir en los momentos correctos, debe hacer preguntas difíciles para asegurar que está recibiendo estos beneficios.

Estar consciente de requisitos específicos

Incluso entre contratistas del gobierno federal, muchas empresas podrían no necesitar este nivel de sofisticación, involucrando planificación rigurosa donde gastos e ingresos están tan estrechamente ligados a meses específicos. Actualmente, es común que las empresas usen software independiente como Microsoft Project para gestionar información de proyectos. Algunas no usan software de proyecto específico y en su lugar rastrean resultados en hojas de cálculo. Este método carece de sofisticación, pero tales empresas pueden en su lugar simplemente gestionar proyectos de clientes o actividades de gestión de programas usando una solución ERP de proyecto menos compleja.

Empresas con mayores requisitos podrían necesitar las capacidades de pronóstico de una solución ERP GVG, que les permite calendarizar, presupuestar y re-pronosticar. Esto proporcionaría control de revisiones sobre una vista clara del presupuesto calendarizado.

Evitar errores comunes de selección

Los errores a menudo ocurren cuando los equipos ejecutivos definen sus requisitos de software GVG, y cuando evalúan e implementan soluciones. El primero es que se hacen suposiciones incorrectas. Las empresas a menudo hacen suposiciones basadas en cómo sienten que el software debería funcionar. Por ejemplo, asumen que están obteniendo un calendario de costos calendarizado cuando podrían no estarlo. Incluso si el software tiene la capacidad de calcular costo y cronograma para partes a construir en los momentos correctos, no garantiza que los costos proyectados estarán en los períodos correctos, o los valores correctos para esos períodos. Las empresas necesitan factorizar este requisito en su alcance. Solo porque un módulo de gestión de proyectos planifique una actividad, no asumas que presupuestará el costo en el período deseado.

Las empresas también deben asegurar que entienden los fundamentos de GVG, y cómo el software lo aborda. Muchas tienen opiniones específicas y únicas sobre requisitos GVG, y es útil revisar material fuente que gobierna esos requisitos. Es posible que el software pueda cumplir efectivamente los requisitos de una manera diferente a las prácticas actuales. Ten en cuenta esto al evaluar ofertas.

En tercer lugar, es importante considerar el retorno de inversión como resultado de automatizar procesos GVG. Un sistema GVG puede eliminar trabajo sin valor agregado a lo largo de la duración de un proyecto ERP. Una vez que un WBS se configura en el software, es simple copiar esa plantilla e ingresar demandas para nuevos proyectos. Esto te permite dar un paso atrás y dejar que el resto de la funcionalidad ERP y de planificación tome su curso, recopilando información en proyectos a través de otras características en la aplicación. Este enfoque sencillo para usar proyectos ERP tiene el potencial de proporcionar beneficio significativo sin invertir en una configuración más compleja.

Conocer tus objetivos y expectativas

Es esencial que las empresas entiendan cuánto detalle se necesita detrás de GVG, y que sopesen sus requisitos actuales y necesidad de ello. No hay una sola pieza de software que cumpla todos los objetivos de la empresa, pero una solución sofisticada puede acercarte. Lo que las empresas deben considerar, sin embargo, es cuánto tiempo, energía e inversión tomará cumplir sus expectativas.

Christopher Cummings es analista de aplicaciones para Norteamérica con IFS.