Dominar la preparación para emergencias en almacenes: Una guía completa

La pandemia perturbó negocios en todas las industrias, causando una avalancha de reglas, procedimientos y requisitos de emergencia para ser reevaluados e implementados. Para muchos líderes empresariales, fue una llamada de atención al revelar la calidad y nivel de su preparación para emergencias. Un año después, y los almacenes en particular todavía están lidiando con escasez de mano de obra, precauciones de seguridad y otras disrupciones asociadas con un desastre que puede echar un tornillo en las operaciones normales de almacén.

¿Qué es un desastre?

Esto está sucediendo simultáneamente, en un momento en que la gestión ininterrumpida de almacenes es esencial para mantener las cadenas de suministro funcionales, asegurar la viabilidad del negocio y servir a las comunidades. Aunque aún no estamos fuera de peligro, las cosas se ven más positivas. Y con la vida comenzando a volver a alguna versión de normalidad, los equipos de gestión de almacenes pueden tomar algunos pasos simples para reevaluar e implementar nuevos protocolos de preparación para emergencias y prevenir futuros contratiempos.

Para almacenes y centros de distribución en todo el país, la seguridad es una prioridad principal —quizás incluso más que en la mayoría de los otros lugares de trabajo. Debido a la naturaleza del trabajo, es práctica estándar que se establezcan reglas y regulaciones para prevenir accidentes de maquinaria o vehículos, y educar a los trabajadores sobre cómo prevenir lesiones. Sin embargo, ninguna instalación es verdaderamente segura a menos que haya un plan exhaustivo de evacuación de emergencia en lugar.

A nadie le gusta pensar en escenarios de peor caso, pero como hemos visto en este último año, es crítico para su sustento y la salud y seguridad de sus empleados. Al sentarse a planificar la preparación para emergencias, es importante primero identificar qué podría ser un desastre. Esto dependerá del tipo de negocio en el que trabaje y de dónde esté ubicado su almacén. OSHA sugiere hacer una lluvia de ideas sobre situaciones de emergencia.

Los desastres son inherentemente inesperados, por lo que es importante ser creativo y prever no solo emergencias comunes como incendios en almacenes, sino también fuentes menos obvias de desastre. Involucrar a todo el personal puede ser la diferencia entre un susto y una crisis. Si no identifica lo que podría pasar, no estará listo cuando suceda.

¿Está cerca de una ruta donde se transportan materiales peligrosos? ¿Qué pasaría si hubiera un derrame tóxico? ¿Está en un área donde ocurren huracanes? ¿Inundaciones? ¿Terremotos?

¿Está preparado para posibles accidentes relacionados con el almacén? ¿Qué haría si hubiera un incendio eléctrico o una explosión accidental? Desafortunadamente, vivimos en un mundo donde necesita considerar la posibilidad de que alguien pueda entrar a su espacio de trabajo amenazando violencia.

Independientemente de lo grande o pequeño que sea su negocio, es importante abordar los "Qué pasaría si". Como dice la Cruz Roja: "Desarrollar un plan de preparación para emergencias es una de las decisiones estratégicas más importantes que tomará como propietario de una pequeña empresa".

Prepare a su personal

Cualquier lugar de trabajo debe tener planes de emergencia adaptados a diferentes posibles desastres. Algunas situaciones podrían requerir una reunión de seguridad dentro de la instalación, como un tornado, mientras que un incendio en el almacén dictaría una evacuación a una zona segura exterior.

Cuando se trata de desastres, no hay posibilidad de una respuesta adecuada si usted y su personal no están bien entrenados. Además, un personal mal preparado corre el riesgo de empeorar un desastre. Pueden crear daños innecesarios a la propiedad, y la comunidad circundante podría sufrir por esta falta de preparación. Es crítico, por lo tanto, que al planificar la seguridad en el almacén, incluya la preparación para emergencias.

Siempre debe haber una cadena de mando de emergencia clara establecida antes de que ocurra cualquier problema. Cada departamento debe tener tanto un líder designado como un suplente que será responsable de reunir a los empleados en el lugar apropiado. La ubicación de reunión debe ser conocida y acordada con antelación, y se necesita un recuento de personal por cada jefe de sección cuando el grupo llegue al lugar predeterminado.

Cada empleado debe ser entrenado y probado en cuáles son los planes de emergencia para evacuar el edificio. Los gerentes de almacén deben mantener múltiples copias de estos planes visibles en toda la instalación, y al personal se le debe recordar frecuentemente a dónde deben ir y qué deben hacer. Los trabajadores nunca deben permitirse volver a entrar a un edificio evacuado o salir de una zona segura designada hasta que hayan sido autorizados para hacerlo por personal de emergencia. Los administradores deben tener un plan claro para contactar a esos funcionarios al primer signo de una amenaza o desastre.

Lo más importante, la preparación para emergencias no es un plan de "configurar y olvidar". Haga un punto de revisar los procedimientos, especialmente si trabaja en un almacén con alta rotación de empleados o personal estacional. Es importante revisar, reevaluar y asegurar que todos sepan qué hacer y dónde estar en diferentes situaciones de emergencia.

Su entorno de trabajo siempre está cambiando. Diferentes épocas del año presentarán tipos variados de emergencias potenciales. Evalúe frecuentemente su plan de emergencia y haga cambios según sea necesario. Varios trabajadores deberían estar en un grupo de trabajo enfocado en la preparación para emergencias. Las posibilidades de lo que puede salir mal son infinitas. Para mantener a todo su personal preparado para emergencias, incluya la conciencia de emergencia en rotación regular en sus momentos de seguridad. Puede ser algo tan simple como pedir que cada empleado identifique dónde está su extintor de incendios más cercano. Esto ayuda a mantener al personal con mentalidad de emergencia.

Para ir un paso más allá, realice simulacros de emergencia regulares, y todos deben tratar estos simulacros como si fueran reales. Y, como lo real, es importante que sorprenda periódicamente a su fuerza laboral con estos simulacros. Cuanto más realistas sean, mejor. Donde no pueda simular circunstancias —como el humo y el calor de un incendio— recuerde a la gente cómo podría verse la escena. En un incendio, por ejemplo, la visibilidad podría ser pobre y podría ser difícil respirar. Incluya algunas circunstancias inesperadas en sus simulacros y haga que su equipo averigüe cómo manejarlas.

Los simulacros también son un buen momento para probar sistemas de alerta como alarmas y sistemas de megafonía. Los trabajadores necesitan saber cómo suena su sistema de alerta. También es importante que todos los empleados conozcan todo el edificio. Periódicamente recorra el espacio con su fuerza laboral y señale características de seguridad en todo momento. ¿Dónde están las salidas de emergencia? ¿Los extintores de incendios? ¿Los kits de desfibrilador externo automático (DEA)?

Prepare el almacén

Eso nos lleva al punto importante de asegurar que el espacio físico del almacén también esté preparado. Llevar a los empleados a un lugar seguro durante una emergencia es la prioridad principal, pero hay otras consideraciones para el negocio. Documentos e información importantes deben mantenerse en una caja fuerte ignífuga u otro contenedor seguro que pueda resistir cualquier tipo de desastre, desde inundaciones hasta terremotos. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional establece que todos los trabajadores deben completar una hoja de contactos de emergencia que debe mantenerse en un archivo digital y ser accesible desde cualquier ubicación en caso de que alguien quede sin contabilizar después de una evacuación.

Si las operaciones de almacén necesitan ser cerradas manualmente durante una evacuación, es importante saber quién en el personal realizará los deberes necesarios con antelación. Es más difícil tomar estas decisiones en el momento, por lo que es fundamental que los procedimientos estén establecidos con antelación. La mayoría de las conversaciones sobre seguridad en el almacén se centran en problemas comunes de seguridad en el lugar de trabajo como prevenir tropiezos y caídas o usar herramientas correctamente. Pero, ¿qué pasa si ocurre un desastre?

Hay varias precauciones que todos los lugares de trabajo deberían implementar:

• Un plan de evacuación,
• Una lista de contactos de emergencia,
• Un procedimiento para informar a los empleados de una emergencia,
• Un botiquín de primeros auxilios completamente equipado,
• Extintores de incendios actualizados,
• Un punto de reunión seguro al aire libre,
• Trabajadores designados para realizar roles clave de liderazgo en emergencias, y
• Una lista de equipos de almacén que necesitan ser apagados.

Más allá de lo básico, varias personas en la fuerza laboral deberían contribuir a crear protocolos que se apliquen a las posibilidades de desastre específicas de su almacén.

Elabore un plan de gestión de riesgos

La planificación de gestión y mitigación de riesgos debe ser un proceso continuo, que involucre actualizaciones continuas en respuesta a cambios en tecnología, mano de obra, surtido de productos y el mercado. Por supuesto, las emergencias específicas a menudo presentan riesgos únicos, como ciertamente es el caso con el brote de COVID-19. La gestión de almacenes debe basarse en protocolos y procedimientos existentes mientras también revisa y actualiza planes con todas las partes responsables a través de una plataforma de teleconferencia. Temas a considerar incluyen:

• Disrupciones en la cadena de suministro upstream. Pregunte sobre los planes de producción de sus proveedores —y los de sus proveedores—. Discuta si podría necesitar cancelar pedidos existentes, disminuir la cantidad de pedidos entrantes o encontrar un proveedor alternativo para productos y servicios con el objetivo de asegurar un flujo constante de suministros críticos.
• Relaciones con clientes. Contacte proactivamente a sus clientes para abordar sus preocupaciones. Abra una línea de comunicación para que puedan obtener respuestas a sus preguntas.
• Logística entrante y saliente. ¿Qué tan estables son sus puertos, corredores, transportistas, etc.? Cuando sea necesario, colabore con transportistas para implementar recogidas y entregas 24/7.
• Escasez de mano de obra. Si la demanda aumenta o las ausencias se disparan debido a enfermedades o mandatos gubernamentales de refugio en el lugar, ¿tendrá suficientes empleados para llevar a cabo operaciones? Considere capacitación cruzada de departamentos para prepararlos para asumir nuevos roles, si es necesario. Planifique formas de mantener la plantilla existente y evitar despidos si la demanda disminuye, incluyendo tácticas como reducir horas individuales.
• Soporte de equipos y tecnología. Asegúrese de que los suministros y piezas que su equipo de mantenimiento interno usa estén suficientemente almacenados y actualizados. Contacte a proveedores de sistemas y hardware y equipos de soporte para información sobre disponibilidad. Si no ha actualizado su tecnología en un tiempo, podría ser un buen momento, ya que el software más moderno tiene la capacidad no solo de hacer el trabajo de manera más eficiente, sino también de proporcionar una plataforma de comunicación que puede desplegarse durante una emergencia.
• Higiene y seguridad sanitaria. Esto se ha convertido en una prioridad para todas las empresas. Pandemias, brotes y endemias que involucran enfermedades altamente infecciosas requieren precauciones especiales. Para empresas que permanecen abiertas, las mejores prácticas estrictas de higiene y saneamiento son necesarias, incluyendo requisitos para lavado de manos, uso de equipos de protección personal y otras prácticas de higiene para asociados. Abastézcase de toallitas antisépticas, desinfectante de manos, jabón, termómetros digitales y productos relacionados. Permita al personal trabajar desde casa cuando sea posible, e implemente reglas de distanciamiento social para todos los que trabajen dentro del almacén.

Puede requerir una inversión asegurar que la preparación para emergencias de su almacén esté actualizada regularmente, pero la tranquilidad que viene de la seguridad y protección resultante de su negocio y equipo es invaluable.

Gabe Grifoni es director ejecutivo y cofundador de Rufus Labs.