Revolucionar la contratación de servicios públicos eléctricos para objetivos de cero neto

Con el renovado énfasis en energía verde, y un imperativo nacional de emisiones netas cero de gases de efecto invernadero planeado para 2050 por la Administración Biden, se deben emprender inversiones significativas para mejorar los procesos de contratación —en exceso de 2 billones de dólares, según estimaciones del Departamento de Energía de EE. UU.

Enfoque en el sector eléctrico

Un porcentaje significativo de ese gasto se concentrará en el sector de servicios públicos eléctricos. Para asegurar el máximo retorno de la inversión, la gestión de contratación de la industria tendrá que adoptar mejores prácticas para agilizar procesos e implementar tecnologías de próxima generación. La impulso hacia la digitalización de la contratación será una iniciativa de foco principal para la industria de servicios públicos.

Durante la última década, las organizaciones de contratación en muchos servicios públicos eléctricos han avanzado significativamente sus capacidades, introduciendo conceptos de abastecimiento estratégico y buscando mejores formas de gestionar gasto, proveedores y contratos. Sin embargo, abundan las oportunidades de mejora, ya que la función de contratación en servicios públicos a menudo ha evolucionado independientemente a través de múltiples unidades de negocio operativas:

• El grupo de generación a menudo tiene su propia unidad de negocio centralizada, con un enfoque altamente transaccional. Gestiona el gasto en operaciones de generación dedicadas.
• Las funciones de contratación de transmisión y distribución a menudo se centran en actualización y mantenimiento, así como en nuevos proyectos de construcción. Están principalmente orientadas a cumplir plazos de proyecto, y podrían no tener la reducción de costes como métrica estratégica.
• Las funciones de contratación empresarial están más a menudo alineadas funcionalmente con énfasis en actividades rutinarias de contratación, cumplimiento contractual, y gestión del ciclo de vida y relaciones con proveedores.

Las variadas iniciativas y objetivos de la función de contratación en empresas de servicios públicos pueden llevar a operaciones en silos y rendimiento subóptimo. Mirando a través de procesos de negocio, tecnología y medidas de rendimiento, el liderazgo ve desconexiones significativas —y con ellas, oportunidades de mejora.

Procesos Procure-to-Pay

Los procesos procure-to-pay ejecutan el ciclo completo de contratación desde el momento en que se crea una solicitud de compra hasta que se paga la factura. Un proceso procure-to-pay totalmente integrado proporcionará cobertura y funcionalidad de seguimiento de extremo a extremo.

Típicamente, la mayoría de los servicios públicos han implementado procesos manuales con estandarización e integración limitadas entre unidades operativas y con proveedores. Como resultado, las empresas a menudo se enfrentan a operaciones que consumen mucho tiempo y son costosas.

Un nivel mínimo de automatización podría existir a lo largo del proceso procure-to-pay, requiriendo un alto nivel de interacción manual. El análisis de gasto debe emprenderse como una iniciativa continua cada pocos años para establecer más control sobre los dólares de gasto y valor generado. La gestión de contratación debería explorar oportunidades como la implementación de tecnología de e-procurement con catálogos punch-out, para avanzar hacia un estado más óptimo de contratación.

Mejoras planificadas

Los servicios públicos deberían planear iniciar mejoras para:

• Estandarizar y centralizar todas las actividades y procesos transaccionales en toda la organización.
• Implementar automatización y externalización a lo largo del proceso procure-to-pay, incluyendo transferencia electrónica de documentos con el proveedor, portal de proveedor con volteo de orden de compra, y procesos de pago directo gestionados principalmente por la red bancaria.
• Establecer un proceso de aprobación sofisticado que permita intervenciones relevantes de negocio, finanzas y contratación.
• Implementar almacenamiento electrónico de documentos, enrutamiento e integración a cuentas por pagar, flujo de trabajo de aprobación y cumplimiento con requisitos de auditoría, legales y regulatorios.
• Iniciar portales de autoservicio para clientes y proveedores para acceder a datos procure-to-pay, enviar facturas y recibir datos de rendimiento.

Los nuevos sistemas ayudan en el proceso de contratación y pueden producir informes de salida para medir, mejorar y controlar el rendimiento uniforme en toda la organization. Preferiblemente, la tecnología proporcionará un único sistema integrado que esté totalmente automatizado y produzca análisis e informes oportunos para una toma de decisiones y gestión efectiva.

Estado actual de la tecnología

Típicamente, la mayoría de los servicios públicos gestionan la actividad de contratación en silos funcionales a través de múltiples unidades operativas, con una mezcla de procesos manuales y electrónicos con capacidades básicas de informes. Típicamente, vemos organizaciones de servicios públicos utilizando sistemas manuales como Excel o bases de datos Access, así como aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP), para apoyar el ciclo de vida de la contratación a través de múltiples unidades operativas.

Inversiones significativas en tecnología tendrán que hacerse en el transcurso de los próximos tres a cinco años para que los servicios públicos maduren sus procesos y mejoren los sistemas existentes. La implementación de nuevas aplicaciones también será crítica para reclutar, desarrollar y retener recursos humanos de un grupo de talento y mano de obra reducido. Si su tecnología es más antigua que la gente que la usa, su capital humano está en riesgo. La nueva generación de talento está creciendo con tecnologías NextGen, y no tolerará una infraestructura de soporte tecnológico menos que actual.

La gestión de datos maestros es otro factor clave de éxito que a menudo falta en entornos multi-sistema envejecidos.

Estrategia tecnológica recomendada

Dado este estado de cosas, los servicios públicos deberían establecer su estrategia tecnológica de contratación para implementar:

• Una infraestructura de sistemas TI global totalmente integrada que incorpore operaciones procure-to-pay, típicamente incluyendo habilitación de solicitud a cheque, gestión de contratos, análisis de gasto e informes, y otras soluciones según sea apropiado.
• Flujos de trabajo automatizados, permitiendo autorización y solicitudes y procesos de abastecimiento estandarizados.
• Un almacén de datos consolidado con formato estándar, alimentando un sistema de planificación de oferta y demanda electrónico basado en web.
• Procesos altamente automatizados utilizando almacenamiento y transferencia electrónica de documentos, análisis de gasto e informes de inteligencia de negocio sofisticados.
• Acceso electrónico para proveedores estratégicos a información seleccionada, como datos de demanda y pronóstico, niveles de inventario, horarios de producción y proyecto, y documentación procure-to-pay.

Medición del rendimiento

Las empresas de servicios públicos necesitan poder medir el rendimiento de sus redes de suministro. Herramientas valiosas incluyen paneles ejecutivos, tarjetas de puntuación equilibradas, indicadores clave de rendimiento y benchmarking.

Típicamente, los servicios públicos tienen algunas métricas básicas junto con actividades de benchmarking ad hoc para medir el rendimiento de la contratación. Sin embargo, no hay un enfoque estandarizado para tarjetas de puntuación de contratación y proveedores. No hay métricas o procesos bien definidos para rastrear e informar el rendimiento de la contratación de manera consistente y significativa. No hay una definición consistente o significado compartido de "ahorro de costes", sin confirmación de seguimiento de los ahorros reales logrados. Y las empresas operativas a menudo no valoran el ahorro de costes cuando no están involucradas en la selección del proveedor.

Para asegurar un sistema de medición de rendimiento consistente, las empresas de servicios públicos deberían moverse hacia lo siguiente:

• Alineación funcional de métricas entre organizaciones internas, con indicadores clave de rendimiento rastreados a nivel de empleado, medidos tanto cuantitativa como cualitativamente.
• Tarjetas de puntuación equilibradas para medir el rendimiento de la contratación, con progreso monitoreado al menos semanal o mensualmente, y métricas alineadas con KPIs generales del negocio.
• Benchmarking externo para identificar brechas de rendimiento, establecer objetivos e identificar cambios de proceso para cerrar las brechas.

A medida que los servicios públicos enfrentan desafíos que surgen de la pandemia, mal tiempo y una fuerza laboral menguante, necesitan adoptar tecnologías de próxima generación para impulsar el rendimiento de la contratación. Los servicios públicos deben actuar para capitalizar la financiación disponible y la conciencia pública, para que puedan continuar entregando energía eficientemente a las comunidades a las que sirven.

Sandeep Shah es jefe de práctica global de consultoría de contratación, y TK Subramanian es director de compromiso, con Tata Consultancy Services (TCS).