Impulsar las adquisiciones en la industria de servicios eléctricos

Con el renovado énfasis en la energía verde y un imperativo nacional de emisión neta de gases de efecto invernadero planificado para 2050 por la Administración Biden, se deben realizar inversiones significativas para mejorar los procesos de adquisición, por encima de los $ 2 billones, según lo estimado por el Departamento de Energía de EE. UU. .

Un porcentaje significativo de ese gasto se concentrará en el sector de servicios eléctricos. Para garantizar el máximo retorno de la inversión, la gestión de adquisiciones de la industria deberá adoptar las mejores prácticas para optimizar los procesos e implementar tecnologías de próxima generación. El impulso hacia la digitalización de las adquisiciones será una iniciativa de enfoque importante para la industria de servicios públicos.

Durante la última década , Las organizaciones de adquisiciones de muchas empresas eléctricas han avanzado significativamente en sus capacidades, introduciendo conceptos de abastecimiento estratégico y buscando mejores formas de administrar el gasto, los proveedores y los contratos. Sin embargo, todavía abundan las oportunidades de mejora, ya que la función de adquisiciones en los servicios públicos a menudo ha evolucionado de forma independiente en varias unidades operativas comerciales:

• El grupo de generación a menudo tiene su propia unidad de negocio centralizada, con un enfoque altamente transaccional. Gestiona el gasto en las operaciones de generación dedicadas.
• Adquisiciones de transmisión y distribución Las funciones a menudo se centran en la actualización y el mantenimiento, así como en nuevos proyectos de construcción. Están destinados principalmente a cumplir con los plazos del proyecto y es posible que no tengan la reducción de costos como métrica estratégica.
• Adquisiciones empresariales Las funciones suelen estar alineadas funcionalmente con un énfasis en las actividades de adquisición de rutina, el cumplimiento de los contratos y el ciclo de vida del proveedor y la gestión de las relaciones.

Las diversas iniciativas y objetivos de la función de adquisiciones en las empresas de servicios públicos pueden conducir a operaciones aisladas y un rendimiento subóptimo. Al analizar los procesos comerciales, la tecnología y las medidas de rendimiento, el liderazgo ve desconexiones importantes y, con ellas, oportunidades de mejora.

Los procesos desde la adquisición hasta el pago ejecutan el ciclo completo de adquisición desde el momento en que se crea una solicitud de compra hasta que se paga la factura. Un proceso desde la compra hasta el pago totalmente integrado proporcionará una cobertura de un extremo a otro y una funcionalidad de seguimiento.

Por lo general, la mayoría de las empresas de servicios públicos han implementado procesos manuales con una estandarización e integración limitadas en todas las unidades operativas y con los proveedores. Como resultado, las empresas a menudo se enfrentan a operaciones costosas y que consumen mucho tiempo.

Puede existir un nivel mínimo de automatización a lo largo del proceso desde la compra hasta el pago, lo que requiere un alto nivel de interacción manual. La analítica del gasto debe emprenderse como una iniciativa continua cada pocos años para establecer un mayor control sobre el dinero gastado y el valor generado. La gerencia de adquisiciones debe explorar oportunidades tales como la implementación de tecnología de adquisiciones electrónicas con catálogos perforados, para avanzar hacia un estado de adquisiciones más óptimo.

Las empresas de servicios públicos deben planificar la implementación de mejoras para:

• Estandarizar y centralizar todas las actividades y procesos transaccionales en toda la organización.
• Implementar la automatización y la subcontratación durante todo el proceso desde la compra hasta el pago, incluida la transferencia electrónica de documentos con el proveedor, el portal del proveedor con cambio de orden de compra y los procesos de pago directo gestionados principalmente por la red bancaria.
• Establezca un proceso de aprobación sofisticado que permite intervenciones comerciales, financieras y de adquisiciones relevantes.
• Implementar el almacenamiento de documentos electrónicos , enrutamiento e integración a cuentas por pagar, flujo de trabajo de aprobación y cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios de auditoría.
• Iniciar portales de autoservicio para que los clientes y proveedores accedan a datos de compra a pago, envíen facturas y reciban datos de rendimiento.

Los nuevos sistemas ayudan en el proceso de adquisiciones y pueden producir informes de salida para medir, mejorar y controlar el desempeño uniforme en toda la organización. Preferiblemente, la tecnología proporcionará un único sistema integrado que esté completamente automatizado y produzca análisis e informes oportunos para una toma de decisiones y una gestión eficaces.

Por lo general, la mayoría de las empresas de servicios públicos gestionan la actividad de adquisiciones en silos funcionales en varias unidades operativas, con una combinación de procesos manuales y electrónicos con capacidades básicas de generación de informes. Por lo general, vemos organizaciones de servicios públicos que utilizan sistemas manuales como bases de datos de Excel o Access, así como aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP), para respaldar el ciclo de vida de adquisiciones en múltiples unidades operativas.

Deberán realizarse importantes inversiones en tecnología en el transcurso de los próximos tres a cinco años para que las empresas de servicios públicos maduren sus procesos y mejoren los sistemas existentes. La implementación de nuevas aplicaciones también será fundamental para contratar, desarrollar y retener recursos humanos de un grupo reducido de talentos y mano de obra. Si su tecnología es más antigua que las personas que la utilizan, su capital humano está en riesgo. La nueva generación de talentos está creciendo con tecnologías NextGen y no tolerará una infraestructura de soporte de tecnología que no sea la actual.

La gestión de datos maestros es otro factor clave de éxito que a menudo falta en los entornos de sistemas múltiples obsoletos.

Dada esta situación, las empresas de servicios públicos deben establecer su estrategia de tecnología de adquisiciones para implementar:

• Una TI global totalmente integrada infraestructura del sistema que incorpora operaciones desde la compra hasta el pago, que generalmente incluyen la solicitud para verificar la habilitación, la gestión de contratos, el análisis y la generación de informes de gastos y otras soluciones, según corresponda.
• Flujos de trabajo automatizados , permitiendo la autorización y las solicitudes estandarizadas y los procesos de abastecimiento.
• Un almacén de datos consolidado con formato estándar, alimentando un sistema electrónico de planificación de la oferta y la demanda basado en la web.
• Procesos altamente automatizados utilizando almacenamiento y transferencia de documentación electrónica, análisis de gastos e informes sofisticados de inteligencia empresarial.
• Acceso electrónico para proveedores estratégicos a información seleccionada, como datos de demanda y pronóstico, niveles de inventario, programas de producción y proyectos, y documentación desde la compra hasta el pago.

Las empresas de servicios públicos deben poder medir el rendimiento de sus redes de suministro. Las herramientas valiosas incluyen cuadros de mando ejecutivos, cuadros de mando integrales, indicadores clave de rendimiento y evaluaciones comparativas.

Por lo general, las empresas de servicios públicos tienen algunas métricas básicas junto con actividades de evaluación comparativa ad hoc para medir el desempeño de las adquisiciones. Sin embargo, no existe un enfoque estandarizado para los cuadros de mando de las adquisiciones y los proveedores. No existen métricas o procesos bien definidos para rastrear e informar el desempeño de las adquisiciones de una manera coherente y significativa. No existe una definición coherente o un significado compartido de "ahorros de costos", sin una confirmación de seguimiento de los ahorros reales logrados. Y las empresas operativas a menudo no valoran los ahorros de costes cuando no participan en la selección de proveedores.

Para garantizar un sistema de medición del desempeño consistente, las empresas de servicios públicos deben avanzar hacia lo siguiente:

• Alineación funcional de métricas entre organizaciones internas, con indicadores clave de desempeño rastreados a nivel de empleado, medidos tanto cuantitativa como cualitativamente.
• Cuadro de mando integral s para medir el desempeño de las adquisiciones, con el progreso monitoreado al menos una vez por semana o mensualmente, y métricas alineadas con los KPI comerciales generales.
• Evaluación comparativa externa para identificar brechas de desempeño, establecer objetivos e identificar cambios en el proceso para cerrar las brechas.

A medida que las empresas de servicios públicos enfrentan los desafíos que surgen de la pandemia, el mal tiempo y la reducción de la mano de obra, deben adoptar tecnologías de próxima generación para potenciar el desempeño de las adquisiciones. Las empresas de servicios públicos deben actuar para capitalizar los fondos disponibles y la conciencia pública, de modo que puedan continuar entregando energía de manera eficiente a las comunidades a las que sirven.

Sandeep Shah es jefe de práctica de consultoría de adquisiciones globales y TK Subramanian es director de participación en Tata Consultancy Services (TCS).