5 estrategias probadas para que los remitentes rastreen y reduzcan costos de envío UPS

Tras meses de negociaciones contractuales entre United Parcel Service y la Hermandad Internacional de Teamsters, el negociador jefe del sindicato anunció que se había alcanzado un acuerdo tentativo.

La actualización del contrato de UPS ofrecía un salario inicial de $13 la hora, sin subidas extra para los actuales trabajadores a tiempo parcial. Esto a pesar de que, al entrar en la negociación, la mayor demanda de los trabajadores internos a tiempo parcial (mayoría abrumadora) era un salario inicial de $15, con subidas de recuperación para quienes llevaban años infravalorados. Aunque el 54% de los trabajadores de UPS votó «no» para impedir la ratificación, el director de la División de Paquetería de los Teamsters, Denis Taylor, creó una confusión masiva al anunciar que el contrato estaba ratificado.

Mientras el lío del contrato de UPS no ha terminado, parece que UPS busca recuperar su aumento salarial de los remitentes. El transportista anunció un aumento general del 5,9% para 2019 e incrementó varios recargos. A continuación, los puntos clave de las nuevas tarifas de UPS.

• Recargo por superar límites máximos aumentó $200 para paquetes de más de 150 lbs, que excedan 108 pulgadas de largo, o que superen un total de 165 pulgadas en largo y perímetro combinados.

• Recargos por manipulación adicional aumentaron casi un 19%, según el tipo de manipulación (largo, ancho o basado en embalaje).

• Tarifa de facturación a terceros subió del 2,5% al 4,5%, un aumento interanual del 80%.

• Recargo por paquete grande aumentó para direcciones comerciales, de $80 a $95 (19% más). Para envíos residenciales subió de $90 a $115 (28% más).

En un mundo donde el envío gratis decide con quién compran los consumidores, estas nuevas tarifas pueden llevar a altos costes de envío y, en última instancia, al abandono del carrito. Por tanto, para retener clientes y seguir siendo competitivos, necesitas renegociar tu contrato con UPS. Como los contratos de UPS son complejos y complicados, aquí tienes cinco consejos de negociación para asegurar las mejores tarifas.

Revisar los recargos

Aunque los recargos constituyen una parte significativa de los ingresos de UPS, lo bueno es que son negociables. El primer paso para evitar que los recargos consuman tu beneficio es conocer los diferentes tipos de recargos que tiene UPS y entender cómo impactan en tus costes de envío.

Realiza una auditoría para entender cuánto pagas en recargos, cuáles son y cuándo se aplican. Busca los recargos con mayor impacto en tus costes y apunta a exenciones o reducciones. Si algún recargo no está claro, pide aclaración a tu representante del transportista.

Los recargos de UPS a menudo se añaden a la factura después de realizado el envío, por lo que pueden ser difíciles de monitorizar. Para controlarlos, revisa tu factura de envío para ver cuántos componentes adicionales contienen tus facturas, identifica recargos que no aplican y fíltrolos al negociar tu contrato. Como rastrear tus recargos tú mismo puede consumir mucho tiempo, considera externalizar esta tarea a un proveedor logístico de terceros (3PL).

Tener un punto de referencia (Benchmark)

Aunque no puedes impedir que los representantes del transportista hablen de lo buenas que son las tarifas de UPS, puedes medir qué tan buenos son los términos y estructura de tu contrato mediante benchmarking. El benchmarking te permite comparar los componentes de tu contrato con los de tus pares, dándote una idea de qué es una tarifa justa. Esto evita que dejes dinero sobre la mesa y aumenta la probabilidad de negociar la tarifa más baja posible.

Aunque la información de benchmarking de UPS no está fácilmente disponible para los remitentes, puedes averiguar qué precios o descuentos han negociado otros conversando con pares de tu sector, feedback de transportistas, o contactando firmas de logística de terceros que ofrecen información de benchmarking y consultoría.

Los descuentos que da UPS se basan largely en el análisis del transportista del perfil del remitente y otros factores ligados a los drivers de coste del transportista. Así que usa analítica de datos para identificar remitentes en tu sector con perfiles de envío similares y úsalos para determinar el benchmark adecuado. También, selecciona indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para hacer benchmarking y asegurar que se hacen las preguntas correctas y se usan las mediciones relevantes.

Conoce tu perfil de envío

Para seguir siendo rentable, UPS confía en analítica avanzada e inteligencia artificial para analizar tu perfil de envío y determinar qué descuentos ofrecerte. Sin embargo, puedes superar al transportista teniendo más conocimiento sobre tu perfil de envío que el propio UPS, y usando tus insights para encontrar oportunidades de negociación que coincidan con tu perfil.

Al construir tu perfil de envío, usa herramientas analíticas avanzadas para recopilar puntos de datos como distribución de peso, densidad de entrega y gasto en recargos. Asegúrate también de que tus datos sean precisos y completos, y rastrea tus fuentes de datos en tiempo real para crear un retrato detallado de los hábitos de envío de tu empresa. Para traducir puntos de datos dentro de las facturas de tus transportistas y acuerdos de precios a nivel granular, usa herramientas analíticas avanzadas. Esto te permitirá visualizar tus datos, tener una visión 360° de tu envío e identificar qué aspectos de tu contrato no funcionan para tu negocio.

Una vez que tienes una imagen clara de tu perfil de envío, averigua qué factores considera UPS al determinar hasta dónde puede moverse en precio, y adapta tu negociación de forma que muestre a UPS que tus envíos son valiosos. Por ejemplo, el tamaño no siempre importa para UPS. Al transportista le interesa más cómo tus paquetes viajan por su red y qué tan coste-efectivamente puede llevarlos del punto A al punto B. Así que si tu perfil muestra que tu ubicación coincide con rutas de entrega y hubs de distribución críticos, puedes negociar el precio.

Usar otros transportistas como palanca

Los transportistas clasifican las solicitudes de precios en una de tres categorías de cliente:

• Retención: El transportista actual mantiene la gran mayoría del negocio disponible.
• Penetración: El transportista ya tiene la mayoría del negocio, pero tiene oportunidad de ganar más volumen.
• Conversión: Un cliente nuevo, donde el transportista tiene poca o ninguna presencia.

Como la lealtad a menudo no se premia en las relaciones transportista-remitente, necesitas hacer que UPS trabaje para retener tu negocio. Esto significa actuar como un cliente de conversión. Como los clientes de conversión están preparados para mover su volumen de un transportista a otro, estos les dan grandes descuentos para atraerlos. Teniendo en cuenta lo anterior, aprovecha proveedores de entrega alternativos como el Servicio Postal de EE. UU. y transportistas regionales al renegociar tu contrato con UPS. Tener múltiples transportistas en tu licitación te da palanca al negociar y puede crear la presión necesaria para cambiar a UPS al modo de adquisición de negocio y conseguirte la mejor tarifa para tus envíos.

Puedes solicitar presupuestos a transportistas o usar sitios de comparación de envíos para encontrar qué proveedores alternativos cobran por los envíos, y aprovechar la varianza para negociar un trato más fuerte con UPS. Por ejemplo, puedes pedir a UPS que iguale los recargos por combustible de FedEx o elimine tu facturación a terceros. Aunque UPS no pueda igualar inmediatamente algunos de los servicios o alternativas de red que otros transportistas tienen, puedes conseguir que UPS ofrezca precios especiales para compensar cualquier desventaja de servicio percibida. Al usar esta estrategia de negociación, ten en cuenta que puede que no consigas una comparación manzana con manzana. Así que mira el panorama completo de cada contrato y evalúa cuál será más beneficioso para tu negocio.

Obtener ayuda externa

Aunque un enfoque DIY (hazlo tú mismo) es buena idea para manualidades, no es la mejor estrategia al renegociar tu contrato. Los transportistas están entrenados para vender acuerdos de envío que maximicen su beneficio y desvíen el foco a servicios de valor añadido que no aplican a tu perfil de envío. Así que dejar que un empleado sin sólida experiencia en negociación contractual maneje tu contrato no ayudará mucho a desbloquear una reducción en tus costes de envío.

En lugar de dejar la renegociación a tus empleados, considera contratar a un consultor externo que ayude en tus negociaciones. Armados con experiencia en el sector, los consultores negocian docenas de contratos al año y pueden ayudarte a identificar las mejores partes de tu acuerdo para atacar recargos específicos o suelos de precio. El 11% de los mayores remitentes de paquetes en EE. UU. han contratado consultores de cadena de suministro para negociar sus contratos con FedEx, UPS y DHL. Estos remitentes reportan que los consultores redujeron los costes de envío hasta un 49% respecto a lo que la empresa había logrado negociar por su cuenta.

Al seleccionar un consultor, busca uno que use un enfoque basado en datos para analizar acuerdos de paquetería y gasto en flete. También considera un consultor que pueda ayudarte a seleccionar un nuevo transportista, ejecutar un nuevo contrato y validar la exactitud de tu nuevo contrato si decides cambiar de transportista.

No dejes dinero sobre la mesa

Además de los consejos anteriores, lee la letra pequeña, revisa tu gasto máximo y mantén una buena relación con tu representante del transportista. Recuerda que negociar un contrato rentable es solo el principio. Asegúrate de que UPS cumple los nuevos términos revisando cada factura para confirmar que tarifas y cargos son correctos y que cada paquete se entrega a tiempo.

Hariesh Manaadiar es escritor colaborador y consultor de envíos y fletes con Shipware.