Abastecimiento estratégico:cinco pasos para asegurar los mejores proveedores

Si bien tradicionalmente el objetivo del abastecimiento ha sido identificar y premiar al proveedor que mejor cumpla con los requisitos comerciales y sea el más rentable, en 2020 el juego cambió drásticamente. Dado que las empresas han tenido que afrontar desafíos sin precedentes en la cadena de suministro y demanda, han tenido que renovar rápidamente sus cadenas de suministro para satisfacer las necesidades de hoy y durante los próximos seis meses.

La necesidad de hacer que el abastecimiento sea más estratégico y que responda a las necesidades de la organización nunca ha sido más vital. A medida que las organizaciones reorganizan sus cadenas de suministro para 2021, tienen la oportunidad de revisar su abastecimiento para establecer la estructura y la organización para impulsar los mejores resultados, siguiendo estos cinco pasos clave para el éxito del abastecimiento estratégico.

Evalúe, recopile datos y cree una estrategia. El primer paso comienza con embarcarse en una evaluación disciplinada y organizada de sus necesidades de abastecimiento. Este consta de los siguientes procesos:

• Solidificar las relaciones con los proveedores . Asegúrese de tener las relaciones adecuadas con los proveedores con los que trabaja, de modo que esté al tanto y pueda prepararse adecuadamente para los próximos grandes proyectos, como nuevos desarrollos o planes de crecimiento.
• Análisis de gastos . Complete un resumen detallado de cuánto gasta exactamente su organización en qué, dónde se gasta, e identifique las áreas en las que se debe mejorar el gasto.
• Validación del proyecto . Determine si necesita obtener un nuevo proveedor para la categoría que desea adquirir o si es algo que pueda renegociar.
• Recopilación de datos . Reúna los requisitos y los datos iniciales que necesita, como:
  • Contratos existentes con proveedores, incluidos términos y condiciones
  • Declaración de trabajo
  • Análisis del mercado de suministro
  • Datos de gastos de su análisis de gastos
• Estrategia del proyecto . A continuación, elabore su estrategia de proyecto detallando el alcance y la escala de su proyecto previsto, así como los tipos de proveedores a seleccionar. También querrá incluir información sobre cómo evitar riesgos.

Determine el modelo de participación adecuado. Un elemento clave del desarrollo de su estrategia radica en la selección de eventos de abastecimiento adecuados, como una subasta electrónica o una solicitud de cotización detallada. Ambos ofrecen ventajas, pero las diversas consideraciones deben sopesarse cuidadosamente para determinar el enfoque correcto para su negocio.

1. Iniciativas de gasto de baja complejidad y alto valor . Para las categorías que contienen artículos de alto valor y que son relativamente simples de negociar, es apropiada una subasta electrónica o una RFX. Deberá evaluar:¿Vale la pena arriesgarse a llevar este evento de abastecimiento a un escenario de subasta electrónica? Puede obtener un mejor precio, pero podría correr el riesgo de enajenar a un proveedor que podría ser más confiable, por un costo mayor. Un ejemplo podría ser hardware informático a granel para una organización, como equipos portátiles, durante los próximos 3 a 6 meses.
2. Iniciativas de gran complejidad y valor . Para procesos de compra complejos, como la compra de artículos especializados o de nicho, artículos que son cruciales para su negocio o un proyecto a largo plazo como el acondicionamiento de un nuevo edificio, desea desarrollar una buena relación con un posible proveedor. Por lo tanto, esto significa que probablemente pasará más tiempo construyendo esa relación con un número menor de proveedores acreditados, en combinación con una RFI o RFP en línea que puede adaptarse a cualquier sistema de abastecimiento de la mejor clase.
3. Iniciativas de baja complejidad y bajo valor . Podrá ejecutar ganancias rápidas para su negocio con este tipo de proveedores. Puede hacerlo colocando algunos de los productos o servicios que solicita en grandes cantidades para la subasta electrónica. Cualquier cosa de bajo valor y fácil de adquirir, como suministros de papelería o artículos básicos utilizados en su negocio, se puede enviar a eAuction, donde los proveedores competirán entre sí en un entorno controlado para ganar el contrato.
4. Iniciativas de alta complejidad y bajo valor . Es mejor utilizar una RFX para este tipo de elementos; Con un proceso de compra complicado, llevar a cabo una subasta electrónica lleva mucho tiempo y es ineficiente. Por ejemplo, es posible que tenga artículos de poco valor, como un accesorio pequeño para un producto que produce, pero es vital que el accesorio esté hecho con las especificaciones correctas y pueda garantizar la entrega.

A continuación, deberá enviar solicitudes de propuestas (RFP) para informar a los proveedores seleccionados sobre el inicio de un proceso de abastecimiento. Es probable que tenga que atender varias consultas de posibles proveedores, así que asegúrese de explicarles exactamente lo que quiere de ellos. A continuación, recibirá respuestas de los proveedores que detallan las propuestas para la evaluación.

Haga una lista corta de proveedores para llevarlos a la siguiente fase de negociaciones, donde ejecutará su actividad de abastecimiento. Asegúrese de tener lo siguiente:

• Resúmenes de todas las respuestas a RFP
• Lista corta detallada de todos los proveedores
• Copias de la evaluación de viabilidad del proveedor
• Planes de negociación detallados

Investigue y premie a su proveedor. Al buscar proveedores para posibles premios, asegúrese de evaluar lo siguiente:

• Habilidades de comunicación . ¿Cómo ha sido la comunicación con su proveedor hasta ahora? ¿Están dispuestos y son capaces de responder a sus preguntas? ¿Se hace por teléfono, correo electrónico o mediante un portal web? Si tiene dificultades para comunicarse con el proveedor durante el proceso de licitación, podría ser una mala señal.
• Operaciones de proveedores . Discernir si su proveedor elegido puede cumplir con sus requisitos a corto plazo y más allá. Recomendamos comenzar con estos puntos:
• Finanzas . ¿Su proveedor elegido es financieramente estable / rentable? ¿Cuánta deuda tienen? Si su situación financiera no se ve muy bien, tal vez considere ofrecer un contrato a corto plazo como prueba.
• Infraestructura . Interrogue a su proveedor para identificar la forma en que está configurada su organización y si tiene los sistemas establecidos para respaldar los volúmenes de bienes / servicios que pueda necesitar. Visite sus instalaciones, si corresponde, para presenciar sus operaciones de primera mano.
• Cadena de suministro . ¿Su cadena de suministro es sólida para sostenerlos si las circunstancias empeoran? Si necesitara aumentar el volumen de un artículo, ¿la cadena de suministro de sus proveedores podría adaptarse a esto? Investigue si pueden cumplir con los requisitos a corto plazo, como condiciones climáticas fuera de la estación o circunstancias atenuantes.
• Ética . Solicite a los proveedores una copia de su declaración de Responsabilidad Social Corporativa o Pautas de Ética aplicables para asegurarse de que estén en línea con los requisitos de su negocio.
• Clientes . ¿Su proveedor tiene una gran relación con otro cliente? Si es así, esto podría ayudarlo a comprender si confían demasiado en un cliente, eso podría interrumpir potencialmente el nivel de servicio que recibe.
• Planes para casos de desastre . Integrará proveedores en su cadena de suministro y debe asegurarse de que puedan seguir cumpliendo si ocurre lo peor. Si no comparten estos planes, pregunte por qué y reconsidere su viabilidad.
• Competencia . Evalúe las capacidades del proveedor frente a sus requisitos. Hable con los gerentes de cuentas u otras personas del proveedor en consideración. Haga preguntas de sondeo sobre sus capacidades para entregar en circunstancias extraordinarias, como en condiciones climáticas extremas o escasez de materias primas. Por último, hable con los clientes; es posible que descubra algo que su proveedor no comparte.
• Costo . Esto es para asegurar la transparencia en el cálculo de costos. Pregunte a su proveedor:
  • ¿Cuál es el costo total del producto / servicio?
  • ¿Este costo incluye cosas como mantenimiento, actualizaciones de servicio, pedidos excepcionales (si corresponde)?
  • ¿Están incluidos los gastos de envío?
  • ¿Qué tipo de márgenes están obteniendo?

Después de revisar todo lo anterior, si no se ve un claro ganador, puede considerar reabrir el proceso de RFP a una pequeña selección de proveedores para alentarlos a mejorar sus ofertas. Si ha realizado un evento de abastecimiento de RFX y es apropiado, podría considerar ejecutar una subasta electrónica contra los pocos proveedores finales para obtener un mejor trato.

Una vez seleccionado, debe notificar al proveedor y a las partes interesadas internas a través de un "Documento de compromiso", que indique lo siguiente:

• Propuestas de premios
• Estimaciones de beneficios financieros
• Planes de implementación
• Planes de transición
• Criterios y objetivos de KPI
• Evaluación y mitigación de riesgos (es decir, medidas de cumplimiento)
• Consideraciones contractuales (es decir, desarrollo de SLA / condiciones de pago / mejora año tras año)
• Comunicación a la alta dirección
• Plan de comunicación a las partes interesadas clave

Implementación del contrato. Deberá trabajar con su nuevo proveedor para diseñar un plan de comunicación para implementar los nuevos productos que ha seleccionado para su negocio. Los riesgos potenciales de la relación deben identificarse y luego mitigarse con suficientes medidas de cumplimiento. Estos arreglos luego se formalizan a través de un contrato firmado. En el pasado, este era un proceso que consumía mucho tiempo y que implicaba la preparación de montones de papeleo, pero hoy en día la tecnología puede generar automáticamente contratos basados ​​en información preparada previamente y conectada al sistema de antemano y a partir de la RFP enviada previamente para garantizar la precisión de la información del proveedor.

Se deben establecer y realizar un seguimiento de los indicadores clave de desempeño y los objetivos para hacer que los proveedores rindan cuentas. Finalmente, está listo para transferir la propiedad del proveedor a las personas adecuadas en su organización, con puntos de control acordados establecidos para la entrega del nivel de servicio y el desempeño en comparación con los niveles de servicio y los KPI acordados.

Configuración y supervisión de facturas. Una vez que el proveedor está incorporado, se debe configurar un proceso de facturación. Cualquier acuerdo con un nuevo proveedor crea la oportunidad de defender la automatización de las facturas, especialmente si el nuevo contrato genera altos volúmenes de facturas.

La supervisión y el seguimiento continuos del desempeño de los proveedores deben incluir:

• Recibir entregas de mercancías a tiempo
• Productos de alta calidad
• Excelente servicio al cliente
• La factura correcta por el monto correcto y los productos correctos
• Qué tan rápido el proveedor se comunica con usted
• Disponibilidad de existencias

Por último, debe realizar un seguimiento del valor de los ahorros que ha logrado con el nuevo proveedor para informar a la empresa en general cómo estas medidas de ahorro de costos habilitadas por las adquisiciones han beneficiado el resultado final.

Comprar para una empresa es un proceso complejo, incluso en el mejor de los casos. Asegurarse de que haya un proceso sólido en su lugar permitirá a su organización navegar hábilmente por los cambios del mercado, la escasez de suministro y las necesidades cambiantes de forma continua.

Shannon Kreps es vicepresidente de marketing de productos en Medius, un proveedor global de software de fuente a pago basado en la nube.