Dominio del abastecimiento estratégico: 5 pasos probados para asegurar proveedores de máxima calidad

Si bien tradicionalmente el objetivo del abastecimiento ha sido identificar y adjudicar a un proveedor que mejor cumpla con los requisitos del negocio y sea el más rentable, en 2020 las reglas del juego cambiaron drásticamente. Al tener que navegar desafíos sin precedentes en la cadena de suministro y demanda, las empresas han debido reestructurar rápidamente sus cadenas de suministro para satisfacer las necesidades actuales y de los próximos seis meses.

La necesidad de un abastecimiento más estratégico

La necesidad de hacer el abastecimiento más estratégico y receptivo a las necesidades de la organización nunca ha sido tan vital. A medida que las organizaciones reconfiguran sus cadenas de suministro para 2021, tienen la oportunidad de revisar su abastecimiento para establecer la estructura y organización que impulse los mejores resultados, siguiendo estos cinco pasos clave para el éxito del abastecimiento estratégico.

1. Evaluar, recopilar datos y construir una estrategia

El primer paso comienza con una evaluación disciplinada y organizada de las necesidades de abastecimiento. Esto consiste en los siguientes procesos:

Solidificar las relaciones con proveedores

Asegúrese de tener las relaciones adecuadas con los proveedores con los que trabaja para estar al tanto y poder prepararse adecuadamente para cualquier proyecto grande inminente, como nuevos desarrollos o planes de crecimiento.

Análisis de gasto

Realice un desglose detallado de exactamente cuánto gasta su organización, en qué, dónde se gasta, e identifique áreas donde el gasto necesita mejorar.

Validación del proyecto

Determine si necesita obtener un nuevo proveedor para la categoría que pretende abastecer, o si es algo que puede renegociar.

Recopilación de datos

Reúna los requisitos y datos iniciales que necesita, tales como:

• Contratos existentes con proveedores, incluyendo términos y condiciones
• Declaración de trabajo (Statement of Work)
• Análisis del mercado de suministro
• Datos de gasto de su análisis de gasto

Estrategia del proyecto

A continuación, produzca su estrategia de proyecto detallando el alcance y la escala del mismo, así como los tipos de proveedores a seleccionar. También querrá incluir información sobre la evitación de riesgos.

2. Determinar el modelo de compromiso adecuado

Un elemento clave del desarrollo de su estrategia radica en la selección de eventos de abastecimiento apropiados, como una subasta electrónica (eAuction) o una solicitud de cotización detallada (RFQ). Ambas ofrecen ventajas, pero las diversas consideraciones deben sopesarse cuidadosamente para determinar el enfoque correcto para su negocio.

Iniciativas de bajo complejidad y alto valor

Para categorías que contienen artículos de alto valor y son relativamente simples de negociar, tanto una eAuction como un RFX son apropiados. Deberá evaluar: ¿vale la pena arriesgar llevar este evento de abastecimiento a una subasta electrónica? Podría obtener un mejor precio, pero corre el riesgo de alienar a un proveedor que podría ser más confiable, aunque a un costo mayor. Un ejemplo podría ser hardware informático a granel para una organización, como portátiles, para los próximos 3-6 meses.

Iniciativas de alta complejidad y alto valor

Para procesos de compra complejos, como la adquisición de artículos de nicho o especializados, artículos cruciales para su negocio, o un proyecto a largo plazo como el equipamiento de un nuevo edificio, deseará desarrollar una buena relación con un proveedor potencial. Esto significa que probablemente dedicará más tiempo a construir esa relación con un número menor de proveedores de renombre, en combinación con una RFI o RFP en línea que pueda ser gestionada por cualquier sistema de abastecimiento de primer nivel.

Iniciativas de baja complejidad y bajo valor

Podrá lograr victorias rápidas para su negocio con estos tipos de proveedores. Puede hacerlo poniendo algunos de los productos o servicios que pide en gran cantidad en subasta electrónica. Cualquier cosa de bajo valor y simple de adquirir, como material de oficina o artículos básicos usados en su negocio, puede enviarse a subasta, donde los proveedores pujarán entre sí en un entorno controlado para ganar el contrato.

Iniciativas de alta complejidad y bajo valor

Lo mejor es usar un RFX para estos tipos de artículos; con un proceso de compra complicado, es lento e ineficiente ejecutar una eAuction. Por ejemplo, podría tener artículos de bajo valor, como un pequeño accesorio para un producto que fabrica, pero es vital que el accesorio se fabrique con la especificación correcta y pueda garantizar la entrega.

3. Investigar y adjudicar a su proveedor

A continuación, deberá enviar solicitudes de propuestas (RFPs) para informar a los proveedores seleccionados del inicio de un proceso de abastecimiento. Probablemente tendrá que lidiar con múltiples consultas de proveedores potenciales, así que asegúrese de explicar exactamente lo que quiere de ellos. Luego recibirá respuestas de los proveedores detallando propuestas para evaluación.

Haga una lista corta de proveedores para llevarlos a la siguiente fase de negociaciones, donde ejecutará su actividad de abastecimiento. Asegúrese de tener lo siguiente:

• Resúmenes de todas las respuestas a RFP
• Lista corta detallada de todos los proveedores
• Copias de la evaluación de viabilidad del proveedor
• Planes de negociación detallados

4. Investigar y adjudicar a su proveedor

Al investigar proveedores para una posible adjudicación, asegúrese de evaluar lo siguiente:

Habilidades de comunicación

¿Cómo ha sido la comunicación con su proveedor hasta ahora? ¿Están dispuestos y son capaces de responder sus preguntas? ¿Se hace por teléfono, correo electrónico o a través de un portal web? Si tiene dificultades para contactar al proveedor durante el proceso de licitación, podría ser una mala señal.

Operaciones del proveedor

Determine si su proveedor elegido puede cumplir con sus requisitos a corto plazo y más allá. Recomendamos comenzar con estos puntos:

• Finanzas. ¿Su proveedor elegido es financieramente estable/rentable? ¿Cuánta deuda tienen? Si su situación financiera no se ve bien, quizás considere ofrecer un contrato a más corto plazo como prueba.
• Infraestructura. Interrogue a su proveedor para identificar cómo está configurada su organización y si tienen los sistemas para respaldar los volúmenes de bienes/servicios que podría necesitar. Visite sus instalaciones, si es apropiado, para presenciar sus operaciones de primera mano.
• Cadena de suministro. ¿Su cadena de suministro es lo suficientemente robusta para sostenerse si las circunstancias cambian para peor? Si necesitara aumentar el volumen de un artículo, ¿la cadena de suministro de sus proveedores podría acomodar esto? Investigue si pueden acomodar requisitos a corto plazo, como condiciones climáticas inusuales o circunstancias atenuantes.
• Ética. Solicite a los proveedores una copia de su declaración de Responsabilidad Social Corporativa o Directrices de Ética aplicables para asegurar que estén alineadas con los requisitos de su negocio.
• Clientes. ¿Su proveedor tiene una gran relación con otro cliente? De ser así, esto podría ayudarle a entender si dependen demasiado de un cliente, lo que potencialmente podría interrumpir el nivel de servicio que recibe.
• Planes de desastre. Estará integrando proveedores en su cadena de suministro y necesita asegurar que puedan seguir entregando si ocurre lo peor. Si no comparten estos planes, cuestione por qué y reconsidere su viabilidad.
• Competencia. Evalúe las capacidades del proveedor frente a sus requisitos. Hable con gerentes de cuenta u otras personas del proveedor en consideración. Haga preguntas profundas sobre sus capacidades para entregar bajo circunstancias extraordinarias, como condiciones climáticas extremas o escasez de materias primas. Finalmente, hable con clientes — podría descubrir algo que su proveedor no está compartiendo.
• Costos. Esto es para asegurar transparencia en la cotización. Pregunte a su proveedor:
  • ¿Cuál es el costo total del producto/servicio?
  • ¿Este costo incluye cosas como mantenimiento, actualizaciones de servicio, pedidos excepcionales (si aplica)?
  • ¿Están incluidos los costos de entrega?
  • ¿Qué tipo de márgenes están obteniendo?

Después de revisar todo lo anterior, si no hay un ganador claro, puede considerar reabrir el proceso RFP a una pequeña selección de proveedores para animarles a mejorar sus ofertas. Si ha ejecutado un evento de abastecimiento RFX y es apropiado, podría considerar ejecutar una eAuction contra los últimos proveedores para obtener un mejor trato.

Una vez seleccionado, debe notificar al proveedor y a las partes interesadas internas mediante un "Documento de Compromiso Go", indicando lo siguiente:

• Propuestas de adjudicación
• Estimaciones de beneficio financiero
• Planes de implementación
• Planes de transición
• Criterios y objetivos de KPI
• Evaluación y mitigación de riesgos (medidas de cumplimiento)
• Consideraciones contractuales (desarrollo de SLA, términos de pago, mejora año tras año)
• Comunicación a la alta dirección
• Plan de comunicación a partes interesadas clave

5. Implementación del contrato

Deberá trabajar con su nuevo proveedor para idear un plan de comunicación que implemente los nuevos bienes seleccionados para su negocio. Los riesgos potenciales de la relación deben identificarse y luego mitigarse con medidas de cumplimiento suficientes. Estos acuerdos se formalizan mediante un contrato firmado. En el pasado, este era un proceso enormemente lento que implicaba preparar montones de papeleo, pero hoy la tecnología puede auto-generar contratos basados en información pre-preparada introducida en el sistema previamente y desde la RFP presentada anteriormente para asegurar la precisión de la información del proveedor.

Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) y objetivos deben establecerse y rastrearse para exigir responsabilidades a los proveedores. Finalmente, está listo para transferir la propiedad del proveedor a las personas adecuadas en su organización, con puntos de control acordados para la entrega de nivel de servicio y rendimiento contra los niveles de servicio y KPIs acordados.

Configuración de facturación y monitoreo

Una vez que el proveedor está integrado, debe establecerse un proceso de facturación. Cualquier nuevo acuerdo con proveedores crea la oportunidad de defender la automatización de facturas, especialmente si el nuevo contrato genera altos volúmenes de facturas.

El monitoreo y seguimiento continuo del rendimiento del proveedor debe incluir:

• Entregas oportunas de bienes
• Productos de alta calidad
• Excelente servicio al cliente
• La factura correcta por el monto y los bienes correctos
• Qué tan rápido se comunica el proveedor con usted
• Disponibilidad de stock

Finalmente, debe rastrear el valor de los ahorros logrados con el nuevo proveedor para informar a la empresa en general cómo estas medidas de ahorro de costos habilitadas por la adquisición han beneficiado el resultado final.

Comprar para un negocio es un proceso complejo, incluso en los mejores momentos. Asegurar un proceso sólido firmemente establecido permitirá a su organización navegar hábilmente los cambios de mercado, escaseces de suministro y necesidades en evolución de forma continua.

Shannon Kreps es vicepresidenta de marketing de producto en Medius, proveedor global de software source-to-pay basado en la nube.