El valor de capitalizar las mejores prácticas de su empresa

Las buenas prácticas y la experiencia no surgen de la noche a la mañana. Son el resultado de la acumulación de muchos años de actividad, inversión, esfuerzo e interacción dentro de la empresa. Constituyen un activo intangible extremadamente valioso que cada organización está llamada a preservar, valorizar, optimizar, transmitir y perpetuar. En resumen, las buenas prácticas deben capitalizarse por varias razones.

Capitalización del conocimiento: un proceso crucial para la resolución de problemas y la mejora de la calidad

La capitalización del conocimiento es un proceso al que debe dársele gran importancia. Toda organización tiene e implementa una serie de conocimientos y prácticas. Se adquieren, acumulan y mejoran a medida que evoluciona la actividad de la empresa, formando así un capital inestimable de saber hacer. Las experiencias y buenas prácticas toman diferentes formas dentro de la empresa: el saber hacer del empleado, los procedimientos internos, etc.

Según la norma FD X 50-190, la capitalización de la experiencia se realiza en 5 fases:

• la identificación de la experiencia a capitalizar,
• la implementación de los mecanismos necesarios para la capitalización,
• la captura de la experiencia para ser reutilizada,
• la valorización mediante transformación en información utilizable,
• la utilización del capital así recopilado

Es todo un proceso que también se refiere a la gestión del conocimiento.

Se utilizan varios tipos de herramientas para este fin. Deben adaptarse a las especificidades de la empresa, sus necesidades y los empleados que las emplearán. Entre estas herramientas está el "wiki", una especie de enciclopedia corporativa basada en un enfoque colaborativo; los distintos actores de la empresa tienen la oportunidad de contribuir a través de artículos o contenidos explicativos. Esta información se pone así a disposición de cualquier empleado que pueda necesitarla en el desempeño de sus funciones. Es el principio de Wikipedia aplicado a la industria. La capitalización de experiencias también contribuye a la mejora continua y a la eliminación de situaciones problemáticas. Corresponde, de hecho, al último paso del ciclo WV de Shoji Shiba (o ciclo de 7 pasos), una herramienta de referencia para la resolución de problemas. Esto se llama capitalizar el progreso e incluye las fases de análisis del problema, sus causas, efectos y programación de la solución.

Un enfoque gratificante para las partes interesadas de la empresa

Cuando se presta especial atención a la protección y transmisión del conocimiento, las personas que lo aplican a diario solo pueden sentirse valoradas. Tomemos el ejemplo de un gerente que está a punto de jubilarse. Otro empleado a su cargo es elegido para sucederle en su puesto. Durante un período definido y hasta que el futuro jubilado se vaya, ambos trabajarán en pareja para permitir al nuevo gerente aprender su nueva misión. En contacto con el anterior, aprenderá a gestionar sus nuevas responsabilidades, a integrar los trucos y sutilezas del oficio, pero también a heredar consejos para ser más eficiente.

Esta transmisión de conocimiento y su capitalización valorizan al antiguo gerente como al nuevo; para el primero, es un reconocimiento de su rol, estatus y experiencia dentro de la empresa, a través de la transmisión de su saber hacer. Para el segundo, es el hecho de poder beneficiarse de tal apoyo, así como la perspectiva de nuevas responsabilidades, lo que resulta gratificante.

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