Centralizar el conocimiento: impulsando la formación y retención de nuevas contrataciones

Uno de los principales activos de una empresa es el conocimiento que se esfuerza por crear, adquirir, gestionar y optimizar. Y dado que, en el mundo de la industria como en cualquier organización, algunas personas se van mientras otras llegan, es esencial asegurar que este saber hacer pueda transmitirse de los primeros a los últimos, de manera fluida y lo más completa posible. Para asegurar esta transmisión de conocimiento, se usan diversas herramientas, a menudo como parte de un proceso de centralización. Poder encontrar, en un mismo lugar, toda la información que necesita para hacer su trabajo, ese es, en efecto, el principal interés de este enfoque.

La importancia de la transferencia de conocimiento

En cualquier empresa, la composición de la plantilla está sujeta a cambios constantes: empleados se preparan para la jubilación, mientras llegan nuevos empleados. El problema para los gestores es, por tanto, el siguiente: cómo asegurar que el conocimiento que poseen los antiguos reclutas se transmita adecuadamente a ellos.

Esto representa una parte entera de la estrategia de gestión del conocimiento y es de importancia crucial para el buen funcionamiento de la empresa y su grado de competitividad.

Si esta estrategia es insuficiente o marcada por disfunciones, la organización corre el riesgo de encontrarse con déficits serios en términos de saber hacer y competencias.

Centralización del conocimiento: accesibilidad más fácil para recién llegados

En la industria, el conocimiento es de dos tipos: conocimiento creado dentro de la organización y conocimiento adquirido del exterior. En cualquier caso, constituyen un todo, un recurso extremadamente valioso que la empresa debe preservar y valorizar.

Desde esta perspectiva, la tendencia observada en años recientes, destinada a generalizarse en los próximos años, va hacia la centralización de este conocimiento.

En otras palabras, se trata de desarrollar un sistema o plataforma que reúna toda la información útil acumulada a lo largo de la actividad de la empresa, de forma organizada (clasificada, categorizada y jerarquizada) para permitir a todos los empleados tener la información que necesitan para cumplir su misión.

Esta herramienta es más crucial para la formación de recién llegados, que así tienen acceso simplificado a datos de todo tipo (procedimientos, acciones a tomar en caso de imprevistos o incidentes, elementos relativos a la vida del negocio, etc.). Dada la cantidad de información a integrar, es casi imposible saberlo todo de memoria; un soporte de información centralizado es una solución a este problema.

Tal sistema puede tomar diversas formas y concernir todos los aspectos de las operaciones de la empresa. Por ejemplo, facilitar el acceso a una herramienta tipo AMDEC (Análisis de Modos de Fallo, Efectos y Criticidad) proporciona a nuevos empleados una visión global de cuestiones relacionadas con la seguridad operacional y gestión de calidad (a través de la criticidad, en este caso). Así les ayuda a ser conscientes de los riesgos asociados a un proceso de fabricación y susceptibles de generar, entre otras cosas, no conformidades.

Un apoyo eficaz y una herramienta de valorización

La centralización del conocimiento proporciona, por tanto, una formidable herramienta de apoyo para nuevos empleados, que inevitablemente se sienten valorados al tener herramientas fiables, verdaderamente útiles a su disposición y permitiéndoles adquirir gradualmente mayor autonomía. Esto fomenta, de paso, el espíritu de iniciativa, una palanca para cualquier empresa que quiera ser dinámica y creativa.

También ayuda a crear un sentido de pertenencia porque implica un enfoque colaborativo. En efecto, a medida que progresan, los recién llegados también pueden hacer comentarios y, ¿por qué no?, sugerir mejoras. Esto se observa a veces entre las nuevas generaciones, particularmente cómodas con nuevas tecnologías y que pueden tener una perspectiva diferente sobre cómo producir.

La mayoría de los gestores de empresas son conscientes de todos estos beneficios sobre el capital de conocimiento. Sin embargo, deben encontrarse los enfoques correctos para alcanzar estos objetivos.

La complejidad adjunta a la centralización del saber hacer forma parte de los retos que deben afrontar.

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