Una guía sencilla para la implementación exitosa del software CMMS

Ha decidido obtener el software CMMS para obtener más tiempo de actividad y un mejor seguimiento. Pero debido a que nunca ha implementado uno antes, el proceso puede parecer intimidante. La buena noticia es que el equipo de Hippo ha completado muchas implementaciones exitosas de CMMS. Estamos aquí para ayudar. Así es cómo.

Cuando se trata de la implementación del software CMMS, no hay garantías. De hecho, algunos estiman que la tasa de fallas en todas las industrias llega al 80%.

¿Qué pasos puede tomar para asegurar el éxito?

De acuerdo con Carla Prentice, especialista en implementación de Hippo, lo que piensa acerca de sus datos es tan importante como lo que hace con ellos.

Antes incluso de comenzar la implementación de su CMMS, cambie su forma de pensar acerca de los datos

Estos son algunos pasos importantes que puede tomar incluso antes de comprometerse por completo a obtener un CMMS:

1. Empiece a tratar los datos como valiosos.
2. Desarrolle procesos para mantenerlo seguro
3. Trate de aprovecharlo para una mejor toma de decisiones.

No importa si usted es una gran empresa o el propietario de una pequeña empresa que hace malabarismos con múltiples roles; siempre puedes empezar con lo básico. Localice todos esos viejos manuales, planos y garantías de O&M en papel. Aunque todavía esté trabajando con órdenes de trabajo en papel o en hojas de cálculo, que pueden ser lentas y propensas a errores, intente conservar la mayor cantidad de datos posible. Mantenga su papeleo en un solo lugar y haga una copia de seguridad de esos archivos de computadora. Luego revise sus órdenes de trabajo bajo demanda, en busca de tendencias. Por ejemplo, si el lavabo del baño del tercer piso tiene una fuga cada tres meses, intente programar un PM para revisarlo cada dos años y medio.

Trabajar con estos métodos más antiguos es frustrante, pero ayuda a todos a comprender el rol de los datos y apreciar lo que pueden ofrecer.

Una vez que esté listo para implementar un CMMS, se trata de planificar con anticipación y hacer las cosas en el orden correcto.

Crear el equipo de implementación de software CMMS adecuado

Independientemente del tamaño de su organización, debe involucrar a las personas adecuadas en la configuración de la base de datos de CMMS.

Después de trabajar en muchos proyectos, Carla ahora siempre alienta a las organizaciones a pensar en formas de crear y fomentar la aceptación y el apoyo interno para el proyecto. Pregúntese:

• ¿Quién necesita apoyar el proyecto para que sea un éxito?
• ¿Quién será el más difícil de convencer?
• ¿Cómo puedo demostrarles el valor del proyecto?

Para esa última pregunta, trata de adaptar tu discurso. Cuando hable con los técnicos, concéntrese en cómo un buen CMMS hace que la vida sea menos estresante. Cuando puede planificar el trabajo con anticipación, hay menos sorpresas porque está encontrando y solucionando pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. Pero con otras personas de la organización, puede explicar cómo el software lo ayuda a realizar un seguimiento de los gastos, que siempre es el primer paso para reducir costos.

Según la experiencia de Carla, los técnicos superiores rara vez necesitan ser convencidos. El mito del “veterano” que rehuye la tecnología y se niega a cambiar es solo eso, un mito. De hecho, los técnicos superiores suelen ser los mejores puntos de contacto entre Hippo y la organización. Lo saben todo sobre las instalaciones y están entusiasmados con la estandarización y la optimización de los flujos de trabajo.

Sobre todo, el equipo debe tener un sentido de propiedad tanto de la implementación como de la base de datos final de CMMS. Debido a que son los que eventualmente lo usan más, deben asegurarse de que refleje sus flujos de trabajo y objetivos.

Y es en el siguiente paso donde hacen que eso suceda.

Decida cómo va a organizar los datos en el software CMMS

A Carla le encantan los juegos de computadora en los que construyes mundos virtuales. Cuando trabaja con equipos para configurar bases de datos, quiere que imaginen que están jugando con ella. “Les pido que se imaginen cómo van a organizar todo. ¿Cuál es la base? ¿Cómo se relaciona todo?”

Diseñar una arquitectura de información con una jerarquía clara

Vale la pena definir primero esos términos. La arquitectura de la información solo significa cómo organiza sus datos. La jerarquía de información es cómo trata algunos datos como más importantes.

Imagina que has decidido limpiar el garaje. Ahora, ¿cuál es el mejor lugar para poner la cortadora de césped? Debe pasar por la puerta trasera porque entonces es fácil empujarlo hacia el patio trasero. ¿Qué pasa con el gato de la rueda de repuesto? Rara vez lo usa, por lo que puede ir en la parte posterior de un estante bajo. Ahora está a salvo fuera del camino. Para cada elemento, encontrará un lugar que coincida con la forma en que lo usa.

Es básicamente lo mismo para sus datos. Necesita encontrar formas de organizarlo que coincida con la forma en que lo usa. Según Carla, muchas personas toman estas decisiones en función de su industria. Por ejemplo, los fabricantes se enfocan en activos y equipos. Los hoteles, sin embargo, prefieren una arquitectura basada más en la ubicación.

Carla alienta al equipo a caminar por las instalaciones y pensar en cómo van a organizar sus datos. ¿Por habitación? ¿Departamento? Dentro de una sala, ¿van a dividir los activos en líneas de producción? ¿Deberían subdividir cada línea de producción en equipos discretos? Estas son decisiones importantes porque la forma en que organiza los datos afecta la forma en que realiza un seguimiento de sus programas de mantenimiento.

Elija un nombre para todo lo que necesita para mantener y rastrear

Debido a que los nombres son una gran parte de la arquitectura, a Carla le gusta comenzar a hablar de ellos al principio del proceso. “Podemos usar ID de activos y números de serie, pero también debe pensar en términos del usuario final. ¿Cómo van a saber que están trabajando en el equipo correcto?”

Quiere que el equipo de implementación dé el salto de hablar de "la sala con tres calderas" a "Caldera uno, Caldera dos y Caldera tres". Parece muy básico, y lo es. Pero también es crítico. Si desea realizar un seguimiento preciso de sus activos, necesita formas de hablar sobre ellos con precisión.

Piénselo de esta manera:¿Qué es lo primero que aprende un médico en la escuela de medicina? Los nombres de todas las partes del cuerpo.

Carla tiene muchas ideas sobre lo que puedes hacer para tener éxito. También tiene consejos sobre cómo evitar algunos obstáculos comunes.

Tómese un tiempo razonable para terminar la implementación de CMMS

El tiempo que tarde depende de muchos factores, entre ellos:

• Industria
• Calidad de los datos existentes
• Número de activos y equipos
• Tamaño del equipo de implementación

También depende de la antigüedad del equipo. Si tiene una instalación más nueva con equipos modernos, es más fácil rastrear las identificaciones y los números de serie de los activos. Y, a menudo, puede descargar o solicitar manuales y esquemas digitales directamente desde el sitio web del fabricante. Pero con equipos más antiguos, es posible que alguien tenga que ir copiando nombres de placas de identificación rayadas.

El tamaño y el número de instalaciones también juegan un papel. Carla da ejemplos en ambos extremos del espectro:una operación de fabricación a pequeña escala de una habitación frente a una comunidad cerrada con muchos edificios repartidos en múltiples ubicaciones.

La clave es no apresurarse y planificar de manera realista. Una de las formas importantes en que Carla ayuda a los equipos de implementación es trabajar con ellos para establecer plazos razonables e hitos alcanzables.

Desarrolle mantenimiento preventivo y otros programas después de tener sus datos en su lugar

A veces, las organizaciones tienen un plan de mantenimiento preventivo existente que desean utilizar como base para la base de datos de su CMMS. El problema es que están tratando de moverse en la dirección equivocada.

Primero, debe tener sus activos, equipos e inventario configurados en la base de datos. Necesitas tener todo nombrado y organizado. Luego puede comenzar a configurar inspecciones y tareas programadas.

No puede programar un PM para inspeccionar un activo si ese activo no tiene un nombre en el sistema. No hay forma de incluir las piezas y materiales asociados del PM si no ha agregado el inventario a la base de datos.

Puede pensar en un programa de mantenimiento preventivo como el techo de la casa que está construyendo. No es posible hacer el techo primero.

Siguientes pasos

Algunas organizaciones optan por hacer gran parte del trabajo ellas mismas. Los especialistas en implementación de Hippo ayudan a guiarlos a través del proceso, pero la organización hace el trabajo preliminar cuando se trata de recopilar los datos. Por ejemplo, Carla puede enseñar rápidamente a cualquiera cómo cargar imágenes para que cada registro contenga una imagen de su activo asociado. Pero depende de alguien en la organización ir al activo, tomar esa foto y subirla.

Para otras organizaciones, tiene mucho más sentido traer auditores profesionales al sitio, e Hippo también ofrece esa opción. Pero la única forma de saber qué opción funciona mejor para su situación específica es comunicarse y conectarse.

Cuanto más sepamos sobre sus desafíos y metas, más podremos ayudarlo.