Implementación de Slam Dunk CMMS con participación del equipo de mantenimiento

La implementación exitosa de CMMS no se trata solo de poner el software en funcionamiento. Un buen proveedor de software CMMS hace eso todo el tiempo con flujos de trabajo cuidadosamente diseñados y claramente establecidos. En cambio, el éxito a menudo se reduce a su capacidad para obtener la aceptación de toda la organización, especialmente del equipo de mantenimiento. Los necesitas invertidos en la victoria.

Pero si nunca ha tenido que generar aceptación, ¿por dónde puede comenzar?

Preguntando a los expertos. Entonces, veamos qué dicen los entrenadores más exitosos del mundo sobre cómo llevar a los equipos a la victoria. Si una gran parte de la implementación de un CMMS depende de la aceptación, vale la pena ver lo que dicen los entrenadores famosos sobre la organización de un equipo ganador.

Comencemos con lo básico:comprender el papel de cada uno en el proceso. Porque antes de que pueda hacer que el equipo trabaje en conjunto, necesita tener una idea de la posición de todos, especialmente la suya.

Piense en las personas y sus posiciones para crear la aceptación del software CMMS

“Creo que lo más importante del coaching es que tienes que tener confianza en lo que estás haciendo. Tienes que ser un vendedor, y tienes que lograr que tus jugadores, particularmente tus líderes, crean en lo que estás tratando de lograr en la cancha de baloncesto”.

– Phil Jackson, Baloncesto

Si usted es el vendedor, es su trabajo hacer que todos se convenzan de los beneficios del software CMMS. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de vender a todos? No. Nunca tratar de vender a todos de la misma manera la misma idea. En cambio, piense en las partes interesadas y luego adapte un nuevo discurso para cada una.

Imagina que tu equipo de béisbol recreativo acaba de ganar el campeonato de la liga y quieres salir a cenar para celebrarlo.

Todos en el equipo son partes interesadas porque todos se ven afectados por la decisión. Al mismo tiempo, cada uno tiene un nivel diferente de influencia e interés. ¿Por qué?

Uno de ellos ha accedido a tratar a todos, por lo que tienen mucho que decir sobre adónde vas. Además, están de humor para el chino. Otro es alérgico al pescado, lo que les da una influencia extra a la hora de elegir dónde no ir. El compañero de equipo tranquilo piensa que todo está bien. De hecho, tienen algunas sobras en la nevera que podrían calentar fácilmente y comer solos frente al televisor. El que pudo elegir la última vez que el equipo salió a cenar ahora casi no tiene nada que decir, pero realmente aman la pizza y esperan que sea allí donde todos los demás quieran ir.

Hay oficialmente cuatro tipos de partes interesadas:

• Baja influencia, alto interés
• Baja influencia, bajo interés
• Alta influencia, poco interés
• Alta influencia, gran interés

Cada organización será un poco diferente en términos de quién desempeña qué rol, pero es probable que aún tenga que lidiar con los cuatro tipos.

Su director ejecutivo puede tener una gran influencia pero poco interés. Básicamente, en su mayoría no intervienen, pero pueden acabar fácilmente con el proyecto si no les gusta lo que ven. Por lo tanto, es posible que no participen en las demostraciones del software, pero revisan las características y los costos antes de tomar la decisión final. Y a menudo sucede lo mismo con el equipo de TI interno. Una plataforma CMMS moderna es un servicio de suscripción basado en la nube. El proveedor hace todo el trabajo pesado de TI, incluida la configuración de la base de datos, el funcionamiento de los servidores y la actualización del software. Eso significa que, por lo general, su departamento de TI no participará en el proceso de selección hasta casi el final, cuando podrían tener preguntas sobre la seguridad de los datos y las contraseñas.

¿Qué pasa con la baja influencia, el bajo interés? Es posible que al encargado de compras que vuelve a verificar los números de su presupuesto de inventario no le importe cómo obtiene sus números, solo que los entregue a tiempo.

En cuanto a las posibilidades de que su implementación sea un éxito con altas tasas de adopción continua, el equipo de mantenimiento tiene una gran influencia y un gran interés. Se ven directamente afectados por el nuevo CMMS. Y necesitan aprender a usarlo y luego usarlo de manera constante antes de que pueda ver un retorno de la inversión real.

Entonces, ¿cómo puede presentar con éxito al equipo de mantenimiento un nuevo CMMS?

Hable con los técnicos de mantenimiento de maneras importantes para el éxito de CMMS

“Si tiene algo crítico que decirle a un jugador, prepárelo diciendo algo positivo. De esa manera, cuando llegues a las críticas, al menos sabrás que te escuchará”.

– Bud Grant, fútbol americano

Si desea que la gente escuche, debe hablar directamente con sus intereses. ¿Está seguro de que al equipo de mantenimiento le importa cuánto dinero puede ahorrar el departamento con el nuevo software de gestión de órdenes de trabajo? ¿Cree que también están preocupados por el dinero que el departamento desperdicia en un control de inventario deficiente?

Probablemente no.

Pero de lo que puede estar seguro es de que están cansados ​​de tener que ir y venir a la oficina de mantenimiento para recoger nuevos documentos. Y no les gusta la frecuencia con la que tienen que improvisar una orden de trabajo porque no tienen fácil acceso a manuales e historiales de mantenimiento y reparación.

Usted sabe que desearían que el departamento hiciera más mantenimiento preventivo en lugar de apagar incendios con interminables e impredecibles órdenes de trabajo bajo demanda. Es la naturaleza humana simple:no saber su horario es estresante. Quieren ver el trabajo que viene dentro de unas semanas y saber que tendrán los datos y las piezas que necesitan justo cuando los necesitan.

Entonces, cuando presenta al equipo de mantenimiento la idea de un CMMS, es importante centrarse en las formas en que los beneficia directamente.

Y luego, una vez que el equipo esté entusiasmado con el nuevo software y quiera que la implementación sea un éxito, debe abordar cualquier temor que pueda tener. Recuerde, la aceptación es entusiasmo y confianza a partes iguales. El equipo necesita querer el CMMS y sentir que puede dominarlo.

Programe suficiente tiempo para la práctica de CMMS y apunte a una práctica perfecta

“La clave no es la voluntad de ganar. Todo el mundo tiene eso. Es la voluntad de prepararse para ganar lo que es importante”.

– Bobby Knight

La práctica no hace la perfección. Sólo la practica perfecta hace la perfección.

– Vince Lombardi

Una vez que haya vendido al equipo los beneficios que los afectan directamente, es hora de comenzar a aumentar su confianza con la capacitación.

Puede aumentar significativamente sus posibilidades de que todo salga bien eligiendo un CMMS que sea fácil de aprender y de usar. El diseño cuidadoso de UX es muy útil. Cuanto menos complicado, más rápido el equipo puede sumergirse y comenzar a usarlo. Además, asegúrese de que el proveedor tenga un buen historial de capacitación.

Asegúrese de preguntar:

• ¿Ofrecen opciones tanto en el sitio como en línea?
• ¿Qué recursos tienen disponibles para el autoaprendizaje?
• ¿Son capaces de trabajar con diferentes tipos de alumnos?
• ¿Qué opciones hay para actualizar y capacitar sobre nuevas funciones?
• ¿Tienen experiencia entrenando tanto a los expertos en tecnología como a los que tienen fobia a la tecnología?

Hay una metáfora deportiva más que podemos incluir aquí, y es la idea de "gamificación". Puede ayudar a su equipo a entusiasmarse con la capacitación agregando límites de tiempo, puntos y premios.

Entonces, en lugar de decirle al equipo que deben completar los videos de capacitación para una fecha determinada, puede asignar un valor de punto a cada hito de capacitación y otorgar premios a los técnicos con la mayor cantidad de puntos. Luego, llévelo más allá de las etapas de capacitación e implementación para ayudar a garantizar tasas de adopción más altas. Por ejemplo, un cliente de Hippo otorga bonificaciones a los técnicos en función de los tiempos de finalización de recursos registrados en el CMMS.

Puede ganarse incluso a los reticentes más acérrimos del equipo de mantenimiento con la motivación adecuada.

Siguientes pasos

¿Listo para obtener más información sobre la creación de aceptación para una implementación exitosa de CMMS? ¿O aún está en las primeras etapas del proceso y desea una descripción general básica de sus opciones, incluidas las características y los precios?

Independientemente de lo avanzado que esté en el proceso, Hippo está aquí para ayudarlo. Contáctenos y podemos responder sus preguntas, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Un resumen rápido y completo de esta entrada de blog

Un buen proveedor ya tiene la parte técnica al alcance de la mano cuando se trata de configurar su CMMS. Pero para una implementación exitosa, necesita más que la solución técnica adecuada. También debe cuidar el factor humano, creando la aceptación de toda la organización. Comience por pensar en las personas en términos de los cuatro tipos de partes interesadas y luego asegúrese de hablar con las personas de manera que puedan entenderlas fácilmente, lo que significa centrarse en sus intereses personales. El director ejecutivo quiere saber acerca de los ahorros de costos. Pero el equipo de mantenimiento se convence al hablar de una mejor programación que hace que la vida sea más predecible y menos estresante. Y asegúrese de organizar suficiente tiempo para la práctica. La aceptación es entusiasmo y confianza a partes iguales. Tienes que preparar a tus jugadores para el éxito con el entrenamiento adecuado.