Principales propósitos de Año Nuevo para 2021 con el software CMMS

Cuando se trata de resoluciones de Año Nuevo, los números están en tu contra. Más del 75% de las personas se dan por vencidas antes de finales de enero. ¿Cuántos aguantan a largo plazo? Menos del 8%. Una gran razón por la que las personas fracasan es que toman demasiadas resoluciones. Pero en 2021, finalmente puede tomar el control del mantenimiento concentrándose en una sola cosa.

Y no se limita a la gestión del mantenimiento. Es gestión de activos del ciclo de vida, gestión proactiva de mantenimiento preventivo, gestión completa de instalaciones e incluso control de inventario.

Al final, alcanzar todos estos objetivos se reduce a la calidad de sus datos. Eso significa que la mejor resolución de Año Nuevo para 2021 es centrarse en los datos.

Y la manera más fácil de obtener buenos datos de mantenimiento, mantenerlos seguros y hacerlos accesibles, e incluso aprovecharlos, hacer que funcione para usted, es obtener el software CMMS adecuado.

Capture los datos de mantenimiento con el software CMMS

Cuando se trata de obtener datos de calidad, vale la pena ser tanto activo como pasivo. Necesita programas para salir y capturar los datos que necesita para que todo funcione sin problemas. Pero también necesita formas de recopilar datos sin esfuerzo. Es como pescar. A veces, la mejor manera es agarrar una lanza y salir a buscar el pez. Otras veces, tiene más sentido cebar el anzuelo y esperar a que llegue el almuerzo.

Configure y estandarice sus SOP con el software CMMS

En este momento, es probable que su departamento tenga toneladas de datos valiosos en un lugar poco seguro. Está dando vueltas en la cabeza de los técnicos senior.

No se puede subestimar el valor de ese conocimiento. Todo ese conocimiento adquirido con tanto esfuerzo es un gran beneficio para el departamento. Gran parte del tiempo, el diagnóstico de problemas y la resolución de problemas se reducen a la experiencia. Es como cuando vas al médico. Nada te tranquiliza más que escucharlos decir:"Oh, he visto esto muchas veces antes".

Y no puede subestimar la facilidad con la que podría perder todo ese conocimiento. Incluso cuando solo unos pocos de sus técnicos senior se transfieren o se jubilan, todo sale por la puerta con ellos. Las escuelas de negocios advierten a los gerentes contra lo que llaman el riesgo del hombre clave, donde su éxito está demasiado ligado a unos pocos empleados que podrían dejar la empresa en cualquier momento. Pero a menudo es peor que eso. Incluso si sus técnicos senior pudieran permanecer en la empresa para siempre, aún no pueden compartir sus conocimientos de manera confiable, consistente y fácil con el resto del departamento.

Por lo tanto, debe salvaguardar activamente todo ese conocimiento con un programa efectivo de "transferencia de conocimiento", y es más fácil de lo que parece. Realmente hay sólo cinco pasos. Una vez que tenga todo en el CMMS, puede hacer que todo ese conocimiento esté disponible en todo el departamento en forma de plantillas de órdenes de trabajo repletas de instrucciones paso a paso y listas de verificación. Todo el mundo tiene acceso instantáneo, incluso mucho después de que los técnicos superiores hayan dejado el departamento.

Como beneficio adicional, también ha estandarizado sus tareas de mantenimiento y reparación, asegurando que siempre se realicen los mismos trabajos de la misma manera. Esto hace que actualizar y ajustar sus SOP sea mucho más fácil. Debido a que los técnicos hacen todo de la misma manera, puede realizar cambios y realizar un seguimiento preciso de los resultados. Cuando cada técnico hace las cosas a su manera, es mucho más difícil saber qué funciona y qué no. Piénselo de esta manera:¿cómo podría mejorar una receta si cada chef agregara diferentes ingredientes?

Haga que la captura de datos forme parte del flujo de trabajo con una aplicación móvil de mantenimiento

También debe facilitar la captura de datos fuera del programa formal de transferencia de conocimientos. Cuando los técnicos están trabajando en un activo, notan algo o descubren algo que el departamento de mantenimiento debería incluir en futuras órdenes de trabajo.

Con la función de comentarios de tareas y órdenes de trabajo integrada en la aplicación de mantenimiento móvil, pueden comunicarse rápidamente con el departamento de mantenimiento, explicando lo que están haciendo y por qué. Y todo el proceso es tan fácil como sacar su dispositivo móvil y tocar algunas notas rápidas. Cuando su solución alternativa o conocimiento se ha agregado al sistema, todo el departamento finalmente se beneficia.

Aproveche los datos de mantenimiento con el software CMMS

Una vez que tenga buenos datos, puede comenzar a usarlos para hacer su vida más fácil. Los datos correctos funcionan para usted, y eso significa que trabaja menos.

Agilice el trabajo al incluir datos en las órdenes de trabajo del software CMMS

Ya hemos cubierto cómo el uso de plantillas de órdenes de trabajo lo ayuda a agregar instrucciones paso a paso y listas de verificación a las órdenes de trabajo. Pero en realidad son solo el comienzo. Con el software de orden de trabajo adecuado, puede agregar rápidamente toda la información que los técnicos necesitan para cerrar de manera eficiente, incluidos:

• Mapas interactivos del sitio y planos de planta
• Piezas y materiales asociados
• Esquemas digitales, imágenes, manuales de operación y mantenimiento y garantías
• Historial de mantenimiento y reparación de activos

Repasemos y veamos cómo ayudan a los técnicos a hacer más con menos esfuerzo.

Primero, los mapas y planos de planta significan que nunca pierden el tiempo tratando de averiguar a dónde ir. Tan pronto como se les asigna una orden de trabajo, van directamente a donde se necesitan. Incluso si es su primer día en el trabajo. Además, nunca llegan con las manos vacías porque ya saben qué piezas y materiales necesitan. No más llegar al activo solo para tener que volver corriendo al armario de suministros. No solo tienen lo que necesitan, sino que también saben qué hacer con él, gracias a instrucciones detalladas y listas de verificación. Y cuando un activo se descompone inesperadamente, los técnicos pueden acceder a manuales, así como a historiales detallados de mantenimiento y reparación para ayudarlos a solucionar problemas.

Cree un programa de mantenimiento preventivo con el software CMMS

Los buenos datos ayudan con las órdenes de trabajo bajo demanda, pero donde brilla es con el mantenimiento preventivo. Y para tantos líderes de mantenimiento, esta es su resolución anual de Año Nuevo:finalmente, poner en marcha un programa de mantenimiento preventivo. Con buenos datos y el software de mantenimiento preventivo adecuado, 2021 es el año en que finalmente lo hará realidad.

Cuando está configurando el programa, a grandes rasgos, comienza observando sus activos y determinando la mejor estrategia de mantenimiento para cada uno. Para algunos, se ejecuta al fracaso. Las bombillas son el ejemplo clásico. Pero para muchos de ellos, es mantenimiento preventivo. Una vez que sepa cuáles desea incluir en su programa de PM, debe determinar las tareas y los plazos. Necesitas saber lo que vas a hacer y con qué frecuencia.

Para las tareas, las subdivide en cosas que busca y cosas que hace. Por lo tanto, para una cinta transportadora, inspecciona la cinta para ver si está desgastada y agrega lubricante. Y para las líneas de tiempo, las subdivide en calendario y medidor. Unos PM los haces según el tiempo, otros según el uso. Por ejemplo, con un automóvil, cambia a neumáticos para nieve según la temporada, pero cambia el aceite según el kilometraje.

Son muchas decisiones que tomar para muchos activos. En algunos casos, especialmente para los activos más nuevos, puede seguir las recomendaciones de los fabricantes. Pero para activos más antiguos, tiene más sentido aprovechar sus datos.

¿Con qué frecuencia debe ejecutar un PM en su montacargas? Verifique con qué frecuencia se descompuso en el último año y luego programe PM para intervalos más cortos. Si tiende a fallar cada tres meses, puede establecer PM cada dos años y medio. Sus datos también le indican qué tareas incluir. ¿El montacargas tiende a tener fugas? Cree PM para inspeccionar los sellos y completar los fluidos.

Una vez que todo está configurado en el CMMS, el software lo recuerda todo por usted. Cuando vencen los PM, genera automáticamente órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Dependiendo de cómo los configure, también puede asignarlos automáticamente.

Tome ese programa de mantenimiento preventivo y hágalo aún mejor

A medida que aumenta la cantidad y la calidad de sus datos, puede seguir retrocediendo y ajustando su programa de mantenimiento preventivo. Después de seis meses, podría tener más sentido revisar ese montacargas con menos frecuencia. O bien, puede cambiar a un conjunto diferente de inspecciones y tareas. Recuerde, una gran parte de lo que hace posible el ajuste fino es la consistencia general del mantenimiento y las reparaciones. Debido a que todos están haciendo los mismos trabajos de la misma manera, puede realizar un seguimiento confiable de qué tareas y cronogramas funcionan y qué necesita mejorar.

El CMMS correcto incluso viene con informes integrados generados automáticamente para su programa de mantenimiento preventivo, lo que le permite realizar un seguimiento de los KPI, como el porcentaje de PM completados a tiempo. Los datos pueden indicarle si necesita ajustar la cantidad de recursos que está poniendo en mantenimiento preventivo, por ejemplo. Puede ver dónde están los cuellos de botella, quién necesita más capacitación y quién necesita más supervisión.

Siguientes pasos

Es ese tiempo de nuevo, cuando la gente se hace promesas sobre el nuevo año. Si está cansado de lidiar con 2020, haga de 2021 su año de datos. Y la forma más fácil de hacerlo es con el CMMS adecuado.

Entonces, su próximo paso es comenzar a comunicarse con los proveedores. Una vez que tengan una idea de sus objetivos para 2021, pueden comenzar a explicar sus opciones y cómo puede hacer que esta resolución de Año Nuevo se mantenga.