Principales publicaciones de blog de 2020 sobre el software Hippo CMMS

En 2020, la palabra "sin precedentes" adquirió un significado completamente nuevo. En muchos sentidos, la pandemia de COVID-19 reescribió por completo todas las reglas. Pero al mismo tiempo, los fundamentos de la gestión del mantenimiento no cambiaron realmente. La gestión de activos exitosa todavía se reduce a hacer llegar los datos correctos a las personas adecuadas de la manera más fluida posible. El software CMMS sigue siendo la mejor manera de controlar sus programas de mantenimiento.

Fue un año difícil en muchas industrias. Por ejemplo, según una encuesta reciente de Canadian Manufacturers &Exporters, “el 65 % de los encuestados había tenido un nivel de producción reducido durante la pandemia” debido a las caídas en la demanda tanto interna como externa.

Veamos qué podemos aprender de las principales publicaciones del blog Hippo de 2020 para asegurarnos de que estamos listos para todo lo que 2021 tiene reservado para nosotros.

Podemos comenzar observando lo que sigue siendo cierto sobre el dominio de la gestión de mantenimiento.

Comience desde el principio para crear órdenes de trabajo bajo demanda eficientes con el software CMMS

La gestión de órdenes de trabajo aún significa tener los pasos correctos en el orden correcto, especialmente cuando se trata de lo que se hace primero.

En febrero de 2020, en Haga fluir sus flujos de trabajo con el software de gestión de mantenimiento , analizamos la importancia del portal de solicitud abierto para capturar datos asociados con las tareas de mantenimiento bajo demanda.

Uno de los beneficios clave del portal abierto son los campos obligatorios. Cuando las personas envían una solicitud de mantenimiento, pueden ver qué información quiere el departamento y asegurarse de incluirla.

“…Y cuando las solicitudes de mantenimiento están incompletas o son confusas, los departamentos de mantenimiento pierden el tiempo averiguando lo que deben hacer. Cuando los técnicos no saben a lo que se enfrentan hasta que llegan allí, es imposible llegar completamente preparados con las piezas y los materiales correctos. El tiempo en la llave sufre”.

Con el portal de solicitudes abierto, todos comienzan con el pie derecho.

Hágase las preguntas correctas para crear flujos de trabajo de mantenimiento preventivo eficientes con el software CMMS

Luego, en septiembre, profundizamos en los cómo y por qué de la gestión del mantenimiento preventivo con Una guía completa y sencilla para órdenes de trabajo de clase mundial .

La configuración de un programa eficiente a menudo comienza por hacer las preguntas correctas, tanto dentro como fuera del departamento de mantenimiento.

“¿Su software actual de órdenes de trabajo ayuda a hacer posible el mantenimiento preventivo? Hágase estas preguntas:

• ¿Existe una manera eficiente de ver los datos históricos de activos para determinar las tareas de mantenimiento y la cadencia?
• Incluso si sé qué hacer y cuándo hacerlo, ¿es fácil generar y asignar MP? ¿Cuánto de este proceso es manual versus automático?
• Una vez que el programa está en funcionamiento, ¿cómo puedo saber si tiene éxito o no? ¿Hay una manera fácil de tomar la cantidad de PM generados y perdidos para calcular las tasas de liquidación?

Cuando se trata de órdenes de trabajo, el departamento de mantenimiento no es el único afectado, por lo que debe hablar con otros departamentos, averiguar sus objetivos específicos y ver si el proceso actual de órdenes de trabajo también se interpone en su camino. Recuerde, el objetivo no es recopilar quejas de diferentes departamentos, así que asegúrese de que sus preguntas se centren en objetivos y obstáculos. Es mejor evitar preguntas sobre cómo les hace sentir el proceso y qué partes les gustan o no. En su lugar, pregúnteles qué quiere lograr su departamento y cómo el proceso de órdenes de trabajo les facilita o dificulta el progreso”.

Armado con esas respuestas, puede comenzar a arreglar sus procesos. Necesita un conjunto de sistemas para trabajar con datos, divididos aproximadamente en tres tipos de tareas:

• Capturando
• Distribuir
• Aprovechamiento

Una vez más, comienza haciéndote las preguntas correctas.

“Básicamente, ¿qué tan bueno es [el programa de mantenimiento preventivo] para recopilar buenos datos, qué tan bien pone esos datos a disposición de las personas que los necesitan y, finalmente, qué le permite hacer con los datos? Ahora que lo tiene, ¿de cuántas maneras diferentes puede sacarle valor?

Con muchas de estas preguntas, la respuesta correcta es:"Podríamos hacerlo mejor con la solución CMMS adecuada".

Tome estas medidas para un programa de mantenimiento preventivo eficiente con el software CMMS

La mala noticia es que establecer un programa de mantenimiento preventivo requiere más que simplemente revisar una lista rápida de preguntas. La buena noticia es que hay un proceso bien definido, y lo cubrimos en agosto, con los 6 elementos que debe incluir su lista de verificación de mantenimiento preventivo .

Curiosamente, el primer paso no está relacionado con activos, equipos o datos.

Se trata de personas.

“Una de las cosas más importantes a considerar al desarrollar una lista de verificación de mantenimiento preventivo es contar con las personas adecuadas en el equipo de mantenimiento. Así como las computadoras no producirán información útil sin personas capacitadas para ejecutarlas, también es cierto que un programa de mantenimiento preventivo no será efectivo sin las personas adecuadas para supervisar y hacer el trabajo.

Cuando se trata de operar un programa de mantenimiento preventivo de ejecución de CMMS, es esencial seleccionar personas de la alta dirección, gerentes de mantenimiento, técnicos de mantenimiento y cualquier otro personal que comprenda la forma en que opera el sistema”.

Proteja el conocimiento tribal con el software CMMS

Los beneficios del software CMMS son uno de los temas favoritos del blog, por lo que no sorprende que hayamos publicado Cómo el software CMMS protege el valor y reduce los costos .

Pero lo que podría sorprender es el beneficio del "conocimiento tribal" de CMMS y el proceso de transferencia de conocimiento.

“Para muchos departamentos, su posesión más valiosa es el conocimiento adquirido con tanto esfuerzo de los activos que mantienen. Nadie conoce una máquina o pieza de equipo mejor que los técnicos que la han mantenido en funcionamiento. Cuando alguien puede diagnosticar un problema simplemente escuchando un activo o simplemente colocando una mano sobre él para sentir las vibraciones, es impresionante. Y muy peligroso.

Eso es porque tan pronto como pierdes la tecnología, también pierdes todo ese conocimiento. Este no es un problema nuevo, e incluso hay una gran leyenda urbana al respecto. En la historia, un técnico de mantenimiento se jubila después de muchos años en el trabajo. En el primer mes, su jefe desesperado lo vuelve a llamar. Una de las máquinas no funciona y ninguno de los técnicos más nuevos sabe cómo volver a ponerla en funcionamiento. El técnico jubilado llega, camina alrededor de la máquina varias veces y luego marca un punto con tiza. Esa es la parte que necesita ser reemplazada, explica. Luego le presenta la factura a su antiguo jefe. ¿La marca de tiza? Un centavo. ¿Saber dónde poner la marca de tiza? Diez mil dólares.

El software CMMS salvaguarda toda la experiencia y el conocimiento de sus técnicos al facilitar la inclusión de mucha información en las órdenes de trabajo. Recuerde, las órdenes de trabajo no se garabatean en hojas de papel ni se pegan en hojas de cálculo. Están dentro del CMMS, lo que facilita agregar todo lo que los técnicos necesitan para hacer el trabajo correctamente y cerrar de manera eficiente”.

Nos gusta tanto esta idea que Hippo creó una infografía que explica el valor de la transferencia de conocimientos y algunos pasos rápidos para ayudar a que esto suceda.

No obtenga un CAFM cuando necesite un CMMS

Algunas de nuestras publicaciones de blog más populares son desgloses de términos, teorías y prácticas comunes para el mantenimiento y el mantenimiento de instalaciones, lo cual no es nada sorprendente. Cuando las personas están en el mercado de software de gestión de mantenimiento, quieren aprender tanto como sea posible sobre la industria.

En ¿Cuáles son las diferencias clave entre las soluciones CAFM y CMMS? , cubrimos algunos de los principales casos de uso de CAFM.

“…debido a que el término se ha convertido en una especie de paraguas para varios tipos diferentes de software de gestión de instalaciones, podemos preguntar casi con la misma facilidad:¿Qué no es una característica de un CAFM? Reduzcamos la lista a dos realmente importantes.

CAFM y planificación del espacio

Comienza con planos de planta detallados del espacio de la oficina, incluidos los escritorios, los activos y el equipo. Los gerentes de las instalaciones pueden garantizar que el espacio se utilice de manera eficiente y que los trabajadores se acomoden adecuadamente. Por ejemplo, si hay una nueva contratación en el departamento de ingeniería, el gerente de la instalación puede asegurarse de que haya espacio para un nuevo escritorio. También pueden usar el software para facilitar el traslado de un escritorio del almacenamiento a la oficina. Para los trabajadores existentes, la planificación del espacio cubre la gestión y el seguimiento de espacios flexibles, como salas de reuniones y de descanso. El software recopila datos valiosos sobre quién usa qué, qué se aprovecha de manera efectiva y qué se desperdicia.

CAFM y distanciamiento físico

Los gerentes de las instalaciones ahora enfrentan desafíos relacionados con la lucha contra la propagación de COVID-19, y una forma es garantizar el distanciamiento social entre los empleados en el lugar de trabajo. Debido a que el software ya tiene datos sobre los diseños de las oficinas y dónde se sientan las personas, los gerentes de las instalaciones pueden usarlo para garantizar distancias seguras al reasignar escritorios al instante. Los gerentes también pueden controlar el acceso con la gestión de visitantes y escalonar los tiempos de llegada de los empleados. También pueden crear y administrar controles de bienestar y recopilar datos para el seguimiento de contactos”.

La publicación finaliza con algunos de nuestros mejores y más comunes consejos:elegir la solución correcta comienza por observar los problemas que desea resolver. Una vez que sepa lo que quiere lograr, puede elegir fácilmente la herramienta adecuada. En un nivel muy básico, es lo mismo que elegir el destornillador adecuado. El primer paso es mirar la parte superior del tornillo.

Para todas las cosas que permanecieron igual en la gestión de mantenimiento, hubo muchos cambios importantes. La pandemia de COVID-19 creó muchos desafíos nuevos para los gerentes de mantenimiento e instalaciones. En el blog de Hippo, cubrimos algunas de las diferentes formas en que la solución CMMS adecuada ayuda a combatir el coronavirus.

Estandarice procesos ágiles con software CMMS

En abril, publicamos Pasando las pruebas de COVID-19:instalaciones educativas y software escolar CMMS , que cubre algunas de las formas en que las instalaciones educativas pueden usar CMMS para ayudar a combatir COVID-19.

Una de las ideas importantes es usar el software CMMS para ajustar su programa de mantenimiento preventivo.

“Generalmente, el mantenimiento preventivo ofrece:

• Mayor tiempo de actividad
• Mayor vida útil de los activos
• Gestión de inventario más fácil
• Eficiencia mejorada
• Mayor seguridad

Todos estos son importantes, pero con COVID-19, se han vuelto críticos.

Sube algunos mensajes privados

Las organizaciones de todas las industrias se ven obligadas a reducir todos los costos posibles. Y eso significa que a los departamentos de mantenimiento se les pide que hagan más con menos, arreglándoselas con una menor cantidad de técnicos y con una mayor atención a los costos. Lo último que necesita en este momento es un tiempo de inactividad no programado en un activo importante. Ahora no es el momento de que la caldera deje de funcionar. Para asegurarse de que todo lo que necesita permanezca en línea, aumente la frecuencia y la cantidad de mantenimiento preventivo en los activos críticos.

Pausar algunos MP

Al mismo tiempo, hay algunos PM que tal vez quieras pensar en detener por completo. Para una escuela primaria, por ejemplo, no hay necesidad de revisar periódicamente las estructuras de juego al aire libre. En la mayoría de las áreas, están fuera de los límites. En un campus universitario grande, los departamentos pueden pausar el mantenimiento programado en algunos de los activos en las cocinas de las cafeterías. La mayoría de los activos inactivos no necesitan el mismo nivel de atención.

Pausar los MP también puede ayudar con los informes. Al final del mes, no tienes que pasar por un montón de PM perdidos que nunca deberías haber hecho de todos modos. Puede tener más sentido pausarlos por ahora, liberándolo para usar el tiempo de su departamento de maneras que se adapten mejor a la situación actual. Piénselo de esta manera:es posible que tenga un horario para regar su césped todos los domingos por la noche durante el verano, pero no tiene sentido seguir el horario cuando hubo una tormenta eléctrica el domingo por la tarde”.

Aquí vemos cómo un buen CMMS hace posible crear consistencia al mismo tiempo que ayuda a las organizaciones a ser ágiles.

Manténgase conectado desde una distancia segura con el software CMMS

En mayo, publicamos Mantener la distancia social con el software CMMS , una mirada a todas las formas en que CMMS hace posible el distanciamiento social.

Antes de COVID-19, había muchas publicaciones de blog que explicaban los beneficios de usar una base de datos CMMS accesible desde cualquier dispositivo móvil. Cuando los técnicos pueden acceder instantáneamente a las órdenes de trabajo, los PM y los historiales detallados de mantenimiento y reparación de activos y equipos desde cualquier lugar y en cualquier momento, aumenta el tiempo en la llave inglesa. Ya no tendrás que volver corriendo a la oficina para recoger la próxima tarea o para agarrar un manual para una reparación complicada.

Pero con COVID, la capacidad de trabajar de forma independiente adquiere una nueva importancia. Por su seguridad, los técnicos deben evitar el contacto cercano. El software CMMS lo hace más fácil. Por ejemplo:

“Dependiendo del tamaño de la instalación, la complejidad de la tarea y la antigüedad de la tecnología, muchos gerentes inspeccionarán visualmente el trabajo antes de cerrar la orden de trabajo. El software CMMS permite que estas inspecciones se realicen desde una distancia segura.

Cuando finaliza la tecnología, utilizando cualquier dispositivo móvil conectado a Internet, pueden tomar fotografías de su trabajo, que luego son revisadas por el gerente. Satisfechos de que el trabajo se haya realizado por completo, pueden cerrar la orden de trabajo ellos mismos utilizando el software de gestión de órdenes de trabajo”.

Y:

“Dependiendo del tamaño y el diseño de sus instalaciones, podría ser una buena idea mover las órdenes de trabajo para que los técnicos no se topen entre sí. Por ejemplo, para el departamento de mantenimiento de un hotel, probablemente no importe si tiene dos técnicos trabajando en habitaciones contiguas al mismo tiempo. Pero en una planta de fabricación, no querrá que dos técnicos trabajen al mismo tiempo en activos que están uno al lado del otro.

Probablemente, la forma más fácil de hacer esto es escalonar los PM para los activos cercanos. Usando la vista de calendario en el software CMMS, puede arrastrar y soltar PM. En la mayoría de los casos, especialmente con PM flotantes, no hay una diferencia real entre hacer el trabajo un día antes o un día tarde. Con los PM medidos y las órdenes de trabajo bajo demanda, hay menos margen de maniobra, pero mover esas órdenes de trabajo a menudo sigue siendo factible”.

Siguientes pasos

De la misma publicación de blog:

“El proceso para encontrar y adoptar una solución CMMS no ha cambiado.

Investigue en línea, lea sobre el software en general y los distintos proveedores en particular. Luego comuníquese y comience a organizar algunas reuniones rápidas y demostraciones en vivo. Es la única forma de tener una idea de cómo funciona el software y cómo puede funcionar para usted. Piense siempre en términos de los problemas a los que se enfrenta y cómo se conectan con características específicas del software. Este paso es crucial porque lo último que desea es un CMMS repleto de funciones que no necesita y no usa. Sería como pedir todos los platos del menú, comer unos pocos y tirar el resto.

Pero hay algo acerca de obtener un CMMS que ha cambiado. es la urgencia. Ahora más que nunca, los gerentes de instalaciones y mantenimiento necesitan procedimientos y flujos de trabajo que puedan resistir las presiones de COVID-19. Necesita una solución CMMS”.