ROI del software CMMS:El susurrador del CEO

Inmediatamente cuando observa CMMS, puede pensar en formas en que facilitaría la vida de su departamento de mantenimiento. Su capacidad para ver las ventajas con tanta rapidez proviene de sus conocimientos adquiridos con tanto esfuerzo sobre el mantenimiento y la gestión de instalaciones.

Ya conoces la frustración de estos asesinos de la eficiencia:

• Desplazarse hacia arriba y hacia abajo sin cesar tratando de encontrar una orden de trabajo que alguien le prometió que le envió un correo electrónico, solo para luego descubrir que se la envió a otra persona por error, pero sin adjuntar el formulario de orden de trabajo de todos modos.
• Revisar los registros en papel para ver si un rodamiento defectuoso está en garantía antes de poder pedir piezas de repuesto
• Caminando por toda la planta para obtener un manual para verificar dos veces los pasos específicos que debe seguir para evitar que una revisión de rutina en una válvula se convierta en una reparación costosa

Usted sabe que estas pérdidas de tiempo desaparecerían con un software CMMS que centralice y estandarice la generación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo. El software podría mostrarle planos de planta digitales con la ubicación de cada activo. Haga clic en un activo para ver las órdenes de trabajo asociadas, las garantías, los manuales, las listas de piezas críticas e incluso los niveles de inventario actuales para esas piezas. ¿Te preocupa que te estés quedando sin energía? También se puede acceder fácilmente a toda la información del proveedor, con precios actuales y plazos de entrega.

Pero incluso si tiene un director ejecutivo con la política de puertas abiertas más liberal, no tendrá tiempo para sentarse y escuchar una larga explicación de todas las diferentes formas en que el software CMMS puede ayudar a su departamento. Es probable que lo vean como un centro de costos, lo que significa que es necesario pero que no contribuye directamente a las ganancias de la empresa, y eso significa que solo esperan obtener lo más posible de su departamento con el menor presupuesto posible. .

Si quieres convencerlos, tienes que hablar su idioma. Una forma es enfocar todo en un concepto con el que ya tienen mucha experiencia, el retorno de la inversión (ROI).

Definición de ROI

Con el ROI, puede comparar lo que cuesta algo con el valor que genera para determinar si es una buena oferta o no. El resultado se puede presentar como un porcentaje o una cantidad en dólares. Puede usarlo para evaluar una inversión o comparar varias inversiones para ver cuál funciona mejor.

En las oficinas de la empresa, calcular el ROI es un proceso de varios pasos que involucra hojas de cálculo y fórmulas estandarizadas. Pero el concepto básico detrás de esto es universal.

Es lunes y un vecino te pide que vengas después del trabajo y lo ayudes a configurar su nuevo termostato doméstico inteligente. Según su explicación, crees que te llevará al menos una hora de tu tiempo. Antes de que puedas decir que no, te invita a cenar el próximo miércoles (él y su esposa son excelentes cocineros) y luego al cine el jueves, tu eliges, él lo invita. ¿Tu respuesta? Estaré en tu casa esta tarde alrededor de las ocho.

Acaba de hacer un cálculo de ROI diario. El costo para usted es la mano de obra gratuita de los vecinos, pero el valor que ofrece es una buena comida y una película gratis. Su vecino está pensando en la misma línea. No solo es más barato darle de comer y ver una película que pagarle a un técnico de la compañía para que instale el termostato, sino que obtiene el beneficio adicional de tener una excusa para salir de casa el jueves, cuando su esposa organiza un club de lectura. . Ninguno de los dos usó una fórmula especial ni escribió nada, pero ambos tomaron sus decisiones usando el concepto de ROI.

Cuando las oficinas centrales de la empresa calculan el ROI, generalmente hay más variables y apuestas más altas, por lo que las cosas se vuelven un poco más exhaustivas y complejas. Pero el concepto central nunca cambia.

Primer paso:Costo

Calcular el ROI de CMMS comienza rastreando y sumando sus costos. Aquí, tenemos que considerar tanto por adelantado como en curso. Los costos iniciales son lo que paga para configurar las cosas. Por ejemplo, la implementación incluye la incorporación, y los proveedores de CMMS ofrecen diferentes paquetes de soporte para ayudarlo a familiarizarse y luego sentirse cómodo con el software. Pero ese no es el único costo porque también pagará los salarios de los empleados mientras aprenden el sistema. Entonces, es el número de empleados multiplicado por su salario promedio por hora y luego ese número multiplicado por el número de horas de incorporación. Los costos continuos, por otro lado, son lo que necesita para mantener las cosas en funcionamiento. El costo de la suscripción es el primer ejemplo que probablemente te venga a la mente, pero hay otros.

Segundo Paso:Valor

A continuación, es hora de ver todos los lugares en los que su CMMS le ahorrará dinero.

Los buenos lugares para buscar ahorros incluyen:

• Vida extendida de los activos
• Tiempo de inactividad reducido
• Costos de mano de obra reducidos
• Gestión de inventario mejorada

Una cosa es decir que el software CMMS reduce el tiempo de inactividad, pero otra es traducirlo en una cantidad específica en dólares. Si ya tienes estos números, genial. Si no, estaremos encantados de ayudarle con algunos promedios de la industria.

Tercer paso:ROI

Tome todos sus números y conéctelos a una versión básica de la fórmula.

ROI =(Dinero ahorrado – TCO) / TCO

Esto le da el retorno de la inversión. Recuerde, esto es solo para el primer año y su ROI mejorará después de doce meses.

Ya sabe que un CMMS ayudará a su departamento de mantenimiento, y ahora tiene una herramienta nueva y poderosa para comprimir todas sus razones en un número que se puede entender en todos los departamentos y en el organigrama.