Adquisición de un software CMMS simple

Sin duda, hacer el cambio a un sistema de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) puede ser una experiencia desalentadora, especialmente para los propietarios de negocios que durante muchos años han confiado en las hojas de cálculo para administrar sus operaciones de mantenimiento. Reconocer la necesidad de cambio puede ser un desafío en sí mismo porque significa encontrar una solución más robusta y eficiente para reemplazar un método que ya no satisface las necesidades de la empresa, por lo que comienza su búsqueda de un software CMMS simple. Además, muchos dueños de negocios luchan por entender la adopción de un sistema de mantenimiento automatizado que es completamente diferente a los enfoques tradicionales de "lápiz y papel". Aquí hay algunas preguntas comunes que hacen:

¿Un CMMS realmente mejorará mis operaciones de mantenimiento?
¿Cuánto me costará un software CMMS en términos de desembolso financiero, recursos y tiempo?
¿Cuánto esfuerzo implica la transición a un CMMS?
¿Qué tan fácil es operar un CMMS?
¿Mis empleados realmente utilizarán un CMMS?
¿Cómo se adaptará el CMMS a las necesidades cambiantes de mi empresa?
¿Puedo acceder al CMMS desde cualquier lugar?
Al final, ¿un CMMS le ahorrará dinero a mi empresa?

Dadas estas y otras preocupaciones, es comprensible por qué muchos dueños de negocios dudan en avanzar con un sistema de software de mantenimiento basado en tarifas. Afortunadamente, hay una manera de hacer una prueba de manejo primero con un sistema de software CMMS simple y gratuito. Si bien estos sistemas no cuentan con todas las funciones ni son tan personalizables como los CMMS de pago, les darán a los propietarios de negocios una idea de cómo operan y qué pueden hacer. Para algunos dueños de negocios, el software CMMS gratuito puede ser la solución perfecta a largo plazo, mientras que para otros puede ser un trampolín hacia un sistema más avanzado. Estas son algunas cosas que debe tener en cuenta al adquirir una versión gratuita y sencilla del software de mantenimiento automatizado.

Conceptos básicos de un software CMMS simple

Un buen punto de partida para aquellos que son nuevos en el software de gestión de mantenimiento automatizado es comprender primero de qué se tratan estos sistemas. Los softwares de gestión de mantenimiento actuales ofrecen a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar al instante cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. Esta mejora ha dado lugar a una mayor vida útil de los equipos, una mejor organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, una reducción de los costes operativos y un aumento de los beneficios de la empresa.

En el núcleo de una operación administrada de manera eficiente, se encuentran los equipos y activos bien mantenidos. Los equipos mal mantenidos generalmente resultan en averías imprevistas, reparaciones costosas y, a menudo, el reemplazo de equipos. Realizar un mantenimiento preventivo regular es la mejor manera de evitar fallas imprevistas en los equipos y, al mismo tiempo, prolongar su vida útil. Cuando se trata de mantenimiento preventivo, los CMMS proporcionan una lista de verificación de todas las tareas involucradas en el mantenimiento de cada equipo, así como también crean programas de rutina, envían notificaciones y recordatorios y generan informes. Dado que el mantenimiento preventivo es el aspecto más valioso de un CMMS, es importante que cualquier sistema automatizado elegido, gratuito o no, sea capaz de monitorear las comprobaciones de mantenimiento de rutina.

Características que se ofrecen en los sistemas de software CMMS gratuitos

Estos sistemas son ofrecidos por una serie de proveedores de CMMS principalmente como una prueba para sus sistemas basados ​​en tarifas o como una plataforma para publicidad. El software CMMS gratuito está disponible en formato descargable o en formato local, lo que significa que el software debe alojarse y mantenerse en el servidor de una empresa. En una palabra, el software de mantenimiento gratuito es "básico" donde encontrará funciones razonables de mantenimiento preventivo con algunos proveedores que ahora ofrecen capacidades de correo electrónico. Estos sistemas se adaptan mejor a operaciones de pequeña escala con menos de 100 activos.

Aspectos a tener en cuenta con el CMMS gratuito

Al pensar en adquirir un software CMMS simple y gratuito, inmediatamente vienen a la mente dos dichos:"obtienes lo que pagas" y "nada en la vida es gratis". Es importante tener en cuenta que, si bien el software básico es gratuito o de acceso abierto, existen algunas limitaciones importantes que generan costos adicionales y restricciones de tiempo. Aquí hay algunos que vale la pena considerar:

• El acceso a algunos sistemas de software CMMS gratuitos viene con límites de tiempo de 30 o 60 días.
• Algunos programas de acceso abierto están repletos de publicidad.
• Si se selecciona un formato local, el usuario es totalmente responsable de instalar y mantener el software. Los costos adicionales incluyen un técnico en el sitio que será responsable del mantenimiento del sistema, el hardware de la computadora y el costo de comprar el software antivirus.
• Los sistemas CMMS gratuitos no vienen con actualizaciones de rutina del software.
• No hay asistencia técnica ni tutoriales disponibles con el software CMMS gratuito.
• El software CMMS de acceso abierto es estático, lo que significa que no se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas de una empresa.
• Características como el acceso móvil, el escaneo de códigos de barras, la carga de documentos y otras imágenes que están disponibles de forma rutinaria con los sistemas CMMS de pago no están incluidas en el software CMMS gratuito.

Conclusión

Hacer el cambio a un sistema de gestión de mantenimiento automatizado es una gran decisión, no solo en lo que respecta al costo, sino también en términos de asignación de tiempo y recursos. Debido a esto, tiene mucho sentido que los dueños de negocios quieran estar bien informados sobre lo que están comprando antes de firmar en la línea de puntos. Una prueba de manejo parece un enfoque razonable solo si se puede hacer de manera rentable y con una inversión mínima de energía. Las operaciones que pueden beneficiarse más del software CMMS gratuito son aquellas con:

• Menos de 100 activos
• Un suministro limitado de repuestos
• Mantenimiento reactivo mínimo
• Sin necesidad de soporte técnico
• Sin necesidad de acceso móvil

Para las empresas que pueden trabajar dentro de estos parámetros, un paquete de software CMMS simple y gratuito puede ser una excelente opción, ya sea como una solución de gestión de mantenimiento a largo plazo o como una opción a corto plazo para determinar si un CMMS es una forma adecuada de gestionar las operaciones de mantenimiento a lo largo del tiempo. . Alternativamente, si los sistemas CMMS de acceso abierto no son una opción viable, los proveedores de sistemas basados ​​en tarifas ofrecen demostraciones de sus sistemas, así como oportunidades para tener discusiones profundas sobre sus productos, opciones de servicio y estructuras de tarifas. Ser consciente de las limitaciones mencionadas anteriormente servirá como una guía útil para decidir si adquirir un software CMMS de tarifa simple es la ruta correcta para su negocio.