La lista definitiva de características del software CMMS

Características del software CMMS que necesita

Un número cada vez mayor de empresas en un amplio espectro de sectores industriales, de servicios y corporativos se han dado cuenta de que su enfoque de "lápiz y papel" o de hoja de cálculo para la gestión del mantenimiento ya no es suficiente. El aumento de la competencia en el mercado, las demandas económicas y los cambios en la tecnología son las principales razones por las que las empresas buscan formas de mejorar su estrategia de mantenimiento. Con el objetivo de funcionar mejor, más rápido, de manera más inteligente y eficiente, las empresas están motivadas para encontrar formas de mejorar la eficiencia de las operaciones reduciendo costos, ahorrando tiempo y recursos y, en última instancia, logrando un mayor retorno de la inversión (ROI). Por todas estas razones, los dueños de negocios recurren cada vez más al software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) como su solución de administración de mantenimiento.

Para aquellos que están considerando un sistema de mantenimiento automatizado, seleccionar un software CMMS al principio puede parecer un poco abrumador, especialmente dado el creciente número de proveedores que se encuentran en línea. Un buen punto de partida en el proceso es comprender primero qué es el software CMMS y luego familiarizarse con las funciones del sistema disponibles. Con esa información, se pueden tomar decisiones informadas sobre cómo encontrar un sistema que sea adecuado para su empresa, sus objetivos de mantenimiento y su presupuesto.

¿Qué es un software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS)?

Para comenzar, el software CMMS se describe mejor como un grupo de sistemas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una descripción general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. Estas potentes herramientas robustas ofrecen a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar al instante cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Esta última característica, el mantenimiento preventivo (PM), representa el pilar del software de mantenimiento. La capacidad de programar órdenes de trabajo de PM utilizando configuraciones variables y personalizables, enviar notificaciones de forma remota sobre órdenes de trabajo pendientes, en curso o atrasadas, y luego generar informes de PM al instante es la carta de presentación para la mayoría de las empresas que desean no solo mejorar la eficiencia y reducir los costos, sino también también toman decisiones sobre sus operaciones a medida que avanzan.

Lista de funciones de CMMS

Todo el software de administración de mantenimiento automatizado básicamente hace las mismas cosas, como control de inventario, órdenes de trabajo, programas de PM e informes. Las diferencias se relacionan principalmente con la forma en que se implementa el sistema, así como con la versatilidad con la que se realizan sus funciones. La siguiente es una lista de las características del software CMMS más buscadas por los dueños de negocios:

Software de CMMS local frente a basado en la web – Los sistemas CMMS están disponibles en dos formatos básicos; software basado en la nube y software independiente, instalado en las instalaciones. Cada uno es un excelente sistema que difiere solo en cómo se administra y se implementa. Los sistemas independientes requieren que el software esté instalado en las computadoras de la empresa. También requieren ciertas especificaciones del sistema informático, software de seguridad del sistema y soporte técnico interno para encargarse del mantenimiento y las actualizaciones del sistema. Por otro lado, se accede al software basado en la nube a través del servidor de un proveedor con todo el mantenimiento y las actualizaciones proporcionados de forma remota. Además de las diferencias de costos entre los sistemas (los costos iniciales son mayores para los sistemas independientes y los costos a largo plazo son más altos para los sistemas basados ​​en la nube), los sistemas independientes pueden ofrecer más control sobre la seguridad y el mantenimiento de los datos de la empresa; pero con un costo adicional. Por otro lado, los sistemas basados ​​en la nube eliminan el trabajo, las preocupaciones y los costos adicionales del mantenimiento y las actualizaciones.

Capacidades de acceso al sistema – Para los dueños de negocios con grandes organizaciones, es importante poder asignar diferentes niveles de acceso al sistema. Por ejemplo, los gerentes de mantenimiento pueden tener acceso integral al sistema, mientras que los técnicos de mantenimiento tienen acceso limitado a funciones o áreas específicas del sistema.

Accesibilidad de dispositivos móviles – Una de las características más atractivas del software CMMS es la capacidad de realizar órdenes de trabajo, comprobar el inventario, pedir piezas o generar informes, etc. sobre la marcha. Poder acceder a un tablero de CMMS en cualquier dispositivo con acceso a Internet es un gran ahorro de tiempo en comparación con tener que regresar a una oficina para realizar estas tareas. Tener accesibilidad móvil al software CMMS reduce los retrasos de tiempo innecesarios en muchos frentes.

Escaneo de códigos de barras y capacidades de fotografía – Junto con la accesibilidad del dispositivo móvil vienen otras dos características integradas importantes; escaneo de código de barras y fotos. Ambas características son extremadamente ventajosas porque reducen la confusión y los errores innecesarios. Los técnicos de mantenimiento pueden tomar una foto del equipo que necesita reparación y también escanear una imagen del código de barras de una pieza que necesita reemplazo. Las órdenes de trabajo precisas y/o las órdenes de piezas se pueden hacer de inmediato sin demoras debido a errores cometidos por confusión sobre qué pieza del equipo necesita servicio o pedir la pieza incorrecta.

Dibujos Arquitectónicos – Ser capaz de acceder al dibujo arquitectónico (es decir, una representación de un diseño arquitectónico como vistas en planta y/o en alzado de un edificio o estructura) desde un tablero de CMMS proporciona otra forma de identificar la ubicación exacta de un equipo que necesita servicio Más allá de eso, el plano de una instalación incluirá, entre otras cosas, todas las ubicaciones eléctricas y de plomería. Estos pueden ser vitales cuando se trata de realizar modificaciones en un edificio que podrían implicar mover, actualizar o reemplazar equipos.

Implementación, Incorporación y soporte continuo – Un aspecto crítico de cualquier sistema de software CMMS es garantizar que el sistema funcione según lo previsto y que el personal de mantenimiento lo utilice de manera adecuada. Aquí es donde tener acceso a un soporte confiable y oportuno de un proveedor de CMMS puede marcar la línea entre el éxito y el fracaso de una empresa. La fase de implementación de un sistema automatizado es fundamental e implica el ingreso de datos sobre el inventario, los activos y los usuarios, así como la configuración de los PM según sea necesario. Si esta fase no se realiza correctamente, el sistema no funcionará bien independientemente de lo bien informados que estén sus usuarios. Por esa razón, el proveedor de CMMS ofrece la opción de auditorías internas o soporte técnico remoto y telefónico. También hay una variedad de recursos continuos y de incorporación disponibles para los usuarios en forma de manuales en línea, videos, correo electrónico, chat y grabaciones de seminarios web, así como soporte telefónico para abordar las inquietudes operativas de los usuarios o proporcionar un repaso para tareas que pueden no ser rutinarias. hecho.

Conclusión
A medida que la población de usuarios de software de gestión de mantenimiento continúa creciendo, también lo hace la cantidad de proveedores de software CMMS. Por esa razón, los dueños de negocios se benefician mejor al familiarizarse con los formatos del sistema, las funciones del software CMMS y los programas de precios que separan uno del otro. La clave es hacer coincidir los objetivos de gestión de mantenimiento de su empresa con el producto, el precio y los servicios de soporte adecuados.