¿Cuánto cuesta un software CMMS?

Tomar la decisión de cambiar la gestión de mantenimiento de una empresa de una hoja de cálculo a un sistema de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) puede ser un proceso largo y, a menudo, difícil. El cambio puede ser difícil, incluso si es para mejor. Las preocupaciones generalmente se centran en cuán difícil será el proceso, qué tan bien lo recibirá el personal de mantenimiento, la cantidad de tiempo que llevará implementarlo y, por supuesto, cuánto cuesta el CMMS estarán.

Las cosas pueden volverse aún más desafiantes una vez que comience la búsqueda del CMMS adecuado y más rentable para su empresa. El software de gestión de mantenimiento se ha convertido en una industria floreciente en los últimos años. A medida que crece la demanda de formas más eficientes de administrar las operaciones de la empresa, los proveedores de CMMS continúan respondiendo ofreciendo diferentes opciones, funciones y listas de precios. Una búsqueda superficial en Google del término de palabra clave "empresas CMMS" produjo 625 000 enlaces a sitios web. No es de extrañar que los propietarios y gerentes de las empresas consideren que el proceso de investigación del software de gestión de mantenimiento es una tarea abrumadora. Los siguientes son algunos consejos destinados a eliminar la confusión y la frustración de su búsqueda de CMMS.

Conoce las necesidades de tu empresa

No hay dos empresas iguales, ya que existen diferencias en tamaño, métodos de operación, estructura de las instalaciones y cultura del personal. Para encontrar el mejor software CMMS para su empresa, es mejor comenzar consultando con un equipo de personas involucradas en las operaciones de sus instalaciones. Estos pueden incluir personas que trabajan en mantenimiento y/o que son contratistas y proveedores externos. Estas personas estarán en la mejor posición para ayudarlo a determinar las funciones necesarias para transferir con éxito el 100 % de sus operaciones de administración de mantenimiento a un sistema de software automatizado. Como equipo, puede crear una lista de funciones que se requieren, así como una lista de deseos secundaria que incluya otras funciones que le resultarán útiles pero no necesarias. Estas son algunas funciones solicitadas con frecuencia:

• Seguimiento de los costos de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducción del tiempo de inactividad de los equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Eliminar la necesidad de papel
• Administración simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud de órdenes de trabajo
• Capacidad de procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles
• Método para rastrear la ubicación de equipos y piezas
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y la alta dirección, según sea necesario

Con sus listas de funciones completas, ahora puede buscar proveedores de CMMS que ofrezcan las funciones que está buscando.

Decidir sobre una implementación de CMMS

El siguiente nivel de toma de decisiones consiste en determinar qué formato de CMMS se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Aunque existe una superposición considerable en los productos CMMS, se pueden distinguir más fácilmente por sus plataformas como "basadas en la nube" o "en las instalaciones". En pocas palabras, los sistemas basados ​​en la nube dependen de que el proveedor aloje los datos en sus propios servidores, mientras que los sistemas locales requieren que una empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, en el sitio. El primero depende del proveedor que mantiene el sistema, mientras que el segundo depende del mantenimiento interno del software y hardware del sistema por parte de un especialista en TI del personal.

Cada plataforma viene con ventajas y desventajas. Muchos clientes se sienten atraídos por los CMMS basados ​​en la nube por dos razones principales:menor costo y sin mantenimiento. Otros clientes prefieren los sistemas in situ porque brindan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y del sistema. Los operadores de sistemas locales pueden programar el mantenimiento y las actualizaciones de su sistema de acuerdo con su propio cronograma, mientras que el mantenimiento y las actualizaciones basados ​​en la nube se realizan de acuerdo con el cronograma del proveedor. Además, las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas en el sitio no lo hacen. Finalmente, existe una diferencia de costos considerable entre las dos plataformas de CMMS y las plataformas locales tienen costos iniciales mucho más altos.

Costo del software CMMS

Como se señaló, existen diferencias en el software CMMS según las opciones de funciones y servicios seleccionadas, así como también según las plataformas del sistema. Para empezar con lo último, las plataformas locales tienden a costar tres veces más que la tarifa de licencia anual de los sistemas basados ​​en la web. Sin embargo, este costo del software de administración de mantenimiento es un pago único ya que no hay tarifas adicionales del sistema. Por otro lado, el costo inicial de un sistema basado en la nube es más bajo pero, con el tiempo, los costos a largo plazo asociados con las tarifas de licencia son mayores (es decir, la suscripción anual/tarifa de licencia estimada en $1500 por año para un pequeño departamento de mantenimiento) . En términos de costos asociados y/o continuos, las plataformas CMMS en las instalaciones requieren hardware, firewalls y software antivirus, así como un miembro del personal de TI que mantendrá y administrará todos los aspectos del funcionamiento del sistema, incluida la instalación, el ingreso de datos, la actualización, la seguridad y la capacitación del personal. . Los CMMS basados ​​en la nube no requieren estos costos adicionales, ya que los soportes del sistema incluyen actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad y soporte técnico. Como nota de precaución, cuando pregunte sobre un sistema basado en la nube, asegúrese de determinar si las cotizaciones de precios se basan en pago por usuario, pago por módulo (es decir, mantenimiento preventivo, administración de inventario), pago por orden de trabajo o una tarifa basada en una tarifa única de licencia. Existen diferencias de costos considerables entre estos diversos esquemas de precios.

Los costos adicionales del software CMMS incluyen la entrada de datos interna y tutoriales en línea para la incorporación del personal. Algunos proveedores incluirán estos en sus tarifas de licencia anuales, pero estos sistemas tienden a ser más costosos que los CMMS básicos o básicos. Muchos proveedores también ofrecen auditorías de inventario en el sitio e incorporación de personal, nuevamente a un costo adicional. En general, cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas de gestión de mantenimiento, más costosas serán. Al final, debe recordarse que, mientras que los sistemas locales ofrecen total independencia para los compradores de CMMS, los sistemas basados ​​en la nube están sujetos a una relación continua con el proveedor para preservar la disponibilidad de los datos.

Conclusión

El cambio a un CMMS puede ser un proceso confuso, frustrante, estresante y costoso. Dado que la lista de precios del software CMMS varía mucho según las funciones y la plataforma seleccionada, que van desde $ 500 a $ 8000 por tarifas de licencia y tarifas de suscripción mensuales continuas que van desde $ 50 a $ 250, es importante determinar las necesidades, los recursos y el presupuesto de su empresa. Tener la información correcta antes de tomar su decisión hará que la tarea de encontrar el sistema que mejor se adapte sea mucho más fácil. Al tomarse el tiempo para realizar una revisión exhaustiva de los productos que se encuentran en el mercado de administración de mantenimiento, los clientes tendrán la mejor oportunidad de encontrar una solución CMMS que resulte en una mayor eficiencia organizacional, costos reducidos y mayores ganancias.