¿Podría su organización sin fines de lucro beneficiarse del software CMMS?

Cuando se dona cada dólar, siempre hay presión para reducir costos. Como resultado, las organizaciones sin fines de lucro a menudo hacen recortes en áreas que no son el trabajo del cliente de primera línea, áreas como el mantenimiento. Desafortunadamente, esto puede aumentar los costos, ya que la reparación y la desorganización del mantenimiento reactivo constante consumen tiempo valioso de los voluntarios o empleados. Con fallas constantes y sin los recursos para solucionarlas, su organización sin fines de lucro es menos efectiva y puede perder el enfoque en su misión general.

Un Sistema de Gestión de Mantenimiento computarizado (CMMS) puede ayudar a las organizaciones de todos los tamaños a optimizar sus responsabilidades de mantenimiento mientras ahorran dinero. Los sistemas CMMS tienen la capacidad de reducir los costos generales de muchas maneras, desde aumentar la longevidad de sus activos a través de la reparación de mantenimiento proactivo hasta reducir las horas extra al optimizar el trabajo administrativo redundante en un sistema digital. Siga leyendo para saber que el software CMMS para organizaciones sin fines de lucro puede ayudar en todos los aspectos.

El negocio de dirigir una organización sin fines de lucro

Mantener las instalaciones y al mismo tiempo mantener bajos los costos es un desafío para muchas organizaciones, pero la naturaleza del trabajo sin fines de lucro lo hace aún más difícil. Es posible que las pequeñas organizaciones sin fines de lucro no tengan un gerente de mantenimiento de tiempo completo, y aquellas que lo tienen a menudo tienen voluntarios que se encargan de la mayor parte del trabajo de mantenimiento y reparación. La asistencia puede ser impredecible y no siempre hay suficientes personas para terminar las tareas de mantenimiento, sin mencionar la dificultad de encontrar voluntarios con las habilidades adecuadas para hacer las reparaciones.

También es un desafío comunicar lo que se debe hacer, ya que alguien que viene una o dos veces por semana no entenderá todas sus necesidades de mantenimiento. Y si algo se rompe y solo tienes uno o dos voluntarios que saben cómo arreglarlo, es posible que no haya nadie disponible; tendría que esperar hasta su próximo día de voluntariado o buscar un contratista externo que pueda hacer el trabajo.

Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan equipos antiguos donados que se rompen con más frecuencia y es posible que sus instalaciones no estén en buen estado de conservación, lo que requiere más mantenimiento que los edificios más nuevos. Pero con limitaciones presupuestarias impredecibles, siempre existe la tentación de posponer las tareas de mantenimiento tanto como sea posible.

Aunque las subvenciones y las campañas de donación son útiles para financiar importantes programas sin fines de lucro, estos fondos generalmente se asignan a un proyecto y no se pueden usar para la reparación o el mantenimiento de las instalaciones. En resumen, depende de voluntarios sin experiencia (y, a veces, poco confiables) para mantener equipos e instalaciones obsoletos con un presupuesto reducido.

¿Qué es el software CMMS?

Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado, o CMMS, es un software que agiliza todos los aspectos de sus tareas de mantenimiento. Hace que sea más fácil:

• Programe y automatice tareas de mantenimiento en un calendario computarizado
• Proporcione un portal simple de solicitud de órdenes de trabajo para clientes, personal y voluntarios
• Haga un seguimiento de las órdenes de trabajo y créelas sobre la marcha a través de una aplicación CMMS móvil
• Generar órdenes de trabajo programadas para proveedores externos
• Supervise el rendimiento de los equipos y los trabajadores y genere informes.

“Sin software, el personal de mantenimiento se ve obligado a administrar con métodos manuales, como órdenes de trabajo en papel u hojas de cálculo y calendarios”, dice Taylor Short, investigador de mercado de CMMS en Software Advice, un sitio web que compara y analiza el software CMMS y otro software comercial.

CMMS es utilizado por todos, desde pequeñas empresas hasta corporaciones multinacionales, sin embargo, la complejidad de algunos software de gestión de mantenimiento puede hacer que no sea práctico para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro. Hippo CMMS está diseñado para ser lo suficientemente fácil de usar para las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas, pero lo suficientemente rico en funciones para organizaciones grandes con necesidades complejas.

¿Organizan eventos de recaudación de fondos o de prensa en sus instalaciones?

No importa cuán caóticas sean las cosas entre bastidores, su organización debe lucir perfecta durante una recaudación de fondos o un evento para los medios. El edificio debe estar impecable, el clima controlado y cualquier daño antiestético en las instalaciones debe repararse.

Además, es posible que deba configurar un sistema AV u otro equipo de uso poco frecuente para entretener e informar a sus invitados. La falta de un cable de micrófono o un fusible interno quemado podría significar la diferencia entre un discurso de apertura efectivo que impresione a los donantes y un fiasco que los haga pensar dos veces antes de apoyar a su organización.

El software de administración de órdenes de trabajo a pedido de Hippo puede ayudarlo a asegurarse de que todas las tareas de reparación y configuración se completen antes del gran evento. Puede usar la herramienta para conectar al personal, los voluntarios, los gerentes de mantenimiento y los técnicos externos. Cualquier persona que agregue puede enviar solicitudes de mantenimiento cuando sea necesario, notificando al gerente de mantenimiento de inmediato.

Luego, el gerente puede asignar cada tarea a un voluntario o contratista externo, categorizarla, marcar su prioridad y agregar otros detalles pertinentes. Los gerentes también pueden acceder a informes detallados para realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo completadas o descubrir proyectos atrasados.

Debido a que Hippo CMMS funciona desde cualquier dispositivo, cualquier persona con acceso al sistema en su organización puede actualizar las órdenes de trabajo. Eso significa que sabrá que se ha configurado el PA y que se ha limpiado la sala de reuniones, en lugar de darse cuenta de que el micrófono no se enciende cuando es demasiado tarde para hacer algo al respecto.

¿Administra varias propiedades?

Las pequeñas organizaciones sin fines de lucro pueden funcionar con un buen liderazgo y unos pocos voluntarios dedicados. Sin embargo, trabajar en múltiples propiedades aumenta drásticamente la complejidad de la gestión de instalaciones y el mantenimiento de edificios.

La logística se vuelve más complicada. No puede depender del boca a boca o de la gestión de órdenes de trabajo en papel, ya que la información no fluirá de forma fiable de un edificio a otro. Las herramientas que deja en un edificio terminan en el otro, ya que el personal o los voluntarios las toman prestadas para hacer las reparaciones necesarias. Sin un sistema centralizado, informar sobre el progreso del mantenimiento en todas las instalaciones consume más tiempo.

Esta falta de organización suele pasar desapercibida hasta que se presenta una emergencia. La plomería se rompe en el nuevo edificio, o se va la electricidad, y te das cuenta de que no sabes qué piezas tienes disponibles. Puede esperar que sus herramientas estén donde las vio por última vez o repartir dinero para una ejecución de hardware de emergencia.

El software Hippo CMMS elimina el estrés de mantener múltiples sitios. Nuestro sistema de gestión de mantenimiento de activos y equipos le permite ver todos sus equipos desde un plano de planta y almacena imágenes, manuales de O&M y otra información crucial, para que los voluntarios, empleados y contratistas externos siempre tengan documentos importantes a mano. Incluso puede configurar advertencias de inventario para reabastecerse cuando las piezas se agotan y programar un mantenimiento regular para HVAC, calentadores de agua y cualquier otra cosa que necesite ajustes constantes.

¿Proporciona servicios de atención médica?

Cuando se trata de atención médica, los pequeños errores pueden tener consecuencias drásticas. Ya sea que trabaje en un gran hospital sin fines de lucro o en una pequeña clínica gratuita, mantener las instalaciones limpias y el equipo en buen estado de funcionamiento marca una gran diferencia en la calidad de la atención al paciente brindada por su personal.

Además, los procedimientos de mantenimiento son más complicados en el cuidado de la salud. Existen reglas específicas sobre cómo y cuándo deben limpiarse las instalaciones, y estrictas políticas de control de acceso, que pueden complicar la programación del mantenimiento. Los equipos especializados, como las máquinas de resonancia magnética, deben recibir un mantenimiento constante, lo que requiere técnicos externos. Y además de todo eso, todavía tiene que hacer todo el mantenimiento regular del edificio y las instalaciones.

El software Hippo CMMS proporciona soluciones de gestión de mantenimiento hospitalario y sanitario para organizaciones de cualquier tamaño. Es escalable y viene con usuarios ilimitados, lo que le permite brindar el nivel adecuado de acceso a todos los que lo necesitan, desde el administrador principal hasta los técnicos que solo acuden cuando se necesita una reparación especializada.

Los médicos, enfermeras y demás personal pueden enviar solicitudes de trabajo al gerente de mantenimiento, quien puede priorizarlas y asignarlas al personal de limpieza, contratistas o técnicos externos en tiempo real. Los gerentes también pueden configurar el software para crear automáticamente listas de tareas de actividades de mantenimiento preventivo, que los trabajadores pueden recibir y actualizar en dispositivos portátiles.

Debido a que el software organiza y almacena la información del contratista, también es fácil realizar un seguimiento del mantenimiento preventivo especializado. Ya sea que necesite fregar los pisos mañana o que un técnico externo le dé servicio a la máquina de rayos X en 6 meses, Hippo CMMS envía y rastrea automáticamente la orden de trabajo.

¿Son irremplazables los activos de sus instalaciones?

La atmósfera tranquila y reflexiva de una galería o museo puede parecer el polo opuesto de un centro de atención médica concurrido, pero ambos requieren un cuidado minucioso por parte del personal de mantenimiento. Si descuida el mantenimiento necesario del sistema de control climático, podría dañar una pintura o un artefacto cultural de valor incalculable. Use el producto químico de limpieza incorrecto y podría destruir una antigüedad única.

El software Hippo CMMS reduce la posibilidad de error humano. Las órdenes de trabajo no se transmiten de boca en boca ni se anotan en papel:se registran y rastrean en un software, con tanto detalle como sea necesario. Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo contienen listas de verificación de tareas paso a paso, lo que garantiza un enfoque estandarizado para cada orden de trabajo.

Esa no es una diferencia trivial; sería poco práctico enviar un equipo de limpieza con una carpeta llena de instrucciones específicas para cada artículo o sección de una colección frágil. Con Hippo, sin embargo, es fácil. Cada trabajador recibe órdenes de trabajo individuales desde su smartphone o tablet, con instrucciones de cuidados especiales para cada tarea. Con mayor responsabilidad y más información, puede estar seguro de que cada miembro de su personal de mantenimiento tratará los trabajos con el cuidado que se merecen.

¿Tiene dificultades para mantenerse al día con los códigos o las inspecciones?

Si opera en los EE. UU., probablemente ya esté al tanto de OSHA y las leyes laborales. También hay códigos de seguridad de construcción a seguir:alarmas de humo y extintores de incendios para mantener, y vías de salida para mantener libres de desorden. Hay códigos adicionales si proporciona alojamiento o servicios médicos, enseña habilidades u opera un taller mecánico, vende productos o cocina y sirve alimentos:casi todo lo que hace su organización agrega requisitos de cumplimiento. Una sola inspección fallida podría resultar en grandes multas, cierre de instalaciones y una reputación dañada.

El software Hippo CMMS hace que sea más fácil mantenerse al día con todos los pequeños detalles. Las tareas de cumplimiento de rutina, como asegurarse de que las salidas estén despejadas, se pueden convertir en órdenes de trabajo automáticas que se repiten con la frecuencia necesaria. El CMMS informa automáticamente al gerente de mantenimiento, asegurando que incluso las tareas que solo deben realizarse una vez cada varios meses, como verificar las alarmas de humo, no se olviden.

En una organización sin fines de lucro, cada dólar cuenta. Un departamento de mantenimiento ineficiente puede estresar su presupuesto y hacer que su organización sea menos efectiva. Hippo CMMS puede ayudar a su organización sin fines de lucro realice todo el trabajo que se lleva a cabo entre bastidores y, al mismo tiempo, ahorre más dinero para su misión.