Comprender la función de un almacén de mantenimiento

En cualquier organización, hay muchos departamentos que deben trabajar en estrecha colaboración con otros departamentos. En la fabricación, el mantenimiento y las operaciones deben trabajar como socios. Otra asociación vital es el mantenimiento y las tiendas de mantenimiento. Para lograr un alto nivel de efectividad en el mantenimiento, nada es más importante que entregar las piezas correctas al personal de mantenimiento en el momento adecuado.

Si bien la asociación de mantenimiento / tiendas es fundamental, es difícil de desarrollar y mantener porque requiere disciplina y determinación por ambas partes. Este artículo explicará las responsabilidades tanto del mantenimiento como de las tiendas para lograr el éxito.

Muchas operaciones de las tiendas de mantenimiento son ineficaces. El enfoque a menudo parece estar en la seguridad manteniendo el edificio cerrado, no permitiendo que el personal de mantenimiento busque piezas y, en general, evitando pérdidas. A veces, los objetivos de las tiendas están completamente desincronizados con los objetivos de mantenimiento.

Por ejemplo, las tiendas pueden concentrarse en reducir el inventario sin comprender las consecuencias. He visto casos en los que las tiendas informan a las compras, que a su vez informa a una organización de compras corporativa. Una estructura que coloca a las tiendas tan alejadas organizacionalmente de sus clientes siempre creará problemas de servicio.

Para desarrollar una imagen de las tiendas de mantenimiento efectivas, es importante comenzar con principios sólidos. Por ejemplo, las tiendas deben tener procesos comerciales completos, estándares, sistemas, instalaciones y personal para controlar y proteger los materiales de mantenimiento desde el momento en que ingresan a las instalaciones hasta que se utilizan en un trabajo de mantenimiento. Esto debe incluir materiales almacenados, materiales de catálogo de "existencias cero", compras directas y piezas especiales que pueden almacenarse fuera del edificio de la tienda.

Las tiendas también deben hacer que sea lo más fácil posible para el personal de mantenimiento encontrar, seleccionar, obtener y, cuando sea necesario, devolver los materiales que necesitan, manteniendo un alto nivel de seguridad en cualquier momento del día (o de la noche en una operación continua).

Además, los materiales deben almacenarse y manipularse de manera que siempre estén en condiciones que cumplan los objetivos de confiabilidad cuando dejen el control de las tiendas.

Siguiendo estos principios, la cadena de suministro interna para materiales de mantenimiento se vería así:

Las implicaciones de tal proceso son significativas y requieren que tanto el mantenimiento como las tiendas trabajen en estrecha colaboración para que sea completamente exitoso. Por ejemplo, si las tiendas van a preparar materiales para el trabajo de mantenimiento, el mantenimiento debe informar a las tiendas de todo el material que se necesita (un producto de la planificación) e informar a las tiendas cuándo se utilizará (un producto de la programación).

Sin una planificación y programación adecuadas, el material de montaje será muy difícil y ciertamente un desperdicio. Este requisito significa que la eficacia de las tiendas depende en gran medida de la disciplina con la que las operaciones y el mantenimiento pueden programar el trabajo, y requiere que el trabajo programado se planifique en detalle.

Las tiendas pueden respaldar el mantenimiento proporcionando los siguientes servicios:

• Una forma robusta y sencilla para que el personal de mantenimiento de todos los niveles encuentre materiales, incluidos buenos estándares de nomenclatura, un catálogo integrado de "existencias y no existencias" y la ayuda del personal de las tiendas cuando sea necesario, todo ello respaldado por un sistema informático altamente funcional

• Un sistema de "emisión gratuita" bien gestionado para piezas pequeñas

• Una instalación adecuada con el personal adecuado para almacenar, proteger, controlar, recuperar, organizar y entregar de forma segura todos los artículos almacenados y todos los artículos comprados directamente

• Una ubicación e instalaciones seguras para colocar "kits de órdenes de trabajo" durante al menos dos semanas de trabajo de mantenimiento sin paradas, si se está utilizando un proceso de programación de trabajo semanal

• Una instalación adecuada para almacenar, proteger, controlar, recuperar y entregar de forma segura todos los materiales para las paradas planificadas

• Un proceso simple para aceptar artículos devueltos y asegurarse de que estén en condiciones de reabastecerse

• Un proceso para gestionar repuestos serializados y reparables

• Registro de la ubicación y el movimiento de las piezas almacenadas fuera del edificio de las tiendas, con información de las personas de mantenimiento y operaciones que son responsables de estas piezas

• Sistemas sólidos de gestión de inventario para reabastecer inmediatamente los artículos que han llegado a su punto de reorden, reemplazando los artículos que han alcanzado su vida útil y administrando otras funciones básicas de inventario

• Mantenimiento de un catálogo integrado de artículos almacenados y no almacenados apropiados, basado en un estándar de nomenclatura que utiliza la misma terminología empleada por el mantenimiento

• Investigar los desabastecimientos y asesorar al mantenimiento si parecen ser causados ​​por problemas del equipo (por ejemplo, mayor uso) o por el uso de existencias de mantenimiento para proyectos

• Publicar indicadores clave de rendimiento adecuados que supervisen el rendimiento de las tiendas

Debido a que las tiendas tienen los procesos comerciales para controlar el movimiento de materiales desde y hacia las tiendas, tiene sentido incluir todos los objetos que se utilizan en mantenimiento. Esto podría incluir herramientas especiales y manuales de mantenimiento, pero es importante que el proceso sea simple, como usar un sistema de "etiquetas de herramientas" y no un sistema informático.

Si la declaración de propósito de mantenimiento es proporcionar a los socios operativos una planta física que, si se opera correctamente, continuará cumpliendo con todos los objetivos, incluida la producción, la calidad, la seguridad y el medio ambiente al costo total más bajo posible a largo plazo, la declaración de las tiendas El propósito podría ser proporcionar a los socios de mantenimiento todos los materiales que necesitan en el momento adecuado, en el lugar adecuado y en condiciones de respaldar los objetivos de confiabilidad, todo al menor costo posible a largo plazo.

Finalmente, para apoyar el mantenimiento y las tiendas en la administración de materiales y herramientas, los gerentes deben asegurarse de que la operación tenga un alto nivel de seguridad y que cualquier caso de robo de propiedad de la empresa se trate de una manera que desaliente cualquier robo futuro.