Una guía para construir y medir una estrategia de mantenimiento ajustado

Las carreras profesionales son una clase magistral de eficiencia. A los equipos no solo les disgusta el desperdicio, lo odian.

Cada milisegundo de una parada en boxes tiene un propósito. Cada componente de un automóvil se analiza para garantizar que funcione de la mejor manera. Las estrategias están diseñadas para ir del punto A al punto B lo más rápido posible.

Cuando traslada esta mentalidad al taller, logra una estrategia de mantenimiento ajustada. El mantenimiento esbelto es la reducción y eliminación sin piedad de los desechos en cada etapa de su programa de mantenimiento para que pueda avanzar más, más rápido y gastar menos.

Esta guía describe los conceptos básicos para crear y medir una estrategia de mantenimiento ajustado, que incluye:

• ¿Qué es el mantenimiento ajustado?
• Los tipos de residuos en el mantenimiento
• Una fórmula para crear una estrategia de mantenimiento ajustado
• Métricas para rastrear el éxito del mantenimiento esbelto

¿Qué es el mantenimiento ajustado?

Al igual que la manufactura esbelta, el mantenimiento esbelto es el proceso continuo de identificar, reducir y eliminar los desechos de las actividades de mantenimiento. Se considera desperdicio cualquier cosa que no aumente la producción, disminuya los costos o no aumente la productividad.

Hay muchos ejemplos de desperdicio en el mantenimiento, que incluyen:

• Dinero gastado en una pieza que se vuelve obsoleta antes de usarse
• Tiempo dedicado a aclarar los detalles de una solicitud de mantenimiento
• Esfuerzo dedicado a recopilar datos de mantenimiento que nunca usa

A menudo, es difícil detectar desperdicios en su programa de mantenimiento. Es por eso que una estrategia de mantenimiento ajustada no puede funcionar sin iteración. La iteración es la práctica de realizar pequeños cambios a lo largo del tiempo para encontrar la mejor manera de configurar procesos y actividades. En otras palabras, el mantenimiento ajustado no es un proyecto de una sola vez. Es una forma de pensar y actuar que lleva años construir.

¿Cuáles son los beneficios del mantenimiento ajustado?

Lo más probable es que haya pronunciado las palabras "Qué pérdida de tiempo" o "Qué pérdida de dinero" en las últimas semanas. El mantenimiento ajustado elimina esos momentos. Y aunque hay miles de cosas a las que podría referirse, la mayoría de ellas se pueden agrupar en estos cuatro beneficios principales:

1. Ahorro de costes

Una estrategia de mantenimiento ajustada reduce los costos directos (mano de obra y recursos) y los costos indirectos (el dinero que pierde en tiempo de inactividad o pérdida de producción). Por ejemplo, puede descubrir que puede reducir el mantenimiento de rutina de un activo de una vez a la semana a una vez al mes, reduciendo los costos laborales en un 75% en el proceso.

2. Aumento de la eficiencia

La eficiencia es otra palabra para hacer más en menos tiempo. Las estrategias de mantenimiento ajustado lo ayudan a encontrar actividades y procesos que requieren demasiado tiempo para que pueda modificarlos o eliminarlos. El equipo de mantenimiento de Voltalia es un gran ejemplo de este beneficio en la práctica. La compañía notó que uno de sus equipos de servicio pasaba 40 horas a la semana conduciendo desde la oficina hasta una instalación externa. La solución fue construir una oficina satélite cerca de las instalaciones externas para ahorrar tiempo.

Obtenga más información sobre cómo Voltalia logró el mantenimiento basado en datos

3. Potencial maximizado

Cuando las máquinas y las personas no se atascan con tareas innecesarias, pueden operar a plena capacidad y rendir al máximo de sus capacidades. El equipo de mantenimiento de Tom Dufton es un ejemplo perfecto. Tom, un gerente de mantenimiento, notó que sus técnicos de mantenimiento calificados pasaban mucho tiempo ayudando a la producción. Usó estos datos para abogar por operadores adicionales para que su equipo pudiera volver al mantenimiento del equipo.

4. Compromiso de los empleados

Eliminar el trabajo y las tareas administrativas innecesarias ayuda a los empleados a sentirse más comprometidos con su trabajo. También les da tiempo para mejorar sus habilidades y hacer un trabajo de alto valor. Una forma en que esto se traduce en la vida real es con un nuevo software de mantenimiento. Si los técnicos no tienen tiempo para aprender el sistema, su gran inversión en tecnología podría ser en vano. Eliminar tareas adicionales en otros lugares le dará a su equipo tiempo para aprender, hacer preguntas y acostumbrarse a las nuevas tecnologías.

Los tres tipos de residuos en el mantenimiento

El primer paso para eliminar los desechos es encontrarlos. Hay tres áreas principales en una operación de mantenimiento donde aparecen los desechos:potencial ambiental, financiero y humano.

Residuos ambientales

Los desechos ambientales ocurren cuando las materias primas se utilizan de manera ineficiente o se eliminan debido a actividades de mantenimiento ineficientes.

Ejemplos de residuos ambientales en mantenimiento incluyen:

• Un aumento de desechos o reprocesos después del mantenimiento del equipo
• Uso excesivo de combustible por vehículos con mantenimiento inadecuado o transporte innecesario hacia y desde un lugar de trabajo
• Exceso de existencias de piezas para mantenimiento debido a un calendario de compra de inventario obsoleto

El impacto de los residuos ambientales derivados del mantenimiento incluye:

• Más contaminación y basura
• Emisiones de carbono más altas
• Productos de baja calidad
• Aumento de los peligros de seguridad

Algunas estrategias para reducir los desechos ambientales en el mantenimiento incluyen:

• Recuentos frecuentes del ciclo de inventario y compras justo a tiempo para garantizar que su almacén no se inunde con inventario no utilizado
• Agrupar el mantenimiento programado en un período de tiempo para reducir los viajes
• Una verificación obligatoria de un segundo técnico después de las reparaciones o reemplazos antes de la producción para garantizar que las puestas en marcha no resulten en desperdicios o reprocesos

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Desperdicio financiero

El desperdicio financiero se refiere a los costos adicionales de un mantenimiento ineficiente. También incluye la pérdida de producción por tiempo de inactividad innecesario.

Ejemplos de desperdicio financiero en mantenimiento incluyen:

• Altos costos de mano de obra y piezas de las tareas de mantenimiento preventivo que se realizan con demasiada frecuencia
• Productos defectuosos de un activo que se ensambló o reconstruyó incorrectamente
• Mantenimiento retrasado porque los técnicos tuvieron que esperar a que una pieza completara las reparaciones

El impacto del desperdicio financiero incluye:

• Mayores costos de mano de obra y repuestos
• Más gastos de capital
• Ingresos perdidos
• Oportunidades perdidas para hacer crecer el negocio

Las estrategias para adelgazar incluyen:

• Identificar tareas en su programa de mantenimiento preventivo que se pueden eliminar o hacer con menos frecuencia
• Reducir el tiempo de inactividad al encontrar trabajo de mantenimiento que se pueda completar mientras un activo está en funcionamiento
• Construyendo un FRACAS para abordar y prevenir fallas en equipos críticos
• Crear juegos de piezas para equipos críticos para acelerar las reparaciones y evitar desabastecimientos
• Establecer una reunión periódica con el personal de producción para alinear el mantenimiento con las operaciones y obtener actualizaciones de los cambios en el equipo

Potencial humano desperdiciado

El trabajo administrativo y las tareas innecesarias desgastan al personal y lo alejan de tareas especializadas que solo ellos pueden realizar. El agotamiento, la mala moral y la rotación aumentan, lo que genera aún más desperdicio.

Ejemplos de potencial humano desperdiciado en mantenimiento incluyen:

• Pasar horas todos los días escribiendo, revisando y clasificando órdenes de trabajo
• Reparar el mismo componente una y otra vez
• Inspeccionar equipos no críticos con tasas de falla bajas o inexistentes
• Apoyando la producción más de una vez cada tanto
• Buscando piezas y suministros en su almacén

El impacto del potencial humano desperdiciado incluye:

• Alta rotación de empleados y pérdida de conocimiento organizacional
• Tiempo reducido y grandes atrasos
• Disminución del compromiso de los empleados y escasa adopción de nuevos sistemas
• Más golpes de lápiz y datos menos precisos

Las estrategias para adelgazar incluyen:

• Lleve a cabo reuniones frecuentes del equipo de mantenimiento para discutir los desafíos e intercambiar ideas sobre soluciones
• Automatice las actividades que realiza con frecuencia, como crear órdenes de trabajo o informes.
• Eliminar o reducir el mantenimiento programado que tiene bajas tasas de trabajo de seguimiento
• Capacite a los operadores de la máquina para que realicen tareas de mantenimiento de rutina.

Obtenga consejos para reducir la rotación en su equipo de mantenimiento

Crear una mentalidad de mantenimiento ajustado

El primer paso para crear una estrategia de mantenimiento ajustado es hacer las preguntas correctas, desafiar la forma en que hace las cosas y estar dispuesto a cambiar. Esta es una mentalidad de mantenimiento ajustado y es esencial para que las estrategias de mantenimiento ajustado funcionen a largo plazo.

Hay cuatro cambios que lo ayudarán a cambiar a una mentalidad de mantenimiento ajustado:

1. Desde pequeños detalles → Imagen grande

Siempre habrá días en los que su equipo reaccione a todo:apagando incendios, recibiendo solicitudes de último momento y corriendo para ponerse al día con el retraso.

Pero una mentalidad de mantenimiento esbelto evita que esto se convierta en la norma. Le permite desarrollar actividades de mantenimiento en torno a los objetivos comerciales y de producción, y despriorizar o eliminar el trabajo que no se conecta con estos objetivos.

Por ejemplo, puede dedicar una hora a la semana a crear un informe. Pero si ese informe no le ayuda a eliminar el desperdicio, ese tiempo se convierte en desperdicio en sí mismo. Puede dedicar tiempo a crear informes más útiles o realizar otros trabajos para eliminar residuos.

Descargue esta plantilla para conectar sus objetivos de mantenimiento con los objetivos comerciales

2. Desde hacerlo → Recopilar datos sobre la marcha

Muchos equipos de mantenimiento operan en modo de supervivencia. Complete la tarea y continúe con la siguiente. No hay tiempo para pasos adicionales.

Pero una estrategia de mantenimiento ajustada depende de los datos y de tomarse el tiempo para recopilarlos. Esos cinco minutos adicionales que se necesitan para completar campos adicionales en una orden de trabajo se suman. Tener una mentalidad de mantenimiento ajustado significa crear un búfer en su programa para dar cuenta de esto. También significa que todos conocen la importancia de estos pasos adicionales y no se ven presionados a manipular los números para recuperar el tiempo perdido.

3. De grandes cambios → mejoras iterativas

Todos quieren ver grandes victorias lo más rápido posible. Nuestro cerebro anhela una línea de meta y resultados tangibles.

Pero no es así como funciona el mantenimiento ajustado. En cambio, depende de realizar mejoras pequeñas y consistentes. Si se hace bien, es un proceso que nunca termina realmente. La mejor manera de abordar este cambio es asignarse a usted y a su equipo pequeñas metas e hitos, realizar un seguimiento del progreso y celebrar el éxito.

Por ejemplo, es posible que desee eliminar los pasos innecesarios en su mantenimiento programado. En el mantenimiento esbelto, examinará sus órdenes de trabajo una vez al mes para reducir las demoras y aumentar el tiempo de uso de la llave entre un 10% y un 15% durante todo el año. Es fundamental realizar un seguimiento del progreso, celebrarlo con su equipo y recibir sugerencias de los técnicos sobre cómo seguir ganando. Los técnicos sentirán un sentido de propiedad sobre esta métrica y se esforzarán por avanzar.

4. De "esa es la forma en que es" → "¿Es esto necesario?"

Es fácil aceptar el status quo. Es incómodo cambiar. Y requiere mucho trabajo.

Pero el mantenimiento esbelto se trata de desafiar los negocios como de costumbre. Debe analizar todo lo que hace su equipo con ojo crítico y hacer cambios si algo ya no tiene sentido. Esto requiere que adopte una mentalidad de ganar o aprender en lugar de una mentalidad de ganar o fracasar. Tu equipo podrá cuestionar las cosas sin culpa ni castigo.

Por ejemplo, es posible que haya realizado un MP en el mismo intervalo durante una década. Pero todo ha cambiado en ese tiempo, desde el equipo hasta el técnico haciendo el trabajo. También debe preguntarse cómo se realiza el PM. ¿Debe hacerse más o menos? ¿Es incluso necesario más?

Creación de una estrategia de mantenimiento optimizado

La creación de una estrategia de mantenimiento ajustada sigue una fórmula de tres pasos:

1. Comprenda lo que está haciendo actualmente y cómo lo está haciendo
2. Encuentre áreas de desperdicio y elimínelas
3. Cree procesos que le permitan realizar los pasos uno y dos una y otra vez

Paso 1:mapeo de su proceso de mantenimiento

Este paso consiste en saber cómo funciona actualmente su equipo para que pueda encontrar el trabajo que está haciendo demasiado y el trabajo que no está haciendo lo suficiente. Esta etapa implica documentar sus procesos de mantenimiento, que incluyen:

• Información clave sobre el equipo, como los modos de criticidad y falla (esta plantilla FMEA puede ayudarlo a recopilar estos datos)
• Qué inspecciones y reparaciones se realizan y con qué frecuencia
• Cómo se ve una emergencia y cómo reacciona su equipo
• Cómo se crea, asigna y rastrea el mantenimiento de seguimiento o correctivo
• Reuniones de equipo y qué sucede en cada una
• Establecimiento de objetivos, creación de métricas, informes y recopilación de datos
• Actividades de salud, seguridad y cumplimiento
• Compra de repuestos y gestión del almacén

Luego, piense en las necesidades comerciales:

• Niveles de producción por temporada
• Periodos de ventas altos y bajos
• Necesidades reaccionarias a emergencias anteriores
• Objetivos y recursos de la organización

Paso 2:Identifique oportunidades de mejora en las que pueda actuar ahora

El siguiente paso es averiguar dónde está gastando demasiado tiempo, dinero o energía. A continuación, presentamos algunas formas en las que puede detectar los desechos que se esconden en sus procesos:

1. Observe procesos específicos con miembros de su equipo de mantenimiento. Pregúnteles qué parte del proceso lleva más tiempo o dónde enfrentan desafíos al completar el trabajo. Utilice esta información para facilitar las actividades y eliminar obstáculos.

   Por ejemplo, algo tan pequeño como identificar erróneamente la lubricación puede provocar una pérdida de tiempo, averías, pérdida de producción y la compra de demasiados suministros. La lubricación y los cojinetes codificados por colores pueden eliminar este desperdicio por completo.

2. Identifique las tareas que constantemente requieren más tiempo o dinero de lo planeado y realice un análisis de la causa raíz para averiguar por qué. Esto es más útil que reducir los costos, lo que puede hacer más daño que bien y no aborda la verdadera razón del desperdicio.

   Por ejemplo, los costos de mano de obra para una orden de trabajo semanal son el doble de lo que ha presupuestado. Un RCA puede encontrar que los tiempos de reparación son más largos de lo esperado porque diferentes técnicos están haciendo el trabajo. Puede modificar el cronograma para poner al mismo técnico en el trabajo para que puedan familiarizarse con el trabajo y hacerlo más rápido.

   Descargue su propia plantilla de análisis de causa raíz

3. Audite su trabajo de mantenimiento planificado para hacerlo más eficiente. Describimos los pasos para auditar sus PM en un artículo separado, pero la conclusión principal es cuestionar la necesidad de todo el mantenimiento regular y la frecuencia, el tiempo y los recursos para cada tarea.

   Por ejemplo, un MP puede activarse cada 10 días, independientemente de cuánto se utilice el activo. Eso puede ser una pérdida de tiempo y dinero. En esta situación, intente activar el mantenimiento según el uso, como después de cada 100 horas de producción.

4. Desarrolle indicadores clave de rendimiento y métricas en torno al crecimiento y el éxito de su equipo. Estos datos le permitirán encontrar potencial desperdiciado en su equipo de mantenimiento.

   Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de las tasas de rotación u oportunidades de intercambio de conocimientos en su equipo. Estas estadísticas pueden descubrir procesos complejos o áreas de baja productividad que puede corregir. El resultado final es una mejor moral y un equipo de mantenimiento de mayor rendimiento.

Paso 3:Desarrolle una visión a largo plazo

La visión central de su estrategia de mantenimiento ajustado siempre será mejorar el mantenimiento poco a poco para que respalde los objetivos comerciales. Pero esos objetivos pueden cambiar, al igual que las cosas que necesita mejorar.

Este paso consiste en documentar lo que ha repetido, el impacto del cambio y lo que podría suceder a continuación.

Si sus iteraciones produjeron un resultado negativo, no vuelva inmediatamente a la forma en que estaban las cosas. En su lugar, piense en qué causó el resultado negativo y vea si hay otra mejora iterativa. Puede que sean necesarios varios intentos para hacerlo bien.

Elección de métricas para una estrategia de mantenimiento ajustada y seguimiento del éxito

Si bien cada proyecto tendrá diferentes KPI y métricas según los resultados deseados, aquí hay algunas métricas de mejores prácticas para comenzar:

Residuos ambientales Desperdicio financiero Desperdicio potencial humano Tiempos de inactividad Costos de mantenimiento (por activo, tipo, tarea, etc.) Tiempo de uso de la llave inglesa Uso de material crudo Tiempo de inactividad del equipo (planificado y no planificado) Rotación de empleados Emisiones de carbono / uso de energía Tasa de mantenimiento correctivo después de las inspecciones Tiempo dedicado a soporte de producción Tiempos de viaje hacia / desde sitios Tasas de respuesta a averías / emergencias Tiempo dedicado en tareas administrativas Eliminación de materias primas (es decir, aceite) Arranques limpios después del mantenimiento Número de pasos en un proceso de mantenimiento

Si bien esta no es una mirada completa a las métricas de mantenimiento ajustado, le brinda una buena base. Y no es necesario realizar un seguimiento, medir y mejorar cada métrica. Elija métricas que pueda recopilar de manera realista y aquellas que se relacionen con los objetivos comerciales y de producción.

Hay dos formas de crear planes de éxito en torno a cada métrica e impulsar su estrategia de mantenimiento ajustado. El primero es ir pequeño. Elija algunas métricas y concéntrese en mejorar áreas específicas de su operación de mantenimiento. Por ejemplo, si desea reducir los costos de mantenimiento, elija las 10 tareas más costosas. Concéntrese en reducir el desperdicio en estas actividades.

El otro método es ampliarse. Apunta a un objetivo que incluya la mejora de varias métricas. Por ejemplo, el objetivo final podría ser aumentar la eficiencia mediante una mejor estandarización en todos los sitios. Como parte de este proyecto, puede estandarizar los procesos para solicitudes de trabajo, informes y compra de piezas. Hay varias métricas que puede utilizar para construir su proyecto y realizar un seguimiento de su éxito. Esto incluye la cantidad de pasos en un proceso de mantenimiento, el tiempo dedicado a las tareas administrativas, las tasas de respuesta a las averías y el uso de materias primas.

Es esencial compartir sus ganancias, independientemente de su enfoque. El objetivo del mantenimiento esbelto es obtener pequeñas ganancias que se suman a las grandes con el tiempo. Mostrar su éxito mantiene el impulso alto, aumenta la aceptación y lo ayuda a abogar por más recursos para expandir su programa de mantenimiento esbelto.

El mantenimiento esbelto está en curso

En esencia, el mantenimiento esbelto consiste en vincular las prácticas de mantenimiento a las necesidades comerciales. Esto probablemente alterará las plumas, pero es un paso fundamental para trasladar el mantenimiento de un centro de costos a un generador de valor. Y cuando lo hace, el mundo comienza a abrirse para que el equipo de mantenimiento sea visto como un verdadero socio comercial.