Cómo auditar su programa de mantenimiento preventivo y aprovechar al máximo el tiempo de su equipo

Ryan Robinson tenía grandes planes para mejorar su programa de mantenimiento de equipos. Quería optimizar su programa de mantenimiento preventivo para poder reducir las averías y recortar los costes laborales.

Solo había una cosa en su camino:Carpetas. Cientos de carpetas.

“Había montones y montones de registros de 70 años de mantenimiento”, dice Ryan, el gerente de la tienda de un productor mayorista de árboles con sede en Oregón.

"Es prácticamente imposible encontrar tendencias en el uso de equipos y crear los horarios correctos ... estábamos perdiendo tiempo y productividad".

Descubra cómo Ryan conquistó las carpetas y optimizó su programa de mantenimiento

La lucha de Ryan es común. El programa de mantenimiento de su equipo es tan sólido como su cronograma. Programe el mantenimiento preventivo (MP) demasiado cerca y agotará su presupuesto mientras su equipo realiza trabajos innecesarios. Programe MP demasiado separados y las averías aumentan mientras la producción cae.

Encontrar ese punto óptimo entre los dos extremos no es fácil. Es difícil echar un vistazo crítico a su lista de tareas pendientes si su equipo está sumido en una mentalidad de negocios como de costumbre. Incluso si desea modificar su horario, es difícil saber qué información le ayudará a hacerlo.

Este artículo trata de resolver ese problema. Le brinda las herramientas para auditar su programa de mantenimiento y determinar si está haciendo el trabajo correcto en el momento correcto y de la manera correcta.

Pero primero, ¿qué es un programa de mantenimiento de equipos?

En esencia, un programa de mantenimiento de equipos es cualquier proceso que ayude a mantener el equipo de una organización en buen estado de funcionamiento y de forma segura.

Si bien esa es una definición ordenada, sabes que no es tan simple. Tienes un presupuesto al que ceñirte y objetivos que alcanzar. Hay un equipo de producción con el que colaborar y solo algunas horas al día. En resumen, el mejor programa de mantenimiento de equipos asigna sus recursos limitados al trabajo correcto en el momento adecuado y garantiza que el trabajo se realice de la manera más eficiente posible. Cuando se hace bien, esto le permite alcanzar su objetivo final de mantener los activos en funcionamiento el mayor tiempo posible y al mismo tiempo producir la menor cantidad de desperdicio. Todo eso comienza con su programa de mantenimiento preventivo.

Un programa de mantenimiento de equipos de clase mundial no se basa en un programa de mantenimiento preventivo de configuración y olvido. Las cosas siempre cambian en su organización. Los activos están envejeciendo. El equipo puede funcionar de manera diferente según la temporada. Su presupuesto podría reducirse o aumentarse (cruzar los dedos). Y mientras todo esto sucede, está recopilando datos sobre cómo su plan de mantenimiento está afectando el rendimiento.

Si todo lo que le rodea está cambiando, su programa de mantenimiento preventivo también debería hacerlo. Realizar una auditoría periódica de su programa de mantenimiento preventivo es una parte esencial de este proceso. Elimina las ineficiencias y le ayuda a adaptarse a las circunstancias cambiantes. Le ayuda a encontrar residuos y eliminarlos de su programa de mantenimiento de equipos.

¿Qué es una auditoría de mantenimiento preventivo?

Se utiliza una auditoría de su programa de mantenimiento preventivo para determinar si está realizando las actividades de mantenimiento correctas, en el momento correcto y de la manera correcta. Esto es lo que eso significa para usted y su equipo:

1. Las actividades de mantenimiento adecuadas:¿El trabajo que realiza su equipo tiene un impacto positivo en la disponibilidad y el rendimiento del equipo, así como en la salud y seguridad de la instalación?
2. En el momento adecuado:¿Realiza el trabajo de mantenimiento con la frecuencia adecuada para detectar y prevenir fallas mientras evita tareas y costos innecesarios?
3. De la manera correcta:¿Están sus órdenes de trabajo planificadas, programadas y completadas de una manera que reduzca el riesgo a corto y largo plazo para el activo mientras maximiza cada hora y cada dólar gastado?

Una auditoría de mantenimiento preventivo le ayudará a responder estas preguntas. También le permitirá realizar los ajustes necesarios en su programa de mantenimiento para que pueda crear un programa de mantenimiento de equipos de clase mundial.

¿Qué tareas de mantenimiento preventivo debería auditar?

El programa promedio de mantenimiento de equipos incluye más de 2200 órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo cada año. Probablemente, auditar todos y cada uno de ellos no sea realista.

Entonces, ¿cómo prioriza los PM para evaluar y modificar? Todo comienza con el componente con el que está asociado el PM y la importancia del componente para el éxito de su operación, dice Jason Afara, ingeniero senior de soluciones en Fiix.

"Comenzaría por analizar los PM que realiza en activos críticos que impactan en la cantidad de elementos creados en su proceso, o activos críticos que impactan en la seguridad de un producto", dice Jason.

Jason menciona una máquina de rayos X o un detector de metales como ejemplo. Estos componentes tienen un impacto en la cantidad de unidades producidas, la calidad de esas unidades y la seguridad de esas unidades. Las inspecciones de estos componentes también se realizan con frecuencia, lo que deja el mayor margen de mejora.

Si desea concentrarse en el trabajo de mantenimiento preventivo para auditar de inmediato, Jason sugiere buscar activos que constantemente se descomponen o no funcionan correctamente. Estos elementos tienen el mayor impacto en su operación, por lo que abordarlos le dará ganancias rápidas.

Por último, Jason señala que algunos PM deben ser auditados anualmente o mensualmente según las regulaciones de cumplimiento.

Cómo auditar sus tareas de mantenimiento preventivo

A continuación, se muestran los elementos de una tarea de mantenimiento preventivo que debe considerar al realizar su auditoría y algunos factores que pueden ayudarlo a optimizar cada parte de su MP.

Frecuencia

Comience por evaluar la frecuencia con la que se realiza la tarea y qué desencadena la tarea en su horario. Ajustar la frecuencia de sus MP es una de las formas más fáciles de aumentar el impacto de su tiempo y dinero. Hay una pregunta principal que responder en esta etapa:¿Debería realizarse la tarea con una frecuencia mayor, menor o igual?

Una forma de determinar la respuesta es observar el resultado de cada inspección.

• Si la tarea lleva a un mantenimiento correctivo regular, está funcionando y debe mantenerse con la misma frecuencia.
• Si el equipo experimenta muchas averías entre inspecciones, intente acortar los intervalos de mantenimiento. También puede modificar el activador para el mantenimiento, cambiándolo de un activador basado en el tiempo a un activador basado en el uso o el rendimiento.
• Si las inspecciones no revelan ningún problema con el componente, intente aumentar los períodos de intervalo entre los MP para reducir las verificaciones innecesarias.

Criticidad del equipo

La criticidad del equipo es crucial para priorizar las tareas en su programa de mantenimiento de equipos. Te ayuda a comprender:

• Qué reparaciones y acciones correctivas hacer primero, especialmente cuando llega la temporada alta
• Qué tareas pendientes colocar en la parte superior de su lista de tareas pendientes
• Si debe poner más técnicos en un trabajo para reducir el tiempo de inactividad o los riesgos de seguridad

Audite su programa de mantenimiento preventivo y asegúrese de que su equipo crítico esté recibiendo la cantidad de tiempo correcta en su calendario. Si las averías o los MP perdidos están afectando los activos críticos, esta auditoría lo ayudará a trasladar los recursos de las áreas menos críticas de sus instalaciones a esas máquinas para que pueda mantenerlas funcionando al máximo.

Esta plantilla lo ayuda a calificar la importancia de su equipo

Especialización

Examine cada una de sus tareas de mantenimiento preventivo para conocer el nivel de especialización necesario para completar el trabajo. Las tres preguntas principales que debe responder para cada trabajo incluyen:

1. ¿El trabajo requiere una habilidad especializada para completar?
2. ¿Cuántas personas de su equipo tienen esta habilidad?
3. ¿Requiere la tarea traer a un contratista especializado para completarla?

Cuanta más especialización se necesite para una tarea, menor margen de maniobra tendrá en su horario, ya que tendrá que alinearla con la disponibilidad de un especialista. Una forma de crear eficiencia en su programa de mantenimiento es agrupar todas las tareas especializadas (o todas las tareas especializadas en una instalación o área de su instalación) en un solo período de tiempo para que el trabajo se pueda realizar con menos costos o tiempo de viaje.

Equipo de respaldo

Al auditar su trabajo de mantenimiento preventivo, tenga en cuenta qué cantidad del mismo tipo de equipo hay en sus instalaciones. Si hay un activo de respaldo disponible, ese equipo es un buen candidato para la experimentación de bajo riesgo. Puede probar nuevas estrategias para aumentar la eficiencia en la máquina con una red de seguridad en su lugar. Esto le da la opción de:

• Aumente los intervalos de MP para evaluar si las inspecciones se pueden realizar con menos frecuencia
• Otorgue a los operadores de la máquina algunas responsabilidades de mantenimiento de rutina para reducir la carga de trabajo de los técnicos
• Instale sensores u otros dispositivos de supervisión del rendimiento y active el mantenimiento según las lecturas en tiempo real

Todas estas estrategias le permiten construir un plan a largo plazo para optimizar el mantenimiento planificado de ese activo. Solo asegúrese de que el activo de respaldo esté listo para ejecutarse si la máquina principal falla.

Tiempo estimado frente a tiempo real en la tarea

Es probable que algunas veces las estimaciones sean incorrectas. Pero esté atento a los MP que constantemente tardan más de lo que deberían en completarse. Hay muchas razones por las que este podría ser el caso, pero las que afectan su horario incluyen:

1. Se asignó a la persona equivocada
2. El tiempo asignado para la tarea fue demasiado bajo para completarla adecuadamente
3. No se asignaron suficientes técnicos a esta orden de trabajo
4. Las piezas y los suministros no estaban disponibles o eran difíciles de encontrar
5. La producción interrumpió o retrasó la orden de trabajo

Según el motivo, puede modificar su horario para tenerlo en cuenta o acomodarlo. Por ejemplo, si la producción interrumpe de forma rutinaria un determinado MP, considere dar un margen de media hora entre el final esperado de la orden de trabajo y el inicio esperado de la producción.

Un consejo adicional:siga a los técnicos a medida que completan MP frecuentes o MP en activos críticos para obtener un tiempo de finalización realista para estas tareas. Podrás diseñar un horario mucho más realista basado en estos tiempos.

Modo de funcionamiento

Audite sus PM e identifique cualquier tarea que pueda completarse de forma segura mientras el equipo aún está operativo. Si alguno de estos trabajos está programado para un momento en el que el equipo no está operativo, considere cambiar su lugar en el calendario. Esto liberará tiempo para trabajar en máquinas que requieran tiempo de inactividad.

Impacto de la falla

Algunos fracasos son leves frustraciones. Otras son crisis graves que provocan migrañas y que pueden arruinar tu día en segundos. Conoces a los.

Comprender qué PM en su programa de mantenimiento de equipos previenen las grandes fallas lo ayudará a crear un cronograma que priorice estas tareas. También lo ayudará a justificar su cronograma (y explicar su importancia) a quienes están fuera del mantenimiento.

Publicamos un artículo completo sobre el mapeo del impacto de fallas en los equipos. También puede utilizar esta plantilla FMEA para realizar un seguimiento del impacto de la falla en un activo o componente.

Aquí hay algunas conclusiones de esas piezas para optimizar su programa de mantenimiento preventivo:

1. Cree códigos de falla asociados con fallas de alto impacto. Si las inspecciones fallidas detectan uno de estos códigos de falla, escale la acción correctiva en su programa.
2. Por otro lado, si los códigos de falla de bajo impacto están marcados para una acción correctiva, considere programarlos todos a la vez para ahorrar tiempo a su equipo y maximizar el gasto de mano de obra.
3. No se limite a cuantificar la falla total cuando audita el mantenimiento preventivo. Vigile la calidad de la producción o limpie la puesta en marcha del equipo después del mantenimiento. Si la calidad se ve afectada después del mantenimiento, piense en dedicar más tiempo y recursos al mantenimiento de preproducción.

Una plantilla de auditoría de mantenimiento preventivo

Consulte este útil cuadro de mando de mantenimiento preventivo para cuando audite sus PM. Cuanto mayor sea la puntuación, mayor prioridad debe tener una tarea en el programa y el cronograma de mantenimiento de su equipo.

Criterios de puntuación Puntaje (1-10) 1 ¿Con qué frecuencia se crean tareas de seguimiento después de esta tarea? 2 ¿Qué importancia tiene el equipo que se mantiene con esta tarea? 3 ¿Qué tan especializado es el trabajo que se realiza para esta tarea? 4 ¿Qué tan común es la habilidad requerida para esta tarea en su equipo de mantenimiento? ? 5¿Qué tan disponible y listo para funcionar está una pieza de respaldo del equipo para esta tarea? 6 ¿Con qué frecuencia esta tarea excede el tiempo de finalización esperado? 7 ¿Qué parte de esta tarea se puede realizar de forma segura con el equipo aún operativo (nota:1 son todas las partes de la tarea y 10 no es ninguna de las tareas) 8 ¿Qué impacto tiene esta tarea en la salud del activo?

¿Con qué frecuencia debe auditar su programa de mantenimiento preventivo?

Los mejores cambios siempre nacen de un dolor. Si usted, su equipo o su organización se enfrentan a una situación frustrante o un obstáculo para el éxito, esa es su oportunidad de realizar un cambio en su programa de mantenimiento de equipos que la gente respaldará. Eso incluye hacer un cambio en su programa de mantenimiento preventivo para solucionar ese dolor.

Pero los obstáculos no siempre son obvios. A veces, necesitas ir a buscarlos. En ese caso, Jason tiene una regla general sobre la frecuencia con la que debe realizar una auditoría de sus tareas de mantenimiento preventivo.

“Siempre te recomiendo que audites tu programa de mantenimiento preventivo una vez al año o cada seis meses, dependiendo de tu ancho de banda”, dice Jason.

"Realmente no hay una respuesta correcta sobre el momento, pero es bueno dar un paso atrás y comprender si el cronograma que ha creado es realista".

También es mejor abordar las cosas en trozos pequeños. En lugar de intentar auditar todas sus tareas de mantenimiento preventivo a la vez, haga un subconjunto de su programa cada mes y abórdelo de manera sistemática.

Garantizar un cambio exitoso

Si desea que su cambio se mantenga, debe incorporar a su equipo. Hable con los técnicos, tanto en grupo como individualmente, y hágales entender por qué está ocurriendo el cambio y el cambio positivo que resultará (por ejemplo, mejor seguridad para los trabajadores, menos tareas pero más valiosas).

A continuación, debe asegurarse de que el cambio de proceso que implementó tenga el resultado deseado. Examine los programas de producción y las órdenes de trabajo después del cambio y busque tendencias una vez más.

Utilice estas 10 métricas de mantenimiento para realizar un seguimiento del impacto de los cambios que realice

Creación de un programa de mantenimiento de equipos optimizado, paso a paso

Su programa de mantenimiento de equipos es vital para el funcionamiento continuo de un negocio intensivo en activos impulsado por la producción. Pero solo puede seguir siéndolo si se mejora y simplifica continuamente. La mejor y más visible forma de lograr esta eficiencia es auditando su programa de mantenimiento preventivo de manera regular.

Esta auditoría debe evaluar el valor, la frecuencia y el impacto de cada tarea. Cualquier tarea que falle o tenga un puntaje bajo en esta evaluación debe defender su presencia en su horario de MP o recibir una prioridad más baja.

Con el tiempo, el programa de mantenimiento de su equipo alcanzará su estado ideal:un programa de mantenimiento preventivo optimizado y rentable que utiliza adecuadamente las habilidades del equipo que tiene disponible para lograr el máximo rendimiento posible para su instalación.