Evitando los peligros del mantenimiento reactivo: Mantenga sus equipos funcionando sin problemas

El mantenimiento de equipos es una piedra angular de la gestión de instalaciones. El alcance y la complejidad de ese trabajo —y el grado en que provocará tiempos de inactividad de los equipos— dependen totalmente del plan de mantenimiento que tenga su organización.

El mantenimiento reactivo es una de las estrategias de mantenimiento más comunes en numerosos sectores industriales. Sin embargo, esto no significa que sea necesariamente la opción correcta, e incluso puede ser una idea realmente mala para su instalación, debido a los posibles efectos adversos a largo plazo. Es fundamental que se tome el tiempo para comprender realmente el ciclo del mantenimiento reactivo y las numerosas alternativas que existen, en lugar de resignarse a la idea de que es el único método de mantenimiento apropiado para sus necesidades.

¿Qué es el mantenimiento reactivo?

Los esfuerzos de mantenimiento reactivo tienen otro nombre bien conocido: mantenimiento de averías. Como implica este último término, en este modelo el equipo de mantenimiento no da servicio a un equipo determinado hasta que falla. La estrategia reactiva contradice directamente los principios del mantenimiento preventivo, que implica abordar los problemas de mantenimiento como un proceso continuo y verificar la salud de los activos regularmente (incluso cuando todos los indicios señalan que la maquinaria y los dispositivos funcionan correctamente).

Las reparaciones reactivas también difieren de la estrategia de mantenimiento correctivo. Según los principios de este último, se repararía un activo solo cuando está funcionando mal. Hay muchos grados de mal funcionamiento: podría ser un problema que obstaculiza parcialmente el rendimiento esperado de un equipo pero no lo detiene por completo. O podría ser un problema que pone en peligro la seguridad o la vida del personal, o la integridad de la maquinaria conectada o simplemente cercana. (Algunos llamarían a esto efectivamente reactivo, no correctivo; dejamos esa perspectiva al criterio individual).

En la introducción aludimos al hecho de que la mayoría de las organizaciones que utilizan el modelo reactivo como único marco operativo de mantenimiento lo hacen para reducir costos. Ciertamente tiene ese efecto cuando su instalación está en buen estado; no gasta dinero inmediato al no reparar una máquina o vehículo. Esa falta de costo inicial puede ser increíblemente tentadora.

También consume mucho menos tiempo y recursos no dedicar esfuerzo ni mano de obra a mantener equipos que no están rotos, es decir, usar repuestos y mano de obra en una máquina que sigue funcionando. Además, cabe señalar que si se utiliza como una parte de un plan de actividades de mantenimiento más amplio, puede haber un argumento razonable para el uso de reparaciones reactivas —con moderación y/o donde sea más apropiado para una situación específica. Si el equipo en cuestión tiene una prioridad bastante baja en su instalación y no llevará mucho tiempo ni costará mucho dinero completar una reparación de emergencia, ser reactivo podría ser mejor que (o al menos equivalente en resultado a) un enfoque proactivo.

Desafortunadamente, las organizaciones con prioridades enfocadas en otras áreas o que experimentan problemas presupuestarios pueden dejar el mantenimiento en un segundo plano, lo que significa que solo realizan reparaciones de emergencia cuando es absolutamente necesario. Aquí es donde comienzan los problemas. Usar el método de mantenimiento reactivo y reparar activos solo cuando ocurre una falla del equipo podría tener sentido en abstracto. Pero, sencillamente, no puede ser su principal método para abordar el mantenimiento.

Los problemas del mantenimiento reactivo

El mantenimiento reactivo o de reacción es, a la larga, un enfoque miope para cualquier fábrica o planta. No puede sostenerse durante ningún período prolongado, ya que está destinado a conducir eventualmente a resultados negativos de algún tipo. Los detalles de estos problemas varían según la industria (e incluso más, de instalación a instalación), pero, en general, hay varios problemas clave que a menudo se pueden atribuir al impacto de un método de mantenimiento reactivo.

Costos elevados

Esta es la gran ironía de un programa de mantenimiento reactivo en lugar de proactivo o preventivo: aunque el mantenimiento reactivo se implementa típicamente como una medida de ahorro de costos, puede convertirse en un derroche costoso más rápido de lo que podría pensar.

¿Cómo? El problema principal es el tiempo de inactividad inesperado. Cuando usa el método reactivo, no está atento a las señales de que una máquina está experimentando problemas que eventualmente resultarán en una falla del activo. No planificó nada de esto y no tenía planes de contingencia, por lo que los retrasos son inevitables. La desaceleración de los procesos críticos de la instalación que resultan de equipos fallidos puede conducir a problemas de producción mayores. Estos, a su vez, pueden convertirse en una bola de nieve de productos dañados o de menor calidad, entregas tardías y clientes decepcionados.

Todo esto puede afectar negativamente los ingresos —más notablemente el descontento de sus clientes. Perderlos podría significar no solo la pérdida de sus compras. Podría convertirse rápidamente en una mala reputación de boca en boca que dañe la reputación de su organización, haciendo que pierda más base de clientes y ponga en peligro su resultado final aún más severamente.

En el extremo menos dramático (pero aún bastante problemático) del espectro de costos hundidos está su presupuesto de mano de obra y repuestos: depender del mantenimiento reactivo significa que el precio de la mano de obra y los componentes de repuesto podría no pronosticarse con precisión. Esto podría significar que ni siquiera pueda pagar sus reparaciones reactivas —que, porque esperó hasta el último minuto cuando el activo falló, no tiene más remedio que hacer.

Si no tiene el capital disponible para pagar la factura porque los gastos se han salido de control en este escenario, podría verse atrapado buscando líneas de crédito a corto plazo u otra financiación: tomar ese camino solo causará más problemas en el futuro. Incluso en un mejor escenario, su empresa seguirá perdiendo dinero debido a la necesidad de envíos urgentes de piezas esenciales y horas extras para el personal de mantenimiento.

Por último, pero no menos importante, los equipos que no se mantienen bien consumen más energía que si se revisaran regularmente como parte de un programa de mantenimiento preventivo. Esto ocurre porque el dispositivo tiene que «trabajar más» para funcionar normalmente, lo que consume más energía de lo habitual y constituye otro error no forzado (y costoso).

Reducción de la vida útil de los activos

Cuando solo recurre a reparaciones porque una falla o una cuasi falla las ha hecho absolutamente necesarias, no está manteniendo sus equipos funcionando de manera óptima. Por extensión, no está maximizando la inversión inicial de su empresa en la maquinaria u otros activos. Los equipos tienen así más probabilidades de fallar definitivamente más rápido de lo normal y, con el tiempo, el precio de reemplazar activos «antes de tiempo» puede convertirse en un verdadero pozo sin fondo.

Seguridad reducida

En una estrategia de mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo para reparaciones o revisiones de activos se programan con precisión a intervalos regulares o se determinan mediante monitoreo continuo de condiciones. Los trabajadores en ambos escenarios tienen tiempo para prepararse para el trabajo y —quizás lo más importante— revisar los procedimientos estándar para mantener máquinas específicas. Cada activo tiene requisitos de seguridad que deben observarse para completar el trabajo correctamente.

Con una estrategia de mantenimiento reactivo que aborda reparaciones no planificadas, todo es más urgente. Los trabajadores están bajo presión. Como resultado, pueden sentir que tienen que asumir más riesgos para terminar el trabajo rápido. Esto no solo pone en peligro su seguridad, sino que también es injusto para los empleados desde una perspectiva puramente humana. Un trabajador que se siente constantemente bajo presión, o que sus preocupaciones no son atendidas, es más propenso a desmotivarse y rendir menos eficazmente.

Gestión del tiempo

Las fallas ocurren inesperadamente cuando usa el enfoque de mantenimiento reactivo como su estrategia de reparación principal. Los trabajadores corren buscando la documentación de seguridad correcta —así como repuestos y herramientas— y a menudo no pueden completar las tareas de mantenimiento rápidamente, sin importar cuánta presión tengan.

Estableciendo una mejor rutina para el mantenimiento de equipos

Si ha estado usando la estrategia reactiva, no hay razón para sentir que su organización está atrapada con ella. Puede pasar a un modelo de mantenimiento preventivo de gestión de instalaciones —quizás no instantáneamente, pero con la perspectiva y las herramientas adecuadas, un modelo más eficiente es alcanzable.

El mantenimiento preventivo se expresa mejor con el principio de «prevenido está armado». Esto comienza enfocándose en los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados para monitorear entre sus activos, así como una lista de prioridad de los equipos más vitales. Descubrirá que no solo un cambio amplio en la filosofía de mantenimiento será beneficioso, sino que incluso cambios aparentemente minúsculos pueden marcar grandes diferencias con el tiempo. Por ejemplo, simples actos de mantenimiento rutinario de máquinas como engrasar algunos engranajes o cambiar filtros pueden reducir el consumo de energía hasta en un 15%.

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