Los entresijos de un contrato de mantenimiento

El mantenimiento juega un papel crucial en el establecimiento de operaciones comerciales fluidas en todas las instalaciones. Las empresas que no pueden (o no quieren) cuidar sus activos físicos buscarán subcontratar el trabajo de mantenimiento. Y no puede hacerlo sin firmar algún tipo de contrato de mantenimiento.

Para comprender qué constituye un buen contrato y cómo negociarlo, primero debemos analizar cuáles son las circunstancias ideales para subcontratar el trabajo de mantenimiento. Empecemos.

¿Qué es un contrato de mantenimiento de servicio?

Un contrato de servicio de mantenimiento es un acuerdo legal entre una empresa y un proveedor de servicios de mantenimiento . Especifica los términos y condiciones del acuerdo entre las dos partes. Se pueden contratar contratistas de mantenimiento para que realicen una variedad de diferentes servicios de mantenimiento, desde el mantenimiento general hasta las reparaciones especializadas.

Cualquier detalle negociado entre las dos partes se especificará en el contrato. Esto solidificará el compromiso del proveedor de servicios. Más adelante en el artículo se explica más información sobre qué incluir en un contrato.

¿Por qué subcontratar el mantenimiento?

El mantenimiento de equipos e instalaciones se puede configurar de cuatro formas diferentes:

1. trabajo realizado por un equipo de mantenimiento interno
2. el trabajo lo realizan técnicos OEM (fabricante de equipos originales)
3. todo el trabajo se asigna a contratistas de mantenimiento externos
4. varias combinaciones de las 3 formas anteriores

La única situación en la que una organización no tendrá que preocuparse por los contratos de mantenimiento es si todo el trabajo lo realiza un equipo interno. Sin embargo, eso es bastante raro. Según nuestra encuesta de mantenimiento de febrero de 2021, solo el 10% de las instalaciones no subcontratan ningún trabajo de mantenimiento.

Como se muestra en la imagen de arriba, las razones más comunes para subcontratar las actividades de mantenimiento son:

• simplemente hay demasiado trabajo para el equipo interno
• No tiene sentido tener un empleado de tiempo completo para una tarea especializada que debe realizarse ocasionalmente (como contratar a un plomero a tiempo completo)
• la organización carece de conocimientos o herramientas especializados para realizar determinadas reparaciones
• Los OEM brindan servicio de mantenimiento como parte de la venta del equipo
• en determinadas situaciones, los contratistas de mantenimiento podrían ser más rentables
• la organización encuentra más sencillo simplemente subcontratar todo

Cada empresa tendrá sus propias razones para contratar a los contratistas de mantenimiento. En tales casos, un contrato de mantenimiento confiable está aquí para garantizar un alto nivel de servicio a un costo menor.

Tipos de contratos de mantenimiento a largo plazo (AMC frente a CMC)

Hay dos tipos principales de acuerdos de servicio de mantenimiento a largo plazo denominados AMC y CMC.

AMC significa un contrato de mantenimiento anual . CMC es un acrónimo de contrato de mantenimiento integral . Se utilizan para contratar contratistas de servicios independientes para cualquier tipo de trabajo de mantenimiento, desde el paisajismo y el mantenimiento de edificios hasta el mantenimiento de maquinaria y equipos de TI.

Tanto AMC como CMC cubren los cargos de servicio por mantenimiento regular continuo y reparaciones de emergencia. Cuando un activo se descompone, el contratista de mantenimiento enviará personal de servicio de inmediato. Lo repararán y reemplazarán las piezas de repuesto (si es necesario).

Un contrato de mantenimiento anual es una excelente manera de cubrir las necesidades básicas de mantenimiento, mientras que un contrato de mantenimiento integral cubre cualquier repuesto adicional, mano de obra o costos de transporte que surjan mientras los técnicos realizan el mantenimiento de rutina. Los servicios de mantenimiento anual no cubren los gastos adicionales que puedan surgir durante el proceso de mantenimiento.

En resumen, AMC tiene un costo inicial más bajo pero puede resultar en cargos adicionales. CMC cuesta más, pero no hay que pagar facturas adicionales.

Duración de un contrato

Generalmente, el plazo de un contrato de mantenimiento de servicio es de un año. Esto es válido tanto para AMC como para CMC. Si la relación cliente-proveedor es sólida, pueden ser más largas (los contratos de mantenimiento de 3 y 5 años no son tan infrecuentes).

Los contratos a largo plazo benefician tanto a la empresa como al contratista de mantenimiento. Algunos beneficios para la empresa son:

• Control de calidad :El contratista de mantenimiento mantendrá los activos de forma regular. Dado que el contrato es a largo plazo, el contratista tiene el incentivo de mantener la máquina en buen funcionamiento. Esto conduce a menos averías y a un mejor resultado final.
• Mayor vida útil y rendimiento :El contrato a largo plazo garantiza que la máquina reciba mantenimiento periódico, lo que aumentará su vida útil y mejorará su rendimiento general.
• Tranquilidad :Gestionar las operaciones de mantenimiento es mucho trabajo. Tener un contratista confiable significa que la organización tiene una cosa menos de la que preocuparse.
• Beneficios de costos :Los contratistas ofrecen un precio con descuento para contratos a largo plazo. Esto puede ayudar a reducir el costo de mantenimiento anual sin obstaculizar el nivel de servicio.

Los proveedores de mantenimiento también prefieren contratos de mantenimiento a largo plazo. Si pueden construir relaciones sólidas con los clientes existentes, aseguran ingresos regulares, lo que siempre es bueno. Tienen un incentivo para brindar un servicio satisfactorio para mejorar la reputación de su marca y obtener recomendaciones valiosas.

Métodos de fijación de precios

El precio de un contrato de mantenimiento depende de muchos factores, como la gama de servicios, la cantidad máxima de averías que deben repararse, la cantidad de activos y la duración del contrato.

Diferentes contratistas de mantenimiento ofrecerán diferentes métodos de precios. Por lo general, se negocian entre el proveedor y el proveedor de servicios para ver qué funciona para ambos. Los más comunes son:

• Precios basados ​​en el tiempo :El contrato especifica una tarifa fija por hora y se calcula de acuerdo con el número total de horas-hombre que gasta el proveedor.
• Precios por dispositivo :El proveedor y la empresa acuerdan un precio fijo por el mantenimiento de un solo dispositivo durante la vigencia del contrato. Para obtener el precio total, el precio por dispositivo se multiplica por la cantidad de dispositivos que estarán cubiertos por el contrato.
• Precios basados ​​en la vida útil del activo :A medida que una máquina envejece, aumenta la necesidad de mantenimiento. El proveedor podría buscar aumentar el precio de dichos activos.
• Reemplazo vs reparación :¿Debería un proveedor reparar o reemplazar ciertos activos / componentes cuando se rompen? El precio del contrato puede cambiar dependiendo de cómo la organización quiera manejar esto.

El contrato puede tener otros requisitos específicos del cliente que tendrán un costo adicional. Los términos, condiciones y el precio final del contrato dependen en gran medida de las negociaciones entre las dos partes.

Los gerentes de mantenimiento y los gerentes de instalaciones que están en contacto con los proveedores deben tener las habilidades y el conocimiento para negociar un buen contrato de mantenimiento. A continuación, se ofrecen algunos consejos útiles para negociar mejores condiciones.

¿Qué se incluye en un contrato de mantenimiento?

Un contrato de mantenimiento de servicio generalmente contendrá los siguientes detalles:

• Nombre y contacto: El contrato debe tener detalles como los nombres de las empresas, su dirección registrada, los detalles de los firmantes y la ubicación o ubicaciones donde se espera el servicio.
• Detalles del equipo :Especificaciones técnicas, ubicación, condiciones de funcionamiento y otra información relevante con respecto a la máquina a reparar.
• El alcance de las responsabilidades para el proveedor de servicios debe estar claramente definido para evitar ambigüedades en el futuro.
• Expectativas del cliente :El contratista no puede completar las tareas si la empresa y sus trabajadores no cooperan. El contrato también incluirá detalles de lo que el contratista espera del cliente.
• Tiempo de respuesta :Se espera que el contratista ofrezca el servicio lo antes posible. El tiempo máximo de respuesta, especialmente para activos críticos, debe estar claramente definido. Cualquier tiempo de respuesta más allá de ese es un incumplimiento de contrato.
• Hora de finalización del servicio :El contratista debe completar el servicio dentro de un período de tiempo razonable. El contrato debe describir estas estipulaciones.
• Compensación: En caso de que el vendedor dañe el equipo u otra propiedad. El retraso en el servicio también puede justificar una compensación si se especifica en el contrato.
• Precio . El contrato mencionará claramente el precio del contrato, la duración y las condiciones de pago.
• Fuerza mayor . Esta es la parte del contrato que libera a ambas partes de sus obligaciones en caso de circunstancias extraordinarias. Es un estándar en todos los contratos legales.

Más allá de estos, cualquier cosa negociada por la empresa y el contratista se puede agregar al contrato de servicio.

¿Cómo redactar contratos de mantenimiento?

No existe una regla estricta sobre cómo redactar contratos de mantenimiento. Lo más importante a tener en cuenta es que el contrato es exigible por vía legal. Los términos y condiciones bien pensados ​​deberían ser un hecho.

Los detalles del contrato variarán según las circunstancias, las reglas del país y las costumbres del lugar.

Puede echar un vistazo rápido a esta guía que describe cómo redactar un contrato de mantenimiento básico. Para ver cómo se ven en la práctica, puede consultar las plantillas que se enumeran a continuación.

Plantillas de acuerdos de mantenimiento comunes

Una empresa puede crear un contrato de mantenimiento para un propósito específico o agrupando todos los requisitos de mantenimiento. No es necesario reinventar la rueda para cada nuevo contrato. Existen muchos recursos y plantillas que pueden servir como un excelente punto de partida para crear un nuevo contrato:

• Plantilla de contrato de mantenimiento de equipos
• Contrato de mantenimiento de HVAC
• Plantilla de contrato de mantenimiento de edificios
• Plantilla de contrato de mantenimiento de TI
• Contacto de mantenimiento preventivo
• Plantilla de contrato de mantenimiento del hogar

Si bien las plantillas son excelentes, las empresas que contratan proveedores de servicios de mantenimiento independientes deben considerar cuidadosamente sus necesidades específicas y asegurarse de incluirlas en el contrato de mantenimiento final.

Uso de Limble CMMS para administrar acuerdos de mantenimiento y proveedores

Para resumir, analicemos cómo pueden las organizaciones tratar de manera eficiente con los proveedores y los contratos. Con eso, nos referimos a tener acceso rápido a la información necesaria y la capacidad de rastrear si el trabajo realizado por el proveedor coincide con lo acordado en el contrato.

Por lo general, los gerentes de mantenimiento deben tratar con dos tipos de proveedores:

1. aquellos que brindan servicios de mantenimiento
2. aquellos a quienes compran repuestos y materiales

El software de mantenimiento moderno como Limble CMMS puede agilizar el seguimiento y la gestión de cualquier tipo de proveedor. Nos centraremos en los contratistas, ya que es el tema de este artículo.

Además de los acuerdos de mantenimiento, los gerentes deben tener acceso rápido y fácil a la información de otros proveedores, como nombres, direcciones, correos electrónicos y números de teléfono. Esto puede parecer trivial al principio, pero es muy útil cuando tiene contratos con varios proveedores y supervisa varias ubicaciones.

La siguiente imagen muestra cómo Limble mantiene toda la información del proveedor en una ubicación centralizada:

Si observa más de cerca la imagen, verá que Limble le permite asociar a los proveedores con los activos que mantienen.

Para agilizar la comunicación, las empresas pueden dar a los contratistas de mantenimiento acceso limitado al software Limble. Las órdenes de trabajo se pueden enviar directamente al proveedor a través de nuestro software (vea cómo funciona esto en la práctica aquí). El proveedor recibe los WO y las instrucciones de trabajo adjuntas, realiza el trabajo, ingresa el tiempo y las piezas de repuesto gastadas y cierra la orden de trabajo.

De esta manera, los gerentes de mantenimiento e instalaciones tienen un registro claro del tiempo de un proveedor, las piezas utilizadas, las facturas del proveedor y otros datos deseados. Pueden usar esos datos para generar informes y realizar un seguimiento de cuánto dinero están gastando en proveedores específicos.

Puede Obtenga más información sobre las capacidades de gestión de proveedores de Limble aquí . Para cualquier pregunta adicional, no dude en iniciar un hilo en los comentarios a continuación.