¿Su empresa está lista para recibir una alerta de cumplimiento de la cadena de suministro?

Todos tienen un plan hasta que les dan un puñetazo en la boca. Es una pepita de sabiduría (cortesía del gran boxeador Mike Tyson) que las empresas harían bien en prestar atención cuando se trata de riesgos de cumplimiento internacional.

Si bien muchas empresas más grandes tienen buenos planes en marcha, las medianas tienden a tratar los riesgos de cumplimiento como ejercicios de verificación de la casilla. Tal vez piensen que están cubiertos porque monitorean de cerca una base de datos que revisa los anuncios de sanciones entrantes de la Oficina de Control de Activos Extranjeros de EE. UU. U otros organismos. Eso funciona hasta que parpadea una alerta sobre nuevas sanciones de la OFAC a uno de los proveedores externos de la empresa. En ese momento, la empresa necesitará mucho más que una base de datos para evitar una situación que rápidamente podría volverse costosa y disruptiva.

La posibilidad de que su empresa se enfrente a una alerta de cumplimiento aumenta a medida que el panorama geopolítico se vuelve más complejo. La administración Biden ya ha adoptado una postura más dura hacia muchos actores extranjeros que su predecesora, anunciando nuevas sanciones contra China y Rusia. En lo que va del año, la OFAC ha impuesto alrededor de $ 14 millones en multas civiles. El gigante alemán de software SAP recibió más de $ 8 millones en multas estadounidenses combinadas en abril por vender productos a Irán en violación de las sanciones estadounidenses.

Cualquier empresa que reciba una llamada de un regulador, o un ping de su software de cumplimiento, tendrá problemas si aún no cuenta con procedimientos sólidos. Imagínese las repercusiones si, por ejemplo, su empresa utilizara un agente en Arabia Saudita que se encontrara vinculado a traer productos a Irán o de alguna manera vinculado al financiamiento del terrorismo. Las sanciones pueden variar desde multas de millones de dólares hasta cargos penales.

Las claves para encontrar una alerta de frente, incluso si es una falsa alarma, son la documentación, la investigación, la acción y la remediación.

Documento, documento, documento

Cuando las agencias de aplicación se enteren de un posible lapso de cumplimiento, querrán saber no solo "¿Qué salió mal?" sino también "¿Qué hiciste para prevenirlo?"

Vale la pena tener una respuesta a esa segunda pregunta ahora, antes de una alerta de cumplimiento. La documentación es tu amiga. Los reguladores estarán más dispuestos a mostrar indulgencia y trabajar de manera constructiva con empresas que tienen documentación extensa de sus comunicaciones y procesos en torno a entidades de terceros, independientemente de que las relaciones se consideren riesgosas o no. Suponga que está expuesto a socios sancionados y actúe en consecuencia.

Una buena investigación sobre los terceros de su empresa es fundamental. Cada base de datos tiene sus limitaciones, incluso la lista "completa" de programas de sanciones de la OFAC. Es vital tener acceso a información o directorios complementarios, junto con los procesos para analizar los datos. Una vez que se ha identificado a un proveedor, las empresas deberían poder movilizar rápidamente recursos internos y externos para determinar inicialmente si la información es correcta.

A veces, la investigación encontrará que no hay motivo de preocupación; tal vez la alerta se produjo porque un socio no relacionado en Taiwán tiene un nombre comercial similar a uno en China continental que estaba destinado a sanciones. En este caso, ha ahorrado dinero y ha evitado el estrés indebido. La información estaba disponible y su equipo no tuvo que contratar un abogado externo.

Tenga un plan de acción

Si, por otro lado, la investigación muestra que el socio es de hecho la entidad señalada y sancionada, su equipo está armado para actuar. Con la información disponible, su equipo de cumplimiento ya conoce la profundidad de la relación y la exposición potencial de la empresa. Los próximos pasos podrían ser contratar asesores legales u otros asesores externos.

El paso final de un buen plan de alerta de cumplimiento es la remediación. Esto podría significar trabajar con un bufete de abogados con experiencia o incluso encontrar expertos que hablen el idioma local y puedan asesorar a su empresa sobre la exposición y las alternativas.

A veces, la solución es tan simple como cortar todos los lazos con la pareja. Si la relación es crucial o inevitable, puede que no sea tan fácil. En el negocio de las aerolíneas, por ejemplo, puede ser prácticamente imposible evitar trabajar con empresas de servicios aeroportuarios que podrían tener vínculos corruptos con los gobiernos. Aquí es donde puede valer la pena buscar trabajar con los reguladores para explicar la situación y tratar de encontrar una solución de compromiso. Pero nuevamente, esto logrará resultados mucho mejores cuando una empresa pueda demostrar que siguió los procesos correctos y tiene una pista de auditoría que los documente.

Un error común a evitar es acercarse a la propia entidad sancionada para hacer preguntas. La lista de la OFAC contiene algunos de los actores más desagradables del mundo, por lo que es poco probable que den una explicación honesta.

Tener sistemas en su lugar, a diferencia de las reacciones ad-hoc, protege el negocio a prueba de balas para que no dependa del cumplimiento de ningún punto de falla, como un abogado general que un día decide renunciar. Con documentación, investigación, acciones planificadas previamente y remediación, su empresa tendrá la mejor defensa para ese momento de puñetazo en la boca.

Allan Matheson es director ejecutivo de Paraguas azul , una empresa de tecnología de cumplimiento con sede en Vancouver.