Asegure que su empresa está preparada para alertas de cumplimiento en la cadena de suministro

Todos tienen un plan hasta que reciben un golpe en la boca. Es una perla de sabiduría (cortesía del gran boxeador de peso pesado Mike Tyson) que las empresas harían bien en escuchar cuando se trata de riesgos de cumplimiento internacional.

Si bien muchas grandes firmas tienen buenos planes, las medianas tienden a tratar los riesgos de cumplimiento como ejercicios de marcar casillas. Quizás piensan que están cubiertas porque monitorizan de cerca una base de datos que filtra anuncios de sanciones entrantes de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) de EE. UU. u otros organismos. Eso funciona hasta que salta una alerta sobre nuevas sanciones de la OFAC a uno de los proveedores externos de la empresa. En ese momento, la firma necesitará mucho más que una base de datos para evitar una situación que podría volverse rápidamente costosa y disruptiva.

La probabilidad de que su empresa enfrente una alerta de cumplimiento aumenta a medida que el panorama geopolítico se vuelve más complejo. La administración Biden ya ha adoptado una postura más dura hacia muchos actores extranjeros que su predecesor, anunciando nuevas sanciones a China y Rusia. Solo este año, la OFAC ha impuesto unos 14 millones de dólares en multas civiles. El gigante alemán del software SAP fue golpeado con más de 8 millones de dólares en sanciones combinadas de EE. UU. en abril por vender productos a Irán incumpliendo sanciones estadounidenses.

Cualquier empresa que reciba una llamada de un regulador —o un aviso de su software de cumplimiento— tendrá problemas si no tiene ya procedimientos sólidos. Imagine las repercusiones si, por ejemplo, su firma usaba un agente en Arabia Saudita vinculado a la introducción de productos en Irán o de algún modo vinculado a financiación terrorista. Las sanciones podrían ir desde multas de millones de dólares hasta cargos penales.

Las claves para enfrentar una alerta de frente, incluso si es una falsa alarma, son documentación, investigación, acción y remediación.

Documente, documente, documente

Cuando las agencias de cumplimiento detectan un posible incumplimiento, querrán saber no solo «¿qué salió mal?», sino también «¿qué hizo para prevenirlo?».

Vale la pena tener una respuesta a esa segunda pregunta ahora, antes de una alerta de cumplimiento. La documentación es su aliada. Los reguladores estarán más dispuestos a mostrar clemencia y trabajar constructivamente con empresas que tengan documentación exhaustiva de sus comunicaciones y procesos en torno a entidades externas, independientemente de si las relaciones se consideraban riesgosas. Asuma que está expuesto a socios sancionados y actúe en consecuencia.

Una buena investigación sobre los terceros de su empresa es fundamental. Cada base de datos tiene sus limitaciones, incluso la lista «completa» de programas de sanciones de la OFAC. Es vital tener acceso a directorios suplementarios o información, junto con procesos para analizar los datos. Una vez que un proveedor ha sido marcado, las empresas deben poder movilizar rápidamente recursos internos y externos para determinar inicialmente si la información es correcta.

A veces la investigación hallará que no hay causa de preocupación —quizás la alerta ocurrió porque un socio no relacionado en Taiwán tiene un nombre comercial similar a uno en la China continental marcado para sanciones. En este caso, ha ahorrado dinero y evitado estrés indebido. La información estaba a mano, y su equipo no tuvo que contratar asesores externos.

Tenga un plan de acción

Si, por el contrario, la investigación muestra que el socio es efectivamente la entidad marcada y sancionada, su equipo está armado para actuar. Con la información a mano, su equipo de cumplimiento ya conoce la profundidad de la relación y la exposición potencial de la empresa. Los siguientes pasos podrían ser retener asesoría legal u otros asesores externos.

El paso final de un buen plan de alerta de cumplimiento es la remediación. Esto podría significar trabajar con un bufete de abogados experimentado o incluso encontrar expertos que hablen el idioma local y puedan asesorar a su empresa sobre la exposición y alternativas.

A veces la solución es tan simple como cortar todos los lazos con el socio. Si la relación es crucial o inevitable, puede no ser tan fácil. En el negocio aéreo, por ejemplo, puede ser virtualmente imposible evitar trabajar con empresas de servicios aeroportuarios que podrían tener vínculos corruptos con gobiernos. Aquí es donde puede valer la pena buscar trabajar con reguladores para explicar la situación e intentar encontrar una solución de compromiso. Pero de nuevo, esto logrará mejores resultados cuando la empresa pueda mostrar que siguió los procesos correctos y tiene una pista de auditoría que los documenta.

Un error común a evitar es acercarse a la entidad sancionada para hacer preguntas. La lista de la OFAC contiene algunos de los actores más desagradables del mundo, haciendo improbable que vayan a dar una cuenta honesta.

Tener sistemas establecidos, en oposición a reacciones ad-hoc, blindajea el negocio para que no dependa del cumplimiento en un único punto de fallo, como un consejero general que decide un día dimitir. Con documentación, investigación, acción preplanificada y remediación, su empresa tendrá su mejor defensa para ese momento de golpe en la boca.

Allan Matheson es director ejecutivo de Blue Umbrella, una empresa de tecnología de cumplimiento con sede en Vancouver.